Un guide rapide sur la cartographie des processus métier

Travaillez dans le noir et vous finirez par vous heurter à un mur. Alors que le mythe de l'entrepreneur qui propose une idée à un million de dollars et qui regarde l'argent arriver peut être convaincant, c'est de la fiction. Les entreprises doivent planifier et exécuter les tâches de manière organisée.

Pour ce faire, chaque entreprise a besoin de processus métier pour gérer le travail et atteindre ses objectifs. Un processus métier est une série de tâches ou d'étapes qui doivent être prises par une organisation pour atteindre un objectif concret.

La gestion de ces processus métier rend les entreprises efficaces et c'est pourquoi la gestion des processus métier (BPM) a été créée. La gestion des processus métier est une discipline qui utilise une série d'outils et de méthodes pour aider les responsables à rationaliser les processus métier.

L'une de ces méthodes s'appelle la cartographie des processus métier. Définissons ce que c'est et pourquoi c'est si important dans la gestion des processus métier.

Qu'est-ce que la cartographie des processus métier ?

La cartographie des processus métier consiste à utiliser un diagramme de workflow ou une carte de processus pour représenter visuellement un processus métier et définir :

• Quelles sont les étapes du processus métier
• Qui est responsable de quoi dans le processus métier
• Quels outils seront utilisés
• Quelle est la norme pour mener à bien ce processus métier
• Comment le succès est déterminé

Avec un diagramme de flux de travail clair ou une carte détaillée des processus métier, il est facile de voir où des améliorations peuvent être apportées au processus métier pour augmenter l'efficacité et la productivité. C'est aussi un moyen de prendre un objectif spécifique et de le mesurer afin de le comparer aux objectifs généraux de l'entreprise, en s'assurant qu'ils sont alignés.

Maintenant que nous comprenons ce qu'est la cartographie des processus métier, apprenons à créer une cartographie des processus.

Qu'est-ce qu'une carte de processus ?

Une carte de processus est essentiellement un diagramme de flux qui représente les éléments d'un processus métier avec des symboles. Ces symboles ont une norme connue sous le nom de Business Process Modeling Notation (BPMN) qui a été créée par la Business Process Management Initiative.

Cependant, vous n'avez pas besoin d'être un expert BPMN pour créer une cartographie des processus, il existe aujourd'hui de nombreux outils de cartographie des processus métier en ligne qui automatisent ce processus pour vous.

Étapes de cartographie des processus métier

La cartographie des processus peut aider à atteindre de nombreux objectifs commerciaux, de l'amélioration des processus à la formation et à la clarification du flux de travail, mais également à la conformité réglementaire, à l'audit interne et à la clarification des rôles dans l'entreprise. Voici 7 étapes pour créer une carte de processus pour votre entreprise.

1. Identification du processus

Identifiez les objectifs, la portée, les acteurs et les domaines de travail sur lesquels vous souhaitez vous concentrer. Cela peut se faire à trois niveaux : réactif, lorsqu'il s'agit d'aborder un processus qui a échoué ou sous-performé ; stratégique, comme dans une refonte de haut niveau ; centrées sur le client, telles que la recherche d'une meilleure satisfaction client.

2. Constituez une équipe

Obtenez un groupe de personnes qui travaillent avec le processus, bien qu'il soit également utile d'avoir un cadre supérieur à bord, car ils peuvent aider avec les approbations lorsque des modifications sont demandées.

3. Collecte d'informations

Une fois que vous avez identifié le processus, vous devez rassembler les informations dont vous aurez besoin pour créer votre carte de processus, telles que qui, quoi, où et quand du processus métier. Cela se fait en recueillant des informations et en menant des entretiens avec les personnes qui effectuent le travail que vous cartographiez.

4. Cartographie des processus

Prenez toutes les informations que vous avez collectées et transformez-les en un diagramme de flux de carte de processus. Cela inclura probablement le processus ou le flux de travail global. Toutes les cartes de processus sont différentes, mais voici les principaux éléments que vous devez inclure dans votre diagramme de workflow :

• Tâches : chaque étape du flux de travail.
• Événements : déclencheurs ou passerelles qui démarrent, redirigent ou terminent un processus.
• Participants : personnes impliquées dans le processus métier.

5. Analyse

Étudiez la carte du processus et défiez chacune des étapes en vous interrogeant sur le pourquoi de chacune.

6. Développer et installer de nouvelles méthodes

Une fois que votre analyse de processus a identifié le travail inutile, voyez comment les étapes peuvent être combinées, réorganisées ou de nouvelles étapes ajoutées pour améliorer l'efficacité.

7. Gérer le processus

Désormais, le processus métier doit être maintenu et stocké, mais également revu régulièrement, ainsi que le suivi des modifications du processus.

Types de cartes de processus métier

La cartographie des processus métier peut être effectuée de plusieurs manières. Il existe différents types de cartes de processus que vous pouvez utiliser pour visualiser vos processus. Chacune de ces cartes de processus présente des avantages et des inconvénients.

Diagramme de flux de processus

Les diagrammes de flux sont le type de schéma de processus le plus courant. Ils peuvent être dessinés à la main ou créés dans un logiciel. La facilité d'utilisation et la familiarité sont un avantage, mais l'inconvénient est que ces types de cartographie des processus métier manquent de flexibilité pour adapter et modifier l'organigramme.

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Diagramme des couloirs

Un diagramme à couloirs agit comme un organigramme classique, sauf que dans un diagramme à couloirs, chaque étape est divisée entre différentes équipes ou individus qui en sont responsables. D'où le nom de couloir de natation, car le diagramme ressemble à des couloirs dans une piscine pour faire des longueurs de natation. Les avantages et les inconvénients sont à peu près les mêmes qu'avec un organigramme.

