Construire des plateformes de communication interne pour les entreprises : le quoi et le comment

Dans cet article, nous expliquons comment créer une plate-forme de connectivité d'entreprise. Qu'est-ce qu'une plate-forme de connectivité et comment devez-vous procéder pour en créer une ? Lisez la suite pour obtenir des informations sur ce sujet et faites défiler vers le bas pour obtenir une estimation du coût de développement d'un site Web de communication interne .

Contenu:

1. Qu'est-ce qu'un logiciel de communication interne ?
2. Comment faire un logiciel de communication interne
3. Fonctionnalités pour une application mobile ou un site Web de communication interne
4. Coût pour créer une plate-forme de connectivité d'entreprise

Qu'est-ce qu'un logiciel de communication interne ?

Grande ou petite, chaque entreprise a besoin d'un système de communication interne. Une communication interne efficace à tous les niveaux fait partie intégrante de l'amélioration des performances et des résultats. Un logiciel de communication interne peut :

• rendre les employés plus impliqués dans le succès de l'entreprise
• coordonner les tâches entre les employés et les services
• surveiller et modérer efficacement les employés qui travaillent à distance
• fournir aux employés un réseau de soutien rapide

Selon le type d'entreprise, sa taille et le créneau dans lequel elle opère, les exigences d'un système de communication seront différentes. Cependant, la communication est la clé de la productivité dans toute entreprise.

Lorsqu'il s'agit de communication interne, la plupart des petites et moyennes entreprises utilisent deux types de technologies : les e-mails pour les annonces à l'échelle de l'entreprise et les applications de messagerie instantanée et les forums de discussion pour les problèmes plus urgents.

Mais les logiciels de communication d'entreprise ne se limitent pas à la messagerie électronique et aux messageries, et certains types de logiciels de communication offrent des fonctionnalités que les applications de messagerie électronique ou de messagerie instantanée ne peuvent pas offrir.

1. Intranet

L'intranet est l'un des plus anciens outils de communication d'entreprise. Fondamentalement, il s'agit d'un réseau fermé auquel seuls ceux qui travaillent pour l'entreprise ont accès. En tant que solution à accès limité, un intranet permet de stocker et de partager des données et des fichiers sensibles, ce qui est fortement déconseillé en ce qui concerne les e-mails et les messageries.

Cependant, la sécurité des données reste une préoccupation avec les intranets, car ils peuvent stocker de nombreuses données qui pourraient nuire à une entreprise si l'intranet était piraté. De plus, la plupart des solutions intranet ne sont pas très faciles à naviguer et pour créer un système de type catalogue, un spécialiste peut être nécessaire.

2. Affichage numérique

La signalisation numérique comprend des écrans où les annonces à l'échelle du bureau peuvent être affichées pour que tout le monde puisse les voir. Cette méthode de communication interne est utile pour les annonces urgentes dans les entreprises où la totalité ou la majorité des employés travaillent dans le bureau et le bureau lui-même est assez grand. Bien que vous ne sachiez jamais quand chaque employé ouvrira un e-mail à l'échelle de l'entreprise, il est probable que tout le monde verra une annonce en même temps lorsqu'elle sera affichée sur un écran au milieu de la salle.

D'autre part, l'affichage numérique est un outil de communication unilatéral, permettant à la direction de faire des annonces à l'échelle de l'entreprise. Il n'est pas adapté à la collaboration ou à la communication entre les employés et les équipes. C'est aussi un outil strictement au bureau.

3. Outils de chat vidéo

Il s'agit d'un autre type d'outil à usage unique, destiné au streaming et/ou à la communication par vidéo. Outre le cas d'utilisation évident des appels vidéo, ce type de logiciel peut être utilisé pour diffuser des flux de conférences, de réunions importantes et d'autres événements. Connectés à des outils d'affichage dynamique, les flux vidéo peuvent être affichés sur les écrans du bureau.

4. Outils collaboratifs

Dans cet article, nous utilisons le terme outils de collaboration pour désigner un logiciel basé sur le cloud qui permet plusieurs utilisateurs simultanés. Google Docs et Google Sheets viennent à l'esprit en premier, mais bien sûr, il y a d'autres exemples. Office 365 permet l'édition collaborative, et parmi les concepteurs UI/UX, Figma gagne en popularité à une vitesse étonnante. Avec un logiciel basé sur le cloud, le travail est accessible de n'importe où et à tout moment, ce qui permet de travailler avec du personnel distant partout dans le monde.

5. Réseaux sociaux des employés

La dernière tendance en matière de solutions de connectivité d'entreprise concerne les réseaux sociaux d'employés centrés sur le travail (ESN). Soyons réalistes : la majorité des personnes âgées de 18 à 65 ans et plus utilisent les réseaux sociaux pendant leur temps libre (et parfois moins). L'émergence des ESN n'était qu'une question de temps.

