Création d'un suivi automatisé des dépenses PPC dans Google Sheets

Avec le webinaire d'hier sur l'analyse efficace des données via Google Sheets, ainsi que la publication de mardi sur les fonctionnalités d'Excel dans leur propre tournoi March Madness, cette semaine sur PPC Hero, nous avons mis en évidence l'un des éléments les plus importants de la boîte à outils du spécialiste du marketing numérique : les feuilles de calcul ! Aujourd'hui, nous allons poursuivre la tendance en présentant une application de Google Sheets, en utilisant certaines des techniques décrites dans le webinaire susmentionné pour résoudre un problème d'une manière qui permet de gagner du temps tout en révélant des informations exploitables. Que vous trouviez les méthodes ici transposables à votre propre travail, nous espérons qu'un tel exemple vous incitera à envisager des approches créatives pour divers défis et à créer de nouveaux outils personnalisés pour vous faciliter la vie.

Le problème

Lors de la gestion des comptes PPC pour vous-même, une équipe interne ou un client, un aspect auquel vous êtes sûr de faire face est de travailler dans le cadre d'un budget et de gérer les dépenses à travers les canaux, les initiatives et de nombreuses autres dimensions possibles. Pour certains, cela peut être une partie stressante du travail, surtout s'il y a plusieurs domaines pour allouer des ressources ou si des changements fréquents de budget ou de trafic nécessitent une évaluation régulière du rythme des dépenses. Nous pouvons rapidement nous retrouver à effectuer à plusieurs reprises les mêmes tâches si tel est le cas, à mesurer toutes nos dépenses publicitaires dans le délai imparti, à vérifier les budgets, à identifier les zones à problèmes, à calculer les projections et à mettre en œuvre des changements pour rester sur la cible. Même si une grande partie de ces informations est contenue, par exemple, dans un rapport hebdomadaire, la plage de dates du rapport peut rendre les données incommodes ou obsolètes. Que devez-vous faire, par exemple, si vous cherchez à effectuer des ajustements budgétaires à la fin de la semaine en fonction des dépenses mensuelles actuelles, mais que votre rapport le plus récent ne couvre que la semaine précédente ?

Après avoir rencontré des situations similaires dans certains des comptes avec lesquels nous travaillons, nous avons décidé de créer un outil de suivi des dépenses dans Google Sheets. Nous l'avons conçu pour qu'il récupère automatiquement toutes les données de dépenses nécessaires quotidiennement, en agrégeant, en organisant et en calculant les informations de sorte qu'il suffirait de visualiser le document, de prendre des décisions en fonction de ce qu'il a présenté et de se sentir soulagé du travail manuel. il était déjà terminé. Qu'est-ce qui nous a poussés à choisir Google Sheets pour cette tâche ? Bien qu'il s'agisse d'un choix naturel après l'avoir utilisé pour communiquer et travailler avec certains de nos clients, il existe un éventail d'autres avantages (certains décrits dans le webinaire susmentionné), notamment :

• Fonctionnalités attendues d'Excel/feuille de calcul (par exemple, fonctions, outils, graphiques)
• Facilement partageable avec des collègues et des clients pour une collaboration en temps réel
• Possibilité d'importer des données à partir d'autres documents avec des modifications instantanément synchronisées
• Personnalisable avec votre propre créativité par rapport à d'autres outils
• Add-ons et scripts permettant des possibilités étendues
• Faible coût (utilisation gratuite de Google Sheets, bien que certains modules complémentaires soient payants)

Sans plus tarder, découvrons comment nous avons créé l'outil !

Étape 1 : Listez vos budgets (et connaissez votre calendrier de budgétisation)

En général, vos budgets dictent comment vous organisez les dépenses et donc comment vous allez structurer votre suivi des dépenses. Gardant à l'esprit que chaque compte est plutôt unique dans son organisation et sa budgétisation, dans cet exercice, nous nous appuierons sur un exemple simple pour illustrer la configuration. Supposons que vous ayez des comptes sur Google, Bing et Facebook, avec des budgets distincts pour les campagnes de recherche de marque et sans marque ainsi que pour trois régions différentes ciblées dans les campagnes sociales. Après avoir créé des colonnes dans votre feuille de calcul pour vos groupes de campagnes et leurs budgets, votre outil de suivi des dépenses peut initialement ressembler à ce qui suit :

