Faites évoluer votre entreprise FBA avec un assistant virtuel Amazon
Publié: 2020-01-06Message invité par Luke Filer, vendeur Amazon FBA
Alerte spoiler, cet article ne sera pas le plus amusant à lire. Je n'essaie pas de faire d'un assistant virtuel Amazon la meilleure chose depuis le pain tranché. Au lieu de cela, je vous donnerai autant d'informations utiles que possible dans un article relativement court, pour vous aider à développer votre équipe de commerce électronique si vous pensez que c'est la bonne décision pour vous.
Qu'est-ce qu'un assistant virtuel Amazon ?
En termes d'Amazon, un assistant virtuel (VA) est une personne qui travaille à distance dans votre entreprise Amazon. Ils peuvent être employés à plein temps, à temps partiel ou sur une base occasionnelle (par exemple par tâche). Il existe de nombreuses tâches qu'un VA peut effectuer, de l'administration à la création de contenu, à l'approvisionnement en produits et à tout ce que votre créativité étend.
Dans cet article de blog, je vais me concentrer sur l'expérience que j'ai de l'utilisation des VA dans mon entreprise d'arbitrage en ligne et sur la façon dont vous pouvez faire de même.
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Un assistant virtuel est-il fait pour vous ?
Je crois que tout le monde bénéficiera d'un ou de plusieurs conseillers volontaires dans son équipe, même s'il ne s'agit que d'une seule personne qui aide quelques heures par semaine. Votre temps est précieux et vous ne devriez pas le consacrer à des tâches administratives monotones.
Cela étant dit, c'est une tâche fastidieuse de trouver un VA qui vous sera bénéfique, cependant, c'est du temps très bien dépensé. Ci-dessous, je vais vous guider sur la façon de surmonter l'obstacle initial d'obtenir un VA à bord.
Que peut faire un assistant virtuel ?
Comme mentionné ci-dessus, je suggérerais d'externaliser toutes les tâches banales qui vous feront gagner du temps. Votre temps peut alors être consacré à d'autres tâches plus productives ou à quelque chose qui n'est pas lié à l'entreprise. Pensez à ce que vous pourriez faire avec cinq heures supplémentaires ou plus chaque semaine !
Un moyen très efficace de décider des tâches à sous-traiter à un VA est d'enregistrer ce sur quoi vous travaillez toutes les 15 minutes pendant une semaine. À la fin de la semaine, passez en revue où vous avez passé votre temps et posez-vous la question… Dois-je faire cette tâche moi-même ? Vous serez également surpris du temps que vous consacrez à certaines activités.
Dans mon entreprise d'arbitrage en ligne, voici certaines des tâches que je confie à mon équipe de conseillers virtuels :
1. Approvisionnement des produits
La plus grande partie du temps passé par mon équipe est consacrée à l'approvisionnement des produits. Cependant, je dirais que c'est probablement la tâche la plus difficile pour former un VA, et aussi l'une des plus faciles à externaliser sous la forme de feuilles de transaction. Que vous embauchiez un VA pour l'approvisionnement en produits ou selon vos préférences personnelles.
2. Service client
Je n'ai pas de conseillers volontaires qui consacrent beaucoup de temps à cela dans mon entreprise. Tout simplement parce que je ne trouve pas que cela prend beaucoup de temps. La plupart des problèmes sont traités par Amazon qui exécute 99,99 % de mes commandes. Par conséquent, je ne définirais pas cela comme une priorité pour les VA à gérer.
3. Beaucoup d'administration
À mon avis, c'est la chose la plus importante à externaliser, simplement parce que c'est facile à faire et que c'est un ensemble de tâches répétitives qui ne génèrent pas de profit. Vous pouvez très facilement créer une vidéo montrant à un VA comment vous rapprochez un envoi, par exemple. Cependant, il faudra beaucoup de temps pour obtenir un sourcing VA aussi bien que vous le souhaitez.
En conséquence, il est plus facile d'avoir un VA effectuant des tâches d'administration. Ces tâches sont également très importantes. Si vous ne faites pas d'ajustements d'inventaire, de rapprochements d'expéditions, de tarification, etc., votre rentabilité en souffrira.
Mes 3 meilleurs conseils d'embauche VA
1. Avant de commencer
Un gros conseil est de décider ce que vous voulez qu'un VA fasse avant d'embaucher. Soyez très précis. Ne vous contentez pas de penser « Je veux qu'ils s'approvisionnent ». Quelles méthodes d'approvisionnement allez-vous leur faire faire ? Combien de temps voulez-vous qu'ils fonctionnent? Combien cela va-t-il vous coûter ? De quel logiciel avez-vous besoin ? Avez-vous le capital en place pour acheter les offres trouvées ?
Comprenez ce que vous voulez que le VA fasse et ce dont il aura besoin pour y parvenir. Vous devez également comprendre comment effectuer ces processus vous-même. Pour moi, il ne sert à rien d'embaucher un VA pour s'approvisionner en produits si vous ne pouvez pas vous approvisionner vous-même. Encore faut-il pouvoir donner son avis, comprendre ce qui fait un bon achat etc.
2. Où embaucher
Je recommande l'embauche des Philippines. Ceci est basé sur une bonne expérience personnelle, ainsi que sur les expériences d'amis qui ont utilisé des assistants virtuels. J'ai utilisé OnlineJobs.ph pour trouver ces conseillers virtuels.
