Comment calculer l'écart de coût pour un projet (formule incluse)

Tout au long de la vie d'un projet, les chefs de projet vérifient l'avancement et le comparent au plan du projet, en comparant leurs prévisions à la réalité. S'ils ne le font pas régulièrement, il y a de fortes chances que le budget en souffre et que leur projet échoue complètement. Heureusement, ces écarts par rapport au plan, tels que les écarts de coûts, n'ont pas à couler un projet.

En fait, ils peuvent réellement le renforcer. La clé est de les repérer et de faire des ajustements pour rester sur la bonne voie. L'un des meilleurs moyens d'éviter les dépassements de coûts consiste à calculer la variance des coûts.

Comprendre les coûts du projet

Tous les projets coûtent de l'argent, peu importe leur taille, leur portée ou leurs livrables. Nous avons tous entendu « il n'y a rien de tel qu'un repas gratuit ». Il en va de même pour les projets, il n'y a pas de projet sans frais. Ces coûts se présentent sous de nombreuses formes différentes, du coût des matériaux au simple coût de faire des affaires (loyer, salaires, etc.). C'est le travail du chef de projet de prendre en compte tous ces coûts et de créer un budget flexible.

Différents types de coûts de projet

Afin de bien comprendre la variance des coûts du projet, il est utile de se familiariser avec les principaux types de coûts du projet. Jetez un œil aux quatre que vous êtes le plus susceptible de voir. La plupart des projets ont les quatre, et chacun peut contribuer à la variation globale des coûts :

• Coûts directs : Considérez les coûts directs comme des coûts qui vont directement au projet afin de réaliser les livrables. Un exemple utile de coût direct est le coût du matériel nécessaire pour construire quelque chose. Le coût de ces matériaux va vers la création d'un produit final.
• Coûts indirects : Les coûts indirects, quant à eux, servent à financer les dépenses « en coulisses » qui sont engagées tout au long de la vie d'un projet. Ils sont également appelés frais généraux. Par exemple, le coût de la location d'un espace de bureau est une dépense fixe courante. Cette dépense doit être payée pour mener à bien le projet, mais elle sert également à soutenir d'autres projets.
• Coûts fixes : les coûts fixes sont des dépenses avec des prix fixes qui ne sont soumis à aucun type de changement. Ce sont des coûts fiables qui ne fluctueront pas et qui risquent de perturber un budget. Les coûts directs et indirects peuvent également être des coûts fixes (ou des coûts variables). Un coût fixe, par exemple, peut ressembler au montant forfaitaire facturé par un entrepreneur pour ses services.
• Coûts variables : Les coûts variables, en revanche, ne sont pas aussi prévisibles. Par exemple, le coût de la location d'équipement peut augmenter ou diminuer en fonction du fournisseur, de la demande ou de la durée d'utilisation de l'équipement.

En relation: Modèle de budget de projet gratuit pour Excel

Qu'est-ce que la variation des coûts dans la gestion de projet ?

La variance des coûts (également appelée CV) est la différence entre les coûts du projet estimés lors de la phase de planification et les coûts réels. En d'autres termes, il s'agit de l'écart entre les coûts réels et les coûts budgétés. Le calcul de la variance des coûts est la façon dont les chefs de projet suivent les dépenses pour voir si un projet est inférieur ou supérieur au budget.

Ces calculs font partie d'une technique appelée gestion de la valeur acquise (EVM). Dans un système EVM, l'objectif de la gestion des coûts est d'établir si un écart est positif, négatif ou nul.

Lorsque les chefs de projet disposent de ces informations d'analyse de la valeur acquise, ils peuvent effectuer les ajustements nécessaires pour rester sur la bonne voie. Si un écart est extrêmement élevé (négatif), des modifications doivent être apportées. S'il y a un écart de coût extrêmement faible (positif) ou un écart nul, ils peuvent le considérer comme un signe de gestion efficace des coûts.

