Comment rédiger le meilleur e-mail de confirmation de rendez-vous (+ exemples)

Publié: 2020-03-03

Confirmations—ils s'assurent que la réalité est à la hauteur de vos attentes. Pensez à quel point les confirmations sont essentielles dans votre vie quotidienne.

Vous allez chez McDonald's et commandez votre café et un biscuit au bacon et aux œufs - sans fromage - mais l'employé vous presse sans confirmer votre commande. Ensuite, vous conduisez sur la route avec votre petit-déjeuner pour découvrir que votre boisson est du chocolat chaud et que votre biscuit au beurre dégouline de fromage. Pas de bono.

Ou, à une échelle plus dramatique, peut-être réservez-vous le lieu de réception de vos rêves pour le samedi soir après votre mariage. Des mois plus tard, vous découvrez qu'ils ont programmé le dimanche et qu'ils ont déjà réservé l'espace du samedi soir à quelqu'un d'autre. Merde, non ?

Les e-mails de confirmation de rendez-vous empêchent les calamités ou même les inconvénients mineurs de se faufiler dans la vie. Ils sont faciles à envoyer, si simples et carrément puissants.

Si vous dirigez une entreprise qui propose des services de rendez-vous (qu'il s'agisse de consultations, de réunions, d'entretiens ou même de traitements de suivi aux pesticides), les e-mails de confirmation de rendez-vous sont un moyen simple d'éviter les whoops et d'améliorer votre expérience client. Bien qu'il soit inutile de pleurer sur du lait renversé, il y a une bonne raison pour qu'un végétalien pleure sur un biscuit au fromage : vous ne voulez pas faire verser une larme à vos clients !

Prêt à intégrer ces emails dans vos communications ? Heureusement pour vous, nous avons fait tout le travail acharné. Ci-dessous, vous trouverez des exemples de premier ordre d'e-mails de confirmation de rendez-vous, des exemples de scripts et des conseils pour écrire vos propres e-mails à partir de zéro. Commençons!

Qu'est-ce qu'un e-mail de confirmation de rendez-vous ?

Qu'est-ce qu'un e-mail de confirmation de rendez-vous ? Tout est dans le nom : c'est un e-mail qui confirme un rendez-vous. Assez simple.

Mais il y a un peu plus que cela. N'importe qui peut envoyer n'importe quel e-mail de confirmation, mais il faut un peu de tact et de stratégie pour rédiger un message de qualité. Voici quelques bonnes pratiques simples que vous pouvez suivre pour rédiger des e-mails de confirmation de rendez-vous efficaces.

Comment rédiger un e-mail de confirmation de rendez-vous

L'efficacité de votre e-mail réside dans la conception, le contenu et la livraison.

Concevoir

Les e-mails de confirmation de rendez-vous doivent être extrêmement simples. Restez sur la marque, mais ne vous laissez pas emporter par la créativité au point que le message perde son intention. N'oubliez pas qu'il ne s'agit pas d'un e-mail marketing (plus d'informations sur la raison pour laquelle cela compte sous peu). Vous essayez juste de confirmer un rendez-vous avec le destinataire.

Regardez cet exemple d'Airbnb. Ils ont gardé les choses au strict minimum. Ils ont confirmé le voyage, fourni une image du logement (ce qui m'a aidé à me souvenir de celui que j'avais choisi), m'ont donné les dates et ont fourni quelques détails supplémentaires sous le lien complet de l'itinéraire. Simple mais efficace.

Contenu

Vous n'avez pas besoin de GIF sophistiqués, de copie intelligente ou de CTA convaincants. Fournissez exactement ce que le destinataire attend : les détails de la confirmation de son rendez-vous. Ni plus ni moins.

Selon votre service, vous pouvez inclure des images de base ou un lien vers « Confirmer le rendez-vous ». C'est très bien, mais ne négligez pas le but de votre e-mail : confirmer le rendez-vous.

Livraison

Chez Twilio SendGrid, nous vivons selon la devise : "Envoyez le bon message, à la bonne personne, au bon moment, avec la bonne fréquence, sur le bon canal". Oui, c'est une bouchée, mais c'est un excellent guide pour communiquer avec les destinataires.

Message : e-mail de confirmation de rendez-vous
Personne : ceux qui ont pris rendez-vous
Heure : dès que possible
Fréquence : un premier e-mail et peut-être un deuxième suivi si le rendez-vous est plus éloigné
Canal : votre destinataire peut préférer l'e-mail et/ou le SMS

La délivrabilité est également un facteur essentiel à prendre en compte. "Évitez d'essayer d'ajouter des messages marketing à vos messages transactionnels", explique Will Boyd , expert en livraison d'e-mails chez Twilio SendGrid. «Ceux-ci peuvent vous causer des problèmes car les fournisseurs de boîtes aux lettres analysent votre contenu. S'ils ont l'impression que le message est davantage axé sur le marketing... ils sont plus susceptibles de placer ce message dans le spam que s'ils ont l'impression qu'il s'agit d'un pur courrier transactionnel. »

