Définition et mise en œuvre des workflows d'approbation

Ne négligez jamais la qualité. Si vous obtenez vos livrables achevés à temps mais pas à la hauteur des attentes de vos parties prenantes, vous êtes en difficulté. Un flux de travail d'approbation peut aider à garantir la qualité et il peut même rationaliser les processus lorsqu'il fait partie d'un flux de travail automatisé plus large.

Il existe différents types de workflows d'approbation, et tous ne sont pas automatisés. Après avoir appris la définition, vous pouvez choisir celle qui conviendra le mieux à vos processus. Voyons ce qu'est un workflow d'approbation et comment l'automatisation des workflows d'approbation peut vous aider à travailler mieux et plus efficacement.

Qu'est-ce qu'un workflow d'approbation ?

Un flux de travail d'approbation est un moyen d'acheminer quelque chose vers une personne autorisée à déplacer cet élément vers l'étape suivante de la production. Cela fait partie d'un flux de travail qui peut être effectué manuellement ou automatiquement. Cela permet d'assurer la qualité tout au long du pipeline, mais évite également les arriérés sur les approbations nécessaires.

La séquence logique des tâches est interrompue par un workflow d'approbation dans la mesure où le travail s'arrête jusqu'à ce que cette tâche ait été approuvée par la personne désignée. L'automatisation des flux de travail réduit les goulots d'étranglement et augmente l'efficacité, ce qui améliore la productivité sur le lieu de travail.

La personne habilitée à approuver le travail est généralement le responsable direct de l'équipe qui effectue ce travail, mais il peut également s'agir d'un responsable de l'assurance qualité ou d'un responsable interdépartemental selon le processus. Il peut y avoir beaucoup ou peu d'approbations dans le flux de travail en fonction de la portée du produit et de l'organisation.

En automatisant les tâches et en ajoutant des workflows d'approbation, les entreprises peuvent aider les équipes à travailler de manière plus productive tout en s'assurant que la qualité du travail reste à un niveau élevé. ProjectManager est un logiciel en ligne qui automatise les flux de travail et dispose de paramètres d'approbation des tâches pour rationaliser le travail. Ajoutez des approbations de tâches à votre flux de travail personnalisé ou parallèlement à l'automatisation pour configurer un approbateur avant que les statuts puissent être mis à jour. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Types de workflows d'approbation

Il existe de nombreux types de structures de flux de travail, mais nous commencerons par un portail de soumission de tâches. C'est là qu'un document, un bon de commande ou une sorte de tâche est soumis afin qu'une partie prenante, un responsable ou un approbateur puisse le signer.

Cela conduit à définir qui sont ces approbateurs dans le flux de travail. Par exemple, de nombreux outils logiciels avec automatisation ont un moyen d'accorder à une personne spécifique le droit de modifier, de visualiser ou d'administrer la soumission.

Le flux de travail d'approbation a généralement une date limite pour éviter les arriérés, les goulots d'étranglement et les retards. Souvent, lorsqu'elle est soumise pour approbation, la tâche déclenche une notification pour alerter l'approbateur que le travail est prêt pour sa révision.

Il existe différents types de flux de travail d'approbation, chacun utilisé pour fournir une plus grande efficacité aux processus des organisations. Ils permettent au travail de continuer à avancer sans délai tout en ne négligeant pas la qualité du travail qui passe par un workflow d'approbation. Il existe trois principaux types de workflows d'approbation.

1. Flux de travail d'approbation de processus

Ce processus d'approbation est utilisé lorsque vous travaillez avec des tâches prévisibles et répétables. Ce flux de travail est mieux utilisé dans les processus où les membres de l'équipe connaissent le résultat qu'ils veulent atteindre et ont un chemin clair pour atteindre cet objectif. Par exemple, dans l'approbation de documents, le workflow d'approbation de processus est couramment utilisé.

