Comptabilité 101 : Comment tenir des registres pour votre petite entreprise

Il est vrai que faire sa propre comptabilité peut être un vrai cauchemar.

Que vous démarriez une nouvelle entreprise ou que vous exploitiez une boutique en ligne depuis des années, apprendre à suivre vos dépenses et vos revenus peut sembler un énorme défi.

Tu n'es pas seul. Près des trois quarts des propriétaires de petites entreprises estiment qu'ils ne sont pas très bien informés en matière de tenue de livres et de comptabilité.

En plus de gérer votre entreprise, vous devez également gérer un compte d'actif, des déclarations de revenus, une rétrofacturation de carte de crédit, etc. Cela peut être déroutant et accablant si vous plongez pour la première fois. Mais ce n'est pas obligé.

Vous voulez devenir un pro de votre propre comptabilité ? Dans cet article, vous apprendrez tout sur la façon de commencer à tenir des livres pour une petite entreprise et comment vous pouvez devenir plus rentable aujourd'hui.

Qu'est-ce que la comptabilité ?

La comptabilité est le processus d'enregistrement et de gestion de toutes les transactions financières de votre entreprise, y compris les ventes, les achats et les paiements. Les comptables suivent tous les coûts et revenus, pour aider une entreprise à prendre des décisions financières éclairées.

L'objectif de la comptabilité est de vous montrer la situation financière globale de votre entreprise, d'équilibrer vos comptes et d'améliorer la gestion des flux de trésorerie de manière plus stratégique.

Les bases de la comptabilité

Dans la comptabilité d'entreprise, un compte est un enregistrement de toutes les écritures de débit et de crédit d'un certain type, telles que les comptes fournisseurs ou la paie.

Il existe cinq types de comptes de base :

• Actifs. Ressources ou choses de valeur détenues par une entreprise à la suite de ses transactions (par exemple, inventaire, comptes débiteurs).
• Passifs. Les obligations et les dettes d'une entreprise envers des fournisseurs, des banques, des prêteurs ou d'autres fournisseurs de biens et de services (par exemple, des prêts, des comptes créditeurs).
• Recettes ou revenu. Argent gagné par l'entreprise grâce aux ventes ou à la fourniture d'un service.
• Dépenses. Trésorerie qui sort de l'entreprise pour payer des actifs ou des services (par exemple, les services publics, les salaires).
• Équité. , La valeur restante de l'intérêt d'un propriétaire dans une entreprise, après soustraction de tous les passifs (par exemple, actions, bénéfices non répartis).

La comptabilité des petites entreprises commence par la configuration de chaque compte afin que vous puissiez enregistrer les transactions dans la catégorie appropriée. Cela constitue votre grand livre. Vous n'aurez probablement pas exactement les mêmes processus de comptabilité que le prochain magasin de commerce électronique, mais de nombreuses méthodes de comptabilité différentes sont courantes en fonction des besoins de votre entreprise.

Comment conserver vos livres

1. Maintenir et mettre à jour les dossiers financiers

La comptabilité implique de travailler avec des chiffres. La plupart du travail implique des mathématiques de base et de la comptabilité. Les détails dépendent du type d'entreprise que vous possédez, mais cela peut inclure des tâches telles que le règlement des comptes clients et des relevés bancaires, l'enregistrement des transactions financières, la facturation, la facturation et le suivi de la paie.

Vous vous occuperez également d'autres questions liées aux finances, notamment :

• Comptabilité fiscale pour la paie, le revenu, l'emploi et même les déductions fiscales pour les petites entreprises.
• Planification budgétaire pour aider l'entreprise à rester sur la bonne voie et à se développer.
• Préparer les états financiers (bilans, compte de résultat, flux de trésorerie et variations des capitaux propres) pour les parties prenantes.

La comptabilité nécessite une analyse minutieuse et un peu de savoir-faire juridique. Dans le cas où votre entreprise serait auditée, vous voulez vous assurer que vos dossiers sont en ordre et que les déductions sont légitimes.

2. Gardez une trace de ce que chacun fait (et dépense)

La comptabilité financière peut prendre beaucoup de temps. Vous devez vous assurer de l'exactitude de chaque transaction financière, de plus, vous devez équilibrer les livres chaque jour et suivre les paiements entrants et sortants des employés.

Cela signifie que pour maîtriser la tenue de livres et la comptabilité, vous devez avoir d'excellentes compétences en communication et en organisation. Un jour donné, vous devrez peut-être collecter les reçus des employés, gérer les frais de déplacement ou rembourser les frais aux personnes. La création d'un système pour les soumissions et les remboursements permet de s'assurer que vous ne manquez aucune transaction et que les dossiers restent à jour et exacts.

