Qu'est-ce que l'analyse d'impact sur les entreprises et pourquoi est-ce important ?

Les entreprises vivent beaucoup. Les gestionnaires doivent toujours être conscients des facteurs internes et externes qui peuvent avoir un impact sur la croissance de leur entreprise, tels que les fluctuations économiques, les nouveaux concurrents, les nouvelles tendances du marché et plus encore. L'une des menaces les plus courantes pour toute entreprise s'appelle la perturbation des activités.

Une perturbation des activités se produit chaque fois qu'un changement radical se produit et affecte la façon dont les entreprises se font concurrence dans un secteur donné. Un exemple de perturbation des activités pourrait être le développement d'une nouvelle technologie qui rend les méthodes actuelles inutiles. Dans ce cas, que peuvent faire les chefs d'entreprise ? Exécuter une analyse d'impact sur l'entreprise (BIA).

L'analyse d'impact sur l'entreprise est un outil important pour aider à planifier l'inévitabilité des conséquences et leur coût. BIA est un processus polyvalent utilisé pour l'évaluation des risques, la planification de la continuité des activités et la planification de la reprise après sinistre. Le risque est toujours à l'horizon et mieux les entreprises sont équipées pour se préparer à la gestion des risques, plus elles seront susceptibles de continuer à faire des affaires à l'avenir.

Qu'est-ce que l'analyse d'impact sur les entreprises (BIA) ?

L'analyse d'impact sur l'entreprise (BIA) est une méthode permettant de prédire les conséquences des perturbations sur une entreprise, ses processus et ses systèmes en collectant des données pertinentes. Ces données peuvent être utilisées pour développer des stratégies permettant à l'entreprise de se rétablir en cas d'urgence.

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Les scénarios susceptibles d'entraîner des pertes pour l'entreprise sont identifiés. Il peut s'agir de fournisseurs qui ne livrent pas, de retards de service, etc. La liste des possibilités est longue, mais il est essentiel de les explorer en profondeur afin d'évaluer au mieux les risques. C'est en identifiant et en évaluant ces scénarios de risques potentiels qu'une entreprise peut déterminer un plan d'investissement pour des stratégies de récupération et d'atténuation, ainsi qu'une prévention pure et simple.

À quoi s'adresse BIA ?

L'analyse d'impact sur l'activité analyse les impacts opérationnels et financiers d'une interruption d'activité. Ces impacts comprennent la perte de ventes et de revenus, le retard des ventes ou des revenus, l'augmentation des dépenses, les amendes réglementaires, les pénalités contractuelles, la perte de clients et le retard des nouveaux plans d'affaires.

Un autre facteur à prendre en compte est le timing. Le moment où survient un événement perturbateur peut avoir un impact majeur sur la perte subie par une entreprise. Si votre magasin est endommagé par une catastrophe naturelle avant une grande vente ou une grande fête saisonnière, l'impact est plus important que pendant une période plus lente.

L'analyse de l'impact sur les entreprises repose sur deux hypothèses :

1. Chaque partie de l'entreprise dépend de la poursuite des activités des autres parties de l'entreprise.
2. Certaines parties de l'entreprise sont plus importantes que d'autres, nécessitant plus d'allocations en cas de perturbations.

BIA vs évaluation des risques

La BIA et une évaluation des risques commerciaux sont similaires, mais la principale différence est qu'une BIA est plus spécifique car elle se concentre sur les exigences de continuité des activités, la disponibilité des ressources et l'impact d'une interruption des activités.

D'autre part, l'évaluation des risques se concentre sur la gravité et la probabilité des risques commerciaux potentiels. Ceci est fait pour hiérarchiser les risques et créer des stratégies d'atténuation pour les résoudre.

BIA vs planification de la continuité des activités

L'analyse d'impact sur les activités est une composante de la planification de la continuité des activités, car un BIA est destiné à fournir des données importantes pour un plan de continuité des activités. Comment cela marche-t-il?

Une BIA est menée pour déterminer les processus métier les plus critiques, l'impact de l'interruption des activités sur ces processus et les ressources nécessaires pour les restaurer.

