Un guide rapide des cartes Kanban

Les cartes Kanban sont un outil de gestion de projet polyvalent. Ils font partie de la méthode kanban, un système simple mais puissant qui se compose de tableaux kanban, de cartes kanban et de principes de gestion.

La méthode kanban peut être utilisée pour gérer des projets, des processus commerciaux et des inventaires, entre autres. Il a été introduit pour la première fois par Taiichi Ohno sur le sol de l'usine Toyota en tant que méthode de fabrication juste à temps qui ne livrait que les matériaux nécessaires au moment où ils étaient nécessaires.

Depuis lors, le système kanban a été adopté par de nombreuses industries. Les équipes ont réagi au style visuel du logiciel kanban comme un moyen facile de limiter le travail en cours et de se concentrer sur la tâche à accomplir. Les chefs de projet apprécient la transparence du flux de travail du projet qu'offre le kanban.

Mais avant de nous plonger dans les cartes kanban et le logiciel kanban, définissons rapidement ce qu'est un tableau kanban et comment il fonctionne.

Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?

Un tableau Kanban est un outil visuel utilisé pour gérer les travaux en cours. Les tableaux Kanban sont constitués de cartes Kanban, de colonnes et de couloirs. Les cartes Kanban représentent des tâches, également appelées éléments de travail. Les colonnes Kanban indiquent une étape d'achèvement de ces tâches et mesurent généralement la progression de gauche à droite. Les couloirs sont des lignes horizontales délimitant différents types de travail ou de tâches.

Qu'est-ce qu'une carte Kanban ?

Une carte kanban est un élément visuel qui représente une tâche ou un élément de travail sur une colonne du tableau kanban. Lorsque les membres de l'équipe travaillent sur leurs tâches, ils déplacent leurs cartes kanban le long des colonnes kanban. Les équipes peuvent créer leurs propres cartes kanban physiques avec des notes autocollantes, mais la plupart des chefs de projet utilisent des cartes kanban numériques.

Les cartes kanban numériques de ProjectManager vous permettent d'attribuer des tâches aux membres de l'équipe, de suivre leur progression et de gérer leur charge de travail en temps réel. Notre vue de tableau kanban est simple à utiliser pour les responsables et les membres de l'équipe et peut être facilement personnalisée pour répondre aux besoins de votre organisation. Commencez gratuitement.

Objectifs des cartes Kanban

Dans le sens le plus élémentaire, les cartes kanban permettent aux membres de l'équipe de voir le travail qui leur est assigné dans la colonne des tâches, puis de gérer leur travail au fur et à mesure qu'ils accomplissent les tâches. Mais ce n'est que le début. Lorsque vous décidez quel est le meilleur logiciel Kanban pour votre équipe, vous devez vous assurer qu'il vous permet de faire ce qui suit.

Suivre les délais et les dates d'échéance

L'un des principaux objectifs des cartes kanban est de mesurer le délai d'exécution. C'est le temps qu'il faut pour qu'un élément de travail soit terminé du début à la fin. Les colonnes de votre tableau kanban doivent couvrir le délai de tous les éléments de travail, et les cartes kanban aident les responsables à mieux comprendre chaque étape d'achèvement et les dates d'échéance des livrables et des sous-tâches.

Améliorez la collaboration d'équipe

Les cartes Kanban contiennent des informations clés qui aident les membres de l'équipe à comprendre sur quoi chacun travaille. De plus, les cartes kanban numériques permettent aux responsables d'attribuer des tâches, de laisser des commentaires et de partager des fichiers. Ces fonctionnalités et d'autres contribuent à créer une atmosphère de collaboration avec les équipes.

Limiter les travaux en cours

Les limites de travail en cours, ou limites WIP, sont une partie importante d'un système kanban. Bien que le terme «limites WIP» puisse sembler compliqué, cela signifie simplement que vous pouvez limiter le travail en cours de votre équipe en définissant le nombre maximum de cartes kanban pouvant se trouver simultanément sur une colonne.

