Soyez prêt pour les prochaines dates limites de déclaration de revenus aux États-Unis

Une nouvelle année signifie de nouvelles résolutions, de nouveaux départs et la fin de l'exercice précédent. Cela signifie également qu'il existe certaines considérations fiscales pour les affiliés basés aux États-Unis sur lesquelles vous devrez peut-être agir.

Avec 2017 dans notre rétroviseur, j'espère que vous pourrez regarder en arrière et constater que ce fut une année réussie pour vous et vos affiliés. Votre relation avec vos affiliés est une chose merveilleuse. Plus ils travaillent dur, plus vous gagnez d'argent tous les deux. C'est comme avoir une équipe de vente sans les frais généraux liés à leur embauche.

Si vous gérez un programme d'affiliation aux États-Unis ou si vous avez des affiliés qui résident aux États-Unis, cette relation peut générer des exigences en matière de déclaration de revenus pour vous.

En règle générale, les paiements aux sociétés affiliées sont classés comme rémunération des non-salariés . Les affiliés ne sont pas des employés, ils ne paient donc pas de charges sociales sur les commissions qui leur sont versées. Cependant, vous êtes responsable de déclarer les montants qui leur sont versés à l'IRS s'ils totalisent plus de 600 $ au cours de l'année.

Qu'est-ce que cela signifie pour les gestionnaires de programmes d'affiliation ?

En tant que gestionnaire de programme d'affiliation, vous pouvez être responsable de certaines choses en plus de payer vos affiliés à temps. Si vous avez effectué des paiements totalisant 600 $ ou plus au cours de l'année à un affilié basé aux États-Unis, vous devrez déclarer ces paiements à vos affiliés sur le formulaire IRS 1099-MISC.

Afin de remplir un 1099-MISC, vous aurez besoin de quelques informations de base.

• Formulaire IRS W-9. Un W-9 doit être obtenu auprès de vos affiliés avant de leur avoir payé 600 $. Il s'agit généralement d'une bonne pratique afin d'éviter de se précipiter pour obtenir l'information au moment des impôts. Le W-9 permet aux affiliés de vous fournir des informations telles que leur nom, le type d'entité (particulier, LLC, société, etc.), l'adresse postale et le numéro d'identification fiscale.
• Vérifiez les informations W-9. L'IRS est très particulier que les informations que vous incluez sur le 1099-MISC correspondent à leurs dossiers. Ils vérifient que le nom du contribuable et le numéro d'identification fiscale correspondent. Ne pas les faire correspondre peut entraîner des pénalités. Votre comptable peut vous aider à vérifier ces informations. Ou, vous pouvez vérifier directement via l'IRS ou via un certain nombre de services tiers.
• Informations sur votre entreprise. Vous devriez déjà avoir ces informations sous la main. Vous aurez besoin du nom de votre entreprise, de votre adresse, de votre numéro de téléphone et de votre numéro d'identification fiscale fédéral.
• Paiements totaux à chaque affilié. Vous devrez totaliser les paiements de chaque affilié au cours de l'année, ce qui peut prendre du temps si vous le faites manuellement. Tout affilié qui a gagné 600 $ ou plus devra recevoir un 1099-MISC. WP1099 est un plugin WordPress qui se connecte à votre boutique et vous propose un export de toutes les informations de paiement nécessaires à l'année.

Délais de dépôt

Vous devez déposer tout formulaire 1099-MISC avec la rémunération des non-employés, y compris les commissions des affiliés, avant le 31 janvier 2018. Vos affiliés devraient également recevoir leurs copies du formulaire à cette date. Les affiliés auront besoin de ces formulaires pour produire leur propre déclaration de revenus en avril. Le fait de leur remettre le formulaire en janvier leur donnera suffisamment de temps pour préparer leurs propres déclarations.

Si vous omettez de déposer avant la date limite du 31 janvier, l'IRS peut vous infliger des sanctions financières importantes.

Dossier papier versus dossier électronique

Dossier papier
Oui, les gens peuvent toujours produire leurs déclarations de revenus sur papier !

Si vous déposez sur papier, vous devez déposer moins de 250 formulaires pour l'année. Rien de plus, et vous devrez e-fichier.

