Comité de contrôle des modifications : rôles, responsabilités et processus

Il est certain qu'il y aura des changements au plan de projet pendant la phase d'exécution du projet. Il est impossible de tout prendre en compte - de la météo aux chaînes d'approvisionnement en passant par les demandes de changement - quelque chose va conspirer contre votre calendrier et votre budget. C'est pourquoi les projets ont un tableau de contrôle des changements.

La gestion de projet est méthodique, mais le changement ne l'est pas. Si des changements sont demandés, le tableau de contrôle des changements montre comment ces changements sont gérés avec le moins de perturbations pour le plan du projet. L'importance d'un comité de contrôle des changements pour un projet réussi et de haute qualité ne peut être surestimée.

Qu'est-ce qu'un comité de contrôle des modifications ?

Un comité de contrôle des modifications est parfois appelé comité d'examen des modifications. C'est un groupe de personnes de l'équipe du projet qui se réunit régulièrement pour envisager des changements au projet. Grâce à ce processus d'examen détaillé, le comité de contrôle des modifications décide de la viabilité de la demande de modification ou formule des recommandations en conséquence. Un comité de contrôle des changements comprend des représentants des domaines fonctionnels pertinents du projet en plus du chef de projet. Il y a probablement aussi des experts, des clients et des sponsors inclus. Bien sûr, selon le projet et l'organisation, d'autres personnes peuvent être impliquées.

Les projets plus importants qui incluent de nombreuses équipes travaillant ensemble ont généralement un tableau de contrôle des modifications central en plus de divers tableaux de modifications spécifiques à leur domaine de projet. Ces équipes rendent compte au comité central de changement qui a le dernier mot en la matière. Il peut également y avoir un tableau de changement de site pour les changements plus petits qui n'affectent que les sites distants.

Une fois que le comité de contrôle des changements a approuvé un changement, le changement doit être géré. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet avec plusieurs vues de projet qui vous permettent de travailler comme vous le souhaitez. Quelle que soit la vue que vous utilisez, vous pouvez créer une ou plusieurs balises et filtrer en conséquence pour suivre les modifications du projet. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Que fait un comité de contrôle des modifications ?

Un comité de contrôle des changements examine les demandes de changement qui sont ensuite examinées en détail. Les changements diffèrent des exigences de base fixées lors de l'approbation du plan de projet. Le comité de contrôle des changements débat ensuite des avantages et des inconvénients d'un changement, c'est pourquoi il est important d'avoir un comité de contrôle des changements qui reflète tous les aspects du projet, de l'équipe à l'utilisateur final.

En évaluant chacun le changement de son point de vue, le comité de contrôle des changements détermine si le changement vaut l'impact qu'il pourrait avoir sur le calendrier et le budget du projet. Une fois qu'une décision est prise, elle est transmise à l'équipe de projet et au client. Le comité de contrôle des modifications n'est cependant pas toujours le dernier mot sur le sujet. Bien que le comité de contrôle des modifications ait généralement l'autorité, sa décision n'est pas toujours définitive et exécutoire.

Rôles et responsabilités du conseil de contrôle des modifications

Les rôles au sein d'un comité de contrôle des changements diffèrent selon le projet, l'organisation et l'industrie. En général, il existe des rôles fondamentaux qui sont communs à tous les tableaux de contrôle des changements.

Gestionnaire

Le gestionnaire dirige le groupe, coordonne les activités et supervise tous les aspects du changement. C'est-à-dire qu'ils priorisent les demandes de changement et dirigent l'évaluation d'impact de la façon dont le changement affecte le projet. Le responsable du changement est chargé de documenter le processus de gestion du changement et les plans nécessaires pour mettre en œuvre le changement. Ils dirigent également les réunions du comité de contrôle des changements.

Approbateurs

Comme le titre l'indique, un approbateur ou une autorité de modification décide si la modification est autorisée ou rejetée. Il peut s'agir d'un individu, souvent un responsable ou un cadre, mais la réponse peut également reposer sur le comité de contrôle des changements afin qu'ils puissent prendre la décision ensemble. Les approbateurs travaillent en étroite collaboration avec les gestionnaires pour approuver et diriger les changements dans l'organisation et/ou le projet. Dans les petites organisations, cependant, l'approbateur et le responsable du changement sont les mêmes personnes.

Parties prenantes de l'entreprise

Il est courant que des parties prenantes de l'entreprise soient impliquées dans la gestion du changement et participent au comité de contrôle du changement. Cela signifie que divers départements peuvent être amenés à mieux comprendre l'impact du changement. Il peut s'agir par exemple de représentants des services commerciaux ou financiers si ces équipes sont impactées par le changement.

Membres de l'équipe

Les équipes travaillant sur le projet sont souvent celles qui soumettent les modifications au comité de contrôle des modifications. Ils documenteront pourquoi ils pensent que le changement est important et aideront le projet. Non seulement ils suggèrent le changement, mais ce sont eux qui mettront en œuvre, surveilleront et répondront à tout problème lié au changement. Ces équipes peuvent être des développeurs de logiciels, des testeurs, des bureaux d'assurance qualité, des équipes marketing, etc.

Service à la clientèle/Assistance technique/Agents d'assistance

Toute personne responsable de l'interaction avec les clients doit avoir une place au sein du tableau de contrôle des modifications. Ils sont en première ligne de l'entreprise, traitant avec ceux qui utilisent réellement le produit ou le service et ont une compréhension intime de l'impact positif ou négatif d'un changement.

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Élaboration d'un processus pour le comité de contrôle des modifications

Une partie du contrôle du changement consiste à avoir un processus. Le comité de contrôle des modifications fait partie de la planification de la gestion des modifications d'un projet ou d'une organisation. C'est une façon de saisir le changement, de l'examiner et de l'accepter ou de le rejeter.

