Comment l'IA change les communications et les relations publiques : risques et avantages

La gestion des communications est devenue tout un acte de jonglage. Chaque année qui passe lance un nouveau défi, qu'il s'agisse de suivre les intérêts du public, de naviguer dans des conditions économiques difficiles ou même de désamorcer une crise de marque inattendue.

Il y a eu beaucoup de discussions sur le rôle de l'intelligence artificielle (IA) dans le marketing et les communications et pour cause : l'IA a le potentiel de remodeler le paysage des communications d'entreprise. Les équipes de communication d'entreprise sont devenues responsables de la protection de leur marque contre les ratés potentiels causés par la technologie de l'IA. Cependant, il peut être difficile de savoir par où commencer pour évaluer les risques et les avantages.

Rachelle Bedell, responsable des communications et de l'engagement pour la ville de Gilroy, en Californie, a expérimenté l'IA générative en développant du contenu pour établir des liens entre le gouvernement local de Gilroy et ses 60 000 habitants.

Nous avons parlé à Bedell de ses grandes conclusions sur les avantages et les inconvénients de l'utilisation de l'IA dans les rôles de communication. Dans ce guide, nous couvrirons ses conseils, ainsi que d'autres conseils sur la façon dont les responsables des communications peuvent donner à leurs équipes les moyens d'utiliser cette technologie en toute confiance.

Que peuvent faire les équipes de communication avec l'IA ?

De nombreuses personnes affirment que l'IA peut augmenter la productivité de votre équipe, mais existe-t-il des preuves à l'appui ? Selon Bedell, oui.

"Non seulement cela nous rend plus efficaces, mais cela nous permet d'aller plus loin", déclare Bedell. « C'est comme l'invention de la calculatrice graphique pour les mathématiques. Nous n'avons plus besoin de nous asseoir et d'ajouter des chiffres avec du papier et un crayon. Au lieu de cela, nous pouvons prendre ce qu'il fournit et faire bien plus encore.

Mais à quoi ressemble exactement "plus" ? Voici trois applications pratiques de communication d'entreprise qui peuvent aider votre équipe à gagner du temps.

Rationalisez l'idéation et la création de contenu

Les professionnels de la communication doivent non seulement proposer des messages de marque créatifs et convaincants, mais ils doivent également adapter ce message à des canaux, des publics et des événements spécifiques. Rencontrer la bonne personne avec le bon message au bon moment devient de plus en plus difficile.

Heureusement, l'IA est là pour vous aider.

Les outils d'IA génératifs comme ChatGPT ne peuvent pas vous fournir de contenu prêt à publier : il y a encore beaucoup d'ambiguïté quant à savoir si le contenu généré par l'IA est protégé par la loi sur le droit d'auteur. Pour protéger votre entreprise, il est important de personnaliser le résultat final avec le ton distinctif de votre marque. Cela assurera une touche personnelle qui entretient l'image de votre marque.

"Je l'utilise le plus souvent pour les réécritures", explique Bedell. "Je demanderai des idées sur la façon de reformuler le contenu pour qu'il soit plus engageant ou pour qu'il entraîne une action spécifique, puis j'évalue sa réponse et j'affine à partir de là."

Les outils alimentés par l'IA peuvent vous donner une nouvelle perspective et stimuler la créativité, vous guidant dans la bonne direction sans avoir à attendre que l'inspiration se manifeste.

« C'est un excellent point de départ pour des idées créatives », déclare Bedell. « Par exemple, je travaille sur la campagne annuelle du mois de la fierté de la ville. Nous avons fait des campagnes dans le passé où nous avons exploré le symbolisme du drapeau de la fierté, et une autre où nous avons mis en évidence des personnages historiques importants du mouvement, mais cette année, je voulais faire quelque chose de différent. J'ai demandé à ChatGPT de générer des idées et j'ai plongé à partir de là. »

Chez Sprout, notre équipe de communication utilise l'IA générative pour développer des titres créatifs pour les communiqués de presse et les présentations médiatiques. Une simple invite telle que "Écrire 3-4 variations de titre de communiqué de presse liées à X, Y et Z" peut renvoyer des points de départ précieux pour un raffinement supplémentaire.

