Le processus de budgétisation dans la gestion d'entreprise et de projet

Il y a une chose que toutes les entreprises ont en commun avec la gestion de projet : l'argent. Sans financement et sans processus de budgétisation approprié, les projets de n'importe quelle industrie s'arrêtent. La budgétisation est la façon dont ces fonds sont dépensés.

Mais d'abord, définissons ce qu'est un budget et explorons les types de budgets et les méthodes pour établir un budget. En comprenant le processus de budgétisation pour la gestion d'entreprise et de projet, il est plus facile de comprendre comment établir un budget pour votre entreprise ou votre projet.

Qu'est-ce qu'un budget ?

Un budget est une estimation des revenus et des dépenses qui se produisent sur une période de temps. C'est un document vivant qui est revu et révisé périodiquement. Toute entreprise qui dépense de l'argent utilisera un budget pour gérer ses coûts, qu'il s'agisse d'une entreprise, d'un projet, d'une agence gouvernementale ou même d'un ménage personnel.

Une autre façon de voir un budget est comme un plan financier. Il planifie vos dépenses sur une période précise. L'utilisation d'un budget est essentielle pour entreprendre avec succès toute entreprise financière. C'est pourquoi il existe des budgets d'entreprise, des budgets de projet et des budgets créés par le gouvernement pour soutenir divers services.

Un processus budgétaire décrit les ressources nécessaires à la gestion d'une entreprise ou d'un projet, mais ce n'est pas tout ce qu'un budget peut faire. C'est un outil pour fixer des objectifs sur le trimestre ou l'année, mesurer les résultats et planifier les imprévus. Que vous dirigiez une entreprise ou gériez un projet, un logiciel de gestion de projet peut vous aider à planifier, gérer et suivre votre budget.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé avec des diagrammes de Gantt robustes qui vous aident à gérer les ressources et les coûts en temps réel. Vous pouvez organiser vos tâches et associer des ressources et des coûts à chacune. Liez les dépendances pour éviter des retards coûteux et filtrez même le chemin critique pour savoir quelles tâches sont essentielles à la réussite du projet. Une fois que vous avez défini une base de référence, vous pouvez ensuite suivre vos coûts planifiés par rapport aux coûts réels en temps réel. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Types de budget

Étant donné que les budgets peuvent s'appliquer à tant d'entités diverses, il n'est pas surprenant qu'il existe de nombreux types de budgets différents. Chacun de ces budgets aide à orienter les dépenses tout au long de l'année afin que vous ne dépensiez pas trop. Ils sont cruciaux pour prendre des décisions financières importantes, mais ils diffèrent en fonction des divers besoins de l'entreprise et du projet.

Budget du projet

Un budget de projet est utilisé pour estimer les coûts d'un projet. Il est créé par le chef de projet et utilisé pour suivre les coûts tout au long de la phase d'exécution du projet et effectuer les ajustements qui maintiendront le projet sur la bonne voie financièrement. Le budget du projet décompose les coûts des tâches individuelles et les ressources nécessaires pour les réaliser.

Budget principal

Comme son nom l'indique, le budget principal est composé de tous les budgets individuels, tels que les ventes, la production, etc., qui sont utilisés dans une entreprise. Ceci est fait pour fournir une image financière complète de l'entreprise et montrer comment les revenus et dépenses particuliers s'intègrent dans l'entreprise. Un budget principal est plus courant dans les grandes entreprises, bien qu'une petite entreprise puisse les utiliser pour examiner les finances par catégorie ou par département.

Budget opérationnel

Un budget de fonctionnement répertorie toutes les dépenses et les revenus qu'une entreprise estime pour ses opérations mensuelles ou annuelles. C'est une façon de comprendre combien d'argent vous avez besoin pour bien exploiter votre entreprise. Le budget de fonctionnement est composé de charges fixes et de charges variables, de produits et de dépenses imprévues. Il s'agit d'une combinaison de budgets de vente et de production, de matériaux directs, de main-d'œuvre et de frais généraux et administratifs.

En relation: Modèle de budget de fonctionnement gratuit pour Excel

Le budget des ventes

Le budget des ventes consiste à estimer les revenus que vous prévoyez de générer à partir des ventes et des dépenses sur une période de temps. En créant un budget de vente, vous pouvez planifier vos dépenses et les ajuster au besoin. Plus votre budget de vente est précis, mieux vous pouvez vous assurer que vous disposez des matériaux et des stocks nécessaires pour répondre à la demande des clients.

