Comment auditer, catégoriser et choisir les meilleurs outils d'agence

Vous êtes-vous déjà senti dépassé par le nombre d'outils utilisés par votre agence ?

Le spécialiste du marketing numérique utilise 12,4 outils pour prendre en charge la livraison de campagnes marketing basées sur les données.

Et ce n'est qu'une moyenne… Certains utilisent plus de 30 outils pour obtenir les mêmes résultats !

Pour les agences, cela peut rapidement devenir incontrôlable. Non seulement vous disposez de votre propre ensemble d'outils de choix, mais vous devez également travailler avec les applications et les logiciels choisis par vos clients et les combiner dans une stratégie cohérente.

Bien sûr, vous ne pouvez pas jeter le bébé avec l'eau du bain. Les outils d'agence sont un mal nécessaire - ils apportent une efficacité accrue, de meilleurs résultats pour les clients et des processus évolutifs.

Comment trouver un juste milieu ? Comment mettre en place un ensemble d'outils d'agence qui exploite ces avantages sans vous surcharger de logiciels ?

Commencez par vous organiser

La première étape pour démystifier la complexité consiste à rassembler toutes vos contributions et à les organiser dans un cadre digeste.

En ce qui concerne les outils logiciels de votre agence, prenez le temps de répertorier toutes les applications sur lesquelles vous, votre équipe et vos clients comptent pour faire avancer les choses.

Le processus de capture d'une liste de tous vos outils peut être une expérience révélatrice en soi. Vous serez surpris du nombre d'applications que vous avez dans le mix.

Une fois que vous avez votre liste principale, catégorisez-les en domaines d'activité et fonctions client. Voici quelques catégories fourre-tout que vous pouvez utiliser :

• Ventes et marketing – Les applications et outils internes que vous utilisez pour développer l'agence et conclure des affaires.
• Gestion de projet et communication – Le logiciel sur lequel vous comptez pour faire avancer les choses et collaborer avec vos collègues et clients.
• Campagnes – Les outils qui vous aident à exécuter et à gérer des campagnes pour les clients.
• Reporting – Ce que vous utilisez pour créer et fournir des mises à jour de progression aux clients.
• Spécialité – Tous les outils spécialisés dont votre agence a besoin, en fonction de votre domaine d'expertise.

En catégorisant les outils que vous utilisez actuellement, vous pouvez trouver des inefficacités ou des lacunes dans votre ensemble d'outils. Par exemple, plusieurs outils peuvent faire la même chose, vous permettant d'éliminer ceux dont vous n'avez pas besoin. Ou, vous pouvez trouver que vous manquez quelque chose.

Pour vous aider davantage dans ce processus, décomposons chacune des catégories ci-dessus et examinons quelques outils d'agence de meilleures pratiques pour chacune.

Ventes et marketing

Comme vous le savez bien, diriger une agence, c'est plus que simplement fournir des résultats aux clients. La prospection et la génération de leads sont essentielles au succès à long terme d'une entreprise de services.

Il peut y avoir un certain chevauchement entre les outils que vous utilisez en interne pour les ventes et le marketing avec ceux que vous choisissez pour la livraison aux clients, mais il y a quelques subtilités.

Voici quelques exemples d'outils dont vous aurez besoin pour promouvoir votre agence et conclure des affaires régulièrement.

• CRM et logiciel de gestion des leads – Il existe une pléthore d'applications de suivi des ventes qui pourraient être bénéfiques pour le processus de vente de votre agence. Des CRM complets qui automatisent le suivi des e-mails et le suivi des appels de vente, tels que HubSpot ou Salesforce, aux outils qui se concentrent sur une composante étroite de l'écosystème des ventes, comme io.

• Logiciel de proposition – La plupart des agences amorcent le processus de proposition avec des présentations PowerPoint, des chaînes de courrier électronique non suivies et des méthodes de suivi incohérentes. Cette approche convient au début, mais si vous souhaitez évoluer, vous aurez besoin d'un logiciel robuste de création et de suivi de propositions tel que Proposify.

• Ensemble d' outils marketing – Vos outils différeront en fonction de votre stratégie marketing. Vous aurez probablement une forme d'automatisation des e-mails, de gestion de sites Web, de création de documents, de conception et d'outils de gestion des médias sociaux. Je vais les couvrir plus en détail dans les sections de livraison client ci-dessous.

Il est facile de se laisser entraîner par la livraison des clients et d'avoir un patchwork d'outils de vente et de marketing, mais ce n'est pas évolutif.

Gestion de projet et communication

La vie d'agence comporte un nombre énorme de pièces mobiles. Peut-être plus que toute autre entreprise, car vous jonglez avec les besoins et les personnalités de nombreux clients, employés, indépendants et fournisseurs à la fois.

Cela rend les outils de gestion de projet et de communication essentiels pour garantir que les tâches importantes ne passent pas entre les mailles du filet.

Voici quelques exemples des outils dont vous pourriez avoir besoin dans votre arsenal :

• Gestion de documents – Vous créerez et partagerez toutes sortes de documents avec votre équipe et vos clients qui nécessitent un stockage dans le cloud, différents niveaux d'accès et une intégration intelligente. Il est difficile de dépasser Google Workspace pour cela.

• Gestion des tâches - La mise en place de projets, la création d'échéanciers et l'attribution de tâches sont des événements quotidiens dans la relation agence-client. Un outil de gestion de projet tel qu'Asana vous offre une visibilité sur l'ensemble du compte et la tranquillité d'esprit que tout est fait à temps.

