Construire une expérience communautaire et culturelle pour garder les employés à distance engagés

De nombreux experts l'ont déjà dit : pour certaines industries, le travail à distance est là pour rester. Selon un récent sondage Gallup, près des deux tiers des employés américains qui ont travaillé à distance pendant la pandémie disent qu'ils aimeraient continuer à le faire. PwC a également constaté que 83 % des employeurs pensent que le passage au travail à distance a été une réussite pour leur entreprise.

Mais malgré un intérêt croissant pour une situation de travail à domicile plus permanente, les gens reconnaissent toujours la valeur d'un environnement de bureau. Dans l'enquête de PwC, 65 % des personnes interrogées pensent également que le bureau est « très important » pour augmenter la productivité des employés, tandis que plus de la moitié considèrent le bureau « très important » pour la collaboration des employés.

Pour combler le fossé entre le désir de continuer à travailler à distance et les avantages d'un environnement de bureau, les organisations d'aujourd'hui doivent reconnaître ce qui maintient les employés engagés virtuellement et comprendre comment favoriser la communauté et la culture parmi leurs employés, peu importe où ils se trouvent.

Un élément clé de l'intégration du travail à distance avec des avantages en personne sera l'utilisation réussie des intranets, mieux considérés comme des « expériences communautaires et culturelles ». Ces expériences offrent une plus grande personnalisation, donnent vie à la culture d'entreprise à un moment où les employés en ont le plus besoin et leur offrent de nouvelles façons de se connecter avec leur travail et les uns avec les autres.

Les défis de la construction d'une communauté et d'une culture aujourd'hui

Il existe un certain nombre de facteurs qui rendent plus difficile que jamais l'établissement d'une communauté et d'une culture organisationnelles. Bon nombre de ces défis existaient avant la pandémie, mais ont été exacerbés par ses effets.

Premièrement, la surcharge d'informations au sein des entreprises est désormais un combat universel. Que vous soyez une petite équipe ou une grande entreprise, de nombreuses informations sont partagées numériquement via un nombre croissant de canaux : systèmes de chat des employés, disques partagés, e-mail, appels vidéo, etc.

Ironiquement, la prolifération de tous ces merveilleux outils numériques nous a parfois fait nous sentir moins « au courant », car nous ne semblons pas pouvoir suivre tout cela. Pour compliquer les choses, les changements internes à l'entreprise se produisent plus rapidement que jamais.

Des mises à jour commerciales critiques, par exemple en ce qui concerne une nouvelle politique COVID-19, des changements organisationnels ou des objectifs de revenus au milieu de la pandémie, sont fournies aussi rapidement que le monde qui nous entoure change, ce qui rend ces nouvelles et informations encore plus opportunes et importantes.

Deuxièmement, l'intégration de nouveaux employés et membres d'équipe est plus difficile dans un environnement distant. Les nouvelles recrues commencent maintenant à travailler avec le défi supplémentaire de ne pouvoir rencontrer personne en face à face.

Même quelque chose d'aussi simple que de se pencher sur son bureau pour poser une question à la personne assise à côté d'eux est impossible pour démarrer à distance. Cela signifie que les nouveaux employés et les anciens employés se sentent moins connectés à leurs pairs.

Ce sentiment diminué de connectivité est aggravé par l'incertitude de ne pas savoir quand les employés pourront collaborer en personne et la difficulté d'apprendre à connaître les collègues à un niveau personnel en dehors des réunions virtuelles.

Enfin, avec l'augmentation du nombre de réunions virtuelles, le temps de rechercher et de lire les informations critiques a diminué. Sans surprise, des études montrent que les gens ont plus de réunions pendant la pandémie qu'avant.

Même si le temps passé dans chacune de ces réunions a diminué, la nécessité de préparer et de rejoindre un appel perturbe toujours la journée ou le flux de travail des travailleurs. Cela donne aux gens moins d'espace libre et de temps pour rattraper leur retard. Devoir passer d'un appel à l'autre peut également conduire à des annonces manquées au début des réunions, laissant les employés se sentir hors de la boucle.