Recueillir des informations sociales

Les informations sur l'audience sont la base d'un meilleur positionnement de marque. Grâce à l'IA, les équipes de communication peuvent acquérir une meilleure compréhension de l'esprit du client grâce à l'analyse des sentiments des médias sociaux.

Les outils d'analyse des sentiments utilisent l'apprentissage automatique pour recueillir des informations sur les attitudes des consommateurs et évaluer leur état émotionnel. Dans les communications, ces informations sont couramment utilisées pour affiner les présentations médiatiques, les messages et les communications de la direction.

Par exemple, l'équipe de marketing et de communication de l'université d'Indiana s'appuie sur les informations de l'outil d'écoute sociale de Sprout pour se tenir au courant des conversations sur le campus et anticiper les crises potentielles. Ces informations leur permettent de prendre des mesures proactives pour gérer leur réputation en ligne.

Chez Sprout, nous nous engageons à développer cette technologie avec une série de nouvelles fonctionnalités d'IA sur toute la plateforme. Nous combinons la puissance de nos capacités exclusives d'apprentissage automatique et d'automatisation avec le modèle GPT d'OpenAI. Les nouvelles fonctionnalités seront disponibles sur toute la plate-forme Sprout, en commençant par des ajouts à l'écoute, à la publication, au service client et à la défense des intérêts.

Bénéficiez d'un avantage mondial

L'analyse des sentiments multilingue utilise l'apprentissage automatique de la langue native pour collecter des données de sentiment significatives à partir de contenus dans plusieurs langues. Ces outils capturent les nuances spécifiques aux règles de grammaire uniques de chaque langue.

Ces informations renforcent les efforts de communication destinés aux publics non anglophones, vous permettant de créer une marque qui répond aux divers besoins de votre public. Pour les professionnels de la communication comme Bedell, de telles informations peuvent garantir que tous les publics reçoivent des messages à la fois efficaces et équitables.

"La Californie vient d'adopter une loi à l'échelle de l'État autorisant les vendeurs de trottoir", déclare Bedell. « Maintenant, nous modifions nos processus pour tenir compte de la loi de l'État. Cela comprend la création de moyens de rendre le permis accessible à la fois à nos populations anglophones et hispanophones. »

À l'avenir, Bedell pourrait utiliser l'analyse multilingue des sentiments pour fonder ce travail sur les données recueillies auprès des hispanophones de la région. Cela l'aiderait à créer un message plus personnalisé qui reflète la façon dont les résidents discutent de la question.

Comment les équipes de communication peuvent atténuer les risques lorsqu'elles travaillent avec l'IA

L'IA transformera sans aucun doute le domaine des communications, mais les professionnels derrière l'écran sont irremplaçables.

"L'autre jour, j'ai vu un titre qui disait que les équipes de communication seraient éventuellement remplacées par l'IA", explique Bedell. « Je savais que ça devait venir de quelqu'un qui ne travaille pas actuellement dans les communications. Il y a trop de nuances dans le rôle pour qu'il soit entièrement automatisé. La technologie n'est pas encore là.

En plus de cela, il y a une compétence de communication fondamentale qui aura toujours besoin d'une touche humaine : l'établissement de relations.

« Je ne pense pas que les gens réalisent à quel point l'établissement de relations entre dans les communications », déclare Bedell. « C'est la moitié de la bataille. Le succès de notre contenu dépend de nos relations avec les entreprises du centre-ville, le service de santé publique - la liste est longue.

Au lieu de se demander si l'IA remplacera nos emplois, nous devrions nous demander comment elle les transformera. La collaboration entre les professionnels de l'IA et de la communication ouvre la voie vers un avenir où la technologie améliore la créativité, la perspicacité et la productivité humaines, redéfinissant ce qui est possible pour les individus à tous les niveaux.