Afin de pouvoir déposer un dossier papier, vous devez demander des copies spéciales du formulaire 1099-MISC à l'IRS. Cette version papier spéciale permet à l'IRS de numériser le formulaire dans son système. Cette copie utilise également un papier de copie carbone fin, de sorte qu'une imprimante à jet d'encre ou laser typique peut déchirer le papier lors de l'impression. Le dépôt d'une version papier nécessite généralement une machine à écrire à l'ancienne ou une imprimante spéciale.

Un résumé du formulaire IRS 1096 est également requis si vous choisissez de déposer un dossier sur papier.

Fichier électronique
Le dépôt électronique est généralement la méthode préférée pour déposer le formulaire 1099-MISC. Cela réduit les temps de traitement et les erreurs, c'est donc probablement la meilleure alternative.

L'IRS n'exige pas de formulaire récapitulatif 1096 lors du dépôt électronique. Cela signifie moins de paperasse pour vous !

En outre, vous pouvez télécharger un fichier groupé avec toutes les informations 1099-MISC de votre affilié plutôt que de préparer manuellement chaque formulaire individuellement. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps de traitement. Lorsque vous déposez en ligne, l'IRS enverra une confirmation lorsque le formulaire sera reçu et traité. Avec un dépôt papier, aucune confirmation n'est envoyée, vous n'êtes donc peut-être pas certain qu'il a été reçu par l'IRS.

Enfin, la majorité des États participent au programme de dépôt combiné fédéral/État. Ce programme réduit le temps de traitement pour vous en permettant à l'IRS de déposer automatiquement auprès de l'agence fiscale de votre état. Cependant, tous les États ne participent pas au programme, vous devrez peut-être toujours les déposer séparément.

Envoi des formulaires 1099-MISC aux affiliés

Quelle que soit la manière dont vous déposez votre déclaration, vous devrez toujours transmettre les formulaires 1099-MISC à vos affiliés. De nombreuses entreprises préfèrent envoyer une copie papier à leurs affiliés. C'est parfaitement bien, même si vous avez déposé le formulaire par voie électronique auprès de l'IRS. L'envoi de copies papier élimine le risque qu'il soit signalé comme spam dans la boîte de réception de vos affiliés.

Si vous choisissez d'envoyer une version électronique à vos affiliés, ils doivent pouvoir consentir à la recevoir. S'ils ne donnent pas ce consentement, ils doivent quand même pouvoir recevoir une copie papier.

Autres choses à considérer

Votre entreprise peut avoir des considérations fiscales uniques qui n'ont peut-être pas été traitées en profondeur ici. Il est toujours conseillé de consulter un comptable local spécialisé dans les impôts pour voir s'il y a autre chose que vous devez considérer.

Par exemple, les délais de dépôt de votre état pourraient être différents de ce que l'IRS exige. Ils peuvent même avoir des méthodes de dépôt complètement différentes. Votre comptable pourra clarifier tout ce qui s'applique à votre situation fiscale.

Prochaines étapes?

Cette bousculade de dernière minute pour rassembler des informations est source d'erreurs. Voici quelques éléments à garder à l'esprit pour vous assurer que vous êtes prêt.

• Obtenez un formulaire W-9 dûment rempli auprès de tous les affiliés basés aux États-Unis. Si vous êtes une entreprise basée aux États-Unis avec des filiales étrangères, vous devrez leur demander de remplir un formulaire W-8BEN à la place. Il est important de conserver ces informations dans un dossier, car l'IRS peut vérifier les informations à un moment donné dans le futur.
• Faites le total des paiements à vos affiliés . Tout affilié qui a gagné 600 $ ou plus en commissions devra recevoir un 1099-MISC. WP1099 est un plugin WordPress qui fera ce calcul pour vous. En quelques clics, il exportera tous les affiliés et le montant payé au cours de l'année dans un format convivial pour les fichiers électroniques.
• Déposez auprès de l'IRS, de votre agence fiscale nationale (si nécessaire) et de vos sociétés affiliées . Votre comptable local peut déposer les formulaires pour vous avec l'avantage supplémentaire qu'il vérifiera tout avant de le déposer. Alternativement, vous pouvez utiliser un certain nombre de services de fichiers électroniques tiers ou déposer directement auprès de l'IRS.

Si vous vous sentez mal préparé pour la période des impôts, utilisez ces conseils pour vous remettre sur la bonne voie. Vous vous remercierez à cette époque l'année prochaine aussi !