2. Flux de travail d'approbation de projet

Si vous avez besoin d'un flux de travail plus flexible, vous utiliserez probablement un flux de travail d'approbation de projet. Ce flux de travail convient également aux tâches avec des objectifs définis, cependant, contrairement à un flux de travail d'approbation de processus, le chemin pour atteindre ces objectifs n'est pas clair. Ce flux de travail d'approbation est souvent utilisé dans les projets créatifs car la fin est connue, mais comment y arriver relève davantage de l'improvisation collective. Prenons, par exemple, les campagnes marketing, qui ont des objectifs spécifiques et doivent atteindre des indicateurs de performance clés (KPI), mais la manière dont ces KPI sont atteints n'est pas claire et peut nécessiter plusieurs tentatives.

3. Flux de travail d'approbation de cas

Certains flux de travail n'ont pas de chemin clair. Dans un tel flux de travail, vous appliqueriez un flux de travail d'approbation de cas. Il s'agit d'un flux de travail idéal lorsque l'objectif n'est pas défini lorsque l'équipe commence son travail, mais devient clair lorsqu'elle travaille sur des informations supplémentaires en cours de travail. Pour mieux comprendre un flux de travail d'approbation de cas, pensez à une réclamation d'assurance. Le résultat d'une réclamation d'assurance n'est pas clair jusqu'à ce que plus d'informations soient recueillies au fur et à mesure qu'elle progresse dans son processus.

Automatisation des workflows d'approbation

Comme mentionné, les workflows d'approbation peuvent être effectués manuellement ou le processus peut être automatisé. Dans ce dernier cas, l'automatisation des flux de travail d'approbation déplace les éléments dans le flux de travail en déclenchant une réponse une fois qu'une certaine action est terminée.

Les processus d'approbation manuels posent problème. Cela peut entraîner des commentaires contradictoires, un manque de clarté quant à savoir qui a autorité lorsqu'il y a plusieurs examinateurs, une mauvaise communication des objectifs, trop de révisions, des délais non respectés et plus encore. Les flux de travail d'approbation automatisés peuvent éviter ces ralentisseurs et faire avancer les flux de travail en douceur.

L'automatisation des flux de travail d'approbation garantit que le processus est responsable et reste productif. C'est quelque chose dont les organisations de toute taille peuvent bénéficier. Mais d'abord, les étapes d'un workflow doivent être clairement définies. Considérez comment les soumissions sont demandées, les critères qui doivent être remplis pour que la tâche soit approuvée, qui sont ces approbateurs tout au long du flux de travail, l'itinéraire des soumissions après approbation ou rejet, etc.

Avantages du workflow d'approbation

Le principal avantage de l'utilisation d'un workflow d'approbation est qu'il rationalise vos processus. Il améliore l'efficacité en déplaçant les éléments plus rapidement dans le pipeline et réduit le nombre d'erreurs en définissant les étapes de ce flux de travail, de l'approbation et en veillant à ce que tous les membres de l'équipe se concentrent sur leur travail.

Il s'assure également que l'article a été correctement approuvé et que l'approbation a été délivrée rapidement. Cela aide les équipes à respecter leurs délais, que la tâche ait un ou plusieurs approbateurs.

Il y a également moins d'erreurs lorsque vous travaillez avec un workflow d'approbation. L'automatisation garantit que les approbations ne se produisent que lorsque les critères d'approbation ont été remplis. Cela signifie qu'il y a moins d'erreurs qui devront être réparées plus tard, ce qui entraînera des retards. Cela permet de gagner du temps et d'éviter des corrections coûteuses et frustrantes.

L'automatisation est également un moyen d'améliorer la communication en termes de suivi de l'état des tâches et de s'assurer que l'équipe est au courant des mises à jour ou des approbations en attente. Ce type de transparence dans le processus permet d'éviter les malentendus qui retardent davantage le processus.

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Les goulots d'étranglement sont des problèmes courants dans les flux de travail et entraînent des retards et de la frustration. Les workflows d'approbation réduisent ces blocages coûteux grâce à l'automatisation. Par exemple, s'il y a de nombreux approbateurs sur une tâche, le flux de travail d'approbation automatisé peut être configuré pour envoyer à tous les approbateurs une demande pour faire avancer la tâche plus rapidement.

