Le bilan : qu'est-ce que c'est et comment l'utiliser

Un aperçu clair de la performance financière de votre entreprise peut vous aider à obtenir du financement, à obtenir des prêts et, pour de nombreuses raisons, à réduire les maux de tête.

Pour cela, votre bilan est crucial. Après tout, parcourir des piles de reçus ou faire défiler des e-mails est stressant avec une échéance imminente ou un auditeur qui veille sur vous. Vous ne voulez pas manquer une opportunité d'acquisition, d'investissement ou de prêt parce que vos dossiers financiers ne sont pas organisés ou déséquilibrés.

Si vous manquez de temps pour créer un bilan, ne vous inquiétez pas. Nous vous guiderons à travers toutes les étapes importantes, partagerons des exemples de bilan et vous montrerons le format de bilan à suivre afin que vous puissiez mettre à jour vos dossiers financiers rapidement.

Qu'est-ce qu'un bilan ?

Un bilan est un document financier qui indique les actifs, les passifs et les capitaux propres d'une entreprise, et est partagé sur une base mensuelle ou trimestrielle. Le principal avantage d'un bilan est de savoir ce que vaut une entreprise.

Plusieurs intervenants clés pourraient vous demander un bilan. Par exemple, votre agence fiscale locale peut sélectionner au hasard votre entreprise pour un audit. Un bilan avec une liste des actifs et des passifs peut aider un auditeur à obtenir une image claire de la situation financière de votre entreprise.

Voici à quoi pourraient ressembler ces actifs et passifs pour une nouvelle entreprise :

Qu'est-ce qu'un atout ?

Un actif est un élément de valeur économique que possède une entreprise. La plupart des actifs sont des actifs corporels, mais il existe également des actifs incorporels.

Les nouvelles entreprises possèdent généralement des actifs tels que des stocks, des liquidités, des équipements ou des machines, tous tangibles, et, dans certains cas, des actifs incorporels tels que des brevets ou des marques. Les actifs de l'entreprise peuvent également inclure des éléments tels que les investissements, les comptes clients, les terrains, les transports, les logos, la reconnaissance de la marque et les actifs marketing, tels qu'une liste de diffusion ou un compte de réseau social.

L'équation du bilan des actifs est la suivante :

Passif + Capitaux propres = Actifs

Qu'est-ce qu'un passif ?

Un passif est une dette contractée par une entreprise. Cela coûte de l'argent à l'entreprise au fil du temps et diminue la valeur de l'entreprise.

Par exemple, si vous avez investi votre propre argent dans une entreprise, cela s'appelle un prêt d'actionnaire. Un prêt d'actionnaire est une dette que l'entreprise a envers vous, l'actionnaire. De nombreuses nouvelles entreprises ont généralement des passifs, tels que des dettes de cartes de crédit et des prêts d'actionnaires.

Les entreprises au niveau de l'entreprise peuvent avoir des passifs tels que des comptes créditeurs, des contrats de location, des salaires, des emprunts bancaires et des impôts différés.

Qu'est-ce que les capitaux propres ?

Les capitaux propres des actionnaires (ou actionnaires) sont la valeur de l'entreprise après que toutes les dettes et tous les passifs ont été réglés. L'équation du bilan pour calculer les capitaux propres est la suivante :

Total des actifs - Total des passifs = Capitaux propres

Les termes « capitaux propres », « capitaux propres » et « capitaux propres » signifient essentiellement la même chose. L'actionnaire ou l'équité des actionnaires est généralement le terme attribué aux sociétés, tandis que l'équité du propriétaire est réservée aux entreprises individuelles.

Par exemple, si vous avez 20 000 $ d'actifs et 10 000 $ de passif, alors vous avez 10 000 $ de capitaux propres. Au fur et à mesure que vos actifs augmentent et que vos passifs diminuent, vous aurez plus de capitaux propres.

