Comment effectuer une sensibilisation par e-mail froid pour les relations publiques

Les affaires, c'est avant tout une question de relations : des relations avec vos clients, vos employés, vos fabricants, vos distributeurs, vos influenceurs et même vos concurrents. Vous cultivez et développez ces relations à travers une grande variété de canaux, tels que les médias sociaux, les événements en direct, la publicité payante et les e-mails froids et chaleureux.

Mais vous ne devez pas seulement maintenir ces connexions existantes, vous devez également tendre la main et en créer de nouvelles. Que ce soit pour l'expansion, le changement de marque, la fidélisation ou le lancement d'un nouveau produit ou service, établir de nouvelles relations et nouer de nouvelles relations de manière constante est la clé de la croissance de l'entreprise. Et pour le faire avec succès, vous avez besoin des bons outils dans votre arsenal.

C'est là qu'interviennent les relations publiques (RP).

Relations publiques

Alors, qu'est-ce que la RP exactement ?

Le marketing et la publicité sont assez simples. Ils essaient de vous présenter et de vous persuader d'acheter quelque chose à un moment donné.

Mais PR n'est pas si évident. Considérez-le comme le constructeur de relations ultime. Les relations publiques consistent à établir et à maintenir la relation entre vous, votre marque, vos produits et le public.

« Les relations publiques en général vendent de la notoriété, de la réputation et des changements de comportement. C'est un changeur de jeu avec l'un des retours sur investissement les plus élevés de toutes les activités de marketing/communication. Les relations publiques renforcent la notoriété et la visibilité parfois explosive des marques, des produits et des leaders d'opinion .

~Joel Swanson, directeur de la messagerie et des communications marketing chez UnitedHealth Group

Comme son nom l'indique, les relations publiques établissent une réputation positive auprès du public, ou plus précisément de votre public.

Mais contrairement à la publicité traditionnelle, les relations publiques sont généralement une attention médiatique méritée ou non payée. Vous ne payez pas pour une publicité radio ou PPC de 30 secondes.

Les professionnels des relations publiques utilisent le pouvoir de la narration pour attirer l'attention et la publicité sur vous pour les bonnes choses, et loin de vous pour les mauvaises (contrôle des dommages).

Dans cet esprit, il pourrait être facile de rejeter les relations publiques comme rien de plus que les relations avec les médias. Vous ne seriez pas la première personne à avoir cette opinion.

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Mais c'est une vue étroite, comme le montre le tableau ci-dessus. PR a beaucoup, beaucoup de pièces mobiles et de rouages ​​dans la machine.

Et à mesure que nous nous éloignons du modèle publicitaire traditionnel, les relations publiques deviennent de plus en plus importantes pour le succès des entreprises :

• 86 % des gens ignorent les publicités télévisées et 44 % des publipostages ne sont jamais ouverts.
• 70 % des consommateurs préfèrent en savoir plus sur une entreprise ou une marque particulière via des articles plutôt que des publicités payantes, et ce chiffre grimpe à 80 % pour les décideurs d'entreprise.
• Les milléniaux sont 247 % plus susceptibles d'être influencés par les réseaux sociaux ou les blogs.
• La gestion de votre réputation est cruciale dans le monde numérique, car il ne faut que deux heures pour confirmer une vraie rumeur, mais une moyenne d'au moins 14 heures pour démystifier une fausse. Vous avez besoin de quelqu'un qui est attentif et prêt à passer à l'action.
• Les relations publiques doivent inclure plus que de simples communiqués de presse. 73 % des journalistes recherchent quotidiennement des communiqués de presse nouveaux et intrigants… mais cela signifie que 27 % ne s'en soucient pas. Comment accéder à ce marché inexploité ?
• L'utilisation des bloqueurs de publicités a augmenté de 30 % en 2017, une tendance susceptible de se poursuivre en 2018 et au-delà.

Un professionnel des relations publiques doit être un touche-à-tout et un conteur puissant. Ils peuvent être impliqués dans 10, 15, 20 canaux et tactiques ou plus.