Un autre avantage est que l'automatisation conduit à une plus grande cohérence, ce qui est un moyen de rationaliser les processus. Il garantit que tout ce qui est automatiquement approuvé répond aux critères et à la politique de l'organisation. L'automatisation de ce processus accélère le flux de travail car les révisions manuelles ne sont plus nécessaires.

Meilleures pratiques pour le flux de travail d'approbation

Le premier aspect, et peut-être le plus important, de tout flux de travail d'approbation consiste à s'assurer que vous avez choisi qui a l'autorité pour effectuer les approbations. Tout le processus repose sur cette décision. Même dans les workflows d'approbation automatisés, l'approbateur est la protection contre tout ce qui ne répond pas à vos critères d'approbation.

L'automatisation est suggérée, en particulier lorsqu'il s'agit de plusieurs approbateurs. Comme indiqué, il peut envoyer des avis d'approbation à tous les approbateurs à la fois. Cela vous aidera également à identifier les redondances dans votre flux de travail, qui peuvent être supprimées pour rationaliser davantage le processus.

La définition de dates d'échéance permet d'éviter les retards, non seulement pour l'achèvement de la tâche, mais également pour l'approbation et les commentaires. Pour vous assurer que ces dates d'échéance ne sont pas perdues dans le désordre, recherchez un outil doté de notifications automatisées qui envoient des e-mails ou des alertes dans l'application.

Gestionnaire de projet et workflows d'approbation

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne avec automatisation du flux de travail et approbation des tâches. Créez des flux de travail personnalisés et désignez une approbation pour une meilleure gestion des tâches. Les approbations peuvent être définies pour automatiser une action spécifique et rationaliser les flux de travail pour une plus grande productivité.

Rationalisez les tâches répétitives avec l'automatisation du flux de travail

La première étape des workflows d'approbation consiste à définir clairement les phases de votre travail. Les flux de travail personnalisés vous aident à définir des règles qui orientent le chemin que les tâches doivent emprunter. Ils définiront également les utilisateurs qui peuvent modifier le statut ou faire avancer les tâches. Les flux de travail personnalisés et les approbations de tâches peuvent être automatisés en définissant des déclencheurs qui définissent certaines actions. Définissez des déclencheurs pour le statut, la priorité, la progression et autres qui peuvent affecter un utilisateur, supprimer un utilisateur, définir la priorité, traiter le pourcentage et plus encore.

Recevez des notifications en temps réel pour rester au courant des approbations

Afin de rationaliser les flux de travail, les approbateurs doivent savoir quand une tâche leur a été envoyée pour approbation. Nos notifications permettent aux utilisateurs de voir ces alertes en temps réel. Ils sont instantanément envoyés dans votre boîte de réception, mais créent également une alerte dans le logiciel afin que vous n'ayez pas à quitter l'outil et à interrompre votre flux de travail. Vous pouvez personnaliser les notifications pour faire plus que simplement vous alerter lorsque des approbations sont nécessaires, mais également lorsqu'elles sont affectées à une tâche, des mises à jour de progression, des changements de dates d'échéance et plus encore.

Une autre fonctionnalité qui vous aide avec le flux de travail est les données en temps réel, qui éclairent une meilleure prise de décision. Obtenez une vue d'ensemble du projet grâce à notre tableau de bord en direct. Aucune configuration n'est requise, il suffit de basculer pour voir vos progrès en termes de coûts, de temps, de charge de travail et plus encore. Pour plus d'informations, des rapports personnalisables se concentrent sur ce que vous voulez voir. Ils peuvent être facilement partagés avec les parties prenantes pour les tenir à jour.

ProjectManager est un logiciel primé qui automatise les flux de travail et définit les paramètres d'approbation pour maintenir la productivité des équipes en les libérant des tâches manuelles et répétitives. D'autres fonctionnalités gèrent les risques et les ressources pour vous permettre de rester sur la bonne voie. Rejoignez les équipes de la NASA, de Siemens et de Nestlé qui utilisent notre logiciel pour réussir. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.