Par exemple, définir une limite WIP de deux cartes kanban dans une colonne donnée garantira que l'équipe se concentre uniquement sur ces deux tâches avant de passer aux éléments de travail suivants. Cela augmente l'efficacité de votre équipe et aide à éviter les goulots d'étranglement.

Ce ne sont là que quelques-unes des choses que vous pouvez faire avec ProjectManager. Nos tableaux Kanban disposent de fonctionnalités avancées de gestion de projet qui peuvent être utilisées avec d'autres vues de projet telles que les diagrammes de Gantt, les listes de tâches et les calendriers de projet. Notre vue kanban vous permet de personnaliser des tableaux, des colonnes et des cartes pour répondre aux besoins de votre équipe.

Modèles de cartes Kanban

Nous proposons des dizaines de modèles de gestion de projet pour différentes industries telles que la construction, le marketing, la fabrication et le développement de produits. Voici trois exemples qui montrent comment les cartes kanban peuvent vous aider à rationaliser vos processus.

• Modèle de campagne marketing
• Modèle de sprint agile
• Modèle de lancement de produit

5 conseils pour la carte Kanban

La carte Kanban est une tâche, mais c'est un moyen de suivre la progression d'une colonne à l'autre dans le flux de travail. Cela donne à la production de cette tâche une plus grande transparence. Pour maîtriser ce processus, voici cinq conseils pour tirer le meilleur parti de vos cartes kanban.

1. Données critiques

La carte kanban doit être remplie avec les données critiques nécessaires pour accomplir la tâche. Cela inclut qui dans l'équipe est responsable du travail, ce qu'est ce travail dans une brève description, quand il est dû et s'il y a des dépendances liées à la tâche. Des documents et des images à l'appui sont joints à la carte pour plus d'orientation et de clarté.

2. Restez simple

Le but des cartes kanban est de vous concentrer sur ce qui doit être fait maintenant. Lorsque vous commencez à utiliser des cartes kanban, commencez simplement. Vous pouvez toujours accélérer plus tard. Une carte kanban va passer par trois itérations : à faire, à faire et terminé. Bien sûr, il peut faire bien plus que cela, mais dans un premier temps, il vaut mieux s'en tenir à l'essentiel. Au fur et à mesure que vous vous sentez à l'aise, développez ce que fait votre kanban.

3. Configurer des politiques

Avant de commencer à utiliser des cartes kanban, mettez en place des politiques claires sur la méthodologie. Si tous les membres de l'équipe comprennent ce que font les cartes kanban, le processus sera plus efficace. Par exemple, quand peut-on travailler sur une carte, que peut-elle déplacer d'une colonne à l'autre, etc. ? Ce sont des limites importantes à mettre en place pour vous assurer que votre flux de travail agile est fluide.

4. Boucles de rétroaction

La carte kanban n'est pas gravée dans le marbre. Au fur et à mesure que le projet change, la carte et le tableau kanban doivent également changer. Il y a toujours place à amélioration dans votre workflow et le kanban est là pour y répondre. Prenez un moment régulièrement pour regarder votre kanban et voir s'il peut être amélioré.

5. N'encombrez pas votre colonne Doing

Vous ne voulez pas qu'un goulot d'étranglement obstrue le processus de votre travail. L'idée de limiter la colonne de votre travail en cours (WIP) empêche cette file d'attente d'obtenir trop de cartes kanban et de laisser potentiellement beaucoup de ces cartes annulées. Vous ne voulez pas que les cartes soient dans un état inachevé ou que vous commenciez à effectuer plusieurs tâches à la fois dans le but de faire avancer les choses trop rapidement. Travaillez uniquement sur les cartes prioritaires.

ProjectManager et cartes Kanban

C'est la base, mais les tableaux kanban se sont développés de manière exponentielle au fur et à mesure qu'ils ont été intégrés à des outils logiciels de gestion de projet plus vastes. ProjectManager est un logiciel en ligne intuitif qui organise des projets avec certaines des fonctionnalités kanban les plus dynamiques disponibles.

