Qu'est-ce qu'un rapport budgétaire ? Objectif, composants et avantages

Que vous dirigiez une entreprise ou un projet, vous allez devoir gérer un budget. Un budget est le plan de dépenses que vous prévoyez en utilisant des estimations de revenus et de dépenses. Pour vous assurer que vous respectez ce budget de fonctionnement toujours plus important, vous rédigerez un rapport budgétaire régulier et ferez référence aux états financiers.

Un rapport budgétaire est un outil nécessaire pour gérer vos finances et assurer la viabilité de votre entreprise ou de votre projet. Pour éviter un gouffre financier potentiel, apprenez ce qu'est un rapport budgétaire, à quoi il sert et de quoi il est composé. Nous vous expliquerons les nombreux avantages de l'utilisation d'un rapport budgétaire et vous montrerons comment en créer un avec un logiciel de gestion de projet.

Qu'est-ce qu'un rapport budgétaire ?

Un rapport budgétaire est une image financière d'une entreprise ou d'un projet sur une période de temps spécifique. Il recueille des données relatives aux dépenses réelles et les compare à ce qui a été projeté pour cette période en termes de budget.

Cela signifie qu'un rapport budgétaire permet de déterminer si vous dépensez en fonction de votre budget ou si vous le dépassez ou si vous le dépassez. Le rapport budgétaire comporte au moins deux colonnes : une pour les dépenses prévues qui ont été budgétisées pour la période de rapport et une pour les dépenses réelles pour cette période.

Lors de la génération d'un rapport budgétaire, il est important que vous utilisiez un outil qui recueille des données en temps réel pour vous donner la vue la plus précise de vos dépenses réelles au cours de cette période. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé avec des rapports en temps réel. Nous vous expliquerons comment créer un rapport budgétaire plus tard, mais si vous souhaitez obtenir une vue d'ensemble de vos dépenses à tout moment, utilisez notre tableau de bord en direct. Contrairement aux outils légers, notre tableau de bord ne nécessite aucune configuration fastidieuse. Il est prêt à vous montrer les coûts réels quand vous voulez les voir. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

À quoi sert un rapport budgétaire ?

L'objectif principal d'un rapport budgétaire est de compiler des données sur le montant que vous dépensez pour votre entreprise ou votre projet sur une période spécifique. Ces informations sont cruciales pour gérer une entreprise ou un projet réussi ; vous ne pouvez pas dépenser à l'aveuglette et vous attendre à rester en affaires ou à mener à bien un projet.

Pouvoir contrôler correctement les dépenses est ce qui maintient une entreprise à flot. C'est particulièrement vrai lorsque les économies traversent de bons et de mauvais moments. Une entreprise ne peut pas ignorer le paysage économique et s'attendre à survivre. Au contraire, des rapports budgétaires réguliers vous aident à faire avancer votre entreprise dans les eaux agitées de l'industrie.

Un autre objectif de l'exécution d'un rapport budgétaire est de définir des attentes et des paramètres clairs pour vos équipes. Il est plus probable qu'ils dépenseront en fonction du budget s'ils comprennent ce qu'est ce budget et l'impact de leurs dépenses sur celui-ci. Ce type de compétence financière conduit à des dépenses plus efficaces.

Un budget est également la meilleure estimation de ce qu'une entreprise ou un projet va dépenser. L'exactitude est basée sur la recherche et les données historiques. Vos rapports budgétaires peuvent donc être archivés et consultés lors de la planification des budgets futurs pour faire une meilleure estimation de vos coûts et dépenses.

Composants d'un rapport budgétaire

Un rapport budgétaire peut inclure différentes colonnes selon l'entreprise ou le projet. Souvent, le rapport budgétaire fait partie d'un rapport d'état plus large qui capture un ensemble plus large de points de données. Cela peut aider à mettre les coûts en contexte et à mieux comprendre non seulement ce qui a été dépensé, mais aussi pourquoi.

