Comment constituer une équipe de projet

Les projets, quelle que soit leur taille et leur portée, sont complexes. Si ce n'était pas le cas, il pourrait tout aussi bien s'agir de tâches sur une liste de tâches. Heureusement, la planification de projet est un travail d'équipe : pour chaque projet, il y a une équipe de projet qui travaille ensemble pour faire des livrables une réalité.

Comment ces équipes se réunissent-elles ? Pas tout seuls ! Il existe de nombreuses façons de former des équipes de projet et de nombreux facteurs à prendre en compte.

Qu'est-ce qu'une équipe de projet ?

Une équipe de projet est composée d'individus qui travaillent ensemble vers un objectif commun. Cela peut inclure des cadres, un chef de projet, des chefs d'équipe de différents départements et des membres d'équipe. Le fonctionnement de cette équipe dépend de son organisation, qui peut prendre la forme de différentes structures organisationnelles du projet.

Dans une structure d'équipe de projet typique, les projets sont dirigés par le chef de projet, bien qu'ils puissent également être dirigés par un cadre supérieur auquel le chef de projet rend compte. La principale caractéristique de ce type d'équipe est que chacun rend compte au chef de projet ou à une autre personne au sommet de la chaîne de commandement.

Le chef de projet gère souvent le projet, l'équipe et toutes les tâches connexes dans un logiciel de gestion de projet. Idéalement, un logiciel de gestion de projet permet la collaboration en équipe ainsi que la planification, afin que les équipes puissent être à leur meilleur, comme avec ProjectManager.

Quelle est la structure de l'équipe de projet ?

Une structure d'équipe de projet est un type de structure organisationnelle de projet dans laquelle le projet est dirigé par un chef de projet avec un contrôle total sur l'ensemble du projet. Le chef de projet crée un plan et un calendrier de projet, rassemble une équipe, attribue des tâches et des responsabilités et supervise le projet à chaque étape. Pour cette raison, nous qualifions ce type de structure de « projetée », car la structure de l'équipe est guidée par les exigences du projet individuel.

Imaginez une chaîne alimentaire. Le chef de projet est au sommet, et divers membres de l'équipe composent les différents niveaux. Le deuxième niveau de la « chaîne alimentaire » est dirigé par une poignée de leaders, chacun ayant son propre objectif (responsable du marketing, responsable du produit, responsable des ventes, etc.).

Sous chaque leader, le niveau suivant est composé d'un groupe de membres de l'équipe. Par exemple, le niveau inférieur à un responsable marketing peut être composé d'un rédacteur de contenu, d'un éditeur, d'un gestionnaire de messagerie, etc. Ces membres de l'équipe relèvent de leurs responsables respectifs, et les responsables relèvent du chef de projet au sommet.

Gérer tous les membres de votre équipe peut être un peu écrasant, mais ce n'est pas obligatoire. Aujourd'hui, la plupart des chefs de projet utilisent un logiciel de planification de projet tel que ProjectManager pour gérer leurs équipes, automatiser les flux de travail et collaborer avec les membres de l'équipe en temps réel.

Comment constituer une équipe de projet

Constituer une équipe de projet consiste tout autant à sélectionner les membres de l'équipe qu'à étoffer la structure organisationnelle du projet. Quelle que soit la structure organisationnelle que vous choisissez, cela implique de mettre en place des règles et des procédures, de définir les attentes et d'établir la communication. Si ces éléments ne sont pas clairement définis avant le début du projet, ils entraîneront inévitablement des problèmes plus tard.

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Trois étapes clés pour créer une équipe de projet

Comme nous l'avons dit, la constitution d'une équipe de projet sera différente selon le projet et la structure organisationnelle. Dans cet esprit, voici quelques détails universellement utiles sur lesquels se concentrer lors de la constitution de votre équipe.