Ce sont toutes des variables fondamentales à prendre en compte lors de la création d'un plan de continuité des activités, qui servira de ligne de conduite pour garantir qu'une entreprise sera en mesure de se remettre d'une interruption d'activité.

BIA vs planification de reprise après sinistre

Semblable à la relation entre la BIA et la planification de la continuité des activités, la BIA est également un outil utile lors de la création d'un plan de reprise après sinistre. Le BIA identifie les modes de défaillance et les coûts qui leur sont associés. Les informations obtenues à partir du rapport BIA sont ensuite utilisées comme données d'entrée pour créer un plan de reprise après sinistre complet.

Comment mener une BIA en 4 étapes

Bien qu'il n'y ait pas de méthode établie pour effectuer une analyse d'impact sur les activités, le processus suit le cheminement général décrit ci-dessous.

1. Obtenez l'approbation

La première étape consiste à lancer le processus en obtenant l'approbation de la haute direction pour le projet. Pour commencer, définissez les objectifs, les buts et la portée de l'analyse d'impact sur l'entreprise. Il doit être clair ce que l'entreprise cherche à réaliser.

Ensuite, il est important de former une équipe de projet pour exécuter l'analyse d'impact sur l'entreprise. Cela peut être du personnel existant tant qu'il sait comment mener une analyse d'impact sur l'entreprise, mais cette équipe peut être sous-traitée à une équipe compétente dans ce processus si l'entreprise n'a pas de personnel pour cette tâche.

2. Recueillir des informations

L'étape suivante consiste à collecter les informations nécessaires pour effectuer l'analyse. Ces données peuvent être recueillies de plusieurs manières, allant d'entretiens à un questionnaire d'analyse d'impact sur les entreprises, qui est l'outil le plus courant.

Le questionnaire est une enquête détaillée qui a été développée par l'équipe d'analyse de l'impact sur l'entreprise et comporte des questions ciblées conçues pour obtenir des réponses qui évaluent l'effet potentiel d'une interruption de l'activité.

Les personnes qui devraient être interrogées ou répondre au questionnaire comprennent les gestionnaires, les membres de l'équipe, les superviseurs et d'autres personnes qui connaissent les processus opérationnels. Cela peut également inclure des partenaires commerciaux et des personnes travaillant à l'extérieur de l'organisation, à condition qu'elles disposent d'informations suffisantes. En d'autres termes, considérez qui sont vos parties prenantes.

Les informations que vous collectez pour votre rapport BIA doivent inclure les éléments suivants :

• Le nom du processus
• Une description détaillée de l'endroit où le processus est effectué
• Toutes les entrées et sorties du processus
• Ressources et outils utilisés dans le processus
• Les utilisateurs du processus
• Le moment
• Les impacts financiers et opérationnels
• Tout impact réglementaire, juridique ou de conformité
• Données historiques

3. Passez en revue les informations

Toutes ces données collectées doivent être documentées et examinées avant que les informations ne soient analysées. Cela peut être automatisé par ordinateur ou fait manuellement, selon ce qui est le plus simple, le plus fiable et le plus pratique pour formuler une conclusion.

Cet examen atteint plusieurs objectifs : il crée une liste de priorités des fonctions ou processus d'entreprise, il identifie les ressources humaines et technologiques nécessaires pour maintenir un niveau optimal d'opérations et il établit un délai de récupération dans lequel récupérer le processus ou la fonction et le remettre en état. Ordinaire.

4. Créer le rapport BIA

Après cela, vous voudrez documenter les résultats. C'est à ce moment que le rapport d'analyse d'impact sur les entreprises est préparé. Bien que le format ne soit pas réglementé, il suit souvent la structure suivante :

• Résumé
• Objectifs et portée
• Méthodologies utilisées pour recueillir les données et l'évaluation
• Résumé des conclusions
• Un constat détaillé sur chaque département de l'entreprise (y compris leurs processus les plus cruciaux, l'impact de la perturbation, la durée acceptable de la perturbation, le niveau de pertes tolérable, le coût de récupération, etc.)
• Pièces justificatives et
• Recommandations pour la récupération

Ce document est ensuite présenté à la direction. La décision sur la façon de procéder est entre les mains de la haute direction, donc c'est elle qui reçoit le rapport. Notez que l'analyse d'impact sur les entreprises n'est pas gravée dans le marbre. La technologie, les outils et les processus changent, et l'analyse d'impact sur l'entreprise doit évoluer avec eux.