Mais si vous deviez résumer un rapport budgétaire à ses éléments essentiels, il révélerait ces quatre composantes : les coûts réels, les coûts prévus, le budget et le budget restant. Tout rapport budgétaire que vous créez doit inclure ces quatre composants. Examinons de plus près ces quatre parties d'un rapport budgétaire de base.

Coûts réels

Les coûts réels dans un rapport budgétaire sont les dépenses totales que l'entreprise ou le projet a dépensées au cours du temps indiqué dans le rapport. Il est important de comprendre qu'une prévision ou un budget essaie d'être précis, mais qu'il n'est jamais tout à fait exact. Il y a presque toujours des dépenses imprévues, des coûts, etc., qui auront un impact sur votre budget. Les coûts réels vous donnent donc des données précises sur le montant que vous avez dépensé afin que vous puissiez le comparer à ce que vous pensiez dépenser au cours de cette période.

Coûts prévus

Les coûts planifiés sont ceux que vous prévoyez pour l'entreprise sur une période de temps spécifique ou pour une période d'un projet plus long. Il s'agit de coûts estimatifs basés sur un budget et un échéancier prédéterminés. Certains de ces coûts comprennent les matières premières, les coûts de main-d'œuvre et les frais généraux, tels que les services publics.

Budget

Le budget est un plan financier utilisé par une entreprise ou un projet pour illustrer l'argent nécessaire pour fonctionner sur une période ou pour qu'un projet livre avec succès son produit ou service. Il montre combien d'argent est nécessaire et le temps pendant lequel cet argent doit être dépensé pour poursuivre les opérations d'une entreprise ou exécuter l'objectif d'un projet.

Budget qui reste

Enfin, le budget restant est ce qu'il vous reste en termes de budget global après les dépenses de la période rapportée. Il montre combien d'argent il vous reste pour continuer à exploiter votre entreprise ou réaliser votre projet. Cela devrait suffire, mais si vous avez dépensé trop pendant la période indiquée, vous devrez alors tenir compte du temps, de la portée ou des coûts de votre entreprise ou de votre projet pour vous remettre sur la bonne voie.

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5 avantages des rapports budgétaires

Nous avons déjà discuté de l'objectif d'un rapport budgétaire, mais il y a aussi des avantages. Naturellement, l'objectif fait partie des avantages, mais un rapport budgétaire est si important qu'il vaut la peine de rappeler l'importance de l'utiliser lors de la gestion d'une entreprise ou d'un projet.

1. Identifie les menaces

L'un des avantages est que le rapport budgétaire est en mesure de vous montrer les menaces possibles qui peuvent avoir un impact négatif sur votre entreprise ou votre projet. Par conséquent, vous avez le temps de leur répondre avant qu'ils ne puissent faire dérailler votre travail. Si vous voyez qu'il y a des problèmes, vous pouvez modifier votre calendrier ou la portée de vos travaux pour respecter le budget et rester sur la bonne voie.

2. Informe les estimations futures

L'archivage des rapports budgétaires, comme indiqué ci-dessus, peut être utile lors de la planification de votre prochain budget ou projet, car ils fournissent un enregistrement historique qui peut éclairer vos estimations à l'avenir. Cela peut aider les entreprises à identifier la croissance ou à déterminer la viabilité ou la faiblesse d'un futur projet.

3. Surveille les performances

En termes d'environnement commercial actuel ou de projet en cours que vous gérez, un rapport budgétaire vous aide à surveiller les performances. C'est également utile pour mieux déployer les fonds et identifier où il y a du gaspillage qui peut ensuite être réduit pour faire fructifier votre argent.

4. Établit la responsabilité

Un autre avantage de l'utilisation d'un rapport budgétaire est la responsabilité. Le budget peut être créé par la direction, mais ce sont les travailleurs d'une entreprise et les équipes qui exécutent les projets qui dépensent cet argent. Qu'il s'agisse de leur travail ou des ressources qu'ils emploient pour faire leur travail, le fait d'avoir des rapports budgétaires réguliers leur permet de savoir s'ils travaillent efficacement ou s'ils doivent être plus prudents.