Ces exemples soulignent le fait que la pandémie a accru les défis pour la construction d'une communauté et d'une culture dans l'environnement de travail d'aujourd'hui, mais ces difficultés peuvent être facilement atténuées grâce au contenu et à la technologie appropriés.

Réinventer l'intranet comme expérience communautaire et culturelle

Les gens considèrent souvent les intranets comme des systèmes obsolètes, mais les défis ci-dessus soulignent pourquoi le travail à distance a entraîné une résurgence de leur besoin. S'ils sont bien faits, les intranets ont le pouvoir de servir d'expériences communautaires et culturelles.

Aujourd'hui, il y a trois choses que les organisations doivent prioriser dans leurs intranets afin de créer des environnements distants efficaces pour leurs employés.

1. Gestion des tâches et intégrations : pour atténuer la surcharge d'informations, les employés ont besoin d'un guichet unique sur lequel ils peuvent compter pour toutes les mises à jour de l'entreprise, qu'il s'agisse d'informations critiques sur les changements de politique interne ou les anniversaires des employés. Même si les informations sont également partagées sur d'autres canaux, le fait d'avoir une source centralisée de référence rationalisera les communications et aidera à garder tout le monde sur la même longueur d'onde. La possibilité d'intégrer un intranet à d'autres systèmes signifie que les entreprises peuvent réduire le changement de contexte en se connectant aux outils que les employés utilisent déjà.
2. La capacité de raconter des histoires : les histoires nous relient et sont les éléments constitutifs de la culture d'entreprise. Surtout dans les environnements distants, les gens recherchent des moyens de se connecter avec les autres, de partager des commentaires et de vérifier plus souvent avec leurs collègues. Citant un rapport Globoforce qui a révélé que 89 % des responsables des ressources humaines conviennent que les commentaires continus des pairs et les vérifications sont essentiels pour des résultats réussis, Forbes dit que c'est un bon rappel que l'engagement des employés doit « être présenté comme un élément central de la stratégie commerciale globale ». En tant que telles, les expériences communautaires et culturelles devraient fournir une variété de types de contenu différents pour la narration, des articles et blogs en direct aux galeries et vidéos. Les capacités de contenu généré par les utilisateurs signifient également que davantage de voix des employés peuvent être entendues à travers le contenu qu'ils sont capables de créer et de partager directement.
3. Fonctionnalités de communication pour favoriser la communauté : l'intranet moderne comble les écarts entre chaque partie de l'organisation, ce qui signifie que les employés et les cadres supérieurs peuvent collaborer et communiquer facilement. Cela inclut des fonctionnalités telles que les profils d'employés qui aident à mettre des visages sur les noms et des outils plus stratégiques tels que des modules définis qui permettent aux organisations de fournir du contenu à des groupes spécifiques en fonction de leur emplacement géographique ou de leur équipe, par exemple.

La collaboration à distance devient rapidement la nouvelle norme. Alors que la surcharge d'informations, l'intégration à distance et les réunions excessives s'avèrent difficiles pour les entreprises d'aujourd'hui, elles plaident également en faveur de solutions qui peuvent aider à remettre la communauté et la culture au premier plan de l'expérience des employés.

La gestion simplifiée des tâches, les capacités de narration et la communication transparente contribuent tous à transformer les intranets d'aujourd'hui en les environnements de bureau distants favorables que recherchent les employés.

David Gang guide Brightspot pour qu'il devienne l'une des sociétés de développement de produits les plus innovantes et à la croissance la plus rapide. Avant Brightspot, David a été vice-président exécutif, Produits et programmation, et directeur de la technologie pour WebMD. Avant WebMD Health, David occupait le poste de vice-président exécutif, AOL Products. David a également été vice-président exécutif, Marketing produit, responsable de la stratégie produit pour le service AOL, les marques AOL et les propriétés Web AOL. Avant de rejoindre AOL, David a dirigé les groupes de produits d'Aldus Consumer Division de 1992 à 1994. Il a également été président d'After Hours Software de 1990 à 1992. David est diplômé de l'Université du Connecticut.