Qu'est-ce que la gestion du changement ? Processus et modèles expliqués

Une chose est certaine : des changements vont se produire dans votre organisation ou votre projet. Pour mieux planifier et répondre au changement, il faut d'abord comprendre une définition claire de la gestion du changement.

Qu'est-ce que la gestion du changement ?

Le terme de gestion du changement fait référence aux actions, outils et modèles mis en œuvre pour gérer différents types de changement, que ce soit au niveau du projet ou de l'organisation.

Il existe plusieurs stratégies de gestion du changement organisationnel qui peuvent être appliquées pour gérer le travail, les ressources, les processus opérationnels et les allocations budgétaires ainsi que différents types de changements organisationnels.

Au niveau du projet, vous devrez mettre en place un cadre de gestion des modifications garantissant que toutes les modifications apportées au plan de projet sont correctement approuvées, mises en œuvre et suivies afin que le calendrier, le budget ou les ressources du projet ne soient pas affectés par des modifications soudaines apportées à la portée initiale, le calendrier ou le budget de référence.

ProjectManager vous aide à établir un plan de gestion du changement et à le suivre en temps réel, que vous gériez des changements de projet ou des changements organisationnels. Configurez le plan avec nos diagrammes de Gantt robustes, qui remplissent le plan sur une chronologie visuelle afin que vous puissiez tout voir au même endroit. Ajoutez des ressources, des tâches, des durées, des jalons et des dépendances de tâches. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Modèles de gestion du changement

L'utilisation de modèles de gestion du changement aide à guider les équipes à travers les transitions nécessaires au niveau du projet ou de l'organisation. Il peut être difficile de s'adapter à de nouveaux processus, mais lorsque vous créez un plan de gestion du changement, vous pouvez obtenir des avantages pour votre organisation. Ces modèles de gestion du changement peuvent aider à planifier et à gérer le changement organisationnel.

Modèle de gestion du changement de Lewin

Kurt Lewin, un psychologue germano-américain, a développé un modèle de gestion du changement qui décompose le changement en trois phases : dégeler, changer et regeler. La première phase vous prépare au changement, puis il est mis en œuvre et, enfin, ce changement est solidifié.

Modèle de gestion du changement 7-S de McKinsey

Un modèle plus complexe que celui de Lewin, cela implique sept éléments. Ce sont les sept S, qui sont la stratégie, la structure, les systèmes, les valeurs partagées, le style, le personnel et les compétences. Contrairement à Lewin, il n'y a pas d'ordre spécifique. Ils sont utilisés pour évaluer l'impact de chacun sur l'autre afin d'identifier les faiblesses.

Modèle de gestion du changement de Kotter

Le Dr John P. Kotter est professeur émérite de leadership à la Harvard Business School. Il est connu comme l'inventeur d'un processus en huit étapes pour diriger le changement qui est devenu un instrument de la stratégie de gestion du changement.

1. Créer de l'urgence
2. Former une puissante coalition
3. Créer une vision du changement
4. Communiquer la vision
5. Enlever les obstacles
6. Créer des gains à court terme
7. Bâtir sur le changement
8. Ancrer le changement

Cette théorie de la gestion du changement est une extension de ce qui constitue le fondement de la gestion du changement. La conduite du changement repose sur quatre piliers. Ils sont la détermination qu'il y a un besoin de changement, la préparation et la planification de ce changement, la mise en œuvre de ce changement et, enfin, le maintien du changement.

Modèle de gestion du changement ADKAR

Cette méthode ascendante se concentre sur les personnes derrière le changement. ADKAR est un acronyme qui signifie conscience, désir, connaissance, capacité et renforcement. Ceux-ci ne sont pas dans n'importe quel ordre, mais répondent au besoin de changer, de participer et de soutenir le changement, de savoir comment effectuer le changement, d'avoir les compétences et le comportement nécessaires au changement, puis de le soutenir.

Modèle de transition des ponts

Avec ce modèle, vous vous concentrez sur les réactions émotionnelles au changement lors de sa mise en œuvre. Plutôt que de traiter le changement lui-même, ce modèle examine la façon dont les gens réagissent à la fin, à la perte ou à l'abandon de quelque chose, le point neutre après le changement, puis l'ouverture à un nouveau départ.

Cadre de gestion du changement de Kubler-Ross

Basée sur les cinq étapes du deuil, cette méthode reconnaît la réaction émotionnelle que les gens doivent changer. Tout comme le processus de deuil comporte cinq étapes, il en va de même pour le processus de changement. Ce sont le déni, la colère, la négociation, la dépression et l'acceptation.

Modèle de gestion du changement Satir

Ce modèle consiste à mesurer l'état émotionnel des employés en suivant les performances à travers ces cinq étapes de changement : statu quo tardif, résistance, chaos, intégration et nouveau statu quo. Par conséquent, ce modèle consiste à préparer et à accepter le changement, et non à déterminer ce qui doit changer.

Modèle de gestion des changements PDCA

Également appelé cycle de Deming, ce modèle, PDCA signifie planifier, faire, vérifier et agir. Ces quatre phases aident à l'amélioration des processus en identifiant le problème, en apportant des modifications pour y remédier, en surveillant et en prenant des mesures.

Théorie du coup de pouce

Comme son nom l'indique, cette théorie consiste à utiliser des suggestions subtiles et indirectes fondées sur des preuves pour inciter les employés à effectuer les changements requis. Pour que cela réussisse, vous devez définir le changement, prendre en compte le point de vue de l'employé, apporter la preuve que le changement est valide et qu'il s'agit d'un choix, écouter les commentaires, limiter les options et proposer des gains à court terme pour solidifier le changement.

