Bases de la gestion des coûts

Qu'est-ce que la gestion des coûts ?

La gestion des coûts est le processus de planification et de gestion du budget d'une entreprise ou d'un projet. Dans le cas d'un projet, cela aide le chef de projet à estimer le coût du projet et à définir des contrôles pour réduire les risques de dépassement du budget du projet.

La gestion des coûts est l'une des responsabilités les plus importantes d'un chef de projet; les projets ont toujours besoin de ressources telles que les matériaux, la main-d'œuvre et l'équipement, qui génèrent des coûts. Ces coûts doivent être estimés et contrôlés tout au long du cycle de vie du projet pour mener à bien le projet.

Une gestion efficace des coûts nécessite le bon logiciel. ProjectManager est l'outil idéal pour suivre les coûts, les ressources et la charge de travail d'un projet. Nos diagrammes de Gantt, calendriers de projet et feuilles de temps vous permettent de gérer les coûts, le temps et les tâches en un seul endroit. Commencez gratuitement.

Comment gérer les coûts d'un projet en 4 étapes

Les quatre étapes ci-dessous décrivent le fonctionnement du processus de gestion des coûts dans la gestion de projet.

1. Planification des ressources

La planification des ressources est le processus de prévision des besoins futurs en ressources pour une entreprise, un projet ou une portée de travail. Pour créer un plan de ressources, vous devez commencer par définir la portée du projet, un document qui détaille les activités du projet qui seront réalisées.

Une fois les activités du projet définies, les chefs de projet s'appuient généralement sur des données historiques, des opinions d'experts et des outils de planification des ressources tels qu'une structure de répartition des ressources (RBS) pour estimer les ressources qui seront nécessaires.

2. Estimation des coûts

L'estimation des coûts consiste à attribuer des coûts aux ressources dont vous avez besoin pour exécuter vos projets, telles que la main-d'œuvre, les matériaux et l'équipement. L'estimation des coûts est l'une des étapes les plus importantes du processus de gestion des coûts, car elle établit la base du budget de votre projet. Il existe plusieurs techniques d'estimation des coûts que vous pouvez utiliser en fonction des caractéristiques de votre projet.

3. Budgétisation des coûts

Sur la base de vos estimations de coûts, vous pouvez désormais créer un budget de projet, qui est simplement la somme de tous les coûts de votre projet. Assurez-vous d'inclure tous les types de coûts du projet, y compris les coûts directs, indirects, fixes et variables. Un budget de projet doit également inclure des réserves pour éventualités au cas où des travaux doivent être refaits ou si un risque a frappé le projet et que des stratégies d'atténuation des risques doivent être prises.

Une fois le projet démarré, le budget du projet est une référence qui est utilisée pour comparer les coûts réels aux coûts estimés. Par conséquent, les budgets de projet permettent aux chefs de projet de comprendre rapidement si leurs coûts sont trop élevés et s'il existe un risque de dépassement de coûts.

4. Contrôle des coûts

Le contrôle des coûts fait référence à toutes les activités, directives et procédures prises pour minimiser et suivre les coûts du projet. Un mauvais contrôle des coûts peut affecter la rentabilité d'un projet, mais heureusement, un logiciel de gestion de projet peut vous aider à suivre facilement les coûts avec des outils tels que des feuilles de temps, des planificateurs de charge de travail et des tableaux de bord de projet.

Les résultats de ces 4 étapes peuvent être documentés dans un plan de gestion des coûts, un élément essentiel du plan de projet.

Qu'est-ce qu'un plan de gestion des coûts ?

Un plan de gestion des coûts semble simple. Il s'agit d'un aperçu de l'estimation des coûts du projet, mais cela inclut toutes les allocations et la manière dont le chef de projet contrôlera ces coûts pour que le projet soit conforme au budget.

Un plan de gestion des coûts doit tenir compte des ressources qui impactent le budget du projet, qu'il s'agisse de matériel ou de personnes. Il existe également des coûts fixes, variables et généraux. Tous ces éléments doivent être calculés pour savoir quel sera votre engagement financier dans le projet.

Le dernier mais non le moindre est la partie prenante, qui a tout intérêt à réduire les coûts. Le dépassement des coûts est un problème rencontré par de nombreux projets, mais pas un problème que les parties prenantes toléreront bien. Gardez la partie prenante à l'esprit lors de la formulation de votre plan de gestion des coûts. Ils doivent rester informés et obtenir des rapports tout au long du projet.

Aperçu du plan de gestion des coûts

Voici quelques éléments clés qui doivent être inclus dans un plan de gestion des coûts :

• Méthodes d'estimation : Expliquez quelle méthode d'estimation des coûts a été utilisée, telle que paramétrique, ascendante, à trois points, etc.
• Unités de mesure : Pour mesurer les coûts avec précision, il est important d'établir des unités de mesure pour votre main-d'œuvre, vos matériaux et votre équipement. Quelques exemples d'unités de mesure peuvent être les heures de travail, les pieds carrés, les tonnes, les kilogrammes, etc.
• Coût de référence : en fonction de vos estimations de coûts, vous devez définir un coût de référence qui marque la limite de dépenses pour votre projet.
• Seuils de contrôle des coûts : Il est important d'établir des seuils pour surveiller la performance des coûts. Cela signifie simplement que lorsque la variation des coûts atteint un certain pourcentage, l'équipe du projet prendra des mesures de gestion des coûts.
• Méthodes de mesure des performances : Établissez comment la performance des coûts sera mesurée pour voir si vous répondez aux objectifs et aux attentes du projet. Pour ce faire, vous aurez besoin d'un système de suivi des coûts et de techniques de gestion de la valeur acquise (EVM).
• Lignes directrices pour les rapports : vous devez disposer d'un format et de canaux de communication pour rendre compte de vos conclusions lorsque vous surveillez l'avancement du projet et présentez ces données à vos parties prenantes.

