Gestion des flux de trésorerie : pourquoi les flux de trésorerie peuvent être encore plus importants que les bénéfices

L'amélioration des flux de trésorerie est une décision intelligente pour toute entreprise. Peu importe la qualité de votre modèle d'entreprise, votre rentabilité ou le nombre d'investisseurs que vous avez alignés. Si vous recherchez un domaine sur lequel vous concentrer et qui aura un impact considérable sur votre entreprise, c'est celui-ci.

Les entreprises nouvelles et en croissance n'ont souvent pas de réserves de liquidités supplémentaires pour surmonter les insuffisances, car elles réinvestissent constamment. Les années de croissance la plus importante, y compris les premières années de la vie d'une entreprise, sont également difficiles en termes de flux de trésorerie.

La gestion des flux de trésorerie est l'une des nombreuses raisons pour lesquelles il est si difficile de lancer une nouvelle entreprise.

Qu'est-ce que la gestion de trésorerie ?

Alors, qu'est-ce que la gestion de trésorerie exactement ? Le flux de trésorerie est le montant d'argent, en espèces et non monétaire, qui entre et sort d'une entreprise. Un flux de trésorerie positif correspond à plus d'argent entrant qu'il n'en sort, et un flux de trésorerie négatif correspond à moins d'argent entrant que ce dont l'entreprise a besoin pour couvrir ses dépenses.

Pour calculer les flux de trésorerie, une entreprise prend note de la trésorerie disponible au début et à la fin d'une période spécifique. Ce délai peut être d'une semaine ou d'un mois. L'entreprise aura un flux de trésorerie positif s'il y a plus dans le compte à la fin de la période qu'au début de la période ; il aura un flux de trésorerie négatif s'il y a moins d'argent à la fin.

Être bon dans la gestion de la trésorerie est l'une des meilleures choses que vous puissiez faire pour votre entreprise. Non seulement cela, c'est une compétence que vous pouvez appliquer à d'autres entreprises, ainsi qu'à vos finances personnelles.

La différence entre cash-flow et rentabilité

Le cash-flow n'est pas synonyme de rentabilité. Une entreprise rentable peut toujours être incapable de payer ses factures. De même, ce n'est pas parce qu'une entreprise remplit toutes ses obligations financières qu'elle est rentable.

Le profit est un terme comptable de base pour les petites entreprises, qui n'existe vraiment que sur papier. La mesure du profit est une façon particulière de voir une entreprise. Cela ne vous dit pas grand-chose sur la façon dont l'entreprise se porte au jour le jour.

Comment calculer le bénéfice

La première étape du calcul du profit consiste à prendre votre revenu total, puis à soustraire le coût des marchandises vendues. La différence est votre bénéfice brut.

Chiffre d'affaires - Coût des marchandises vendues = Bénéfice brut

Par exemple, si vous avez vendu pour 100 000 $ de chaises berçantes et que les chaises elles-mêmes vous coûtent 50 000 $ en gros, votre bénéfice brut serait de 50 000 $.

Revenu : 100 000 $
Coût des marchandises vendues - 50 000 $
Bénéfice brut : 50 000 $

Bien sûr, vous auriez probablement d'autres dépenses que l'achat des chaises. Par exemple, vous auriez besoin d'un endroit pour ranger les chaises, et vous voudrez peut-être diffuser des annonces pour augmenter vos ventes. Ces dépenses sont appelées dépenses d'exploitation et elles sont soustraites de votre bénéfice brut.

Les dépenses d'exploitation comprennent la plupart des coûts qui ne sont pas directement liés à ce que vous vendez, comme le loyer, l'équipement, la masse salariale et le marketing.

La deuxième étape consiste à soustraire les charges d'exploitation du bénéfice brut. La différence est le bénéfice net.

Bénéfice brut - Dépenses d'exploitation = Bénéfice net

Revenu : 100 000 $
Coût des marchandises vendues : - 50 000 $
Bénéfice brut : 50 000 $
Dépenses d'exploitation : -35 000 $
Bénéfice net : 15 000 $

Si votre bénéfice net est un nombre positif, vous avez gagné de l'argent. Si c'est un nombre négatif, vous avez perdu de l'argent. Ce rapport dans son ensemble est appelé compte de résultat, ou profits et pertes (P&L).

Le « problème » du profit

En ce qui concerne la gestion des flux de trésorerie des petites entreprises, le problème avec les états des résultats est qu'ils ne montrent pas l'ensemble de votre entreprise. Il manque quelques informations essentielles.