Une expérience personnalisable

Certains tableaux kanban pourraient tout aussi bien être gravés dans le marbre : ils ne sont pas ouverts à votre façon de travailler. ProjectManager a des colonnes kanban personnalisables, vous pouvez donc les nommer comme bon vous semble pour votre projet. Créez-en autant que nécessaire pour le projet.

Les équipes veulent un kanban facile à utiliser et flexible. Les cartes peuvent être glissées et déposées d'une colonne à l'autre pour mettre à jour facilement la progression. Mais ces cartes sont plus que de simples tâches.

Les cartes kanban ProjectManager sont très dynamiques. Par exemple, vous pouvez ajouter une liste de tâches à la carte qui vous est attribuée et gérer votre propre flux de travail. Chaque carte peut être étiquetée et hiérarchisée pour faciliter le tri. De plus, les chefs de projet peuvent joindre autant de documents et d'images pertinents que nécessaire à la carte.

Fonctionnalités collaboratives

Une fois que la carte a été formatée et attribuée, vous ne voulez pas qu'elle reste là. ProjectManager a des cartes qui permettent aux équipes de travailler facilement ensemble.

Les équipes peuvent commenter, taguer d'autres membres du projet et joindre des fichiers. Tout cela est attaché à la tâche afin que vous n'ayez pas à parcourir une masse d'e-mails pour trouver ce dont vous avez besoin.

Les gestionnaires ont des priorités différentes lors de l'attribution et du suivi du projet. Avec ProjectManager, vous pouvez attribuer des tâches à partir de la carte kanban. Les membres de l'équipe sont avertis lorsqu'ils sont affectés afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Plusieurs vues de projet pour plus de contrôle

Cependant, tout ce que vous faites dans un projet ne peut pas reposer sur des tableaux kanban. C'est pourquoi ProjectManager a plusieurs vues de projet. Les équipes peuvent préférer le flux de travail visuel d'une vue kanban, tandis que les responsables peuvent souhaiter voir les tâches présentées sur une chronologie sur un diagramme de Gantt, afin qu'ils puissent lier les dépendances. Il existe également des vues de liste de tâches et de calendrier.

Rapports exploitables

Il est important d'avoir des données pour suivre un projet. Vous ne voulez pas avoir à passer à un autre logiciel pour voir comment se déroule le projet. ProjectManager a tout sous un même toit. Les rapports en un clic vous indiquent la progression des tâches, car les mises à jour de statut sont instantanément reflétées dans le logiciel. Il vous donne les données dont vous avez besoin pour faire le bon choix.

Les parties prenantes veulent également savoir comment le projet avance, mais elles ne veulent pas que vous alliez dans les mauvaises herbes avec elles. ProjectManager dispose d'un tableau de bord en temps réel pour une vue de haut niveau, y compris l'avancement des tâches, afin de tenir les parties prenantes au courant.

Kanban n'est pas réservé qu'aux fabricants. C'est également un outil de prédilection pour les équipes Scrum travaillant dans un environnement agile, les équipes marketing, les équipes RH et toute personne impliquée dans la gestion d'un projet. Avec les cartes Kanban, votre projet est sûr d'être une main gagnante.

ProjectManager dispose d'un outil kanban robuste qui offre une visibilité sur les projets et permet aux équipes d'avoir l'autonomie nécessaire pour travailler ensemble de manière plus productive. Son logiciel en ligne fournit aux chefs de projet et aux équipes les données les plus à jour possibles, ce qui signifie des décisions plus éclairées. Le kanban n'est que l'une des quatre vues de projet, qui sont toutes entièrement intégrées au logiciel, gardant tout le monde sur la même longueur d'onde. Essayez l'outil Kanban de ProjectManager dès aujourd'hui en prenant cet essai gratuit de 30 jours.