Ordres de modification dans la gestion de projet, la construction et d'autres industries

Les changements font partie de la livraison de tout projet. Pour maintenir le projet dans les délais et dans les limites de son budget, ces changements doivent être gérés. Un ordre de modification (ou un amendement) est un mécanisme qui identifie, définit et suit ces modifications d'une manière acceptable pour toutes les parties. Cela inclut les coûts ou le temps supplémentaires nécessaires pour mettre en œuvre le changement.

Avoir un ordre de modification et un journal des ordres de modification sont des documents particulièrement importants dans la gestion de projet de construction, où les contrats entre le propriétaire du projet et les différents entrepreneurs travaillant à l'exécution du plan sont essentiels à la progression d'un projet. Mais un ordre de modification de contrat peut s'appliquer à de nombreuses industries.

Qu'est-ce qu'un ordre de modification ?

Un ordre de modification est un document de gestion des modifications qui traite de tout changement dans la portée du projet, détaillant ce qui doit se produire, combien cela coûtera et quand il devrait être terminé.

L'ordre de modification est un moyen de modifier les contrats existants et, en fait, d'ajuster le prix et le calendrier du projet. En raison de ces modifications du budget et du calendrier, les ordres de modification ne sont pas exécutés tant que le propriétaire du projet et l'entrepreneur responsable de la modification ne se sont pas mis d'accord sur les conditions générales. Il existe deux types d'ordres de modification : additif et déductif.

Additif

Un changement additif est un changement qui peut être aussi simple qu'une couleur de peinture différente ou le déplacement d'une structure d'un endroit à un autre sur le site du projet. Ils n'enlèvent rien au projet, ils changent simplement une partie de l'exécution.

Déductif

En revanche, si vous demandez la suppression d'une partie du travail, il s'agit d'un ordre de modification déductif. Contrairement à l'ordre de modification additif, un changement déductif entraînera plus probablement une réduction des coûts et pourrait même réduire un peu le calendrier du projet.

Les ordres de modification sont une partie essentielle du processus de contrôle des modifications. Ils font aussi souvent partie d'un processus qui commence par une demande d'information (RFI), qui est un document qui répond à toutes les questions qui peuvent survenir au cours de l'exécution d'un projet de construction. Il est utilisé pour clarifier quelque chose ou demander des informations supplémentaires. Cela peut souvent conduire à une modification du contrat, qui déclenchera alors le formulaire de commande de modification.

Pourquoi utiliser un ordre de modification ?

Un ordre de modification est utilisé lorsqu'une modification est demandée. Aucun plan n'est figé, en particulier pour les projets de construction complexes. Les chefs de projet peuvent se préparer au risque, mais il est impossible d'anticiper tout ce qui pourrait arriver.

Comme ces deux types de changements qui peuvent avoir un impact sur la portée apparaissent dans un projet, il est nécessaire de les contrôler et de les gérer. C'est pourquoi l'utilisation d'un formulaire d'ordre de modification est si importante. Il capture les détails du changement demandé, combien cela coûtera et le temps nécessaire, afin que toutes les parties puissent prendre la décision d'aller de l'avant ou non.

Qu'est-ce qu'un journal des ordres de modification ?

Si la modification est approuvée, elle nécessite alors un journal d'ordre de modification. Un journal des ordres de modification capture les modifications apportées à un projet et garantit qu'elles se déroulent comme prévu. C'est aussi un endroit où tous les ordres de modification sont collectés, car il y en a généralement plusieurs au cours d'un projet. Avec un journal des modifications, ces modifications sont moins susceptibles d'être perdues lors de l'exécution du projet.

Le journal des ordres de modification vous aide également à choisir les modifications à initier et maintient ce processus organisé en attribuant un numéro à chaque ordre de modification. Le type de changement peut être identifié, défini et la cause de la demande de changement notée.

Le journal des ordres de modification est un endroit où noter l'impact de la modification sur le projet, ce qui aide à prendre la décision finale quant à savoir s'il faut aller de l'avant ou non. D'autres détails du formulaire d'ordre de modification sont collectés ici, tels que la date à laquelle l'ordre de modification a été créé, qui l'a créé, quel est son statut (si approuvé), qui l'a approuvé (ou pourquoi il a été rejeté) et les actions nécessaires.