Nous supposerons que les budgets répertoriés dans la colonne C sont des chiffres mensuels dans cette procédure pas à pas ; Cependant, la construction ci-dessus peut fonctionner pour des budgets de différentes périodes (par exemple, trimestriellement) à condition que vous soyez conscient de votre portée lors de la construction. Nous pouvons choisir de mettre à jour les budgets manuellement si nécessaire, mais si vos budgets existent déjà dans une autre feuille Google - dans un document de planification partagé par le client, peut-être - vous pouvez utiliser la fonction IMPORTRANGE pour récupérer automatiquement ces informations. L'avantage de ceci est que toutes les mises à jour effectuées dans une telle feuille de calcul seront directement transférées vers le suivi des dépenses, éliminant ainsi les incohérences qui pourraient se développer avec des modifications manuelles.

Il existe plusieurs façons de gérer l'importation de données à l'aide de IMPORTRANGE, avec une seule possibilité décrite ci-dessous. Si, par exemple, le budget des campagnes de la marque Google est contenu dans la cellule K15 d'un onglet « Budgets du premier trimestre 2017 » dans une autre feuille Google, la cellule de suivi des dépenses correspondante peut être modifiée pour indiquer :

Étape 2 : Intégrez vos données de dépenses

Notre prochaine tâche consiste à extraire les informations sur les dépenses pour notre période donnée afin que nous puissions voir comment cela se compare au budget chaque fois que nous vérifions le tracker. Cette étape bénéficie grandement d'un module complémentaire tel que Supermetrics qui vous permet d'extraire directement les données de vos plateformes marketing dans Google Sheets, car il rationalisera le processus et ouvrira la voie à une automatisation plus facile. Cependant, si vous n'avez pas accès à un tel outil, nous expliquerons comment vous pouvez atteindre le même objectif avec une méthode plus manuelle.

Notre logique est de créer un nouvel onglet dans notre feuille de calcul qui contient toutes les données de dépenses de campagne pour chaque plate-forme respective, où nous filtrerons et agrégerons ensuite les données à l'aide de formules dans l'onglet de suivi principal. Après les avoir introduits dans notre exemple, la barre d'onglets du document ressemble à ceci :

Supposons un instant que nous utilisions Supermetrics pour nous aider dans notre construction - pour acquérir les dépenses Google les plus récentes pour la période de budgétisation (dans notre cas le mois en cours), nous pourrions écrire une petite requête comme suit pour remplir le "Google - Onglet "Toutes les campagnes"…

… qui transformera l'onglet en une apparence similaire après l'exécution de la requête :

Et si vous n'avez pas d'outil complémentaire comme Supermetrics ? Vous n'êtes pas malchanceux – observez que nous pouvons imiter le même résultat en téléchargeant un rapport de campagne personnalisé sur les dépenses uniquement directement à partir de la plate-forme et en collant simplement les résultats au même endroit. Bien qu'il ne s'agisse peut-être pas de la solution optimale impliquant davantage de travail manuel, il vous permet tout de même de profiter des avantages de l'outil de suivi et de garder des pistes ouvertes là où les modules complémentaires peuvent actuellement manquer de couverture. Alternativement, si vous maîtrisez le codage ou souhaitez développer vos compétences, vous pouvez écrire vos propres scripts pour intégrer les informations nécessaires et vous accorder un contrôle maximal.

Maintenant que nos numéros de dépenses sont en place, nous devons les reconnecter à notre onglet de suivi. Nous utiliserons la fonction SUMIF (SUMIFS si vous souhaitez filtrer plusieurs conditions) pour consolider les données dans les cellules appropriées, bien que vous puissiez utiliser la fonction QUERY si vous souhaitez profiter du langage de requête de l'API de visualisation Google dans Google Des draps. Voici les fonctions que nous utiliserons pour générer des rapports sur les dépenses de campagne Google et non liées à la marque, respectivement, pour le mois :

L'intégration de ces fonctions dans les emplacements correspondants fera ressembler notre tracker à ce qui suit :

Étape 3 : Mettez à jour automatiquement vos données

Nous avons réussi à obtenir nos chiffres de dépenses, mais vous avez peut-être remarqué que nous devrons continuellement réexécuter les requêtes ou saisir de nouvelles versions des données pour maintenir une représentation précise de nos dépenses au fil du mois. Avec Supermetrics, nous pouvons rendre cette tâche beaucoup plus facile en programmant une actualisation automatique de nos requêtes. L'option réside dans le menu Supermetrics dans la liste déroulante des modules complémentaires du document.