Pourquoi la gestion des coûts est-elle importante ?

La principale raison pour laquelle la gestion des coûts est si importante dans la gestion de projet est que votre plan de gestion des coûts comprend les directives et les procédures nécessaires pour respecter le budget. Ceci est essentiel car sinon, l'organisation pourrait perdre de l'argent car les coûts dépassent les bénéfices.

Le processus de gestion des coûts commence dans la phase de planification du projet, où les coûts sont estimés, puis un budget de projet est défini. Ensuite, lorsque le projet est exécuté, les dépenses sont soigneusement surveillées et enregistrées pour s'assurer qu'elles sont alignées sur le budget.

Lorsque vous avez un budget de projet, il définit une référence pour les coûts du projet. Cela signifie qu'il régit les décisions et les orientations que vous prenez lors de la gestion des coûts de votre projet. Cela vous aide à maintenir le projet sur la bonne voie sans dépenser trop.

Conseils de gestion des coûts

Voici quelques conseils à garder à l'esprit lorsque vous travaillez sur la gestion des coûts de votre projet.

• Prévoyez l'inflation : les prix ne sont pas immuables, et tout bon budget en tiendra compte en tenant compte d'une fourchette de coûts.
• Tenez compte des catastrophes naturelles ou des événements potentiels : Attendez-vous à ce que l'inattendu puisse sembler idiot, mais vous devez avoir de la place dans votre budget pour un événement météorologique, un problème personnel ou une autre inconnue qui retardera le projet.
• Autres coûts imprévus : tous les coûts imprévus ne sont pas aléatoires. Il peut y avoir des problèmes juridiques, des pénalités associées au projet ou des coûts de main-d'œuvre imprévus, que vous ne pouvez pas budgétiser, mais qui peuvent éclairer votre budget.
• Suivi en temps réel : Avoir un logiciel pour surveiller le budget pendant que vous exécutez le projet est essentiel pour gérer les coûts. Cependant, si vous consultez des données qui ne sont pas à jour, vous ne pourrez pas agir assez rapidement pour résoudre les problèmes. Par conséquent, vous souhaitez disposer d'un logiciel avec suivi des données en temps réel.
• Répondez rapidement : Quelle que soit la manière dont vous découvrez un écart dans le coût de votre projet, vous devez agir immédiatement. Plus vous attendez, plus d'argent est gaspillé.
• Taille en conséquence : Certaines personnes pensent que les petits projets n'ont pas besoin d'une gestion des coûts du projet. Mais petit ou grand, vous voudrez gérer les coûts.

Afin de gérer au mieux les coûts du projet, vous devez connaître votre projet de fond en comble. La meilleure façon de le faire est au début du projet en créant une charte de projet approfondie.

ProjectManager est votre logiciel de gestion des coûts

ProjectManager est un logiciel en ligne avec les outils dont vous avez besoin pour la planification de la gestion des coûts à toutes les phases de votre projet. Parce que notre logiciel est basé sur le cloud, les données du projet sont fournies en temps réel afin que vous puissiez immédiatement évaluer la précision de vos estimations de coûts par rapport aux dépenses réelles.

Notre fonctionnalité de gestion des ressources vous aide à maintenir l'équilibre de votre charge de travail, ce qui limite les coûts. Nous avons également des feuilles de temps faciles à utiliser, que les membres de l'équipe peuvent soumettre en un seul clic et que les chefs de projet peuvent approuver en un seul clic. Mais notre fonctionnalité la plus puissante pour la gestion des coûts est notre tableau de bord de projet, qui suit les coûts du projet en temps réel afin que vous puissiez garder un œil sur votre budget.

Modèles gratuits de gestion des coûts

Nous proposons des dizaines de modèles de gestion de projet pour vous aider à gérer vos projets. Voici quelques modèles pour vous aider tout au long du processus de gestion des coûts.

Modèle de budget de projet

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Modèle de plan de ressources

Vous ne pouvez pas gérer les coûts sans une solide planification des ressources. Notre modèle de plan de ressources est l'outil idéal pour suivre toutes les différentes ressources dont vous aurez besoin pour exécuter vos projets.

Modèle d'analyse coûts-avantages

Les projets doivent être rentables, sinon ce n'est pas une bonne idée de les exécuter. Avant de démarrer un projet, assurez-vous de faire une analyse coûts-avantages au préalable. Notre modèle d'analyse coûts-avantages est un excellent point de départ.

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En savoir plus sur la gestion des coûts de projet

Lorsque vous travaillez sur la gestion des coûts, vous établissez des politiques et des procédures pour gérer et contrôler les coûts de votre projet. Jennifer Bridges, PMP, parle des connaissances de base que vous devez connaître pour comprendre la gestion des coûts sur n'importe quel projet dans ce court didacticiel vidéo.

Voici une vignette pour votre référence.