Pourquoi l'analyse d'impact sur l'entreprise est importante

La raison pour laquelle chaque entreprise devrait inclure une analyse d'impact sur l'entreprise est qu'elle fait partie de tout plan approfondi visant à minimiser les risques. Toutes les entreprises peuvent être perturbées par des accidents et des situations d'urgence, notamment une défaillance des fournisseurs, des conflits de travail, des pannes de services publics, des cyberattaques et sans parler des catastrophes naturelles ou d'origine humaine.

Planifier à l'avance

Ce n'est pas idéal de produire une réponse quand on est en pleine crise ; une entreprise intelligente s'est déjà préparée à ces risques. Une réponse créée dans une situation désespérée sera probablement arbitraire ou aléatoire, et elle sera presque certainement moins efficace.

Avec la diligence raisonnable d'une analyse d'impact sur l'entreprise en main, une entreprise dispose d'un plan d'action bien pensé pour se remettre de l'adversité. Cela donne à la direction plus de confiance dans ses décisions et ses jugements lorsqu'elle réagit à ces événements.

Prioriser en conséquence

L'analyse d'impact sur l'entreprise avec des instructions d'allocation hiérarchise les opérations qui nécessitent une reprise immédiate et celles qui peuvent attendre. Il fournit également un ensemble de critères pour tester les plans de redressement. En outre, il doit identifier les pertes de revenus dues à la perturbation, les coûts plus élevés que l'entreprise est susceptible d'accumuler s'il y a des dépenses en amendes et pénalités, et l'érosion de la réputation et de la clientèle de l'entreprise.

Toutes ces informations sont essentielles au succès d'une entreprise. Les problèmes font partie du paysage commercial et ignorer la possibilité d'une certaine perturbation du processus menace la solvabilité et la survie à long terme.

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Transformez BIA en action avec ProjectManager

Maintenant que vous avez fait l'analyse d'impact, quelle est la prochaine étape ? Le plan est la base de tout projet réussi, mais un plan a besoin d'outils pour organiser toutes ses différentes parties en un tout fonctionnel. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail en ligne conçu exactement à cet effet.

Une fois que vous avez obtenu l'approbation, vous devez décomposer le projet en tâches. Ces tâches auront chacune besoin d'un délai, et elles doivent être assignées à un membre de l'équipe pour les exécuter. ProjectManager vous offre plusieurs façons de lancer votre plan de projet, du diagramme de Gantt plus structuré pour la planification à long terme à l'outil de flux de travail visuel d'un tableau kanban.

Mais comment intégrez-vous votre feuille de calcul dans un projet ? Avec ProjectManager, c'est facile. Vous pouvez télécharger vos tâches et cela s'ouvre en tant que nouveau projet. À partir de la vue Gantt, vos tâches sont tracées sur une chronologie de projet pour vous donner une vue d'ensemble et vous permettre de lier des tâches dépendantes tout en divisant le projet en phases ou jalons.

Vous pouvez attribuer des tâches à partir de n'importe quelle vue de projet et les équipes peuvent travailler comme elles le souhaitent. Les membres de l'équipe aiment les tableaux kanban car ils disposent du contexte et des ressources nécessaires pour travailler sur ce qui compte. Les managers aiment les tableaux kanban transparents qui leur montrent qui travaille sur quoi.

L'analyse d'impact sur l'entreprise donne vie au projet, mais ProjectManager donne à cette vie un moyen de réussir. Pratiques et faciles à utiliser, les projets sont productifs, ce qui rend le travail que vous consacrez à l'analyse payant.

Une analyse d'impact sur l'entreprise est un excellent outil pour évaluer le risque et mettre en place un plan de reprise si et quand il se produit. Cela ressemble à un projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui vous aide à planifier votre analyse d'impact sur l'entreprise, à la surveiller et à en faire rapport lorsque vous devez l'exécuter. Il n'y a aucun risque à prendre cet essai gratuit de 30 jours.