Les réseaux sociaux des employés sont des plaques tournantes de l'activité des employés : vous pouvez les utiliser pour des annonces, des sondages, des collaborations, pour reconnaître des employés éminents, etc. De plus, ces réseaux peuvent être utilisés pour des choses en dehors du travail, par exemple pour permettre aux employés de se connaître chacun. mieux et exprimer leur créativité et coordonner les affaires de bureau qui pourraient sembler insuffisamment importantes pour l'intranet ou les outils de signalétique.

L'un des services les plus populaires de ce type est Workplace , un réseau social d'employés appartenant à Facebook. Workplace est essentiellement un Facebook pour les entreprises, et une interface familière est l'une de ses fonctionnalités les plus gagnantes. Parce qu'il s'agit de l'un des acteurs les plus importants de l'industrie, nous ferons de Workplace une sorte d'étude de cas et la base de nos recherches sur le développement de logiciels de communication interne.

Comment faire un logiciel de communication interne

Tout d'abord, il est important de décider si vous souhaitez développer une plate-forme de connectivité d'entreprise telle que Workplace uniquement pour votre propre entreprise ou l'offrir en tant que produit Software as a Service (SaaS). Il est important de décider de cela avant de commencer le développement, car certaines choses ne seront pas aussi critiques dans le logiciel de communication interne pour votre propre entreprise qu'elles le seront dans le logiciel que vous créez pour la vente. Par exemple, vous n'avez pas besoin de monétiser un logiciel conçu pour être utilisé uniquement par votre entreprise.

Workplace lui-même était à l'origine un logiciel interne utilisé par les employés de Facebook. Ce n'est que plus tard qu'il a été lancé pour que d'autres entreprises l'utilisent. Voici notre point de vue sur la création d'une plate-forme de communication interne à offrir en tant que service à des tiers.

Au stade de l'analyse commerciale du développement d'un logiciel de communication interne, vous et/ou votre équipe de développement devez étudier en profondeur la situation du marché. Selon le modèle de cycle de vie de développement logiciel que vous ou votre entreprise d'externalisation utilisez, les processus varieront, mais la recherche fait partie intégrante de tout modèle.

La recherche sur le marché des plateformes de communication d'entreprise vous aidera à répondre à un certain nombre de questions importantes.

1. Créez-vous une application mobile, une plate-forme Web ou les deux ? En règle générale, les plates-formes de communication numérique pour les entreprises sont conçues pour les ordinateurs de bureau et, le plus souvent, elles sont basées sur le Web. Cependant, le développement d'applications d'engagement des employés axée sur le mobile devient de plus en plus populaire chaque année. Dans tous les cas, même une solution Web doit être adaptée aux mobiles de nos jours.

2. Quel est votre créneau ? Tout peut définir une niche, de l'emplacement géographique à une étendue spécifique de fonctionnalités pertinentes uniquement pour un type d'entreprise spécifique.

3. Avez-vous des concurrents dans votre créneau ? Si vous le faites, analysez le fonctionnement de leurs produits, quels sont leurs avantages et inconvénients et comment vous pouvez rivaliser.

4. Quelle valeur unique votre plateforme offre-t-elle à ses utilisateurs ? Qu'est-ce que votre plate-forme offre qui la distingue des autres ?

5. Quelle est la personnalité de l'utilisateur pour votre plate-forme ? Un user persona est un portrait de votre utilisateur cible principal. Si vous essayez de construire une plate-forme de communication comme Workplace, c'est-à-dire une plate-forme pour les entreprises et non pour les particuliers, votre persona d'utilisateur comprendra également un portrait d'une entreprise.

6. Quel sera votre modèle de monétisation ? Il s'agit de la façon dont vous gagnerez de l'argent avec votre outil de communication d'entreprise. Vous devez rechercher les modèles commerciaux de vos concurrents ainsi que le modèle commercial qui sera plus favorablement accueilli par votre public cible.

7. Comment allez-vous promouvoir votre plateforme ? Il existe plusieurs façons de faire la publicité d'une plate-forme, mais elles différeront en fonction de ce que vous construisez.

D'autres questions apparaîtront au cours des étapes de validation des idées et de recherche de l'analyse commerciale. De nombreuses sociétés de développement, sinon la plupart, utilisent aujourd'hui un modèle Lean Canvas pour décrire tout ce qu'il y a à savoir sur un produit au tout premier stade de développement. Si vous êtes intéressé, consultez notre article sur la façon de créer un canevas de modèle commercial pour une idée d'application mobile.

