Entretien du carnet de produit

Que vous l'appeliez raffinement du backlog ou nettoyage du backlog, il s'agit d'une tâche cruciale pour les chefs de produit et leurs équipes. Il y aura toujours un backlog de produit, mais tous les éléments de ce backlog ne sont pas égaux.

Qu'est-ce que le Backlog Toilettage ?

Le nettoyage du backlog permet au chef de produit ou au propriétaire du produit de s'assurer qu'il y a un nombre approprié d'éléments sur leur liste de backlog de produit et qu'ils sont répertoriés par ordre de priorité.

La gestion du backlog n'est pas une activité ponctuelle, mais une activité qui est régulièrement revisitée et peut être planifiée en cours dans un projet, généralement par le propriétaire du produit, le chef de produit et les parties prenantes concernées.

Qu'est-ce qu'une réunion de préparation du backlog ?

Une réunion de préparation du backlog est l'une des 5 réunions agiles ou cérémonies scrum. Il est connu sous de nombreux noms tels que le nettoyage du backlog, le raffinement du backlog ou la gestion du backlog.

Quel que soit le nom que vous souhaitez utiliser, l'objectif de la session est le même : nettoyer le backlog pour permettre une transition transparente d'un sprint agile à l'autre. C'est une activité qui s'est largement répandue dans la gestion de projet scrum et agile.

Lors de la planification préalable, les équipes supprimeront les user stories et les tâches obsolètes. Ils ajouteront également de nouvelles histoires d'utilisateurs qui sont nécessaires en raison des informations récemment découvertes par les utilisateurs. S'il existe de grandes user stories, appelées epics, celles-ci sont décomposées en plus petites. Les équipes réévalueront également les priorités et réorganiseront les user stories selon les besoins.

C'est beaucoup de backlog grooming et de logiciels de gestion de projet qui peuvent aider à organiser les changements et à les communiquer. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet basé sur le cloud qui offre la flexibilité dont les équipes Scrum ont besoin pour affiner le backlog. Nos tableaux kanban permettent aux équipes de gérer leur backlog puis de collaborer en temps réel pour planifier les sprints. Les managers obtiennent de la transparence dans le processus de leur équipe et peuvent réaffecter les ressources pour éviter les goulots d'étranglement.

Qui devrait assister aux réunions de préparation du backlog ?

Le processus de nettoyage du backlog est généralement dirigé par le Product Owner ou le Product Manager. Ils ont tendance à diriger les réunions et à s'assurer que tout se passe bien. Quelle que soit la personne qui facilite la préparation de l'arriéré, elle est évidemment présente. Quant aux autres, cela peut dépendre de votre organisation et de son degré d'adhésion à la gestion de projet scrum et agile.

Souvent, les équipes de réussite client, d'assistance et d'assurance qualité y ont des représentants. Ils peuvent donner un aperçu du processus. Cependant, il n'est pas recommandé d'avoir trop de personnes impliquées dans ce processus de collaboration. Cela peut facilement devenir écrasant et improductif. C'est pourquoi les équipes Scrum utilisent un logiciel de gestion de projet pour faciliter la collaboration d'équipe.

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Activités de nettoyage de l'arriéré

Le processus de préparation du backlog comprend de nombreuses tâches. Les chefs de produit doivent équilibrer les besoins de leurs parties prenantes, de leur équipe et des objectifs de leur projet. Bien sûr, ils doivent tenir compte de leurs ressources et de la puissance de leurs outils de gestion de projet. Certaines des activités requises pour un arriéré sain sont décrites ci-dessous.

Éliminer et ajouter des user stories

L'une des manœuvres de nettoyage du backlog les plus élémentaires consiste à se débarrasser de toutes les user stories qui ne semblent plus pertinentes. Ceux-ci ne feront que gêner votre progression. Cependant, à mesure que certaines histoires d'utilisateurs disparaissent du backlog, d'autres deviendront importantes à inclure. Au cours du projet, de nouveaux besoins apparaîtront, et en réponse, ces nouvelles user stories devront être ajoutées au backlog.

Mettre à jour les priorités et les estimations

Dans le même temps, les priorités vont changer. Ceux-ci doivent être reflétés dans le backlog du produit et la liste des user stories. Par conséquent, le backlog grooming est une réévaluation régulière de la priorité de ces user stories. Les estimations changeront également. Ces changements doivent être reflétés dans le backlog. Les temps peuvent se contracter ou s'étendre à mesure que de nouvelles informations sont découvertes, et ces changements doivent être mis à jour régulièrement.

Fractionner les user stories

En outre, vous souhaitez décomposer les user stories qui sont devenues plus volumineuses qu'elles ne le devraient, ce qui s'appelle le fractionnement. Ceci est fait pour les user stories qui sont d'une priorité élevée mais trop volumineuses pour tenir confortablement dans une itération à venir.

