Qu'est-ce qu'un plan d'amélioration des immobilisations et comment en créer un

Il n'est pas rare que les organisations aient plus de plans qu'elles n'ont de fonds. Cela crée un dilemme : comment dépenser leur budget. Un plan d'amélioration des immobilisations peut guider une organisation lorsqu'elle essaie de déterminer dans quels grands projets ou achats elle devrait investir.

Mais qu'est-ce qu'un plan d'amélioration des immobilisations ? Comment procédez-vous pour créer un document de plan d'amélioration des immobilisations ? Y a-t-il des avantages à élaborer un plan d'amélioration des immobilisations? Un logiciel de gestion de projet peut-il faciliter ce travail ? Répondons à ces questions une par une.

Qu'est-ce qu'un plan d'amélioration des immobilisations ?

Un plan d'amélioration des immobilisations (CIP) est utilisé par les organisations pour prendre des décisions budgétaires intelligentes sur les grands projets ou achats à poursuivre. Ces décisions sont basées sur les objectifs de l'organisation et les ressources qu'elle peut acquérir.

Il s'agit d'un outil plus souvent utilisé par les entités publiques telles que les collectivités locales pour les dépenses publiques importantes. Cela comprend l'achat d'équipements majeurs, tels que des équipements de terrain de jeux, des chasse-neige ou des ordinateurs. Les plans d'amélioration des immobilisations peuvent également être utilisés pour l'acquisition de terrains à des fins publiques, comme un parc, une décharge ou un site industriel. L'expansion de la construction ou une rénovation majeure d'une installation publique, comme une bibliothèque ou un plan de traitement des eaux usées, sont également des cibles des plans d'amélioration des immobilisations. Il peut être utilisé pour les coûts connexes de planification, d'ingénierie, de conception, d'évaluation ou d'étude de faisabilité.

Le plan d'amélioration des immobilisations est utilisé pour assurer la coordination entre la planification communautaire et la gestion financière afin de déterminer l'emplacement, le calendrier et le financement de l'amélioration des immobilisations. Il s'agit généralement d'un projet pluriannuel, souvent de quatre à six ans. Ce sont des dépenses physiques importantes mais non récurrentes.

Complément au plan stratégique global de l'organisation, le plan d'amélioration des immobilisations doit s'aligner sur cette stratégie. Le plan ne décrit pas seulement les projets d'immobilisations et les achats, mais également le calendrier et les options de financement qui sont distincts du budget annuel de l'organisation, de sorte qu'il n'inclura pas les dépenses opérationnelles. Cependant, le plan d'amélioration des immobilisations est aligné sur le budget annuel.

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Caractéristiques d'un document de plan d'amélioration des immobilisations

Lors de l'élaboration d'un plan d'amélioration des immobilisations, certaines caractéristiques diffèrent d'un plan à l'autre. Il sera différent si votre plan d'amélioration des immobilisations est créé par un bureau gouvernemental ou une entreprise privée. Il y a souvent des exigences qui diffèrent d'une ville à l'autre et d'un État à l'autre. Par exemple, vous devrez peut-être obtenir l'approbation des citoyens avant de pouvoir aller de l'avant avec votre plan. Il est préférable d'examiner les détails spécifiques, car ils se rapportent à l'endroit où vous prévoyez d'effectuer le travail.

Cependant, malgré les différences, il existe des éléments communs qui sont partagés avec presque tous les plans d'amélioration des immobilisations. Par exemple, vous aurez besoin d'une liste de tous les projets d'immobilisations, d'équipements et d'études majeures liés aux projets. Ces projets devront ensuite être classés dans un certain ordre, en les hiérarchisant pour s'aligner sur le plan stratégique de la ville dans lequel vous travaillez. Un plan de financement devra être créé, estimant le coût global de chaque projet. De plus, vous avez besoin d'un calendrier pour la construction et l'achèvement des projets, y compris les jalons et les composants de déploiement critiques.

Une justification de projet est requise pour expliquer la nécessité des projets. Ensuite, vous devrez classer, détailler et expliquer les dépenses du projet. Cela comprend le coût estimatif d'exploitation et d'entretien de chaque projet et les revenus, le cas échéant, des projets.

Enfin, vous devrez décrire les sources de financement des projets. Cela montre comment la ville paiera pour les projets de votre plan d'amélioration des immobilisations. Ce plan devrait inclure la gestion de la dette et tous les canaux d'emprunt qui seront utilisés, tels que les prêts bancaires, les obligations, les impôts, les crédits, les subventions, etc.