Carte de la chaîne de valeur

Une carte de flux de valeur est souvent utilisée dans les applications Lean Six Sigma. Ce n'est pas aussi facile à analyser en un coup d'œil. Par conséquent, il s'agit davantage d'un avantage pour ceux qui recherchent une vue plus approfondie des processus métier. Les cartes de flux de valeur ne sont pas recommandées pour donner aux gens un résumé facile à lire des processus.

Schéma SIPOC

Un client de processus d'entrées de fournisseur, ou SIPOC est une carte de processus métier simplifiée. Il supprime la plupart des informations et se concentre uniquement sur l'essentiel du processus et les personnes impliquées. Naturellement, cela va fournir une vue d'ensemble qui peut être rapidement comprise, mais cela n'offrira aucune compréhension approfondie d'un processus et de la manière dont les processus interagissent.

Logiciel

Il existe un logiciel disponible pour la cartographie des processus métier. Ces outils aident à suivre les processus une fois le mappage effectué, afin que vous puissiez voir comment il fonctionne et où il est sous-performant en raison de goulots d'étranglement, de délais manqués et d'autres blocages. L'avantage d'utiliser un processus métier est qu'il automatise la création de schémas de processus et possède d'autres fonctionnalités que les employés peuvent utiliser pour gérer leurs tâches et leurs listes de tâches. Cela permet également à la direction de surveiller facilement ce qui se passe.

Avantages de la cartographie des processus métier

L'utilisation d'une carte de processus pour visualiser le fonctionnement d'une entreprise, les rôles des personnes, les responsabilités et les normes de l'entreprise est nécessaire pour plusieurs raisons.

Maintenir la conformité

Il aide à maintenir une entreprise conforme à la norme ISO 9001. Il s'agit d'un ensemble de normes visant à s'assurer qu'une entreprise répond aux besoins de ses clients et se conforme aux réglementations connexes.

Il y a aussi le respect de la loi Sarbanes-Oxley de 2002, également connue sous le nom de loi de 2002 sur la réforme de la comptabilité des entreprises publiques et la protection des investisseurs. Cette loi fédérale exige la transparence et la divulgation appropriée pour toutes les sociétés cotées en bourse. La documentation de gestion des processus d'affaires est un élément clé de cette loi.

Aide à l'intégration

La cartographie des processus métier est également essentielle pour l'intégration de nouveaux employés. Avec un ensemble de processus documentés que le nouvel employé doit suivre, sa transition est raccourcie et ne prend pas autant de temps aux autres employés pour la formation et d'autres choses. Une cartographie des processus crée également un processus d'intégration cohérent et une continuité entre les nouvelles recrues.

Renforce la communication

La cartographie des processus métier est également un excellent moyen de communiquer efficacement avec les autres dans l'entreprise et à l'extérieur de celle-ci. Parce que la cartographie des processus métier est une visualisation d'un processus, elle est plus facile à digérer qu'un long bloc pour tout le monde dans l'entreprise.

Simplifie les audits

Les audits internes peuvent être réalisés plus efficacement avec des schémas de processus. Ils peuvent s'assurer que le travail est toujours aligné sur les normes et pratiques commerciales. Cela conduit également à l'amélioration des processus. Une fois qu'un processus est documenté et compris, il peut être étudié pour voir comment l'améliorer.

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Améliore la résolution de problèmes

Les cartes de processus peuvent également aider à la résolution de problèmes généraux. Ils créent un visuel du processus et, ce faisant, facilitent la découverte des conflits. S'il y a un blocage quelque part dans le processus, la carte visuelle indiquera clairement ce qui a conduit à ce goulot d'étranglement et proposera des chemins pour le résoudre.

De plus, la cartographie des processus métier permet d'identifier les risques causés par des processus susceptibles d'exposer l'entreprise à des problèmes juridiques ou de santé et sécurité. Montrer une vue d'ensemble peut également aider une entreprise avec les meilleures pratiques.

Histoire de la cartographie des processus métier

Une approche processus de la gestion de la qualité et la manière dont chaque processus est lié aux autres processus d'une entreprise sont au cœur de la cartographie des processus métier. Cela remonte à la première méthode structurée pour documenter le flux de processus, l'organigramme, qui a été introduit par l'ingénieur Frank Gilbreth en 1921.

Ces outils ont ensuite été récupérés par l'ingénierie industrielle et, au début des années 1930, l'ingénieur industriel Allan H. Mogensen a commencé à former d'autres personnes à cette méthode. Art Spinanger, diplômé de l'une des classes de Mogensen, a adopté la discipline chez Procter and Gamble et a développé un programme de simplification du travail appelé Deliberate Methods Change Program.

Un autre des diplômés de Mogensen, le théoricien de l'organisation Ben. S. Graham a adopté le diagramme de processus de flux pour le traitement de l'information avec son développement du diagramme de processus multi-flux, qui affiche plusieurs documents et leurs relations.

La cartographie des processus métier est optimale avec un logiciel accessible à tous les membres de l'entreprise, mettant à jour leur statut en temps réel et offrant aux responsables un portail pour surveiller et suivre les progrès. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui dispose d'un tableau de bord en temps réel pour suivre et rendre compte des processus, avec une plateforme collaborative que tout le monde peut utiliser pour faciliter le travail et les communications, ainsi que des tableaux Kanban pour créer des cartes de processus. Découvrez comment il peut vous aider à rationaliser vos processus métier dès aujourd'hui avec cet essai gratuit de 30 jours.