Fonctionnalités pour une application mobile ou un site Web de communication interne

Les plateformes de collaboration et de communication comme Facebook Workplace sont des réseaux sociaux au sein des entreprises. Alors que Facebook est un réseau mondial, Workplace est utilisé localement par les entreprises et combine les fonctionnalités des réseaux sociaux avec des éléments d'autres types de solutions de connectivité d'entreprise.

Voici une liste de fonctionnalités que vous pouvez inclure dans votre application d'engagement des employés.

• Intégration

Lorsque votre objectif est de créer une application comme Workplace pour la communication interne, il est important de rendre l'intégration aussi simple que possible afin que les utilisateurs ne passent pas trop de temps à se connecter et à rechercher tout ce dont ils ont besoin.
Dans le même temps, pour un réseau social d'entreprise, la mise en œuvre de l'inscription/de la connexion via des comptes personnels de réseaux sociaux traditionnels comme Facebook et Twitter peut être considérée comme un handicap. Une solution à la fois facile à utiliser et plus sécurisée est la connexion via les comptes de messagerie d'entreprise.

• Profils

Les champs que vous fournissez dans les profils d'utilisateurs dépendront de la mesure dans laquelle vous souhaitez que vos employés se connectent et se mélangent. Les champs indispensables évidents dans un réseau de communication d'entreprise sont le nom, le poste, le service et les coordonnées (numéro de téléphone, e-mail, Skype, etc.). Cependant, si l'un des objectifs de votre plate-forme est d'améliorer les relations entre les employés, il peut être utile d'ajouter des informations non professionnelles comme les loisirs.

• Alimentation
  
  C'est ici que seront affichées toutes les informations : annonces, projets en cours, réalisations et mises à jour concernant la vie de l'entreprise. Si vous créez un site Web comme Workplace pour les grandes entreprises, il sera utile de mettre en œuvre une sorte de système de filtrage, comme le balisage, éventuellement alimenté par l'apprentissage automatique. De cette façon, le système peut trier les publications par pertinence pour chaque utilisateur en fonction de son service et des publications auxquelles il réagit.

D'un autre côté, il doit y avoir une fonctionnalité en place pour épingler les annonces à l'échelle de l'entreprise afin que tout le monde les voie, quel que soit le filtrage.

• Une bibliothèque

L'ajout de fonctionnalités intranet à un réseau social d'entreprise ne fera pas de mal. Une bibliothèque de documentation d'entreprise vous aidera à tout stocker au même endroit. S'il existe des documents destinés uniquement à un certain groupe d'employés (comme la haute direction), des niveaux d'accès peuvent être ajoutés.

• galerie de photos

Il peut s'agir d'une fonction distincte ou d'une sous-catégorie au sein de la bibliothèque. Selon l'étendue des activités que les employés partageront au sein du réseau social interne, la galerie de photos peut héberger des photos d'entreprise officielles d'événements tels que des conférences ainsi que des photos de réunions après le travail que les employés aimeraient partager avec tout le monde pour améliorer l'entreprise. esprit.

• Groupes
  
  Les groupes sont nécessaires lorsque vous créez une application de communication interne pour les entreprises clientes. Les annonces avec un accès limité peuvent être publiées afin que seuls les membres du groupe puissent les voir - par exemple, les nouvelles du service ou les mises à jour pour les employés travaillant sur le même projet.

• Discuter

La communication étant l'objectif principal d'un réseau social d'entreprise, la fonctionnalité de messagerie instantanée est un must. Il est essentiel de mettre en œuvre une messagerie directe entre les utilisateurs ainsi qu'une version de discussions de groupe pour les services ou les équipes travaillant sur le même projet ou la même tâche.

• Partage de fichiers

Le partage de fichiers est nécessaire pour presque toutes les communications d'entreprise. Selon les entreprises qui utiliseront votre plateforme de communication, le partage d'un seul type de fichier peut suffire. Mais généralement, il est préférable d'offrir une prise en charge de plusieurs types de fichiers.

• Calendrier des événements

L'ajout d'événements à un calendrier au sein du réseau interne de l'entreprise au lieu de (ou en plus de) Google Agenda aidera vos employés à organiser leur travail sans avoir à quitter le réseau interne et à basculer vers d'autres services.

• Notifications

Les notifications pour la version de bureau de votre application ou site Web d'engagement des employés et les notifications push pour les applications mobiles sont nécessaires afin que les employés ne manquent pas d'annonces ou de messages importants lorsque l'application elle-même est en arrière-plan.

• Contrôles d'administration

La direction de l'entreprise ou une personne spécialement désignée doit pouvoir ajouter et supprimer des employés, modifier leurs niveaux d'accès et surveiller les communications internes. Un administrateur a généralement accès à tous les groupes, peut modifier et épingler/désépingler les annonces, et peut gérer l'activité de la main-d'œuvre.

