10 automatisations du flux de travail d'agence pour gérer vos tâches quotidiennes

Diriger une agence peut être accablant.

Vous devez gérer plusieurs équipes et projets. Vous travaillez avec de nombreux clients différents. Vous devez garder tout organisé - et toujours apporter de nouvelles affaires par la porte.

Les tâches quotidiennes peuvent prendre beaucoup de temps. Et si je te disais qu'ils n'étaient pas obligés de le faire ?

Ce poste contient 10 automatisations de flux de travail d'agence utilisables instantanément, conçues pour vous redonner une partie de ce temps. Avec ces automatisations, vous pouvez :

• Missions internes et externes (moins les tracas)
• Rester au top de la gestion et du suivi des projets pour assurer la satisfaction
• Amenez des contacts dans votre entonnoir et nourrissez-les en conséquence

Voici les 10 automatisations de workflow d'agence :

1. Livraison d'aimants principaux et création d'accords
2. Flux de pré-affectation
3. Bilan de fin de mission – Contact
4. Bilan de fin de mission – Entreprise
5. Automatisez la disponibilité des contacts
6. Flux de rappel de mise à jour du projet
7. Vérification de l'achèvement du projet
8. Attribuez équitablement les propriétaires des transactions
9. Mise en place de la consultation téléphonique – intégration
10. Flux d'audience Facebook basé sur la notation

1. Livraison de l'aimant principal et création de contrats

Vous offrez quelque chose de précieux aux parties intéressées, comme un livre électronique ou un livre blanc, et vous souhaitez commencer à suivre immédiatement le prospect intéressé.
Voici les étapes de cette automatisation :

1. Lorsqu'un contact soumet votre formulaire, il est l'aimant principal que vous avez promis
2. En back-end, vous créez une offre pour les stocker dans votre CRM
3. Le propriétaire de la nouvelle offre reçoit une notification et sa première tâche tactile est créée.

Lorsque les gens soumettent un lead magnet sur votre site, ils vous disent un peu ce qui les intéresse. Lorsque le membre de votre équipe effectue le suivi, il a déjà des informations sur lesquelles travailler - et quand vous n'avez pas besoin d'y aller à froid, vous pouvez conclure plus d'affaires.

2. Flux de pré-affectation

Comment pouvez-vous vous assurer que le travail est fait à temps? En se préparant en conséquence.

Ce flux de travail d'automatisation est conçu pour envoyer une série d'e-mails à un entrepreneur indépendant, en lui donnant tous les détails dont il a besoin pour effectuer une mission à venir.

(Remarque : vous pouvez facilement modifier l'automatisation à utiliser également pour les membres de l'équipe interne)

Voici comment fonctionne cette automatisation :

1. Vous avez créé un champ personnalisé pour "Disponibilité de l'affectation", qui indique si le membre de votre équipe est libre d'accepter une nouvelle affectation
2. Ce champ peut être changé en "En affectation", ce qui indique que le membre de votre équipe travaille sur quelque chose (et déclenche cette automatisation)
3. Un deuxième champ personnalisé contient la date de début de l'affectation
   L'automatisation envoie des e-mails de rappel deux semaines avant la mission, une semaine avant et la veille
4. Le jour où la mission commence, l'automatisation envoie un e-mail avec les directives de travail de l'entreprise et les informations sur la mission

L'utilisation d'un modèle de base et de balises de personnalisation peut être un excellent moyen de créer un e-mail d'aspect professionnel tout en transmettant des informations spécifiques au contact.

3. Examen de fin de mission – Contact

Cette automatisation est conçue pour conclure les projets et recueillir les commentaires des membres de l'équipe et des sous-traitants.

Voici comment fonctionne cette automatisation :

1. Un champ personnalisé contient la date de fin du devoir
2. Une semaine avant la fin de la mission, l'automatisation envoie un e-mail avec toutes les informations pour l'offboarding d'une mission
3. Un jour après la fin de la mission, le contact reçoit un e-mail contenant un lien vers un formulaire de commentaires

Vous souhaiterez concevoir votre formulaire de commentaires pour recueillir les commentaires que vous jugez les plus précieux sur le temps que le contact a consacré à la mission.

La collecte de ces informations vous permet de connaître les problèmes ou les préoccupations rencontrés par le contact au cours du projet.

Une fois le formulaire envoyé, une action IF/ELSE vérifie si le contact a soumis le formulaire. S'ils ne l'ont pas fait, ils reçoivent un rappel tous les quelques jours jusqu'à ce que le formulaire soit soumis. Une fois qu'ils ont soumis le formulaire, ils quittent l'automatisation.

4. Bilan de fin de mission – Entreprise

Assurez-vous de faire un suivi auprès de vos clients et de vos entrepreneurs. Cette automatisation est similaire à celle ci-dessus, mais utilise des étapes de notification pour envoyer des e-mails à l'entreprise au lieu du contact.

1. Un champ personnalisé contient la date de fin du devoir
2. Un autre champ personnalisé contient l'e-mail de l'entreprise pour laquelle le contact travaille
3. Une semaine avant la fin de la mission, l'automatisation envoie un e-mail avec toutes les informations pour délocaliser le contact travaillant pour l'entreprise
4. Un jour après la fin de la mission, l'entreprise reçoit un e-mail contenant un lien vers un formulaire de commentaires

Vous souhaiterez concevoir le formulaire pour recueillir les commentaires que vous jugez les plus précieux sur le temps passé par le contact à travailler pour l'entreprise du point de vue de l'entreprise. Cela vous permet de répondre à toutes les préoccupations de l'entreprise.

Une action IF/ELSE vérifie si l'entreprise a soumis le formulaire après quelques jours. S'ils ne l'ont pas fait, ils entrent dans un cycle où un rappel est envoyé tous les quelques jours jusqu'à ce que le formulaire soit soumis. Une fois qu'ils ont soumis le formulaire, ils quittent l'automatisation.