Les quatre types de formules de variation des coûts dans EVM

Il existe quatre variantes de la formule de variance des coûts utilisée dans la gestion de la valeur acquise (EVM). Chacune de ces équations de variance résout des valeurs différentes, il est donc très important de les comprendre toutes et de savoir exactement ce qu'elles montrent.

Écart de coût

Écart de coût (CV) = Valeur acquise (EV) - Coût réel (AC)

La variance des coûts correspond exactement au dépassement ou au-dessous du budget d'un projet. Une équation d'écart de coût soustrait le coût réel de la valeur acquise pour résoudre ce nombre.

Pourcentage d'écart de coût

Pourcentage d'écart de coût (CV%) = écart de coût (CV) / valeur acquise (EV)

Un pourcentage d'écart de coût est le pourcentage supérieur ou inférieur au budget d'un projet. Ceci est calculé en divisant la variance des coûts de la valeur acquise.

Indice de performance des coûts

Indice de performance des coûts (IPC) = Valeur acquise (EV) / Coût réel (AC)

Un indice de performance des coûts (IPC) est une mesure utilisée pour évaluer dans quelle mesure les ressources sont utilisées dans un projet. Lors de la résolution d'un IPC, la valeur sera l'une des deux choses suivantes :

• Inférieur ou égal à 1 (les ressources ne sont pas utilisées efficacement)
• Supérieur ou égal à 1 (les ressources sont utilisées efficacement)

Afin de résoudre l'IPC, vous devez diviser la valeur acquise par les coûts réels.

Indice complet de performance des coûts

Pour compléter l'indice de performance des coûts (TCPI) = (Budget total - EV) / (Budget total - AC)

La résolution d'un indice de performance des coûts (TCPI) complet est extrêmement utile, surtout si vous rencontrez un écart de projet élevé (négatif). Un TCPI est un indice qui vous montre comment les ressources doivent être utilisées pour le reste d'un projet afin de respecter ou de dépasser le budget.

Pour trouver votre TCPI, commencez par soustraire votre valeur acquise de votre budget total. Ensuite, soustrayez votre coût réel du budget total. Enfin, divisez le premier quotient par le deuxième quotient.

Utilisation d'outils pour calculer automatiquement l'écart du projet

Tout au long de la vie d'un projet, vous souhaiterez disposer de chacune de ces formules d'écart de coût. Heureusement, il existe des outils de gestion des coûts qui vous permettent de garder un œil sur les écarts sans effort afin que vous n'ayez pas à calculer manuellement les chiffres.

ProjectManager remplit automatiquement les formules avec les valeurs correctes et empêche toute erreur humaine pouvant entraîner des erreurs budgétaires majeures. Des facteurs tels que le budget total, les coûts réels, les valeurs acquises et bien d'autres sont mis à jour en temps réel afin que vous voyiez toujours les données les plus récentes.

Créez et gérez des budgets de projet, et comparez les coûts réels aux coûts prévus sur le tableau de bord du projet. Le tableau de bord du projet ProjectManager se met à jour automatiquement, de sorte que vous consultez toujours les chiffres les plus récents et prenez les décisions budgétaires les plus intelligentes. Cela fait toute la différence entre repérer les écarts de coûts et manquer des détails cruciaux. Gardez un œil sur les coûts de base, ainsi que sur les dépenses et sur l'état d'avancement des projets en termes de budget.

Besoin de partager ces informations avec les parties prenantes ? Créez un rapport budgétaire en quelques clics seulement pour tenir l'équipe au courant et prendre ensemble les meilleures décisions. Avoir ces informations à portée de main et pouvoir les partager est la différence entre les projets respectant le budget et dépassant le budget, ce qui peut entraîner un dépassement des coûts et un échec total.

Le calcul de la variance des coûts nécessite un logiciel de gestion de projet suffisamment robuste pour calculer et organiser vos données en temps réel. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui maintient les coûts de votre projet dans les limites du budget. Essayez-le aujourd'hui avec cet essai gratuit de 30 jours.