La première étape consiste à identifier la nécessité d'un changement. Ces changements peuvent provenir de l'équipe, du fabricant ou d'autres parties prenantes. Quelle que soit l'origine du changement, il est important de le capturer pour commencer le processus.

Ensuite, un conseil de contrôle des modifications est assemblé ou la demande de changement est transmise au conseil pour examen. Comme indiqué, le comité de contrôle des changements est composé de personnes de chaque étape du cycle de vie du projet pour faciliter une discussion bien équilibrée et placer le changement dans un contexte plus large.

C'est à ce stade que le comité de contrôle des modifications définit le résultat et l'objectif du processus de contrôle des modifications. Un calendrier est défini pour s'assurer que le changement et la documentation sont créés pour aligner le changement sur les objectifs du projet.

Plutôt que d'être réactif, le comité de contrôle des changements doit rester proactif lorsqu'il s'agit de gérer les coûts et les calendriers pour éviter tout impact préjudiciable. Si le changement est approuvé, le comité de contrôle des changements fournira un calendrier suivi d'une étape de test et d'itération. Ils continueront à se rencontrer et à discuter des problèmes potentiels et à s'assurer que le changement reste dans les délais.

Meilleures pratiques pour les CCB

L'importance d'un comité de contrôle des modifications est claire : sans un processus en place pour gérer les modifications du projet, vous pourriez avoir un impact négatif sur le calendrier et les coûts associés au projet. Nous avons déjà discuté de la première meilleure pratique ; faire du conseil d'administration une représentation diversifiée des représentants du projet, y compris toutes les parties prenantes, certains membres de l'équipe, les clients, les fournisseurs, etc.

Une fois que vous avez un échantillon représentatif des parties prenantes du projet à bord, vous souhaitez définir clairement leurs responsabilités. Pour que le comité de contrôle des changements soit efficace, il doit avoir la taille idéale pour réagir rapidement aux changements et avec suffisamment de perspicacité technique et commerciale.

Tout comme vous créez une charte pour un projet, vous devez le faire avec votre tableau de contrôle des changements. Cela vous permet de définir l'objet du conseil, l'étendue de son autorité, les critères d'adhésion et les responsabilités, les procédures de fonctionnement et le processus de prise de décision. Lorsqu'il est partagé, cela permet de clarifier ce que le conseil fait et ce qu'il ne fait pas, ce qui lui permet d'agir plus efficacement. Vous voudrez également noter la fréquence à laquelle vous vous rencontrez et ce qui provoque des réunions spéciales et imprévues.

La chose la plus importante est de s'entendre sur un processus de prise de décision pour garder tout le monde aligné. Il détermine comment vous définissez un quorum, quelles règles régissent vos activités au sein du conseil de contrôle des modifications, le pouvoir du responsable du conseil et si les décisions prises par le conseil doivent être ratifiées par une autorité supérieure.

Comme vous vous en doutez, la communication est essentielle, de sorte que les canaux et la fréquence de mise à jour des parties prenantes doivent être bien définis. Il devrait y avoir un membre dont la responsabilité est de mettre à jour ces parties prenantes. Idéalement, il devrait y avoir un dépôt d'informations pour s'assurer que tout le monde travaille avec les données les plus récentes.

N'oubliez pas le fluage de la portée. Il devrait être une priorité pour tous les membres du contrôle des changements et les parties prenantes qui feront pression pour des changements qui ont un impact sur la portée du projet. C'est le travail du comité de contrôle des modifications de prendre ces demandes au sérieux et de les équilibrer par rapport au calendrier et aux coûts du projet.

Comment ProjectManager aide à gérer le changement et les projets

Afin d'avoir un comité de contrôle des changements efficace qui livre des projets réussis, dans les délais et dans les limites du budget, vous avez besoin d'un outil qui capture des données en temps réel. ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui fournit à l'équipe de projet et au comité de contrôle des modifications des données en temps réel pour leur permettre de prendre des décisions plus éclairées.

Suivez les modifications avec des tableaux de bord en temps réel

Nous avons déjà mentionné comment nos multiples vues de projet ont des balises pour vous aider à suivre les modifications au fur et à mesure qu'elles progressent dans le projet. Le tableau de bord en temps réel fait encore plus. Il fournit une vue de haut niveau de la progression et des performances de ces modifications, en calculant automatiquement les données et en les affichant dans des graphiques colorés qui suivent six mesures. Contrairement aux logiciels moins puissants, aucune configuration n'est requise et il est prêt à l'emploi quand vous l'êtes.

Tenez les parties prenantes informées avec des rapports en un clic

Les tableaux de contrôle des changements ont besoin de données. Le tableau de bord est bon pour un aperçu général, mais lorsqu'ils veulent se concentrer sur quelque chose et y regarder de plus près, des rapports en un clic peuvent être générés pour les rapports d'état ou de portefeuille, le temps, le coût et plus encore. Tous les rapports peuvent être filtrés afin que les membres du conseil puissent se concentrer sur les données les plus pertinentes. Les rapports sont également facilement partageables et se présentent sous plusieurs formats pour tenir les parties prenantes informées.

Parce qu'il existe une seule source de vérité sur le projet, l'équipe de projet et le comité de contrôle des modifications peuvent travailler avec les mêmes données. Notre plateforme collaborative connecte des équipes hybrides partout et à tout moment. Partagez des fichiers, ajoutez des tâches et faites des commentaires en temps réel. Que vous soyez au bureau, sur le terrain ou à domicile, nous vous donnons les outils pour collaborer et rester productif.

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