Demande de changement : comment soumettre, gérer et exécuter

Nous le disons tout le temps, le changement est inévitable. Cet adage est aussi vrai pour les projets et les organisations que pour tout le reste. Le changement peut sembler être un inconvénient ou une réponse à un problème inattendu. Et bien que cela se produise, une demande de changement peut aussi être tout à fait naturelle, voire positive, dans le grand schéma des choses. Parce qu'en fin de compte, le changement est l'évolution.

Alors, comment les changements peuvent-ils être utilisés à votre avantage ? Nous créons un système pour guider ces changements. Ce système évite la confusion et la désorganisation qui peuvent couler et opérer, et tout commence par une demande de changement.

Qu'est-ce qu'une demande de modification ?

Les demandes de modification agissent comme ces documents formels et constituent un élément central du processus de gestion des modifications. Ces documents décrivent les modifications apportées à certains aspects du projet ou de l'organisation - généralement à un niveau élevé, comme un livrable du projet ou des opérations organisationnelles.

Les demandes de changement peuvent provenir de l'intérieur ou de l'extérieur de l'organisation, et bien que les changements demandés puissent varier énormément, le processus pour les créer est le même. Cette continuité simplifie le processus de création, de soumission, de contrôle et d'approbation (ou de refus).

Types de demandes de modification

Les demandes de changement peuvent être triées en différentes catégories, en fonction de l'objectif du changement. Voici les quatre principaux types de demandes de changement à connaître. Chacun de ces quatre peut s'appliquer à la fois aux projets et aux organisations dans leur ensemble.

• Changement normal : Une demande de changement normal concerne une modification importante des opérations, des systèmes existants, de l'infrastructure, etc. Ce type n'est pas rare, mais il implique des changements substantiels et de grande envergure qui doivent être apportés. Et, comme vous pouvez l'imaginer, les demandes de changement normales entraînent souvent des demandes supplémentaires.
• Changement standard : une demande de changement standard propose un changement à faible risque qui se produit souvent. Comme nous en avons discuté, de nombreux changements sont parfaitement naturels au cours d'un projet ou dans une organisation. Ces changements peuvent être considérés comme une évolution. Ce sont des propositions décrivant ce qui doit être modifié, mais la modification elle-même suivra un système préexistant.
• Changement majeur : Une demande de changement majeur propose un changement important qui nécessitera un financement substantiel. Les changements majeurs présentent un risque élevé, mais ils peuvent également rapporter gros. Ces changements ne se produisent pas souvent et s'ils sont mal gérés, ils peuvent causer de graves dommages. Cela étant dit, ils sont nécessaires pour apporter des modifications extrêmes.
• Changement d'urgence : Une demande de changement d'urgence est une proposition hautement prioritaire pour un changement immédiat. Ce type est généralement le résultat d'une erreur ou de quelque chose qui ne se passe pas comme prévu et peut être utilisé pour empêcher ces circonstances inattendues de faire des ravages.

Quel est le but d'une demande de modification ?

Dans tout projet ou organisation, il est possible que des processus ou des tâches doivent être modifiés. Les demandes de modification existent pour documenter officiellement les détails des aspects qui doivent être modifiés. Leur but est de demander une modification et de contrôler ce changement.

Ces modifications peuvent être nécessaires lorsque les buts et objectifs de haut niveau et/ou les livrables du projet changent ou sont ajoutés. Par exemple, un client peut vouloir modifier les livrables d'un projet, une entreprise peut vouloir élargir sa mission, une organisation peut vouloir améliorer la communication ou les opérations internes. La liste continue. Quelle que soit la nature du changement, les demandes de changement documentent la modification proposée.

Ces demandes formelles énumèrent toutes les informations pertinentes et sont ensuite transmises à un intervenant individuel (ou à un conseil ou un comité d'individus) pour approbation. Les demandes de changement résument tout ce qu'ils doivent savoir et simplifient la progression du processus de gestion du changement.

Que doit contenir une demande de modification ?

Peu importe le type de demande de changement, il y a quelques bases que vous devez vous assurer de couvrir. Commencez par ces composants de base et développez le reste de vos demandes de modification autour d'eux.

• Titre
• Numéro d'identification
• Type de demande
• Source : demande interne ou externe
• brève description

Selon le type de changement ou l'organisation ou le projet, vous souhaiterez peut-être inclure des détails supplémentaires. C'est tout à fait correct, mais vous voudrez garder ces sections supplémentaires courtes et simples et assurez-vous que le format de chaque demande est aussi cohérent que possible.