3. Offre d'emploi et "bas salaires"
Vous pouvez facilement trouver des modèles d'offres d'emploi, je ne détaillerai pas d'exemple dans cet article. Cependant, je vous recommande de garder le poste générique. En effet, vous éviterez que les personnes recherchent spécifiquement des emplois Amazon FBA. En conséquence, vous réduisez les risques de "double dipping", où un VA trouve les mêmes pistes pour plusieurs clients. De plus, vous pouvez également former le VA en fonction de vos besoins spécifiques, au lieu d'avoir déjà de mauvaises habitudes.
Vous constaterez que les conseillers volontaires travaillant aux Philippines ont des salaires « bas ». Cela est dû au fait que le coût de la vie est beaucoup plus bas aux Philippines, ce qui signifie que 1 $ ira beaucoup plus loin qu'aux États-Unis, par exemple. En conséquence, vous pouvez trouver un très bon VA pour environ 15 000 PHP par mois, soit environ 2 $/h, ce que j'ai payé aux VA de sourcing que j'ai d'abord embauchés comme salaire de départ.
Mon processus d'embauche VA en trois étapes
Voici un bref résumé de la façon dont j'ai procédé pour embaucher ma première équipe de conseillers volontaires :
- J'ai créé une offre d'emploi et dans le corps du texte, j'ai demandé à tous les candidats de répondre à une question spécifique dans le titre de leur candidature. Cela m'a permis de filtrer rapidement les candidats qui n'avaient pas lu entièrement le message.
- De là, j'ai envoyé un questionnaire créé avec Google (consultez Google Forms pour cela) qui a obtenu plus d'informations auprès des candidats et a également testé leurs capacités de base. J'ai également créé une vidéo décrivant plus sur le travail. Cela a réduit considérablement les candidats et m'a permis d'analyser rapidement les réponses au questionnaire.
- De là, j'ai ensuite eu un entretien Skype avec les candidats restants. Je me suis assuré qu'ils avaient accès à la vidéo, qu'ils avaient une bonne connexion Internet (faites-leur charger un site Web de test de vitesse), que nous sommes intéressés par le travail et que nous respectons mes exigences, et aussi juste pour avoir une "sensation générale » pour leur personnalité.
Formation AV
Comme pour la plupart de cet article, je ne vais pas entrer dans des tonnes de détails car ce n'est pas un cours, mais à la place, je vais résumer rapidement les options que vous avez pour la formation, ainsi que ce que j'ai personnellement fait.
Vous avez essentiellement trois options. Formez-les vous-même, payez une formation privée ou embauchez un VA pré-formé. J'ai opté pour la première option car je voulais former mes 6 employés à mes besoins personnels.
Pour aider à la formation des conseillers volontaires, j'ai acheté un cours utilisé par les conseillers volontaires. J'ai d'abord suivi le cours moi-même afin de pouvoir faire les ajustements nécessaires pour répondre à mes besoins spécifiques.
En utilisant le cours acheté comme base, j'ai ensuite créé d'autres documents de formation avec Screencast-o-Matic pour créer des guides vidéo et Google Docs pour compléter ces vidéos.
Pour la communication, j'ai utilisé Skype pour la formation et les commentaires spécifiques à 1-1 et 1 groupe, et Slack pour les communications générales.
Gestion d'une AV
Paiement
J'utilise Transferwise pour payer mon équipe. Il s'agit de réduire les frais encourus sur les conversions de devises. Je paie mon équipe le 1er et le 16 de chaque mois. Je voulais les payer mensuellement pour réduire les frais payés, mais vos VA apprécieront grandement d'être payés plus fréquemment et c'est donc un compromis que j'étais prêt à faire.
Jours fériés et coutumes
Soyez conscient des jours fériés et des coutumes, comme le 13e mois de salaire aux Philippines. Google un calendrier pour les jours fériés partout où votre équipe est basée.
Attentes comprises
Assurez-vous que tout est clair avec votre équipe pour éviter tout malentendu plus tard. Par exemple, sont-ils à temps plein, quand les offres doivent-elles être soumises, le travail est-il flexible ?
Retour d'information
Une communication régulière avec votre équipe pour une amélioration continue est importante. Assurez-vous de poser des questions et de permettre à votre équipe de pouvoir vous parler. J'ai constaté que mon équipe ne pose souvent pas de questions à moins qu'elle n'y soit absolument obligée. Je vous recommande de louer en public et de critiquer en privé.
Suivi du temps
Il existe de nombreuses options pour cela. J'utilise mon logiciel d'analyse des transactions pour suivre le temps travaillé par mon équipe. Ce logiciel prendra également des captures d'écran régulières, qu'un de mes VA vérifie pour s'assurer que personne ne pousse sa chance.
Dernières pensées
Faire grandir votre équipe n'est pas une tâche facile. Il faudra un investissement en temps, mais les récompenses l'emporteront largement sur cela. Pour moi personnellement, j'ai commencé par embaucher 6 conseillers volontaires en sourcing. Je ne recommanderais pas cela. Je suggérerais que votre première embauche soit une VA basée sur l'administration, pour les raisons décrites ci-dessus.
L'un des membres de l'équipe agit maintenant comme un rôle de type senior/manager. Cela me prend une tonne de temps. Je pourrais honnêtement dire que je n'aurais pas pu développer mon entreprise à la taille qu'elle est aujourd'hui sans ces conseillers volontaires.
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