Comment créer un formulaire d'admission de client qui donne des résultats

Quiz instantané (et il n'y a qu'une seule question) - de laquelle des choses suivantes votre entreprise peut-elle se passer ?

A. Clients
B. Renvois
C. Recettes
D. Réputation
E. Relations
F. Tout ce qui précède
G. Aucune des réponses ci-dessus

La réponse est probablement une évidence, mais nous vous le dirons quand même – G. Aucune de ces réponses.

Vous avez besoin de toutes ces choses pour développer votre entreprise. Et vous les faites passer par beaucoup de travail acharné de votre part, mais vous avez besoin d'une chose essentielle pour commencer - et cela vient du client.

Pas de quiz cette fois, on va juste vous le dire. Vous avez besoin d' informations . Et plus c'est détaillé, mieux c'est.

La meilleure façon d'obtenir ce dont vous avez besoin de clients potentiels est d'utiliser un formulaire d'admission des clients . En fait, c'est la partie la plus importante de toute votre relation client.

Sans formulaire d'admission du client, vous pourriez rencontrer….

• Déformation de la portée - les clients réalisent ce qu'ils veulent réellement trop tard, puis demandent plus de travail
• Il y a trop de cycles de révision - parce que le client change d'avis OU vous n'avez pas commencé avec suffisamment d'informations
• Le travail prend beaucoup plus de temps que prévu - souvent parce que vous n'aviez pas toutes les informations sur le client dont vous aviez besoin pour planifier avec précision
• Il est difficile d'obtenir des documents des clients - des éléments tels que les éléments de conception, les directives de la marque et les informations comptables

Que vous soyez une agence numérique ou une autre petite entreprise, un formulaire d'accueil client peut vous aider à éviter tous ces problèmes.

Cet article vous montrera comment créer un formulaire d'admission client - tout ce qu'il faut y inclure, où l'utiliser et les outils pour le créer.

Quel est le processus d'accueil des clients ?

Le processus d'accueil des clients est l'étape au début d'une relation client où vous recueillez les informations dont vous avez besoin auprès de votre client. C'est l'occasion pour vous de poser des questions à vos clients et d'obtenir ce dont vous avez besoin pour faire le travail pour lequel vous êtes embauché.

De nombreuses entreprises n'ont pas mis en place de processus structuré d'accueil des clients et s'appuient plutôt sur les e-mails et les processus manuels pour faire le travail. Cela peut entraîner de la frustration pour vous et vos clients.

Le processus d'accueil des clients marque le début d'une relation client approfondie. Bien que le processus de chaque entreprise puisse être différent, il commence généralement par ces trois étapes :

1. Connecter l'appel : C'est la poignée de main. Le point où les présentations sont faites et vous avez une idée de qui est le client et de ce qu'il recherche.
2. Formulaire d'admission du client : ce formulaire devient plus spécifique, avec des questions sur les points faibles, le type d'entreprise et les objectifs d'un client.
3. Appel exploratoire : L'appel pour en savoir plus sur ce que vos clients attendent de votre relation. Ensuite, ensemble, vous pouvez explorer les options du client avec lui en fonction des informations du formulaire d'admission du client.

Le client remplit généralement le formulaire d'admission après votre premier appel de connexion. Ensuite, l'entreprise passe en revue toutes les informations du formulaire et les utilise pour se préparer à l'appel exploratoire.

Qui utilise les formulaires d'accueil des clients ? Des entreprises comme :

• Agences digitales
• Cabinets d'avocats
• Psychiatres
• Cliniques de bien-être (comme les massothérapeutes et les physiothérapeutes)
• Médecins
• Comptables
• Presque toutes les entreprises qui travaillent avec des clients

L'une des trois choses suivantes peut se produire pendant le processus d'admission du client :

1. Vous et le client convenez mutuellement que c'est un bon ajustement.
2. Votre entreprise décide que le client n'est pas la bonne personne.
3. Le client décide que votre entreprise n'est pas la bonne personne.