Exemple de modèle de formulaire de demande de modification

ProjectManager dispose d'une bibliothèque d'articles de blog et de vidéos didactiques qui se concentrent sur tous les aspects de la gestion de projet, y compris des dizaines de modèles de gestion de projet gratuits, y compris notre modèle de formulaire de demande de modification.

Notre modèle de formulaire d'ordre de modification dispose d'un espace pour capturer des informations internes sur le propriétaire et le projet, ainsi que sur les opportunités qui peuvent être créées en acceptant le changement. Il y a aussi un espace pour expliquer en quoi consiste le changement et son impact sur le projet.

Plus loin, il y a de l'espace pour collecter les détails, tels que les détails du changement et l'impact sur les coûts. Le bas du formulaire comporte une ligne de signature et de date indiquant le moment où le changement est approuvé ou refusé. De plus, il est personnalisable pour répondre à vos besoins spécifiques.

Meilleures pratiques pour les ordres de modification de construction

Le but d'un ordre de modification est de gérer les modifications et de livrer votre projet à temps et dans les limites de son budget tout en donnant au propriétaire et à l'entrepreneur une chance de s'entendre sur les conditions et d'éviter tout litige ultérieur.

Pour vous assurer que vos ordres de modification remplissent ces fonctions et pour gérer le processus afin d'obtenir les meilleurs résultats dans l'ensemble du projet, il est important de suivre les meilleures pratiques. Voici quelques suggestions qui peuvent vous aider à faire en sorte que vos ordres de modification fassent ce qu'ils sont censés faire.

Connaître votre contrat d'origine

L'ordre de modification modifie le contrat que vous avez déjà convenu ; par conséquent, il est important que vous connaissiez très bien ce contrat original. L'étendue des travaux convenue vous permettra d'analyser le changement et vous aidera à déterminer dans quelle mesure vous êtes à l'aise pour effectuer ce changement (et assumer plus de coûts).

Convenez des coûts avant de faire le travail

Le budget du projet sera impacté par l'ordre de modification, mais à moins que ces coûts ne soient identifiés et convenus, il peut y avoir des problèmes. Par exemple, de petits changements peuvent être considérés comme faisant simplement partie du projet d'origine. Il est essentiel que tout le monde soit sur la même longueur d'onde avant que tout travail ne soit effectué.

Obtenez votre monnaie par écrit

Cela peut sembler évident, mais un formulaire de commande de modification est créé pour éviter les erreurs de communication. Par conséquent, une poignée de main ou un accord verbal n'est pas un ordre de modification. Cela peut être l'étincelle qui déclenche l'ordre de modification, mais toute décision doit être détaillée sur papier et convenue.

Avoir un processus en place

Sans processus pour gérer les ordres de modification, vous allez avoir des problèmes avec les entrepreneurs, les budgets et les calendriers. Un journal des ordres de modification est la première étape de l'organisation de votre processus, mais leur création et leur suivi peuvent être rationalisés avec un logiciel de gestion de projet.

Comment ProjectManager aide à traiter les ordres de modification

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui organise les projets et les équipes et assure le bon fonctionnement de vos processus. Notre outil dispose d'un stockage de fichiers illimité, ce qui en fait la plateforme idéale pour centraliser tous vos documents de projet, y compris les formulaires d'ordre de modification.

Pour simplifier le processus, créez votre bon de commande de modification dans notre logiciel. À l'aide de l'outil Kanban, qui visualise le flux de travail avec des cartes en tant que tâches et des colonnes en tant qu'étapes de production, transformez votre ordre de modification en carte. Les cartes Kanban peuvent avoir des pièces jointes, des étiquettes de priorité et plus encore, des descriptions détaillées, puis être attribuées.

Vous pouvez suivre les heures enregistrées sur le changement et même rationaliser le processus de paiement en utilisant nos feuilles de temps. Ils peuvent être remplis automatiquement pour les tâches récurrentes et, une fois envoyés pour paiement, sont verrouillés pour des raisons de sécurité. Parce que notre logiciel est basé sur le cloud, votre équipe peut mettre à jour son statut sur place et les progrès sont reflétés en temps réel. La gestion de vos ordres de modification est facile lorsque la progression reste dans un seul outil.

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