1. Remboursement de la dette

Si vous avez des prêts commerciaux ou d'autres capitaux de démarrage à rembourser, ils n'apparaîtront pas ici. Seuls les intérêts sur ces prêts sont inclus dans un compte de résultat, même si les remboursements de dettes peuvent consommer beaucoup d'argent.

2. Paiements d'équipement

De même, si vous effectuez un achat d'équipement important, le coût total n'apparaîtra pas dans cette section. Au lieu de cela, ce coût sera étalé sur la durée de vie de l'équipement. Si vous dépensez 100 000 $ pour une ligne de mise en conserve et que vous pensez qu'elle vous durera 10 ans, votre compte de résultat indiquera une dépense de 10 000 $/an pendant 10 ans, même si vous deviez tout payer d'avance.

3. Impôts

Notez que votre bénéfice net n'est pas imposé à ce stade, ce qui signifie qu'il diminuera encore plus. Même si tous vos bénéfices sont disponibles en espèces, vous ne pourrez pas en manquer et tout dépenser au même endroit.

4. Espèces reçues

Enfin, de nombreuses entreprises utilisent la comptabilité d'exercice, qui enregistre les revenus même si vous n'avez pas encore reçu l'argent. Sur le papier, vous pourriez avoir 200 000 $ de ventes, mais si personne ne vous a encore payé, vous aurez toujours du mal à payer vos factures.

De plus, si vous avez des stocks, tout ce produit a de la valeur et est également inclus dans votre compte de résultat. Bien sûr, pour extraire de l'argent de votre inventaire, vous devez d'abord le vendre.

Comment gérez-vous la trésorerie et les bénéfices ?

En fin de compte, la gestion des flux de trésorerie est une question de timing. Vous pouvez être rentable au cours d'un mois ou d'une année, mais pas sur un jour ou une semaine spécifique. Si vos factures sont dues en début de mois mais que vous n'aurez pas d'argent en banque avant la fin du mois, vous avez un problème de trésorerie, même si à la fin du mois vous avez gagné plus de tu as depensé.

Voici le problème avec le profit : si vous n'êtes pas rentable sur le papier, vous êtes en mauvaise posture. Vous devez soit augmenter vos revenus, soit diminuer vos dépenses si vous voulez rester en affaires.

Mais ce n'est pas parce que vous êtes rentable que votre entreprise peut fonctionner en pilote automatique. Vous devez toujours pratiquer le contrôle des flux de trésorerie, surtout si vous êtes en pleine croissance.

Pourquoi la gestion de trésorerie est-elle importante ?

Bien que cela puisse sembler intimidant, le contrôle des flux de trésorerie et la priorisation d'une gestion efficace des flux de trésorerie présentent des avantages évidents.

1. Prévoir les manques à gagner

Le premier et le plus évident avantage de la gestion des flux de trésorerie et du fonds de roulement est de savoir à l'avance quand vous allez avoir des manques à gagner. Ne vous rendez pas compte que vous ne pouvez pas faire de loyer après le chèque sans provision. Avec un bon système en place, vous pouvez prévoir les manques à gagner des semaines, parfois même des mois, à l'avance, ce qui vous donne le temps d'élaborer un plan.

Par exemple:

• Appelez votre propriétaire et demandez-lui d'encaisser votre chèque quelques jours plus tard
• Retarder une expédition de quelques semaines pour retarder le paiement des droits de douane
• Organisez une promotion pour générer rapidement des ventes supplémentaires
• Partez en collecte pour régler les factures impayées

2. Réduire le stress

Croyez-le ou non, la gestion des flux de trésorerie atténuera beaucoup de stress. Une grande partie de l'anxiété ressentie par les entrepreneurs à l'égard du paiement des factures provient du fait qu'ils ne savent pas ce qui se passe et qu'ils s'inquiètent de savoir si les choses vont s'arranger ou non.

C'est bien mieux de savoir ce qui s'en vient, même si les perspectives ne sont pas bonnes. Lorsque vous saurez où vous en êtes, vous vous sentirez prêt. Plus important encore, vous serez équipé pour y faire face.

3. Sachez quand grandir

Lorsque vous gérez les flux de trésorerie, vous savez exactement combien d'argent vous devez consacrer à la croissance. N'oubliez pas que ce n'est pas parce que votre P&L vous indique qu'il y a de l'argent supplémentaire qui traîne que cela se matérialisera dans la vraie vie.