• Intégrations
  
  Certaines fonctionnalités peuvent être ajoutées aux applications de communication en intégrant des applications tierces. Par exemple, au lieu de créer des fonctionnalités d'édition collaborative de documents à partir de zéro, les services existants peuvent être intégrés à la plate-forme. Facebook Workplace s'intègre à G Suite, Jira, Dropbox, Office 365, etc. Vous pouvez ajouter des services pertinents et intégrer les logiciels internes existants de vos clients.

Fonctionnalités supplémentaires à prendre en compte :

• Annuaire des employés

Il s'agit d'une fonctionnalité pratique pour les grandes entreprises où trouver qui est qui peut être un défi. Disposer d'un tableau descendant des responsables aux employés juniors de chaque service aidera les utilisateurs à trouver rapidement la personne avec laquelle ils ont besoin d'entrer en contact.

• Appels vidéo
  
  Si votre entreprise ou, dans le cas d'un produit SaaS, les entreprises de vos clients travaillent avec des sous-traitants à distance ou ont des employés qui voyagent fréquemment, la fonctionnalité d'appel vidéo interne est indispensable. Cela vous permettra de garder toutes les communications à l'intérieur du même logiciel et le rendra plus efficace. Il est toujours plus facile de passer un appel que de taper un message.

• Enquêtes

Il est toujours important de comprendre l'état d'esprit de l'entreprise, les relations au sein et entre les départements, et le niveau de satisfaction des employés. Habituellement, les chefs de bureau ou d'autres employés désignés sont chargés de mener de telles recherches à l'aide de toutes sortes d'outils de sondage (Google Forms, SurveyMonkey et autres) en plus de parler avec chaque employé individuellement. L'ajout d'une fonction de sondage à votre réseau interne facilitera la gestion de ces sondages et le partage de leurs résultats.

• Bots

Les bots peuvent aider les employés à naviguer dans le logiciel et peuvent fournir un support client. Comme pour le filtrage des flux, ils peuvent être alimentés par la technologie d'apprentissage automatique.

Quel est le coût de création d'une plate-forme de connectivité d'entreprise ?

Pour calculer (même grossièrement) le coût du développement d'un logiciel de communication d'entreprise, il est d'abord nécessaire de comprendre quels spécialistes vous aurez besoin d'embaucher. Pour ce genre de logiciel — un réseau social local, essentiellement — une équipe complète sera nécessaire :

• Chef de projet (sauf si vous êtes prêt à surveiller et à gérer vous-même tous les aspects du développement)
• Designer UI/UX pour le développement web
• Concepteur UI/UX pour les applications mobiles (un concepteur peut travailler avec les applications iOS et Android)
• Développeur web front-end
• Développeur iOS
• Développeur Android
• Développeur back-end
• Spécialiste en assurance qualité

Comme nous l'avons mentionné, la plupart des applications de communication interne sont principalement conçues pour le Web. Il est logique d'avoir une application Web dans un bureau où tout le monde utilise un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable. Cependant, si votre entreprise (ou les entreprises de votre public cible) comprend des spécialistes travaillant en déplacement ou sur le terrain, vous devez créer une solution qui leur permet de s'engager activement dans la vie de l'entreprise. Bien que cela puisse être réalisé en adaptant un site Web pour les appareils mobiles, l'étendue des fonctionnalités offertes par une application de communication classique de type réseau social rendra probablement un site Web trop encombré pour une utilisation efficace sur les appareils mobiles . Dans de tels cas, une application native est bien plus pratique pour les utilisateurs.

Selon votre public cible, il peut suffire de créer une application pour iOS ou Android au lieu des deux.

Comme vous pouvez le constater, le coût de réalisation d'une plateforme de communication interne est difficile à estimer. Le développement Web uniquement d'une application de communication interne prendra environ trois mois et le coût de départ pourrait être d'environ 52 000 $ . Le développement mobile prend plus de temps et, par conséquent, est plus coûteux. Attendez-vous à payer au moins 61 800 $ pour une application mobile et à attendre environ cinq mois pour qu'elle soit terminée. Cependant, deux applications mobiles ne vous coûteront pas deux fois plus, car vous n'aurez pas besoin d'un concepteur UI/UX et d'une équipe d'assurance qualité distincts pour chacune d'entre elles.

Conclusion

La communication d'entreprise évolue constamment en réaction aux changements sociaux. Aujourd'hui, bâtir des entreprises transparentes et impliquer vos employés dans la vie de votre entreprise - ainsi que dans la vie des autres - est plus important que jamais. C'est pourquoi le développement d'applications de communication pour les employés devient de plus en plus populaire et les applications de communication ressemblent de plus en plus à des réseaux sociaux à part entière. Les avantages possibles de ces services sont très attrayants.

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