Le stockage de l'adresse e-mail de la personne-ressource de l'entreprise dans un champ personnalisé vous permettra de le remplir automatiquement avec une balise de personnalisation lors de l'étape de notification.

5. Automatisez la disponibilité des contacts

Une fois qu'un entrepreneur ou un employé a terminé une tâche, remettez-le à nouveau disponible pour un nouveau travail (sans avoir à lever le petit doigt).

1. Utilisez le champ personnalisé pour "Disponibilité de l'affectation" (des automatisations précédentes)
2. Ce champ peut être changé en "En affectation", ce qui indique que le membre de votre équipe travaille sur quelque chose (et déclenche cette automatisation)
3. Le contact sera ensuite capturé dans une étape d'attente jusqu'à ce que le jour soit le même jour que sa date de fin d'affectation, une date que vous stockerez dans un champ personnalisé
4. Le contact passe ensuite à l'étape Mettre à jour le contact et le champ « Disponibilité de l'affectation » est redéfini sur Disponible.

Cela garantit que vous savez toujours qui est disponible pour un projet (et qui est déjà au milieu d'un projet).

6. Flux de rappel de mise à jour du projet

Lorsqu'une équipe est concentrée sur un projet, il est facile pour elle d'oublier de communiquer avec votre entreprise ou votre client. Cette automatisation envoie des rappels automatiques pour qu'ils partagent l'état du projet (tout en leur rappelant également de s'enregistrer les uns avec les autres).

1. Un projet est attribué et l'accord pour le déplacer dans votre pipeline est créé
2. Le propriétaire de la transaction reçoit un message l'informant que des rappels réguliers seront envoyés pour les mises à jour et ce qui est attendu dans la réponse
3. Après deux semaines, le propriétaire de la transaction reçoit l'e-mail de rappel - et continuera à recevoir le rappel toutes les deux semaines jusqu'à ce que la transaction soit marquée comme terminée (gagnée ou perdue)

7. Enregistrement de l'achèvement du projet

Une fois qu'un projet est marqué comme terminé, faites un suivi avec le client pour vous assurer qu'il a eu une bonne expérience.

1. Lorsque l'affaire est marquée comme gagnée, le client reçoit un e-mail 3 jours plus tard (pour vérifier s'il est satisfait)
2. Deux liens doivent être créés dans la campagne (un pour "satisfait" et un pour "insatisfait").
3. S'il clique sur le lien "satisfait", le client quitte l'automatisation.
4. S'il clique sur le lien "insatisfait", le client reçoit un e-mail pour recueillir plus de commentaires sur son insatisfaction. La transaction est rouverte et le propriétaire de la transaction reçoit un e-mail pour l'informer que le projet doit encore être travaillé.
5. Si le client ne clique sur aucun lien pendant une semaine, il quitte l'automatisation

8. Attribuez équitablement les propriétaires des transactions

Assurez-vous que vos prospects sont répartis uniformément dans votre équipe. Cette automatisation répartit uniformément les prospects, même si un propriétaire de transaction part ou est ajouté.

1. Lorsqu'une transaction entre dans un pipeline, les prospects passent par une série d'actions fractionnées qui les envoient uniformément sur 8 voies
2. À la fin des cinq voies se trouve une étape Mettre à jour le propriétaire de l'offre qui modifie le propriétaire de l'offre
3. À la fin de trois chemins se trouve une action Go-To qui les renvoie en haut des chemins divisés - afin qu'ils puissent être envoyés vers le bas et être attribués à un propriétaire de transaction

Cela vous permet de répartir uniformément les prospects entre vos propriétaires de transactions, quel que soit le nombre de propriétaires de transactions dont dispose l'entreprise.

Vous pouvez ajouter ou supprimer la "mise à jour du propriétaire de l'offre" ou des étapes d'action en fonction du nombre de propriétaires de l'offre dont vous disposez. Vous pouvez même ajouter plus d'actions fractionnées si vous avez plus de huit propriétaires de transactions !

9. Configuration de l'appel de consultation - Intégration

Si vous utilisez un service comme Calendly ou Acuity, cette automatisation est faite pour vous.

1. Les contacts soumettent un formulaire demandant plus d'informations ou une consultation
2. Les contacts reçoivent une campagne avec un lien vers votre intégration de planification afin qu'ils puissent planifier leur appel.
3. Une action IF/ELSE vérifie s'ils ont configuré l'appel
4. Si le contact n'a pas configuré l'intégration, il recevra un e-mail de rappel contenant à nouveau le lien vers votre fournisseur de logiciel de planification.

L'utilisation d'un service comme Zapier permet une communication bidirectionnelle entre ActiveCampaign et votre logiciel de planification.

10. Flux d'audience Facebook basé sur la notation

Laissez les actions de vos contacts déterminer où ils se situent dans votre marketing Facebook. Utilisez un score qui mesure l'engagement ou les actions souhaitées pour vous aider à le faire.

1. Une offre est créée et le contact est ajouté à votre audience personnalisée Facebook de départ
2. Au fur et à mesure que le score du contact augmente, ajoutez-les à vos audiences personnalisées plus ciblées et supprimez-les de la précédente

N'hésitez pas à ajuster les scores et à ajouter plus d'audience si nécessaire.

"En tant qu'option de marque blanche, ActiveCampaign vous donne également plus de liberté. Outre les domaines et les logos personnalisés, vous pouvez également modifier le style de l'interface elle-même pour qu'il corresponde à votre marque. »

Aaron Brooks (Venture Harbor) explique pourquoi ActiveCampaign est leur choix pour le meilleur outil de marketing par e-mail en marque blanche pour les agences.