De même, ce n'est pas parce que vous avez 20 000 $ en banque que vous pouvez le dépenser. Vous pourriez en avoir besoin pour payer les dépenses à venir. Lorsque vous examinez votre flux de trésorerie au fil des semaines et des mois, vous saurez combien vous devez garder sous la main et combien vous pouvez mettre de côté ou dépenser pour la croissance.

4. Bénéficiez d'un effet de levier

Une bonne gestion des flux de trésorerie vous donne un effet de levier. Si vous avez besoin d'une marge de crédit de la banque pour combler un manque à gagner ou si vous souhaitez qu'un fournisseur vous accorde une pause de quelques semaines sans interrompre le service, un bon système de gestion des flux de trésorerie vous soutiendra et établira la confiance.

Les banques aiment généralement voir ce type de planification, surtout si vous pouvez clairement indiquer quand vous serez en mesure de rembourser les fonds. Les fournisseurs sont beaucoup plus susceptibles d'être flexibles si vous pouvez leur dire exactement comment vous allez payer et quand, plutôt que de couper la communication comme le font la plupart des entreprises pendant les périodes difficiles. Ces personnes veulent votre entreprise et seront plus disposées à travailler avec vous à travers les hauts et les bas si elles peuvent vous faire confiance.

5. Plus précis

Le flux de trésorerie est beaucoup plus précis qu'un budget. Les budgets vous disent ce que vous voulez qu'il se passe. Ce sont des vœux pieux et les entrepreneurs sont optimistes par nature. Les projections de flux de trésorerie vous indiquent ce qui se passe réellement afin que vous puissiez y faire face, même si ce n'est pas ce que vous aviez prévu au début de l'année.

La plupart d'entre nous (moi y compris) préféreraient souvent ne pas penser à gérer les flux de trésorerie et espérer que tout se passera bien. Mais ça ne vaut pas le risque. Vous vous sentirez vraiment mieux en restant maître de votre argent.

Comment gérer la trésorerie

Il existe de nombreux outils payants pour aider à gérer les flux de trésorerie. Personnellement, je pense que la version gratuite est la meilleure : Google Sheets. N'importe qui peut utiliser une feuille de calcul Google pour créer un état des flux de trésorerie. Bien qu'il s'agisse d'un processus manuel, il ne prend pas longtemps à mettre en place et il est facile à suivre.

Plus important encore, il est facile à personnaliser à la volée et à s'adapter à vos besoins ou à votre situation spécifique. Vous pouvez être aussi large ou aussi précis que vous le souhaitez. Et le temps que vous passez à créer et à mettre à jour votre feuille de calcul est précieux pour obtenir une image plus claire de votre situation.

La feuille de calcul des flux de trésorerie est un aperçu de la destination de votre argent. Il vous montre quand l'argent entrera et quand il sortira, et c'est un excellent moyen de visualiser la gestion des flux de trésorerie et d'ajuster votre approche.

Comment gardez-vous le contrôle de votre trésorerie ?

La meilleure façon de garder le contrôle de votre argent est d'utiliser un état des flux de trésorerie. Dans la gestion de trésorerie des petites entreprises, un état des flux de trésorerie est un compte des flux de trésorerie entrant et sortant d'une entreprise au cours d'une période comptable, telle qu'un mois, un trimestre ou une année, bien que vous puissiez suivre les flux de trésorerie pour toute période de temps qui aide vous voyez où va votre argent. Essayez ceci dans le calculateur de flux de trésorerie de Shopify.

La plupart des entreprises fonctionnent mieux en planifiant de semaine en semaine ; cependant, certains peuvent avoir besoin de planifier quotidiennement, d'autres n'ont besoin que de planifier mensuellement. C'est aussi à vous de décider si vous souhaitez inclure chaque dépense ou seulement des catégories de dépenses. Ces décisions dépendront de l'échelle et de la complexité de votre entreprise.

De même, certaines entreprises pourront projeter leur trésorerie avec précision sur six mois, d'autres sur deux semaines seulement. En général, essayez de projeter quatre à six semaines avec une précision raisonnable. Une bonne règle empirique pour la gestion des flux de trésorerie des petites entreprises est que plus vous êtes loin dans le futur, moins vos prévisions seront précises.

Étape 1 : prévoir les dépenses

La première étape consiste à établir toutes vos obligations financières en cours. Commencez par faire une liste de tout ce que vous devez payer - loyer, salaire, publicités, frais de logiciel, remboursements de prêts - tout ce qui ressort de votre résultat net.