Avantages de la gestion du backlog

Peut-être pensez-vous que tout ce toilettage est plus problématique qu'il n'en vaut la peine. Peut-être êtes-vous un procrastinateur qui aime attendre la dernière minute pour aligner toutes les tâches pour le prochain sprint. Eh bien, le nettoyage régulier du backlog présente certainement des avantages, et certains de ces avantages sont abordés ci-dessous.

1. Augmente l'efficacité de l'équipe

La plus grande motivation de s'engager dans la gestion du backlog est d'aider les équipes à avancer en permanence et à augmenter la productivité globale. Étant donné que la user story est déjà bien définie, celles-ci n'ont pas besoin d'être discutées plus avant.

Cependant, la planification des sprints est importante, et un meilleur backlog aidera à les planifier plus efficacement. Cela ne signifie pas que le carnet de commandes est alourdi par des détails, il doit simplement être prêt pour le travail.

2. Gère le chaos du backlog

Le backlog est constamment étoffé, soit par le chef de produit, soit, selon votre organisation, par les testeurs QA, les développeurs ou d'autres membres de l'équipe. Cela peut conduire à un arriéré lâche et désordonné.

Par conséquent, la préparation du backlog est un moyen de prendre cette liste apparemment chaotique et de la nettoyer afin qu'elle devienne une liste de tâches gérable et plus facile à utiliser pour l'équipe.

3. Tient tout le monde informé

Un autre avantage du backlog grooming est qu'il permet à chacun de voir où en est l'équipe produit en termes de fonctionnalités, de projets, de corrections de bogues et d'améliorations. C'est un moyen de maintenir la transparence entre tous les membres de l'équipe, en s'assurant qu'aucun d'entre eux n'ignore l'état actuel des événements.

Avec un carnet de commandes bien entretenu, personne n'a besoin de demander à une autre personne ce qui se passe. Moins il y a d'interruptions, plus le travail est productif.

4. Fournit de nouvelles informations

Le backlog grooming est également un outil de communication. De nombreuses personnes utilisent le backlog, et donc lorsqu'il est mis à jour, cette information est diffusée dans toute l'équipe. Cela signifie que tout le monde est sur la même page, mais c'est aussi une rue à double sens. Les informations que les équipes reçoivent reçoivent des commentaires et le backlog capture également les commentaires des clients lors des démonstrations en direct.

Meilleures pratiques de nettoyage du backlog

Comme indiqué, le traitement de l'arriéré est en cours. Habituellement, ces mises à jour sont faites lors de réunions avec les parties prenantes concernées. Le propriétaire du produit dirigera la réunion et demandera à tout le monde d'examiner les histoires d'utilisateurs existantes afin de décider lesquelles d'entre elles peuvent être retirées de la liste des arriérés. Les user stories peuvent également être ajoutées à ce moment-là, ou les user stories sont divisées pour les rendre plus faciles à gérer. Voici quelques conseils pour rendre la progression plus efficace.

Rendez-le PROFOND

L'avocat Agile Roman Pichler a proposé l'acronyme DEEP, qui signifie détaillé de manière appropriée, estimé, émergent et hiérarchisé. Ceux-ci décrivent un arriéré bien géré.

"Détaillé de manière appropriée" signifie que les éléments de priorité supérieure doivent être plus détaillés que ceux de priorité inférieure. Les éléments du backlog doivent être « estimés » pour comprendre le coût de mise en œuvre. "Emergent" indique que le backlog est dynamique et passe toujours de l'idée au travail terminé. "Prioriser" indique quel élément est le plus important et doit être traité avant les autres. Ceux-ci sont en haut de la liste, qui descend jusqu'à la priorité la plus basse en dernier.

Avoir de meilleures réunions

Le travail de préparation du backlog est généralement effectué lors d'une réunion, donc la conduite plus efficace de ces réunions rend le backlog plus efficace. Par conséquent, vous n'êtes pas toujours obligé d'inviter tout le monde. La seule personne essentielle est le propriétaire du produit. Après cela, n'invitez que ceux qui sont pertinents à ce moment-là. Si la contribution d'autres personnes qui ne sont pas nécessaires à la réunion est requise, obtenez cette information avant la réunion.

Comme pour toute réunion, préparez-vous. Ayez un ordre du jour avec des objectifs clairement énoncés et assurez-vous que toutes les personnes réunies sont conscientes de ces objectifs et de la manière dont elles sont censées contribuer à les atteindre. Enfin, faites en sorte que la réunion soit courte. Bien que les réunions aient tendance à durer longtemps, il est préférable de les garder courtes. Sachez ce qui doit être fait et ne vous rencontrez peut-être que toutes les deux semaines pendant une heure ou deux.