Processus de gestion du changement

La conduite du changement peut prendre plusieurs formes. Des petits projets aux grandes organisations, nous devons tous faire face au changement et il n'y a pas d'approche unique en la matière. Cependant, voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour vous guider tout au long du processus de gestion du changement.

1. Définir le changement

Tout d'abord, il est important de définir en quoi consiste le changement et des informations générales à ce sujet afin que vous et votre équipe sachiez comment procéder. Posez-vous des questions sur le changement, par exemple s'il est planifié ou non. Aura-t-il un déploiement progressif ou aura-t-il besoin d'une mise en œuvre plus rapide ? Ces questions vous aideront à recueillir des informations sur le changement afin que vous puissiez créer un plan de gestion du changement efficace. Assurez-vous d'utiliser des ordres de modification pour contrôler les changements dans vos projets, programmes et portefeuilles.

2. Créez une vision du changement

Votre vision du changement est une description de ce à quoi ressemblera votre organisation après la mise en œuvre réussie d'un changement. Semblable à une analyse des écarts, elle décrit la différence entre l'état actuel et l'état futur souhaité et les avantages attendus pour le projet ou l'organisation.

3. Sélectionnez un modèle de gestion du changement

Vous pouvez choisir parmi plusieurs modèles de gestion du changement, chacun avec ses propres avantages et inconvénients en fonction des caractéristiques spécifiques de votre projet ou de votre organisation.

4. Créer un plan de gestion du changement

Un plan de gestion du changement explique comment le changement sera géré, que ce soit au niveau du projet ou de l'organisation. Il décrit quels sont les rôles et les responsabilités de la gestion des modifications, qui fait partie du comité de contrôle des modifications, comment fonctionnera le processus de demande de modification et tout autre détail lié à la gestion des modifications.

5. Constituez une équipe de gestion du changement

Votre plan de gestion du changement contient toutes les stratégies, lignes directrices et procédures que vous utiliserez pour gérer le changement. Maintenant, vous aurez besoin d'une équipe pour les exécuter. Constituez une équipe interfonctionnelle afin d'avoir différentes perspectives pour analyser le changement.

6. Implémenter et suivre les changements

Le travail n'est pas terminé une fois que vous avez mis en œuvre un changement dans votre projet ou votre organisation. Il est important de suivre et de suivre l'impact de vos changements à l'aide de données et d'indicateurs de performance clés (KPI).

Modèles de gestion des modifications

Voici quelques modèles gratuits qui peuvent vous aider dans la gestion du changement au niveau du projet. Nous avons également des dizaines de modèles de gestion de projet pour vous aider dans la planification, l'ordonnancement et le suivi.

Modèle de demande de modification

Ce modèle gratuit est idéal pour rationaliser votre processus d'approbation de demande de modification. Il peut être facilement personnalisé et partagé avec votre équipe.

Modifier le modèle de commande

Les ordres de modification sont un document fondamental de gestion des modifications de projet. Ce modèle gratuit est idéal pour vous aider à démarrer.

Modèle de journal des modifications

Ce modèle de journal des modifications est idéal pour suivre chaque modification qui a lieu au cours du cycle de vie de votre projet.

ProjectManager aide à la gestion du changement

Une fois que vous avez défini votre processus, vous devez décider des outils que vous souhaitez utiliser pour gérer ce processus de contrôle des modifications. De nombreuses équipes se tournent vers de simples modèles Excel pour répertorier les demandes de modification et suivre les progrès. En règle générale, vous souhaitez suivre plusieurs points de données lorsque vous gérez un processus de contrôle des modifications :

• Description de la demande de modification
• Qui l'a demandé
• Priorité de l'article
• Chargé de mise en œuvre du changement
• Le changement de date a été mis en œuvre
• Remarques

C'est un moyen simple de suivre l'intégralité du processus. Certains outils logiciels de gestion de projet, cependant, vous aident à gérer le changement dans le cadre de votre gestion de projet. Par exemple, dans ProjectManager, vous pouvez suivre les modifications, ainsi que les risques et les problèmes, directement dans le logiciel.

L'avantage d'intégrer la gestion du changement dans votre outil PM est :

• Suivre les modifications avec le projet
• Joindre des demandes de modification à des tâches spécifiques
• Recevez des alertes par e-mail lorsque les modifications sont mises à jour
• Suivez les modifications sur un tableau de bord.

Lorsque des modifications sont liées à des projets particuliers, ou même lorsque vous apportez des modifications organisationnelles à votre propre projet, il peut être utile d'utiliser des outils qui permettent à votre processus d'avancer grâce à des capacités d'automatisation et de suivi. Quel que soit l'outil que vous utilisez, n'oubliez pas que le changement doit être mené. Pendant que le changement se produit, la gestion du changement demande du leadership.

Le changement se produit, mais sans les bons outils pour gérer ce changement, c'est le changement et non vous qui dirigez le projet. Pour avoir un processus de gestion du changement solide, vous devez disposer d'un outil de gestion du changement performant. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous fournit des données en temps réel afin que vous puissiez identifier les changements au fur et à mesure qu'ils se produisent. Ensuite, vous disposez des fonctionnalités dont vous et votre équipe avez besoin pour résoudre ces changements. Démarrez gratuitement avec ProjectManager et gérez le changement en prenant cet essai gratuit de 30 jours.