Budget financier

Un budget financier est utilisé pour déterminer la somme d'argent dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs à court et à long terme. Pour ce faire, il examine vos actifs, vos passifs et vos capitaux propres. Lorsque cela est fait, vous avez un aperçu de la santé de votre entreprise et si elle est stable. Un budget financier est souvent utilisé lorsqu'une entreprise recherche un financement ou se positionne pour une introduction en bourse (IPO).

Budget de trésorerie

Connaître l'argent qui entre et sort de votre entreprise sur une période donnée est important, et un budget de trésorerie permet de prévoir ce flux de trésorerie. Connaître votre trésorerie est essentiel pour prendre des décisions financières importantes, mais cela aide également à détecter les problèmes et à éviter les dépenses excessives. Idéalement, vous voulez vous assurer qu'il y a suffisamment d'argent entrant pour couvrir l'argent sortant de votre entreprise. Un flux de trésorerie négatif, c'est quand vous n'avez pas assez d'argent pour couvrir les dépenses compensatoires.

Méthodes de budgétisation

Les méthodes de budgétisation sont la façon dont vous mettez en œuvre un processus de budgétisation. Tout comme il existe de nombreux types de budgets, il existe de nombreuses méthodes de budgétisation. Et, comme pour les types de budgets, il n'y a pas un seul bon choix. Vous devez prendre cette décision en fonction de vos habitudes de dépenses et de votre planification stratégique. Voici quatre méthodes de budgétisation pour vous aider à démarrer.

Budgétisation à base zéro

La budgétisation à base zéro est simplement le revenu moins les dépenses égal à zéro. C'est l'une des méthodes de budgétisation les plus courantes et part de l'hypothèse que tous les budgets sont nuls et sont reconstruits à partir de zéro. Cela crée un budget très serré et évite toute dépense qui n'est pas nécessaire au succès d'une entreprise. Il s'agit d'une méthode de budgétisation ascendante utilisée pour limiter les coûts, mais elle prend du temps.

Budgétisation incrémentale

Un budget supplémentaire fonctionne en utilisant les chiffres réels de l'année précédente et en ajoutant ou en soustrayant un pourcentage pour déterminer le budget de l'année en cours. Il s'agit d'une méthode de budgétisation très courante, car elle est simple et s'utilise de préférence lorsque les inducteurs de coûts principaux restent inchangés d'une année sur l'autre. Mais cela peut perpétuer les inefficacités, entraîner un relâchement budgétaire et ignorer les moteurs externes de l'activité et de la performance.

Budgétisation basée sur les activités

La budgétisation basée sur les activités est une approche descendante. Il détermine la quantité d'intrants nécessaires pour prendre en charge les extrants définis par l'entreprise. Les activités qui engendrent des coûts sont enregistrées, analysées et recherchées. Il s'agit d'une méthode de budgétisation rigoureuse qui aide à réduire les coûts de production tout en augmentant l'efficacité de la production et détermine comment rendre les produits plus économiques.

Budgétisation de la proposition de valeur

Lorsque vous utilisez la budgétisation de la proposition de valeur, vous vous demanderez pourquoi cela est inclus dans le budget, crée-t-il de la valeur pour le client, le personnel ou les parties prenantes et la valeur de cet élément est-elle supérieure à son coût ? Si ce n'est pas le cas, quelle est votre justification du coût ? Poser ces questions garantit que tout dans votre budget offre de la valeur à vos clients.

Comment établir un budget pour un projet ou une entreprise en 6 étapes simples

Un processus de budgétisation commence par l'élaboration du budget. Que vous gériez une entreprise ou un projet, voici les six étapes à suivre pour créer un budget.

1. Choisissez une approche budgétaire

Comme illustré ci-dessus, il existe de nombreuses approches pour établir un budget. Le processus de budgétisation qui vous convient est la première étape dans la définition du budget de votre entreprise ou de votre projet. Examinez votre situation financière actuelle et quelles sont vos priorités et choisissez une approche budgétaire qui correspond à vos objectifs financiers.

2. Définissez l'objectif de votre budget

Encore une fois, il existe diverses raisons pour établir un budget, comme un budget de vente, un budget de fonctionnement, etc. Avant de commencer, vous devez savoir quel type de budget vous faites. Cela vous guidera tout au long du processus de budgétisation.

3. Élaborez un plan d'action

Maintenant que vous avez une méthode et un objectif, il est temps de créer un plan d'action, c'est-à-dire les étapes qui vous mèneront à un budget complet. Vous voudrez définir la portée, comme les objectifs et les livrables prévus. Ensuite, vous voudrez mettre cela sur un calendrier pour suivre votre budget sur une période spécifique.