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Comment créer un plan d'amélioration des immobilisations

Comme indiqué ci-dessus, chaque juridiction a un processus et des exigences différents pour soumettre un plan d'amélioration des immobilisations. Il est essentiel que vous contactiez la ville ou l'État dans lequel vous allez soumettre votre plan d'amélioration des immobilisations et que vous obteniez des détails sur la façon dont ils font des affaires.

Il existe, bien sûr, des étapes relativement courantes pour un plan d'amélioration des immobilisations, qui vous donnent une idée de base de la façon d'en créer un. Ils sont les suivants.

1. Soumission

La première étape est la soumission du projet. Les agences et départements locaux devront soumettre une liste des projets d'amélioration des immobilisations qui sont recueillis dans leur plan d'amélioration des immobilisations. C'est pourquoi vous souhaitez classer les projets par priorité.

Il se peut qu'on vous demande de fournir une description et une justification du projet (comme indiqué ci-dessus). Il y aura probablement une demande d'estimation des coûts du projet, quels que soient les coûts d'exploitation et d'entretien courants associés au projet et les sources de financement recommandées.

2. Évaluation et sélection

Une fois le plan d'amélioration des immobilisations soumis, il sera choisi en fonction de critères pouvant aller de la norme de niveau de service souhaitée à la demande pour le projet, en fonction des conditions du terrain, de l'équipement et des installations.

Parmi les autres facteurs en jeu, citons le nombre de résidents desservis par la zone géographique. Le retour sur investissement sera également examiné, ainsi que toute économie de coûts ou génération de revenus. La durabilité du projet et son évaluation en termes d'amélioration de l'efficacité énergétique peuvent également être examinées.

Les impacts économiques, environnementaux, esthétiques ou sociaux sont pris en compte. Il y a des problèmes de santé publique, de sécurité et juridiques à prendre en compte. Le plan sera considéré tel qu'il s'harmonise avec les plans et les politiques communautaires, et le soutien public ou politique dont il bénéficie.

3. Analyse financière

Les données historiques et les prévisions de recettes, de dépenses et de service de la dette des administrations locales seront toutes examinées. Cela permettra à la communauté de déterminer sa capacité de payer pour les projets proposés. Cela conduira également à sélectionner les bons outils de financement pour le projet.

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4. Préparation du plan

Le plan d'amélioration des immobilisations est rédigé avec une liste de projets recommandés par année de financement. Il y aura des détails de planification et des sources financières inclus. Des pièces jointes, telles que des cartes, des photos, des graphiques, des chronologies et d'autres illustrations, peuvent être ajoutées pour aider à étoffer le plan.

5. Examen et adoption

Il y aura un examen public du plan d'amélioration des immobilisations qui pourrait conduire à des révisions du plan. L'organisme gouvernemental votera ensuite sur l'adoption du plan et du budget d'amélioration des immobilisations. Le plan d'amélioration des immobilisations doit être revu chaque année ou au moins toutes les quelques années pour s'assurer qu'il est mis à jour pour plus de précision.

Avantages de l'élaboration d'un plan d'amélioration des immobilisations

Un plan d'amélioration des immobilisations dessert la communauté dans laquelle le projet aura lieu. D'une part, cela garantira la réparation et le remplacement en temps opportun de l'infrastructure vieillissante. Les résidents, les entreprises et les promoteurs ont une certaine certitude quant à l'emplacement et au calendrier de ces investissements publics.

Le plan est également idéal pour identifier les moyens les plus économiques de financer des projets d'amélioration, ce qui permet d'économiser de l'argent. Il permet également au public de participer au processus budgétaire et de financement et d'exprimer toute préoccupation ou commentaire qu'il pourrait avoir à ce sujet.

Avoir un plan d'amélioration des immobilisations évite une mauvaise planification qui peut être coûteuse et chronophage. Le plan est également utile pour éviter une forte augmentation du taux d'imposition, des frais d'utilisation et des niveaux d'endettement pour couvrir les améliorations imprévues des immobilisations. Il aide à faire correspondre la croissance et le développement avec le plan stratégique global de la zone, en équilibrant le besoin d'améliorations publiques avec les ressources financières de la communauté.

Comment ProjectManager aide avec les plans d'amélioration des immobilisations

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