• Communication – Oui, une partie de votre communication entre les parties prenantes se fera par e-mail, mais éviter la surcharge de la boîte de réception avec des outils comme Slack peut considérablement améliorer la productivité de l'agence. Vous aurez également besoin d'une application de visioconférence, comme Zoom, pour les réunions virtuelles.

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Bien que ces applications constituent le cœur de ce dont vous aurez besoin pour la gestion de projet et la communication dans votre agence, il existe des tonnes d'alternatives qui permettent d'obtenir un résultat similaire.

Campagnes

L'exécution des campagnes pour vos clients doit être aussi fluide et efficace que possible. Non seulement vous voulez obtenir d'excellents résultats, mais vous devez également tenir les clients informés, respecter les délais et autres attentes ou livrables.

Chaque campagne marketing sera différente et les outils que vous utiliserez dépendront de votre offre principale à un client. Cependant, voici quelques outils généraux dont vous aurez besoin pour exécuter des campagnes marketing.

• Plateforme de marketing par e-mail – À peu près toutes les campagnes de marketing comportent une forme de capture, de suivi ou de séquence d'e-mails. Et l'écosystème des logiciels de marketing par e-mail est vaste. L'outil qui vous convient dépendra de la complexité des campagnes de vos clients. D'un point de vue simple, une application comme Mailchimp pourrait suffire, ou pour des plates-formes d'automatisation plus intensives, consultez Ontraport.

• Landing Page Builder – Les campagnes ne fonctionnent pas sans pages de destination, et vous devez être capable de créer rapidement des pages bien conçues qui peuvent être rapidement itérées et testées. Si votre agence se concentre sur la capture d'e-mails et les campagnes sur les réseaux sociaux, le générateur de pages de destination de ShortStack est un excellent outil sur lequel vous pouvez compter.

• Outil de conception graphique - Chaque campagne que vous lancez comportera un éventail d'éléments à concevoir, tels que des bannières publicitaires, des publications sur les réseaux sociaux, des graphiques de page de destination, etc. De nombreuses agences auront des concepteurs internes utilisant Adobe Creative Suite, mais si vous ne le faites pas, alors Canva est une alternative abordable et facile à utiliser.

• Outils d'optimisation de la conversion – Bien que votre logiciel de marketing par e-mail et de page de destination ait certaines fonctionnalités pour analyser et optimiser vos campagnes, vous souhaiterez peut-être faire passer l'optimisation de la conversion à un nouveau niveau avec l'analyse de données, les tests A/B ou les outils de cartographie thermique. Un exemple est VWO.

La façon dont vous diffusez et optimisez les campagnes pour vos clients déterminera combien de temps ils resteront, il est donc essentiel d'avoir le bon ensemble d'outils.

Rapports

Plusieurs des outils dont j'ai parlé jusqu'à présent ont un élément de rapport que vous pouvez utiliser pour relayer les mises à jour de progression à vos clients. Cependant, les analyses que vous obtenez de ces plateformes sont spécifiques à l'objectif de l'outil.

Par exemple, ShortStack fournit des analyses approfondies des pages de destination et des e-mails pour vos campagnes, ce qui peut aider à identifier les principaux indicateurs de résultats positifs et à améliorer les performances des campagnes. Mais il existe un éventail d'autres points de données et d'informations qui pourraient intéresser vos clients, tels que l'engagement sur les réseaux sociaux, les améliorations du classement SEO ou les taux de conversion PPC qui constituent une vue holistique de votre travail ensemble.

Disposer d'un outil fiable vous permettant de générer des rapports d'analyse de données significatifs pour les clients peut vous faire gagner des heures à rassembler les éléments dans une feuille de calcul ou un jeu de diapositives.

Parmi les principaux outils de reporting des agences, citons DashThis, AgencyAnalytics, Swydo et ReportGarden.

Des rapports cohérents que vous pouvez reproduire sur tous vos clients en quelques minutes chaque mois amélioreront considérablement votre taux de rétention.

Tout rassembler

Cet article se concentre sur les outils indispensables à toute agence de marketing. Les autres logiciels que vous choisirez dépendront des domaines dans lesquels vous vous spécialisez. Par exemple, si vous proposez exclusivement des services de référencement, un puissant outil d'analyse de données de référencement tel que ahrefs ou SEMrush devra être ajouté à la liste. Ou, si vous exécutez des campagnes publicitaires Facebook évolutives pour des clients, AdEspresso pourrait être sur votre ceinture à outils.

Un article sur les outils des agences pourrait durer éternellement… Il existe des milliers et des milliers d'applications marketing qui aident les agences à travailler plus efficacement et de manière plus productive. En fin de compte, la chose la plus importante pour vous est d'identifier comment votre ensemble d'outils tirera le meilleur parti de votre équipe.

Vous êtes peut-être à la recherche de solutions tout-en-un ou d'intégrateurs de rapports qui améliorent l'efficacité de vos processus. Cependant, moins n'est pas toujours mieux. Vous ne voulez pas sacrifier la qualité pour la facilité d'utilisation si cela signifie une diminution des résultats pour le client.

Cherchez à trouver le bon équilibre entre les outils spécialisés, les intégrateurs et les processus de communication à l'échelle de l'agence qui permettent à votre équipe de travailler à l'unisson pour fournir des résultats aux clients.