1. Tenez compte des besoins interdépartementaux : de nombreux projets nécessitent la collaboration de plusieurs départements pour réaliser les livrables. Au sein de la structure de l'équipe de projet, chaque département impliqué doit être dirigé par un chef qui gère une équipe d'individus dans son département. Donc, avant d'entrer dans le vif du sujet de la constitution de l'équipe, décidez quels départements impliquer et qui les dirigera.
2. Créez des pratiques de communication : étant donné que la structure de l'équipe de projet implique de nombreux niveaux d'individus, il est extrêmement important de maintenir une communication fluide. Sinon, l'équipe commencera à se sentir comme plusieurs départements indépendants travaillant vers des objectifs différents. La meilleure façon d'éviter que cela ne se produise est de définir une cadence pour les réunions, d'exiger des rapports d'état, de planifier du temps de collaboration interdépartementale et un certain nombre d'autres idées.
3. Définir clairement les attentes : la meilleure façon de mettre en place une communication réussie et de garantir le bon déroulement de l'ensemble du projet consiste à définir clairement les attentes. Les projets les plus réussis sont menés par des chefs de projet qui établissent des règles de base et définissent les attentes dès le départ. Ces règles peuvent également inclure des limites claires, les mesures à prendre en cas de problème et plus encore. Nous vous recommandons d'aller jusqu'à mettre ces éléments par écrit et de conserver le document dans un endroit où toute l'équipe pourra s'y référer.

Comment cartographier les compétences des membres de l'équipe pour les affectations

Maintenant que vous avez jeté les bases de la structure de votre équipe de projet et réuni l'équipe, il est temps de commencer à donner des missions. Mais, avant de le faire, il est extrêmement avantageux d'évaluer qui a les compétences pour assumer au mieux certaines missions. Tout le monde a des forces et des faiblesses, et jouer avec les forces d'un membre de l'équipe peut grandement améliorer les résultats.

Afin de savoir quels membres de l'équipe sont les mieux adaptés aux missions, un chef de projet ou un chef d'équipe doit faire le point sur l'expérience et les spécialités de chacun. Cela se fait en créant une matrice de compétences.

Qu'est-ce qu'une matrice de compétences ?

Une matrice de compétences est un tableau utilisé pour quantifier et illustrer les compétences, l'expérience et le niveau d'intérêt de chaque membre de l'équipe. Le chef de projet et/ou le chef d'équipe doit d'abord évaluer l'intérêt d'un membre de l'équipe pour une certaine mission. Cet intérêt est ensuite comparé à leurs compétences. Ensuite, cette comparaison est ajoutée à un tableau comparant les compétences et les intérêts de tous les membres de l'équipe.

Pour faire une matrice précise, vous devez créer une échelle pour « noter » les individus. Lorsque ces scores sont tous affichés dans un seul tableau, il est plus simple de prendre des décisions objectives qui sont les meilleures pour le projet. C'est aussi une excellente occasion de prendre note des intérêts d'un individu par rapport à son expérience, et peut-être de lui donner plus d'opportunités à l'avenir.

Avantages d'une structure d'équipe de projet

Lorsqu'une équipe de projet est structurée de manière descendante, chacun sait exactement à qui rendre compte, que ce soit pour poser des questions, obtenir une approbation, présenter des résultats ou quoi que ce soit d'autre. Il n'y a aucune confusion sur les membres de l'équipe avec lesquels collaborer.

Un autre avantage d'une structure d'équipe de projet est qu'elle est entièrement guidée par les besoins du projet. Différents projets ont des exigences différentes. Ce type de structure organisationnelle est adapté à ces exigences. Maintenant, cela ne veut pas dire qu'une structure d'équipe de projet est toujours le bon choix. Il y a des pièges potentiels dont il faut être conscient.

Les pièges d'une structure d'équipe de projet

Ci-dessus, nous avons discuté de la façon dont les structures d'équipe de projet sont déterminées par les besoins du projet spécifique. Bien que cela puisse être une bonne chose, cela peut aussi entraîner des déchets. Comment? Au début de chaque nouveau projet, une nouvelle structure d'équipe de projet doit être créée, plutôt que de réutiliser une structure de projets précédents.