Notez à quoi correspond la dépense, son montant et sa date d'échéance. Vous oublierez probablement certaines choses, alors examinez vos relevés bancaires et de carte de crédit pour voir quelles autres dépenses vous trouvez.

Étape 2 : Prévoir les revenus

Ensuite, il est temps de prévoir vos revenus hebdomadaires. De nombreuses entreprises connaissent des fluctuations de leurs ventes, cela peut donc être un peu un art. Essayez d'être aussi précis que possible. Plus votre entreprise sera établie, plus ce sera facile.

Commencez par noter tout revenu garanti. Si vous vendez des abonnements ou avez des contrats à long terme, vous aurez une bonne idée de ce qui s'en vient. Vous pouvez estimer si ces chiffres vont augmenter, baisser ou rester les mêmes. Si une grande partie de vos ventes provient de nouveaux clients, il sera plus difficile de faire une estimation. Néanmoins, vous devriez avoir une bonne idée de ce à quoi vous attendre au cours des semaines et des mois à venir. Plus vous vous rapprochez de la réalité, mieux c'est.

L'une des meilleures pratiques en matière de gestion de trésorerie des petites entreprises consiste à examiner les données passées pour faciliter les projections. Dans de nombreux cas, vos ventes de cette semaine il y a un an seront plus précises que vos ventes de la semaine dernière, car les données historiques tiennent compte des cycles annuels et de la saisonnalité. Si vous pensez que vos ventes augmenteront par rapport à celles de l'année dernière, vous pouvez augmenter le montant, mais il est important d'être prudent pour éviter de vous retrouver dans une mauvaise situation.

Lorsque vous prévoyez des revenus chaque semaine, soyez attentif à toute baisse des ventes due aux vacances ou à la période du mois ou de l'année, ainsi qu'à toute promotion ou offre majeure qui aura un impact positif sur vos revenus.

Étape 3 : branchez vos données

Vient maintenant la partie amusante : remplir vos données. Tout d'abord, prenez votre copie gratuite du modèle de projection des flux de trésorerie. Vous pouvez personnaliser une ligne pour chaque dépense et chaque source de revenus. Vous pouvez être aussi détaillé ou aussi large que nécessaire.

Jetez un œil à cet exemple de gestion des flux de trésorerie d'entreprise ci-dessous.

Si vous vendez un ensemble de produits sur un seul site Web, vous n'aurez peut-être qu'une seule source de revenus. Si vous utilisez plusieurs canaux, tels que le Web, la vente au détail et les salons professionnels, vous souhaiterez peut-être avoir une ligne pour chacun, car il sera plus facile de prévoir.

Assurez-vous d'ajouter des revenus à la semaine où ils seront disponibles pour vous. Gardez à l'esprit que cela peut prendre quelques jours pour se retrouver sur votre compte bancaire.

De même, remplissez vos dépenses. Certains seront hebdomadaires, d'autres bihebdomadaires, d'autres mensuels, d'autres variables. Vous allez également avoir beaucoup de dépenses diverses surgissant. Utilisez la ligne intitulée "Autre" pour les intégrer à la feuille de calcul.

Ajoutez votre solde bancaire d'ouverture pour la première semaine. Les semaines suivantes seront prédites automatiquement en fonction de vos projections de revenus et de dépenses.

Étape 4 : Mettez à jour votre feuille de calcul de projection

Votre feuille de calcul des flux de trésorerie est un document vivant. Si vous le conservez en tant que feuille Google, il sera disponible à tout moment, n'importe où. Vous pourrez également le partager facilement avec quelqu'un d'autre, comme votre comptable ou un autre employé.

Une bonne feuille de calcul des flux de trésorerie est mise à jour régulièrement. Une fois par semaine, connectez-vous et mettez à jour votre solde bancaire de clôture. Si cela ne correspond pas à vos calculs précédents, c'est une bonne idée de comprendre pourquoi. Parfois, des dépenses que vous avez oubliées apparaissent ou vous réalisez que vous avez peut-être été trop optimiste dans vos projections de revenus.

Ensuite, masquez la colonne du mois dernier. Vous n'en aurez plus besoin puisque c'est du passé.

Enfin, ajoutez une nouvelle semaine de projections dans la dernière colonne. Vous voulez toujours prévoir un minimum de quatre à six semaines afin de pouvoir planifier à l'avance.