3. Utilisez les services de comptabilité pour améliorer les processus

Un bon logiciel de tenue de livres ou de comptabilité devrait faire partie de votre trousse d'outils de comptabilité pour petites entreprises. Avec l'essor de la comptabilité virtuelle et d'autres types de services de comptabilité en ligne, les propriétaires de petites entreprises doivent se tenir au courant des dernières technologies.

Avec de bons services ou logiciels de comptabilité, vous pouvez rationaliser la saisie des données, créer des rapports financiers détaillés, consolider les données et automatiser la tenue des registres. C'est également un moyen facile d'améliorer la précision dans votre entreprise et d'éliminer le temps passé à effectuer des tâches répétitives.

Comptabilité en partie double versus en partie simple

Dans la méthode de comptabilité en partie unique, les transactions commerciales sont enregistrées au fur et à mesure que vous effectuez des dépôts et payez des factures sur le compte de votre entreprise, comme la tenue d'un registre de chèques. Cette méthode fonctionne mieux pour les petites entreprises avec un petit nombre de transactions.

La comptabilité en partie double est destinée aux entreprises de toutes tailles et de toutes complexités. Dans cette méthode, lorsqu'une écriture est effectuée sur un compte, une écriture correspondante et opposée est effectuée sur un compte différent. Par exemple, si vous enregistrez un revenu de 100 $, vous ferez deux écritures : une écriture débitrice de 100 $ pour augmenter votre bilan de trésorerie et une écriture créditrice de 100 $ pour augmenter le compte de résultat « revenu ».

Comment maîtriser la comptabilité d'une petite entreprise

Comprendre et suivre vos données financières est un élément essentiel du financement des petites entreprises. C'est pourquoi, lorsque vous dirigez une entreprise, c'est quelque chose que vous devez apprendre en suivant des cours de comptabilité ou sous-traiter.

Heureusement, non seulement il est possible d'apprendre à gérer ses propres livres, mais il y a quelques avantages notables à s'y attaquer soi-même.

Nous avons discuté avec deux experts pour vous aider à maîtriser la gestion de vos finances par vous-même : Charlie Ashbourne, comptable interne chez Shopify, et Sheena Brady, responsable de la réussite des marchands pour Shopify Plus, qui dirige également une entreprise prospère, Tease Tea, et a construit un système pour gérer les livres de son entreprise.

Si vous débutez dans le suivi de vos comptes et que vous n'avez pas les moyens de payer une société de comptabilité ou un comptable indépendant, vous pouvez toujours apprendre les bases et gérer les choses par vous-même. Voici un aperçu spécifique de la comptabilité du commerce électronique d'un point de vue quotidien, mensuel, trimestriel et annuel.

Que faire au quotidien

Au quotidien, le seul aspect général de la comptabilité auquel vous devez penser est celui des reçus.

Gardez une trace écrite de tout ce qui se passe dans votre entreprise, ce qui peut signifier conserver le reçu de votre café-rencontre avec un nouveau fournisseur ou mettre en signet le reçu par e-mail pour votre dernière série de publicités numériques.

La raison pour laquelle il est si important de conserver ces registres est simple. Pour obtenir le plein avantage fiscal de réclamer des dépenses professionnelles légitimes, vous devez être en mesure de les soutenir.

« Si vous ne bénéficiez pas d'un soutien adéquat, vous pouvez vous voir refuser à la fois les crédits d'impôt et les dépenses déductibles, ce qui, si vous y avez réellement droit, peut être un gros coup au moment des impôts », explique Charlie.

Votre tâche de comptabilité quotidienne consiste donc à vous assurer que vous avez un plan pour suivre les reçus, les factures et les e-mails pertinents. Vous voulez que ces documents soient facilement accessibles afin que leur utilisation ne nécessite pas beaucoup de temps ou d'efforts.

Les reçus et les factures peuvent être conservés dans un dossier spécifié. Si vous avez tendance à recevoir des e-mails d'expéditeurs spécifiques (vos fournisseurs de logiciels, publicités numériques, etc.), vous pouvez configurer une règle simple dans votre boîte de réception pour les canaliser dans un dossier appelé "Reçus et factures".

Vous pouvez même créer un simple élément de liste de tâches pour gérer ce processus, ce que Sheena a fait pour Tease Teas.

"Chaque fois qu'une facture ou un reçu nous est envoyé par e-mail (95 % le sont aujourd'hui), je télécharge la pièce jointe sur Google Drive, dans un dossier de factures ventilé par mois. Cela signifie que j'ai rarement besoin d'imprimer, de classer ou de stocker ces informations, ce qui en soi me fait gagner beaucoup de temps. »

Que faire chaque semaine

La comptabilité ne devrait pas devenir une énorme tâche hebdomadaire sur votre liste de tâches. Il y a deux éléments clés à surveiller chaque semaine : votre état des flux de trésorerie et vos dépenses variables, surtout lorsqu'elles sont toutes nouvelles.