Au début, il est normal d'avoir un solde négatif dans les capitaux propres - les passifs (c'est-à-dire vos frais de démarrage) sont plus élevés que vos actifs. Vous pouvez investir 50 000 $ dans votre entreprise avant même de vous lancer au public. Vous en êtes peut-être aux premières étapes de l'achat d'un inventaire de produits, de la création d'une application ou de la conception d'un site Web. Cependant, vous n'avez ni actifs ni liquidités.

A quoi sert un bilan ?

Un bilan peut vous aider à obtenir un prêt, à établir une valeur pour votre entreprise et à tenir des registres financiers organisés pour les agences fiscales.

1. Obtenir un crédit/une dette auprès d'un prêteur

Lorsqu'un prêteur ou une banque décide d'accorder un crédit à une entreprise, un bilan les aide à estimer le risque. Les prêteurs examinent généralement les passifs pour s'assurer qu'une entreprise ne se dépasse pas financièrement - les prêteurs veulent récupérer leur argent. Si les dettes existantes (c'est-à-dire les passifs) sont beaucoup plus élevées que les actifs, un prêteur peut hésiter à accorder un crédit supplémentaire.

Alors que les prêteurs peuvent consulter votre compte de résultat pour évaluer la rentabilité (c'est-à-dire, avez-vous plus de revenus que de dépenses), un bilan aide à identifier les actifs tels que l'immobilier, les machines et les stocks qui pourraient être utilisés pour récupérer leur argent si vous êtes incapable de rembourser le prêt.

2. Pour établir une évaluation d'entreprise

Si quelqu'un cherche à acquérir votre entreprise, il demandera un bilan pour aider à comprendre votre situation financière.

D'autres aspects impliqués dans l'établissement d'une évaluation d'entreprise incluent la taille de votre clientèle par rapport à l'industrie, les avantages concurrentiels, les employés et les dirigeants de votre entreprise (en particulier lors des évaluations « d'acquisition »), la croissance d'une année sur l'autre, ainsi que les revenus et les bénéfices. .

3. Détailler la situation financière d'une entreprise au fil du temps

Un bilan peut vous aider à comprendre si votre entreprise a plus d'actifs ou de passifs à un moment donné.

Au fil des ans, votre bilan comprendra également des données historiques, qui peuvent vous aider, vous ou vos prêteurs ou vos investisseurs, à évaluer vos forces et vos faiblesses financières et leur évolution au fil du temps.

Que contiennent les bilans ?

Les petites entreprises ne peuvent énumérer qu'une poignée des éléments ci-dessous. Comme pour la plupart des documents financiers, la complexité évolue avec votre entreprise. Commencer avec un modèle de bilan peut faciliter les choses.

1. Actifs

• En espèces
• Comptes débiteurs
• Inventaire
• Dépenses payées d'avance
• Investissements
• Terre
• Bâtiments
• Équipement
• Immobilisations incorporelles
• Bonne volonté
• Autres actifs

2. Responsabilités

• Crédit
• Comptes à payer
• La dette à long terme
• Revenus reportés
• Effets à payer
• Impôts sur le revenu à payer
• Baux
• Rémunérations et avantages acquis

3. Capitaux propres

• Capitaux propres
• Des bénéfices non répartis
• Actions ordinaires
• Actions propres

Un bilan doit-il être équilibré ?

Oui, un bilan doit être équilibré. Votre bilan est déséquilibré si vos actifs ne sont pas égaux au total de vos passifs plus les capitaux propres. Si un bilan est déséquilibré, cela signifie qu'une erreur a été commise dans son calcul. Voici quelques erreurs courantes :

• Opérations manquantes
• Fautes de frappe
• Oublier d'inclure les changements d'inventaire lorsque les prix ou les niveaux de stock changent
• Placer un article dans la mauvaise catégorie

Les erreurs peuvent éroder la confiance dans le leadership, entraîner des pertes financières, conduire à une mauvaise prise de décision, etc. Les entreprises publiques sont très attentives aux erreurs potentielles sur les bilans car elles peuvent avoir un impact sur le cours de leurs actions. Gonfler ou dégonfler artificiellement le cours d'une action peut entraîner des amendes, des peines de prison ou d'autres poursuites pénales.