Comment établir un processus de changement

Il est important d'avoir en place un système concret de traitement des demandes. Cela crée un ensemble d'étapes que tout le monde peut suivre et réduit les erreurs. Cela sera différent selon l'industrie, l'organisation ou le projet, mais il y a des points universels qu'ils doivent atteindre. En voici quelques-uns sur lesquels se concentrer :

1. Décidez ce que les demandes de changement incluront

Les demandes de modification peuvent avoir un impact sur de nombreux aspects du projet, voire sur l'ensemble de l'organisation. Mais, quel que soit le type de demandes soumises, elles doivent toutes contenir les mêmes éléments et répondre aux mêmes questions. Cette cohérence dans le formatage permet d'obtenir de meilleurs enregistrements et des rapports plus approfondis.

Parce que la cohérence est si importante, de nombreuses organisations choisissent d'utiliser des modèles lors de la création d'un modèle. Ces modèles facilitent la recherche des informations que vous recherchez, car vous êtes déjà familiarisé avec la mise en forme. Un modèle garantit également qu'aucun détail n'est omis.

2. Déterminer le type et la portée de la demande de changement

Comme nous l'avons montré, il existe différents types de demandes de modification, chacune avec ses propres caractéristiques. Afin d'en soumettre et de le traiter de manière appropriée, vous devez savoir de quel type il s'agit. Un changement majeur, par exemple, sera géré différemment d'un changement normal.

Tous doivent inclure les mêmes informations de base, mais selon le type de demande, il y aura quelques différences. Un moyen infaillible de déterminer à quoi ressembleront ces différences consiste à déterminer la portée de la demande. En d'autres termes, quel sera exactement l'effet du changement que vous demandez ? Quelle sera l'ampleur du changement que vous apportez ?

3. Établir une chaîne de communication

La soumission d'une demande n'est pas la fin du processus. En fait, la soumission ne fait souvent que lancer une conversation plus longue. Qu'une demande de modification soit approuvée ou refusée, il y aura probablement des allers-retours entre la personne qui soumet la demande et la personne chargée de l'examiner.

Étant donné que les demandes de changement déclenchent souvent ces conversations, il est important d'établir exactement comment ces « modifications » seront discutées ou comment des questions seront posées. Chaque partie doit savoir à qui s'adresser et comment exprimer ses questions, ses préoccupations, ses critiques, etc. Lorsqu'un système préétabli est en place, cela réduit les conflits et améliore l'efficacité.

4. Définir les prochaines étapes

Une fois approuvé, il est temps d'exécuter les modifications qui en résultent. Cela incombe généralement à de nombreuses personnes différentes et peut même impliquer différents départements. La partie la plus importante de l'établissement d'un processus de contrôle des modifications consiste peut-être à décider de ce qui se passera après l'approbation d'une demande.

Bien que les modifications approuvées puissent varier considérablement, les étapes après l'approbation doivent être identiques. Cela comprend la tenue d'une réunion et le remplissage des formulaires nécessaires. La clé est d'avoir un système en place pour prendre les demandes approuvées des documents et les transformer en réalité.

Comment ProjectManager vous aide à gérer les changements dans votre projet

Lors de la création et de la soumission de demandes de modification, il est important de disposer des outils de documentation appropriés. Tout au long d'un projet, vous devrez organiser et stocker un ensemble de documents afin que tout soit facile à trouver et que rien ne soit perdu. ProjectManager vous permet de télécharger tous les documents dont vous avez besoin pour votre projet, avec un espace de fichier illimité.

Et si vous avez besoin de signaler un détail spécifique sur une demande de changement, laissez simplement un commentaire dans le document et identifiez le ou les membres de l'équipe que vous souhaitez afficher. Cela élimine le besoin d'envoyer des fichiers PDF par courrier électronique. d'avant en arrière et met toutes vos correspondances dans un seul espace.

Le fait de conserver toutes vos demandes de modification au même endroit facilite également l'exécution des modifications elles-mêmes. Étant donné que ces demandes résident dans le même espace que votre plan de projet, votre calendrier, votre tableau de bord, vos outils de gestion des tâches, etc., vous pouvez effectuer des ajustements en quelques clics seulement et vous mettre immédiatement au travail.

ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui gère les modifications apportées à votre projet avec des fonctionnalités qui vous guident à chaque étape. Identifiez ce qui doit changer, planifiez le changement, puis suivez sa progression avec le même outil. Prenez le contrôle total des modifications du projet en essayant gratuitement ProjectManager dès aujourd'hui.