Faites attention à votre trésorerie

Avez-vous de l'argent à la banque, combien et qu'est-ce que cet argent doit couvrir ? C'est ce que vous cherchez quand il s'agit de flux de trésorerie.

« Outre les revenus et les dépenses, l'essentiel est de gérer votre trésorerie et votre trésorerie. Il y a généralement une idée fausse selon laquelle si vous avez un revenu d'un montant X, alors vous avez de l'argent de ce montant juste là, mais ce n'est pas nécessairement le cas », explique Charlie.

Au quotidien, vous devrez peut-être décider quand acheter quelque chose ou combien dépenser pour votre entreprise. Comprendre combien d'argent vous avez en main et ce que cet argent doit couvrir d'autre est un élément clé de la gestion de vos livres et de votre entreprise.

Vous voulez un système de comptabilité simple pour vous aider à planifier et analyser votre flux de trésorerie ? Cet article expliquant pourquoi les flux de trésorerie peuvent être encore plus importants que les bénéfices comprend une feuille de calcul pratique que vous pouvez utiliser.

Gardez un œil sur les dépenses nouvelles ou variables

La plupart du temps, surveiller et revoir vos dépenses peut être une tâche mensuelle. Mais si vous avez de nouvelles dépenses ou des dépenses variables, vous voudrez les surveiller de plus près pour vous assurer qu'elles correspondent aux attentes.

"Prenez l'exemple des dépenses de marketing : si vous avez récemment alloué un budget pour diffuser des publicités payantes et qu'il fluctue de jour en jour, vous devez le surveiller de plus près jusqu'à ce que vous soyez à l'aise avec le comportement", explique Charlie.

Après tout, s'il existe des moyens d'évaluer de nouvelles initiatives et dépenses avant la fin du mois, vous pouvez prendre des décisions plus rapides mais toujours éclairées.

Que faire mensuellement

Si vous travailliez avec un comptable interne ou à distance, vous seriez probablement en contact avec eux pour vérifier vos livres sur une base mensuelle. En tant que bricoleur, vous devriez faire un plan pour vous asseoir et consacrer du temps chaque mois à garder vos livres en ordre.

Obtenez un aperçu de l'entreprise

Sur une base mensuelle, vous devriez examiner votre entreprise dans son ensemble pour comprendre comment les choses se passent et avoir une idée de la situation dans son ensemble.

« À la fin du mois, vous voulez vous assurer que vous avez inscrit toutes vos dépenses, puis examiner vos ventes, vos dépenses, vos revenus et votre situation de trésorerie dans son ensemble », explique Charlie. "Vous voulez également vous assurer d'examiner tous les domaines clés de l'entreprise qui vous intéressent."

Utilisez des services ou des logiciels de comptabilité pour suivre les tendances que vous constatez d'un mois à l'autre et réfléchissez à la façon dont vous allez gérer le mois à venir d'un point de vue financier. Vous pouvez également accorder une attention particulière à tout nouveau projet, campagne ou changement opérationnel pour voir s'il a un impact sur vos ventes, vos dépenses ou les deux.

Gardez un œil sur les dépenses

Votre examen mensuel est un bon moment pour réfléchir de manière plus stratégique à la manière dont les dépenses s'intègrent dans votre entreprise.

« J'examine toujours attentivement les dépenses, même lorsque nous obtenons de bons résultats en matière de ventes », déclare Sheena. "Un indicateur de succès important dans les affaires est la rentabilité, et vous pouvez souvent créer des bénéfices inattendus en analysant vos dépenses et en trouvant de manière créative des moyens de les réduire.

Vous pouvez trouver différentes façons de réduire les coûts en examinant les remises des fournisseurs en fonction de votre historique de paiement, de vos commandes groupées ou de la précommande de certains produits.

"L'année dernière, j'ai regardé un accessoire de thé populaire que nous vendons et j'ai fait des recherches. J'ai demandé à notre fournisseur s'il y avait de la place pour une remise en fonction de notre historique et de ma connaissance du fabricant. Il a pu réduire notre coût unitaire et nous avons économisé plus de 5 000 $ l'an dernier sur cette seule demande.

Restez organisé

S'il y a un cliché fiscal et comptable auquel chaque entrepreneur peut s'identifier, c'est la "boîte à chaussures pleine de reçus". Le rêve, bien sûr, est de remettre cette boîte à chaussures à un CPA ou à l'un des nombreux services de comptabilité qui peuvent donner un sens à tout cela, mais il existe des moyens de s'attaquer à la boîte à chaussures tout seul.

Lors de votre examen mensuel, parcourez tous vos reçus stockés dans votre courrier électronique, votre fichier Google Drive ou, oui, votre boîte à chaussures. Triez-les en catégories de dépenses, à la fois pour rester organisé pour la saison des impôts et pour voir combien vous dépensez réellement en commandes d'inventaire par rapport à la publicité.