Pour vous assurer que votre bilan est exact, envisagez de le mettre à jour quotidiennement ou hebdomadairement plutôt que trimestriellement. Vous pouvez également créer un e-mail ou un autre dossier avec des enregistrements de toutes les transactions financières pour organiser tous vos reçus.

Comment créer un bilan dans un tableur

1. Fixez-vous un calendrier régulier

Les grandes entreprises sont susceptibles de mettre à jour leurs bilans quotidiennement, tandis que les petites entreprises mettent généralement à jour leurs bilans tous les mois.

2. Créer un format de bilan

Vous pouvez trouver des formats et des modèles de bilan avec une recherche rapide sur Google. En voici un de Microsoft et un autre dans Google Docs. Vous pouvez également utiliser un logiciel de comptabilité pour créer automatiquement un bilan PDF rapide basé sur les chiffres que vous saisissez, les informations de carte de crédit et les informations de compte bancaire.

En règle générale, les actifs sont répertoriés en premier, puis les passifs et, enfin, les capitaux propres. Au début de votre entreprise, vous n'avez peut-être pas beaucoup d'actifs. C'est parfaitement bien d'inclure 0 $ pour certaines lignes si c'est vrai pour vous.

3. Fixez une valeur pour les actifs incorporels

Généralement, les gens engagent une équipe juridique pour évaluer et calculer la valeur des actifs incorporels. Cependant, d'autres méthodes peuvent estimer la valeur d'un actif incorporel.

Dans une approche de marché, vous déterminez la valeur marchande d'un actif incorporel en la comparant à la valeur du même actif vendu par une entreprise comparable. Par exemple, si votre entreprise détient un brevet pour un procédé de production et qu'une entreprise similaire a récemment vendu son brevet pour 67 000 $, vous évaluerez votre brevet à 67 000 $.

Tous les actifs incorporels n'ont pas besoin d'une valeur. Par exemple, si vous avez fait appel à un designer externe pour développer votre logo, vous pouvez utiliser une approche de marché pour vous aider à déterminer à quel prix votre logo pourrait se vendre sur un marché libre. En revanche, si votre logo est un simple texte, il n'atteindra peut-être pas un seuil de créativité pour être protégé et donc vendable.

Comment lire un bilan

A la lecture d'un bilan, un capital plus élevé est préférable. Cela signifie que vos actifs sont plus élevés que vos passifs. Les bilans sont principalement utilisés pour évaluer les capitaux propres à un moment précis, mais vous pouvez également comparer les variations d'une année sur l'autre des actifs et des passifs pour voir comment la valeur de votre entreprise a changé au fil du temps et pourquoi.

Par exemple, en 2021, disons que les actifs d'une entreprise ont augmenté de 15 000 $, passant de 235 000 $ à 250 000 $. Toujours en 2021, la même entreprise a remboursé un prêt, réduisant son passif de 20 000 $, passant de 70 000 $ à 50 000 $. Auparavant, les capitaux propres des parties prenantes auraient été de 165 000 $ (235 000 $ moins 70 000 $). Le nouveau capital serait de 200 000 $, soit une augmentation de 35 000 $, aidé par une croissance des actifs et une réduction des passifs.

Ce type d'augmentation ferait de votre entreprise un candidat plus attrayant pour un prêt ou un investissement. Mais cela peut prendre du temps pour y arriver. Même si vous êtes une nouvelle entreprise et que votre bilan est dans le rouge pour les capitaux propres, vous devez savoir où vous en êtes. C'est votre meilleure chance d'entrer dans le noir et d'y rester.

Illustration par Francesco Ciccolella