Cependant, il est crucial de reconnaître les risques associés à l'adoption de l'IA. Trouver le bon équilibre entre l'IA et l'effort humain est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats. Alors que vous exploitez le potentiel de l'IA dans les communications, il est important de comprendre et de gérer les risques qui l'accompagnent.

Tout revérifier

Les professionnels qui utilisent des solutions d'IA génératives textuelles doivent se méfier des sources potentielles de désinformation, telles que les "hallucinations de chatbot" ou les affirmations erronées.

Bedell a connu ces problèmes de première main. "J'ai eu des moments où j'ai demandé à ChatGPT de partager ses sources et cela n'a pas toujours fonctionné. Une fois, alors que je cherchais une source pour un exemple qu'il incluait, il m'a dit qu'il n'avait pas réalisé que je voulais un exemple réel et avait inclus une option hypothétique à la place.

Lorsque vous utilisez du contenu généré par l'IA, il est crucial de garantir son exactitude et son originalité en l'examinant attentivement. Demandez toujours des sources aux assistants alimentés par l'IA et prenez le temps de vérifier leur validité. Ces étapes sont essentielles pour maintenir la sécurité de votre marque et éviter les crises potentielles.

Prioriser la sécurité des données

En parlant de crise, n'importe quel professionnel de la communication vous dira que même un léger problème de sécurité des données peut être un cauchemar absolu.

Les équipes de communication ne sont pas chargées de définir les règles sur la manière et les raisons pour lesquelles les équipes utilisent l'IA. Ils devront cependant faire face à toute retombée qui se produit si un employé partage des informations confidentielles avec un outil d'IA, créant un malheureux problème de confidentialité.

"Vous devez avoir des conversations avec les équipes juridiques et techniques pour comprendre les pièges auxquels votre organisation peut être confrontée lorsqu'elle travaille avec l'IA", explique Bedell. "Il est important de trouver des moyens sûrs pour permettre à vos employés d'exploiter ce type d'outil."

Chez Sprout, nous donnons la priorité à la sécurité de nos données et de notre propriété intellectuelle en éduquant nos équipes sur l'utilisation sûre de l'IA générative. Pour garantir une utilisation responsable, nos équipes juridiques et informatiques ont travaillé ensemble pour créer une politique décrivant les cas d'utilisation approuvés et interdits.

La politique est concise et simple, même pour les personnes ayant une expérience limitée de l'utilisation des outils d'IA. Cela aide les équipes occupées à gérer plus facilement les changements, même avec les développements rapides de l'IA générative.

Adoptez l'expérimentation

L'utilisation de l'IA comporte des risques. Cela dit, ne pas utiliser l'IA présente également des risques qui lui sont propres.

Bedell l'a décomposé comme suit : "D'une part, vous avez des entreprises qui adoptent l'IA. De l'autre, il y a des entreprises qui ont choisi d'interdire complètement son utilisation parce que c'est trop nouveau. Je comprends que je sois préoccupé par le risque, mais j'ai l'impression qu'ils ratent une énorme opportunité de laisser leurs employés apprendre à vraiment en tirer parti.

L'intelligence artificielle est là pour rester. Nous continuerons à trouver plus d'applications pour l'IA dans les communications, les médias et les relations publiques. Pour éviter de prendre du retard, il est essentiel d'encourager votre équipe à expérimenter fréquemment la technologie de l'IA.

Exploiter la puissance de l'IA dans les communications

L'intelligence artificielle peut être un allié puissant dans le monde en constante évolution de la communication d'entreprise. Lorsque nous combinons l'IA avec l'expertise humaine, nous nous ouvrons à une nouvelle ère de communication qui permet aux professionnels de se connecter, de résonner et de favoriser le succès à grande échelle.

Pour plus d'informations sur la manière dont les leaders des communications tirent parti des technologies émergentes telles que l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique et plus encore, consultez le rapport 2023 sur l'état des médias sociaux de Sprout.