Mais voici ce que je veux que vous reteniez si vous ne retenez qu'une chose de ce post :

92 % des influenceurs et des journalistes préfèrent toujours les argumentaires par e-mail et la sensibilisation par rapport aux autres canaux .

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Ah, le terrain; le pilier de la ceinture à outils PR. Comme vous pouvez le voir, la préférence écrasante pour obtenir ce pitch devant les bons yeux est le courrier électronique.

Un argumentaire par e-mail bien rédigé et au bon moment - 61 % aiment les recevoir le matin, 30 % l'après-midi et 9 % le soir - peut offrir un rapport qualité-prix très efficace pour votre argent métaphorique (c'est un média gagné , après tout).

Ainsi, que vous vous adressiez à des journalistes, des influenceurs ou des entreprises locales, vous devez a) présenter la bonne manière et b) envoyer des présentations par e-mail.

Terrain. E-mail. Contrôlez votre récit.

Sensibilisation par e-mail dans les relations publiques

Le moyen le plus important de s'élever au-dessus des masses d'e-mails - nous en envoyons environ 269 milliards chaque jour - est de les rendre personnalisés et individuels. Personne ne veut répondre à un e-mail qui a été très clairement envoyé à des dizaines d'autres personnes également.

Des erreurs de débutant qui vous coûteront ? Inclure d'autres destinataires dans le champ CC : et envoyer un e-mail manquant totalement de personnalisation.

Pour lutter contre cela, n'envoyez jamais exactement le même e-mail à plus d'une personne et souvenez-vous de ces trois petits mots : recherche, recherche, recherche.

Pour trouver quelques cibles potentielles, effectuez une recherche Google sur un mot-clé ou un sujet correspondant, ou trouvez le contenu le plus populaire sur un sujet particulier avec un outil comme BuzzSumo. Ce sont les écrivains et les blogueurs que vous recherchez.

Ensuite, répondez à quelques questions à leur sujet : sur qui vous présentez-vous, sur quoi écrivent-ils habituellement, quel est leur succès le plus récent et pertinent que vous pourriez mentionner, avez-vous une connexion existante et, plus important encore, comment votre présentation leur sera-t- elle bénéfique et leurs lecteurs ? Découvrez tout ce que vous pouvez sur eux, leur travail, leurs lecteurs, leur publication, etc.

Plus vous en savez et incluez, mieux c'est.

L'emplacement parfait

Chaque bon pitch a au moins trois choses en commun : une accroche, un appel à l'action clair et une proposition de valeur irrésistible.

Le crochet

Votre crochet est l'angle que vous lancez. D'une manière générale, les présentations de relations publiques aux journalistes et aux influenceurs ont soit un piquet d'information - lié de manière significative à un sujet ou à une histoire d'actualité - soit un piquet temporel - lié à un anniversaire, une date ou un événement à venir.

Si vous avez une nouvelle forte et significative ou une référence temporelle, vous êtes à mi-chemin.

L'appel à l'action

Tout e-mail - ou page de destination ou publication sur les réseaux sociaux, ou autre - a une action spécifique que vous souhaitez que votre lecteur entreprenne. Un terrain n'est pas différent.

Que voulez-vous exactement que le destinataire fasse ? Contacter votre client, rechercher un changement réglementaire, publier une mise à jour, interviewer un PDG, évaluer un produit ou autre chose ?

Soyez clair et explicite sur ce que vous voulez que votre lecteur fasse.

Proposition de valeur

L'élément le plus important d'un argumentaire de relations publiques réussi est la proposition de valeur. C'est ici que vous expliquez clairement pourquoi ils devraient couvrir cette histoire, comment elle se connecte à un sujet ou à un problème plus large, et pourquoi cela profiterait à leurs lecteurs, à leurs abonnés et à leur publication.

Il doit s'agir d'eux, pas de vous. Un bon pitch doit être ou du moins donner l'impression que vous leur faites une faveur, et non l'inverse.

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Et rappelez-vous que ce n'est pas parce qu'un e-mail est froid qu'il ne peut pas être personnalisé.