Gardez les clients à l'esprit

Le backlog grooming doit avoir une lodestar à suivre et le guide est toujours le client. Considérez-les comme donnant la priorité à l'arriéré. Les clients peuvent être comme une règle par rapport à laquelle tout le reste est mesuré. Le produit est fabriqué pour les clients et les clients sont donc la destination à toujours garder en vue.

Identifier les dépendances

Parfois, certaines user stories ou tâches ne peuvent pas démarrer tant qu'une autre n'est pas terminée. Ces dépendances, si elles ne sont pas identifiées, peuvent bloquer les membres de l'équipe et retarder la progression. Assurez-vous donc d'identifier toutes les dépendances lors de la préparation du backlog.

Avoir deux sprints dignes d'histoires sur lesquelles travailler

Lorsque vous avez terminé avec une session de nettoyage du backlog, il devrait y avoir deux sprints d'histoires d'utilisateurs sur lesquelles l'équipe est prête à travailler. De cette façon, ils ont suffisamment de travail pour rester engagés jusqu'à la prochaine préparation du backlog et aussi du travail à faire si les priorités changent.

Écoutez pendant le processus de raffinement

Ce conseil est bon pour une myriade de situations, à la fois personnelles et professionnelles, et même s'il est répété, il mérite toujours plus d'attention. Bien qu'un programme avec des objectifs déclarés soit essentiel pour une gestion intelligente du backlog, cela ne signifie pas qu'il est gravé dans la pierre. Le propriétaire du produit doit garder l'esprit ouvert et écouter ce que l'équipe a à dire, en s'adaptant éventuellement si nécessaire.

Sois professionnel

Lors d'une réunion de préparation du backlog, il y aura des opinions différentes, mais tout le monde dans l'équipe travaille à la création du meilleur produit. Ils pourraient s'affronter sur la façon de le faire, mais leur motivation est la passion et l'expérience. Un propriétaire ou un responsable de produit doit garder cela à l'esprit et agir avec bienveillance envers tous. Que tout le monde soit entendu et respecté, mais gardez l'équipe concentrée.

Comment ProjectManager aide avec les backlogs

ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet primé qui relie les équipes Scrum et facilite le processus de préparation des produits. Mais il fait beaucoup plus pour connecter les équipes, peu importe où elles se trouvent, comment elles travaillent ou dans quel département elles se trouvent. Notre logiciel hybride signifie que les équipes agiles et traditionnelles peuvent travailler ensemble de manière plus productive.

Automatisez les processus pour le contrôle qualité et la productivité

Gardez votre équipe concentrée sur son sprint grâce à l'automatisation du flux de travail et à l'approbation des tâches. Les responsables peuvent définir autant de déclencheurs qu'ils le souhaitent qui déclenchent des actions spécifiques, libérant ainsi leur équipe du travail occupé. Pour s'assurer qu'aucune user story n'est terminée de manière incorrecte, il existe une approbation de tâche afin que seules les personnes autorisées à modifier le statut d'une tâche puissent la déplacer vers la colonne terminée de votre kanban.

Plusieurs vues pour une meilleure collaboration

Le kanban est un favori des équipes Scrum, mais parfois vous travaillez avec des départements qui ont des méthodologies plus traditionnelles. Notre outil hybride dispose de plusieurs vues de projet qui permettent à chacun de travailler comme il le souhaite. Des diagrammes de Gantt pour la planification, des listes de tâches pour votre propre travail, des vues de feuille et de calendrier—travaillez comme vous le souhaitez. Toutes les données sont mises à jour en temps réel dans toutes les vues, il n'y a donc qu'une seule source de vérité gardant tout le monde sur la même longueur d'onde.

Notre logiciel vous permet de tenir tous les membres de l'équipe informés lorsque vous modifiez des éléments de votre backlog. Les autres membres de l'équipe sont instantanément informés des modifications par des alertes par e-mail. Tout le monde reste dans la boucle. Les membres de l'équipe sont également alertés lorsqu'une tâche leur est assignée. S'il y a un changement de date d'échéance, vous le saurez et pourrez ajuster votre sprint en conséquence. Les communications sont toujours claires avec ProjectManager.

La gestion du backlog est un moyen d'éliminer les inefficacités et de travailler de manière plus productive. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud avec des fonctionnalités qui aident les chefs de produit à gérer le backlog et plus encore. Les tableaux Kanban collectent les témoignages d'utilisateurs et les partagent avec l'équipe, qui peut ensuite mettre à jour leurs progrès n'importe où et à tout moment pour que tout le monde travaille en collaboration. Essayez-le par vous-même avec cet essai gratuit de 30 jours.