4. Estimer les coûts fixes et variables

Premièrement, les coûts fixes sont ceux qui ne changent pas, tels que votre loyer, les factures de services publics, la masse salariale, les assurances, les intérêts sur les prêts, les taxes foncières, etc. Les coûts variables sont ceux qui peuvent changer, tels que les matières premières, la main-d'œuvre, les commissions de vente. , expédition, etc. Ensemble, ces éléments représenteront une grande partie de votre budget.

5. Estimation des revenus attendus

Le chiffre d'affaires attendu est le montant d'argent qu'une entreprise estime générer à partir des ventes. Cela peut être aussi simple que le nombre d'unités vendues multiplié par la quantité vendue. Mais les revenus ne tiennent pas compte des coûts et des dépenses. Utilisez des données historiques et des études de marché pour estimer ce que vous prévoyez gagner au cours de la période budgétaire.

6. Créer un fonds de prévoyance

Comme vous pouvez le voir, tous ces chiffres sont des estimations. Ils doivent être aussi précis que possible et basés sur des recherches et des données, mais ils ne sont pas acquis. C'est pourquoi il est si important d'avoir un fonds de réserve lors de la création d'un budget. C'est une somme d'argent mise de côté pour compenser l'imprécision inhérente à l'estimation des coûts et des revenus dans un budget ainsi qu'à la couverture des risques.

Comment ProjectManager aide avec le processus de budgétisation

ProjectManager est un logiciel primé qui facilite le processus de budgétisation. Lorsque vous démarrez un projet en important un fichier Excel ou Microsoft Project ou en utilisant l'un de nos modèles spécifiques à l'industrie, vous pouvez définir le budget du projet. Nous avons montré comment vous pouvez planifier votre budget sur des diagrammes de Gantt qui organisent vos tâches et leurs ressources et coûts associés. Mais vous pouvez faire beaucoup plus pour gérer et suivre vos coûts tout au long du cycle de vie du projet.

Surveillez les coûts avec des tableaux de bord en temps réel

Le processus de budgétisation ne se limite pas à la planification, mais doit également surveiller et modifier afin d'éviter les dépenses excessives. Grâce à nos tableaux de bord en temps réel, vous pouvez avoir un aperçu de haut niveau de vos coûts ainsi que d'autres mesures qui peuvent vous alerter des problèmes afin que vous puissiez les résoudre rapidement. Notre tableau de bord en direct collecte automatiquement des données en temps réel et les affiche dans des graphiques et des tableaux faciles à lire. Contrairement aux logiciels légers, aucune configuration longue n'est nécessaire pour configurer notre tableau de bord. C'est prêt quand vous l'êtes.

Utiliser les feuilles de temps et le tableau de charge de travail pour suivre les ressources

Les ressources sont tout ce que vous utilisez pour faire votre travail, de la main-d'œuvre aux matériaux et tout le reste. Il est important de suivre vos ressources pour respecter votre budget, et notre outil dispose de fonctionnalités de gestion des ressources qui vous facilitent la tâche. Lorsque vous intégrez l'équipe, vous pouvez ajouter leur disponibilité, y compris les prises de force, les vacances et les jours fériés mondiaux, ce qui facilite leur affectation. Nos feuilles de temps sécurisées rationalisent la paie et vous permettent de voir où en est chaque membre de l'équipe en termes d'exécution de ses tâches afin que vous puissiez voir s'il respecte le calendrier. Il existe également un tableau de charge de travail à code couleur qui indique si quelqu'un est surutilisé. Vous pouvez équilibrer les charges de travail directement à partir du graphique pour les faire fonctionner à pleine capacité sans les frais d'heures supplémentaires.

Nos fonctionnalités de gestion des ressources vous aident à respecter votre budget, tout comme nos outils de gestion des tâches et des risques. Si votre équipe prend du retard, cela signifie que de l'argent supplémentaire et des problèmes peuvent détourner votre projet et avoir un impact négatif sur le budget. L'utilisation de nos fonctionnalités de création de rapports vous permet d'approfondir les données au-delà du tableau de bord et de suivre l'état du projet, les écarts, etc. Tous les rapports sont personnalisables pour filtrer uniquement les informations que vous souhaitez voir et peuvent être facilement partagés avec les parties prenantes, qui ont un intérêt direct dans votre projet.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui aide à planifier, gérer et suivre les budgets en temps réel. Notre plate-forme collaborative vous permet de partager des fichiers, des commentaires et plus encore, en connectant tout le monde, qu'ils se trouvent dans le bureau voisin ou à un autre endroit. Rejoignez les équipes d'Avis, Nestlé et Siemens qui utilisent notre logiciel pour réussir. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.