En définissant les requêtes pour qu'elles soient actualisées chaque matin, nous pourrons afficher le tracker tous les jours et disposer des informations les plus récentes dès notre arrivée. C'est ce qui transforme le suivi des dépenses en un outil vraiment utile pour gagner du temps.

Si vous comptez sur le collage manuel de vos informations, vous êtes malheureusement limité dans l'automatisation abordée dans cette étape. Cela ne rend en aucun cas l'outil inutile pour vous - la configuration va encore accomplir beaucoup de travail, et vous pouvez simplement choisir de mettre à jour les données à votre convenance.

Étape 4: Ajoutez les cloches et les sifflets

Nous avons pour la plupart établi les fonctionnalités de base du suivi des dépenses, il ne reste donc plus qu'à le rendre plus robuste avec des fonctionnalités supplémentaires. C'est ici que vous pouvez diverger et personnaliser en fonction de vos besoins, mais nous ne couvrirons que quelques-unes des nombreuses possibilités de renforcer ce qui existe déjà.

Budget restant et pourcentage dépensé

D'accord, alors peut-être qu'il s'agit d'une nécessité - après tout, à quoi cela servirait-il de simplement regarder les budgets et de dépenser sans aucun moyen de les comparer ? Nous ajouterons deux colonnes pour calculer automatiquement le budget qu'il nous reste et un pourcentage de ce que nous avons utilisé. Les formules pour ceux-ci sont simples : (Budget – Dépense) pour le premier et (Dépense/Budget) pour le second. Voici à quoi ressemble notre outil de suivi des dépenses après le changement :

Rythme

Supposons que vous ayez des questions sur la façon dont les dépenses évoluent tout au long de la période de budgétisation - par exemple, l'argent est-il utilisé trop rapidement ou évolue-t-il trop lentement ? Que devriez-vous dépenser en moyenne par jour pour atteindre votre objectif cible ? Pour répondre à ces demandes, nous avons d'abord besoin d'un moyen de suivre notre position par rapport à l'ensemble de la période. Avec les budgets mensuels dans notre cas, cela implique de connaître la date du jour, le nombre total de jours appartenant au mois en cours et le nombre de jours restants.

Heureusement, Google Sheets (et Excel) ont une multitude de fonctions intégrées liées au temps, il est donc rapide de remplir quelques cellules avec les informations nécessaires que nous pouvons référencer tout au long du document. Les cellules et leur méthode de calcul sont illustrées ci-dessous, en utilisant des combinaisons des formules AUJOURD'HUI, MOIS et JOUR.

Ces trois éléments d'information mis à jour dynamiquement créent plusieurs nouvelles opportunités pour analyser le rythme et répondre aux questions ci-dessus. Par exemple, nous pouvons déterminer quel pourcentage du mois s'est écoulé en calculant (date d'hier / nombre de jours dans le mois) , puis le comparer avec la partie du budget dépensé que nous avons calculée plus tôt pour voir comment les deux nombres s'alignent. De plus, nous pouvons déterminer le montant moyen que nous aurions besoin de dépenser chaque jour pour atteindre nos objectifs en appliquant (Budget restant / nombre de jours restants) , ce qui nous permet d'ajuster les tendances actuelles en conséquence.

Cela nous fournit plusieurs nouveaux ajouts à notre suivi des dépenses jusqu'à présent, qui a considérablement augmenté depuis ses humbles débuts :

Emballer

Il existe d'innombrables domaines que vous pourriez continuer à développer au-delà des idées discutées ci-dessus ; la valeur de la création de notre outil de suivi des dépenses dans Google Sheets réside dans la liberté de modifier et d'adapter la solution pour qu'elle corresponde au mieux à vos besoins et aux exigences du compte avec lequel vous travaillez.

Peut-être qu'en progressant dans le guide ci-dessus, vous avez pensé à des façons de faire les choses différemment ou à d'autres applications potentielles des outils présentés. Si tel est le cas, nous serions ravis d'entendre vos pensées et vos idées ! L'intention derrière la discussion de cette application particulière était de montrer comment nous avons approché une boîte à outils de possibilités - dans ce cas, Google Sheets - et notre processus de réflexion en l'utilisant pour créer quelque chose qui profite au travail que nous effectuons. Nous espérons qu'en faisant cela, nous avons favorisé un sens de l'imagination et de l'exploration qui inspire les autres à réfléchir à ce qu'eux aussi peuvent créer avec le bac à sable qui les entoure.