Chaque fois que vous projetez un manque à gagner, le solde bancaire de clôture vous alerte en devenant rouge, ce qui vous invite à apporter des modifications. Dans le modèle fourni, vous pouvez voir qu'un manque à gagner est prévu le deuxième mois.

Six façons simples d'améliorer les flux de trésorerie

Si votre entreprise souffre d'une mauvaise gestion de la trésorerie, voici sept façons d'améliorer la trésorerie aujourd'hui.

1. Concentrez-vous sur le contrôle des stocks

En gardant à l'esprit la gestion des flux de trésorerie, envisagez de mettre à jour les stocks pour refléter les niveaux actuels de l'offre et de la demande dans votre entreprise. Faites une analyse ABC fréquente de vos produits pour déterminer ce qui se vend et ce qui ne se vend pas. Ensuite, vous pouvez conserver plus de stock disponible qui est susceptible de se déplacer rapidement et de vous débarrasser des stocks morts à un prix réduit.

2. Louez, n'achetez pas

Le financement des petites entreprises est toujours délicat, surtout en période difficile. Vous ne voulez pas vous endetter, mais vous devez parfois investir dans du matériel ou des stocks qui rapporteront à long terme. De bonnes pratiques de gestion de trésorerie consisteraient à louer plutôt qu'à acheter. Lorsque vous louez, vous pouvez effectuer de petits paiements au fil du temps et conserver des liquidités pour vos opérations quotidiennes. C'est aussi une dépense d'entreprise, vous pouvez donc la déduire de vos impôts.

3. Envoyez immédiatement vos factures

Un élément clé de la gestion des flux de trésorerie des petites entreprises consiste à être payé le plus tôt possible. Si vous envoyez des factures immédiatement, les créances arriveront plus rapidement. Si vous utilisez généralement un cycle de facturation mensuel, discutez avec vos fournisseurs pour leur faire savoir que vous allez passer à un modèle de facturation à la demande. Des points bonus si vous leur offrez une remise pour paiement anticipé.

4. Recherchez des sources de revenus alternatives

Si votre scénario change et exerce une pression sur vos sources de revenus actuelles, recherchez d'autres moyens de gagner de l'argent en ligne. Vous pourrez peut-être remplacer temporairement, voire définitivement, les flux de revenus moins rentables par des flux plus faciles et plus efficaces.

Par exemple, la propagation du COVID-19 a fermé de nombreuses entreprises de briques et de mortier en raison de fermetures obligatoires. La circulation piétonnière est l'une des principales sources de trésorerie de ces entreprises. Pour lutter contre la baisse des revenus, ils déplacent leur entreprise en ligne et offrent différentes expériences d'achat, comme "Acheter en ligne, ramassage en bordure de rue" et des options de livraison locale.

Cela peut faciliter la gestion de votre trésorerie et réduire la pression sur votre chiffre d'affaires.

5. Vérifiez si les fournisseurs proposent des remises pour paiement anticipé

Une façon de préserver le fonds de roulement et la gestion des flux de trésorerie consiste à payer moins les fournisseurs. Certains fournisseurs peuvent avoir des rabais de paiement anticipé dont vous n'êtes pas au courant. Payer vos fournisseurs tôt peut vous aider à économiser de l'argent et même à améliorer l'intégrité de vos relations d'approvisionnement, en particulier si d'autres fournisseurs retardent les paiements dans des conditions commerciales anormales.

6. Utilisez un compte d'épargne à intérêt élevé

Pour maximiser votre flux de trésorerie, mettez de l'argent dans un compte d'épargne d'entreprise à intérêt élevé. Trouvez un compte qui vous donne plus de 1 % pour y laisser votre argent, avec un dépôt minimum peu élevé. Cela peut améliorer votre situation de trésorerie mois après mois et vous aider à vous préparer à tout impact imprévu sur vos clients ou fournisseurs.

En savoir plus : Comment utiliser les états financiers pour votre entreprise de commerce électronique

Obtenez un modèle de projection de trésorerie gratuit

La plupart des entreprises ne peuvent pas survivre sans une bonne gestion des flux de trésorerie. Mais n'importe qui peut le faire. Prenez le temps de vous organiser maintenant, et il vous sera facile de rester au top.

Si vous ne l'avez pas déjà fait, n'oubliez pas de récupérer votre modèle de flux de trésorerie gratuit. Vous pouvez accéder à la feuille de calcul dans Google Drive. Vous devrez être connecté à votre compte Google pour faire une copie.

Obtenez le modèle gratuit

Illustration par Till Lauer