Un autre écueil dont il faut être conscient est le risque que toute l'équipe devienne décousue. Si le chef de projet ne fait pas attention, la communication entre les dirigeants peut s'effondrer. Lorsque cela se produit, la collaboration s'arrête brusquement et les membres de l'équipe commencent à se marcher sur les pieds.

Comment améliorer la collaboration d'équipe

Améliorer la collaboration d'équipe est plus facile à dire qu'à faire, et supposer qu'une collaboration parfaite se produit d'elle-même est une grave erreur. Une collaboration d'équipe réussie est l'aboutissement de stratégies réfléchies et d'une adaptation aux défis. Si vous vous demandez par où commencer, tenez compte de ces trois conseils.

• Choisissez le bon type de structure organisationnelle de projet : nous avons parlé du fonctionnement interne et des avantages d'une structure d'équipe de projet, mais cela ne signifie pas qu'elle convient à chaque équipe ou projet. En fait, si la collaboration devient un gros problème, il est peut-être temps de prendre du recul et d'envisager une restructuration. Il n'y a pas de structure organisationnelle « en or » qui fonctionne parfaitement, à cent pour cent du temps.
• Créer un plan de communication : L'une des premières étapes vers l'amélioration de la collaboration consiste à mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. Au sein d'une structure d'équipe de projet, cela signifie s'assurer que les différentes équipes ont toutes les mêmes informations avec lesquelles travailler et savent exactement comment communiquer entre elles pour poser des questions, exprimer des idées, etc. Lorsque c'est le cas et que le projet est constitué des différentes équipes et des chefs d'équipe, un plan de communication permet à chacun de savoir exactement comment travailler ensemble.
• Choisissez des solutions intelligentes de gestion d'équipe : les équipes grandissent chaque jour, mais cela ne signifie pas que nous allons tous au même bureau. Des outils de gestion d'équipe ont été créés pour responsabiliser l'équipe moderne, composée d'individus de différents départements, voire de différents fuseaux horaires. En raison de cette évolution, nous avons besoin d'une technologie qui facilite plus que jamais la collaboration et la communication. Les outils de gestion d'équipe créent un espace numérique permettant à chacun de collaborer et de voir sur quoi les autres travaillent.

ProjectManager améliore votre équipe de projet

ProjectManager offre les solutions de gestion d'équipe les plus intelligentes, connectant tous les membres de l'équipe, améliorant la collaboration et réduisant la confusion. Chaque aspect de notre logiciel de gestion de projet a été conçu en pensant aux équipes de projet, et nous avons facilité la collaboration sur tout ce dont vous avez besoin, comme les tâches, les diagrammes de Gantt et plus encore.

Besoin de connaître la bonne personne pour poser une question ? Utilisez la page Équipe pour voir sur quoi chacun des membres de votre équipe travaille et qui pourrait avoir la réponse. Et lorsque vous constituez une nouvelle équipe pour un projet, consultez une liste d'individus répartis en départements ou filtrez les individus en fonction de certaines compétences.

Lorsque vous avez constitué votre « équipe de rêve », communiquez via des commentaires et des balises, plutôt que via de longues chaînes de messagerie désordonnées. Lorsque vous êtes mentionné dans un commentaire, vous recevez une notification et un e-mail pour ne jamais manquer une question ou une mise à jour.

ProjectManager est l'outil parfait pour les équipes au bureau ou distribuées. Certaines fonctionnalités peuvent faire passer votre projet de la planification à la constitution d'une équipe de projet, en passant par l'exécution, le suivi et la création de rapports. Découvrez par vous-même comment notre logiciel peut vous aider à gérer et à soutenir vos équipes virtuelles dès aujourd'hui en essayant gratuitement ProjectManager.