Les meilleures pratiques

Voici quelques conseils supplémentaires pour vous aider à créer des e-mails de confirmation de rendez-vous exceptionnels :

Créez une ligne d'objet évidente. Ce n'est pas le moment de devenir mièvre. Rendez votre sujet super transparent. Par exemple, essayez « Confirmation de rendez-vous chez le coiffeur » ou « Confirmation de votre prochain rendez-vous chez le dentiste ». Votre destinataire n'aura aucun problème à deviner de quoi parle cet e-mail, et il pourra également rechercher facilement l'e-mail s'il a du mal à le retrouver plus tard.
Indiquez clairement de qui provient l'e-mail. Selon notre récent rapport sur l'engagement des e-mails , l'expéditeur est l'élément le plus important d'un e-mail qui a un impact sur le fait qu'un destinataire ouvre ou non un e-mail. "Pour certains destinataires, l'expéditeur est à lui seul toute l'information dont ils ont besoin pour ouvrir un e-mail." Oh, et évitez les adresses e-mail sans réponse (celles comme "[email protected]"). Voici pourquoi .
Inclure des boutons d'ajout au calendrier. Cette commodité supplémentaire améliore les chances que vos destinataires se présentent à leur rendez-vous - un gagnant-gagnant pour vous et vos clients.
Fournissez des informations de contact. Permettez à vos destinataires de vous contacter facilement s'il y a un problème avec leur rendez-vous ou s'ils doivent reporter.

Exemple de script d'e-mail de confirmation de rendez-vous

La voix et le ton de vos e-mails varient en fonction de votre marque. Ci-dessous, j'ai inclus un modèle d'e-mail simple pour une confirmation plus formelle. N'hésitez pas à l'utiliser tel quel ou à l'adapter à vos besoins.

Objet : Votre rendez-vous est confirmé

Salut [nom],

Votre rendez-vous [type de rendez-vous] est confirmé pour [jour de la semaine], [mois] [date]], [année].

Besoin de changer votre rendez-vous ?

Pour modifier votre rendez-vous, cliquez ici , appelez le 000-0000-000 ou répondez à cet e-mail.

Simple, non ? C'est vraiment tout ce que votre e-mail de confirmation de rendez-vous doit inclure.

Exemples d'e-mails de confirmation de rendez-vous

Vous cherchez de l'inspiration pour vos e-mails de confirmation de rendez-vous ? Voici quelques exemples simples (mais efficaces).

Massage Fleurissant

Croyez-moi, je ne manquerais jamais mon massage annuel. Néanmoins, il est bon de recevoir un e-mail de confirmation de rendez-vous comme rappel amical. Blooming Massage l'obtient ici avec un design de base et tous les éléments essentiels : qui, quoi, quand, où, comment, tout ce que j'ai besoin de savoir.

fidélité

Fidelity l'obtient ici avec tous les éléments essentiels. Je sais quand aura lieu la réunion, où je dois être, de quoi nous allons discuter et qui je vais rencontrer. Toutes les informations sont en gras, faciles à lire et rapides à trouver. Et si le temps ne me convient plus, il y a un gros bouton orange sur lequel je peux cliquer pour reporter mon rendez-vous.

SpotHero

Cet e-mail de confirmation de rendez-vous de SpotHero contient tous les détails que je pourrais demander. Je sais quelle plaque d'immatriculation est celle avec laquelle j'ai réservé la place, où se trouve la place, quand je peux entrer, quand je dois partir et combien cela m'a coûté. De plus, ils incluent un lien vers mon laissez-passer de stationnement dans l'e-mail - une chose de moins pour moi à suivre.

Pour trouver des modèles d'e-mails de confirmation de rendez-vous et d'autres modèles d'e-mails prédéfinis, consultez notre galerie de modèles d'e-mails gratuits !

Utilisation de SMS avec e-mail

Le courrier électronique a toujours été une méthode éprouvée pour atteindre un public mondial, mais désormais, les SMS deviennent également un excellent moyen pour les entreprises de se connecter avec leurs clients. De plus en plus d'entreprises utilisent la messagerie SMS pour communiquer avec leurs clients sur tout, des promotions aux remises en passant par les rappels de rendez-vous.

Le courrier électronique est idéal pour les messages plus longs pouvant inclure des images et des pièces jointes ou des informations que vos destinataires voudront peut-être enregistrer pour plus tard. Les SMS sont parfaits pour des informations courtes et opportunes (comme un rappel d'un rendez-vous à venir).

Si vous avez du mal à décider si vous souhaitez utiliser les e-mails ou les SMS pour vos confirmations de rendez-vous, consultez E- mail vs SMS : quel canal choisir ? Que vos clients préfèrent les SMS ou les e-mails, les messages de confirmation de rendez-vous feront passer votre communication client d'un cran - commencez le plus tôt possible !