Ajustez en fonction de ce que vous devez savoir

Il n'y a pas deux entreprises identiques, et bien qu'il y ait des fondamentaux qui sont vrais pour chaque entreprise, votre combinaison unique de revenus et de dépenses peut conduire à un ensemble légèrement différent de besoins en comptabilité de celui des autres.

« J'avais l'habitude de réviser mes livres en fonction des commandes. Chaque commande qui arrivait, je m'assurais qu'elle était enregistrée et suivie avec un logiciel de comptabilité », explique Sheena. « Il s'avère que ce n'était pas nécessaire. Pour notre entreprise, tout ce qui importait pour nos avis était les ventes globales par mois.

Si vous enregistrez tout ce dont vous avez besoin à des fins fiscales et comptables et que vous obtenez les informations financières dont vous avez besoin pour prendre des décisions stratégiques concernant votre entreprise, vous pouvez choisir de rationaliser les processus qui ne sont essentiels à aucun de ces éléments.

Le meilleur logiciel de comptabilité pour les petites entreprises

Si vous cherchez des moyens de faciliter la tenue de livres en ligne, il existe un certain nombre d'outils à considérer, selon les besoins de votre entreprise :

1. A2X. Cette application publie automatiquement les ventes du magasin Shopify sur Xero ou QuickBooks et rapproche vos paiements afin que vous puissiez voir que tout a été comptabilisé correctement. A2X est approuvé par des centaines de grands cabinets comptables de commerce électronique.
2. Intégrations OneSaaS. OneSaas connecte les applications d'entreprise à travers la comptabilité, le commerce électronique, l'exécution, le CRM, la facturation et le marketing par e-mail. Vous pouvez facilement créer des flux de travail personnalisés et créer un système de comptabilité qui évolue avec votre entreprise.
3. Livres frais. Ce logiciel de comptabilité cloud vous aide à gérer les commandes Shopify dans FreshBooks en fonction de trois objets : les articles, les factures et les paiements. Il utilise également votre inventaire Shopify comme source de vérité pour toute la gestion des stocks, mettant à jour automatiquement les informations.
4. QuickBooks. Lorsque vous intégrez Shopfiy à QuickBooks, vos commandes, votre inventaire, vos clients et vos expéditions sont automatiquement mis à jour et précis. Vous pouvez utiliser QuickBooks pour publier des informations sur les commandes de commerce électronique sous forme d'écritures de journal par lots ou de publication granulaire au niveau de la commande, et vous synchroniser avec d'autres marchés de commerce électronique, tels qu'Etsy et Amazon.
5. Banc. Bench propose des services de comptabilité externalisés abordables pour votre boutique Shopify. L'application se synchronise directement avec vos comptes marchands et bancaires. Ensuite, une équipe de comptabilité virtuelle équilibre vos livres mensuels et prépare des rapports financiers.

"Lorsque vous choisissez le meilleur système de comptabilité, pensez à l'un des principaux systèmes de comptabilité cloud, tels que QuickBooks ou Zero", déclare Ellen Main d'A2X Accounting.

"Lorsque vous effectuez la comptabilité fiscale de votre entreprise Shopify, il ne suffit pas d'enregistrer les ventes. Vous devez payer tous les frais et taxes », ajoute Ellen. "Ce n'est pas une mince tâche sans l'aide d'une application, d'un connecteur ou d'une intégration.

Choisissez un logiciel de comptabilité qui publie des relevés résumés et attribue toutes vos ventes et tous vos frais à votre système de comptabilité. Cela garantira que, à mesure que votre entreprise évolue, vos livres seront toujours bien rangés et précis.

Comprendre la comptabilité des petites entreprises est la clé de la croissance

Que vous fassiez toute la comptabilité vous-même ou que vous décidiez qu'il est préférable d'embaucher un comptable certifié, comprendre comment l'argent circule dans votre entreprise est une bonne affaire.

"Il est essentiel de disposer de données appropriées et de savoir où vous vous trouvez, ce qui semble générer vos revenus et où vous pourriez réduire certains coûts", déclare Charlie. "Avoir des données solides en matière de comptabilité pour les startups vous place dans une meilleure position pour réussir à l'avenir."

Même si vous avez peu d'expérience en tenue de livres, vous avez maintenant une connaissance directe de toutes vos données financières et y avez accès, ce qui vous place en position de force pour prendre des décisions éclairées sur l'avenir de votre entreprise. Et bien qu'il soit utile d'obtenir de l'aide et des conseils d'experts en comptabilité, assurez-vous de ne jamais perdre la solide compréhension de vos chiffres, peu importe qui vous gérez au jour le jour.