5. Décrit la position de liquidité

Il y a aussi des informations qu'un rapport budgétaire donne sur la position de liquidité d'une entreprise. C'est-à-dire combien d'argent liquide est disponible. Cela informe le budget de trésorerie, qui permet à une entreprise de savoir si elle dispose de suffisamment de liquidités pour faire face aux entrées et sorties requises par ses besoins opérationnels. Il joue un rôle dans la prise de décision plus large d'une entreprise, offrant des informations sur sa position débitrice et son rétablissement futur, identifiant si une entreprise peut honorer ses obligations et offrant des informations utiles aux investisseurs.

Comment faire un rapport budgétaire avec ProjectManager

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous permet de créer des rapports en temps réel personnalisables afin qu'ils ne vous montrent que ce que vous voulez voir. Une fois qu'un rapport est généré, vous pouvez ensuite le partager sur plusieurs formats et le distribuer à vos parties prenantes pour les tenir informés du budget. Voici une procédure pas à pas pour créer un rapport d'état, qui comprend des informations sur votre budget.

Commencez par définir une ligne de base

Utilisez nos diagrammes de Gantt robustes pour planifier et programmer votre travail. Vous pouvez organiser vos tâches, vos ressources et vos coûts. Cartographiez votre travail sur une chronologie pour voir tout ce que vous avez à faire au même endroit, puis définissez la ligne de base. Cela capture votre effort prévu afin que vous puissiez le comparer à votre effort réel lorsque vous générez un rapport d'état.

Cliquez sur l'icône de rapport

Maintenant, lorsque vous êtes prêt à générer un rapport, localisez et cliquez sur l'icône des rapports, qui ressemble à un presse-papiers avec du papier ligné dessus. De là, vous serez redirigé vers la page de rapport. Sur le côté gauche se trouve une liste de tous les rapports que vous pouvez créer. Il y a un rapport de portefeuille, un rapport d'état, un plan de projet, des tâches, des feuilles de temps, la disponibilité, la charge de travail et la variance.

Sélectionnez le rapport sur l'état du projet

Lorsque vous choisissez le rapport sur l'état du projet, il y aura un filtre sur le côté droit. À partir de là, sélectionnez le titre, l'état du projet et les colonnes que vous souhaitez inclure dans le rapport. Cochez simplement ceux pour lesquels vous souhaitez faire rapport. Par exemple, vous pouvez sélectionner une option de budget. Si vous choisissez la santé, vous verrez les coûts et la charge de travail.

Vous pouvez ensuite afficher le rapport dans votre navigateur Web ou cliquer sur PDF ou Excel pour le télécharger et le partager avec vos parties prenantes. Le rapport affichera ensuite le coût prévu, le coût prévu des ressources, le pourcentage d'achèvement et bien plus encore.

Les rapports personnalisables ne sont qu'une partie de ce que propose notre logiciel. Nous avons les outils dont vous avez besoin pour travailler avec des équipes interfonctionnelles. Nos multiples vues de projet signifient que ce qui est prévu sur le diagramme de Gantt peut être partagé sur des tableaux Kanban, des vues de liste et de calendrier. Toutes les données sont mises à jour en temps réel pour que tout le monde travaille sur la même page. Il existe également des fonctionnalités de gestion des tâches, de gestion des risques et de gestion des ressources pour vous permettre de rester productif et de respecter votre budget.

ProjectManager est un logiciel primé qui permet aux équipes de planifier, gérer et suivre leur travail en temps réel. Nos puissants outils de création de rapports vous aident à respecter votre calendrier et votre budget. Rejoignez les équipes d'Avis, Nestlé et Siemens qui utilisent notre logiciel pour réussir. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.