Trucs et astuces

Au-delà de l'utilisation de la structure testée au combat ci-dessus, il existe quelques autres conseils recommandés par les professionnels des relations publiques pour vous donner un avantage encore plus important :

• Ne présentez pas une idée sur la livraison de produits biologiques à un journaliste spécialisé dans la technologie. Assurez-vous que votre histoire se synchronise avec son sujet habituel. Cela semble évident, mais vous seriez surpris du nombre de « pros » qui ne le font pas.
• Lien vers des statistiques, des données et des articles pertinents pour renforcer votre argumentaire.
• Lien vers les biographies des individus et des recherches ou données que vous mentionnez dans le pitch. Cela rend rapide, facile et pratique pour vos destinataires de creuser un peu plus profondément et de piquer leur intérêt.
• Dans la mesure du possible, faites de votre argumentaire un argumentaire exclusif . Offrez-le à quelqu'un d'autre uniquement si et quand il le transmet. Essayez de lui offrir quelque chose qui améliore une histoire qu'il écrit ou résout un point douloureux. J'ai récemment eu un échange où j'ai demandé un lien vers un outil de vérification des e-mails que j'ai récemment acquis pour être inclus dans l'un de leurs articles les plus performants sur la croissance des listes de diffusion.
• Ne tournez pas autour du pot. Allez droit au but, et allez-y rapidement. Tout le monde est occupé.
• Personnalisez chaque emplacement autant que vous le pouvez.
• Gardez la ligne d'objet courte et simple. Ambitieux? Testez différentes lignes d'objet pour vous concentrer sur les plus efficaces.
• En complément mais non en remplacement de votre campagne de relations publiques, pensez à utiliser Help a Reporter Out (HARO). Ce service met en relation journalistes et sources. Tant mieux pour eux et tant mieux pour vous.

Ne faites pas d'efforts et/ou ne faites pas d'erreurs flagrantes, et vous faites perdre le temps de tout le monde.

Automatiser? Oui, vous pouvez.

Une campagne « vaporisez et priez » – en envoyant le même e-mail à des dizaines ou des centaines de destinataires – ne fonctionnera pas. Ce ne sera tout simplement pas le cas.

Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas utiliser l'automatisation et intensifier vos efforts de sensibilisation.

Un modèle bien conçu avec de nombreuses possibilités de personnalisation via des champs de fusion et des balises fait tout. Vous pouvez automatiquement déposer des informations personnelles sur tout, des noms, des entreprises, des publications, des articles récents, etc., pour faire de votre modèle personnalisable la solution idéale pour plusieurs destinataires et plusieurs situations.

Automatisez vos interactions de base et initiales avec une solution à service complet comme Mailshake, mais assurez-vous de prendre manuellement les rênes une fois qu'ils ont pris le premier grignotage.

Comment? Avec une segmentation et une collecte basées sur l'action. À l'aide de Lead Catcher de Mailshake, par exemple, vous pouvez définir un déclencheur approprié pour déplacer les destinataires de votre liste automatisée vers une liste manuelle une fois qu'ils sont réchauffés et prêts à s'engager. Ce déclencheur peut être une réponse, ou un clic sur un lien, ou quoi que ce soit.

Contactez-le automatiquement, définissez vos critères de réponse et répondez en personne lorsque ce déclencheur est atteint.

Le meilleur des deux mondes.

Suivi

Vous avez déjà entendu ce conseil. Vous devez suivre.

70 % des chaînes d'e-mails de vente sans réponse s'arrêtent après l'e-mail n° 1. Sois différent. Soyez dans cette minorité de 30% et continuez à envoyer.

Pourquoi? Bref, parce que plus vous en envoyez, plus vous aurez de réponses : 30% de taux de réponse au premier mail, mais 21% au deuxième, 18% au troisième, jusqu'à 7% pour le dixième .

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Qu'il s'agisse d'un lancement de livre, d'une mise à jour de produit ou d'un nouveau service, les relations publiques travaillent avec votre marketing payant pour couvrir toutes les bases et atteindre tous les publics.

Les e-mails froids fonctionnent pour les ventes et le marketing, bien sûr.

Mais la sensibilisation des relations publiques est le frère le moins connu – mais non moins nécessaire et efficace. Alors pitchez par email. Soyez persuasif. Suivi.

Et contrôlez votre histoire.