Pour décider de tout cela, cependant, vous avez besoin du formulaire d'admission du client.

Comment créer un formulaire d'accueil client

Pour créer le formulaire d'admission client parfait, vous devez penser au-delà des informations que vous souhaitez collecter auprès d'un client. Vous devez réfléchir à ce qui rendra le formulaire le plus utile pour le client.

Préparez-vous – cette section en couvre beaucoup .

1. Comment choisir les bonnes questions pour votre formulaire d'admission des clients - plus des exemples
2. Quoi d'autre vous devez inclure sur le formulaire - oui, il y a plus que vos questions
3. Où placer votre formulaire d'admission du client
4. Quelques outils pour vous aider à créer le formulaire

"Un formulaire d'admission client est un excellent moyen de renforcer le pouvoir et de créer une excellente relation client." - Elizabeth Bailey, responsable de compte de canal ActiveCampaign

1. Comment choisir les bonnes questions du formulaire d'admission des clients

Avouons-le, les formulaires peuvent être fastidieux. Quiconque s'est déjà assis dans la salle d'attente d'un médecin avec un presse-papiers ou a dû faire quoi que ce soit au DMV le sait. Mais les formulaires d'accueil des clients sont la clé d'une interaction client réussie.

Pour rendre un formulaire d'accueil client plus agréable à remplir et vous fournir les informations dont vous avez besoin pour réussir l'intégration d'un client, vous devez poser les bonnes questions. Les questions spécifiques que vous posez varient en fonction de votre type d'entreprise, mais il existe deux types de questions importantes :

1. Les bases : les noms, les méthodes de contact, le budget, un rôle professionnel – essentiellement les questions pour apprendre à vous connaître sur papier
2. L'approfondissement : les questions que vous posez pour pénétrer l'esprit et l'entreprise d'un client afin de connaître ses points faibles et ses objectifs

Gardez à l'esprit que quelles que soient les questions que vous posez, ce formulaire ne devrait pas prendre une éternité à remplir. Les formulaires qui demandent beaucoup de travail à remplir… ne seront pas remplis. Gardez vos formulaires d'admission aussi courts que possible tout en obtenant les informations dont vous avez besoin.

Voici les catégories de questions que vous devriez poser sur un formulaire d'accueil des clients commerciaux :

1. Budget : Le client a-t-il le budget pour vous embaucher ? Si c'est le cas, y a-t-il une possibilité que votre contrat s'étende à l'avenir ? Cela ne vaut peut-être pas la peine de prendre des projets qui n'ont pas de potentiel à long terme.

2. Champ d'application : Quelle quantité de travail votre client doit-il effectuer ? De quelles ressources internes le client dispose-t-il déjà et comment le travail sera-t-il réparti entre vous et l'équipe du client ?

3. Industrie : Dans quelle industrie est votre client ? Les clients se comparent souvent à d'autres dans leur industrie - et vous pourrez peut-être vendre d'autres services si vous avez des études de cas de leur industrie.

(Source : Formstack)

4. Objectifs : Comment le client va-t-il mesurer votre travail ? Quelles sont leurs attentes à votre égard ?

5. Chronologie : Quand votre client a-t-il besoin que le travail soit fait ? Le travail est-il récurrent ou ponctuel ?

6. Qui de l'entreprise de votre client sera impliqué ? Connaissez votre point de contact – travaillerez-vous avec un fondateur, un PDG, un vice-président ou un cadre intermédiaire ?

7. Questions pour nous : Ce formulaire doit être conçu pour vous aider à planifier votre appel exploratoire avec un client. Inclure un espace où le client peut poser des questions vous permet de mieux vous préparer à ce qui pourrait survenir lors d'un appel.

Votre type d'entreprise détermine les questions que vous devez couvrir et quand vous les posez. Sara Stein de Miss Efficiency utilise un outil de formulaire et une automatisation pour demander les informations client dont elle a besoin, quand elle en a besoin.

Sarah Stein dirige une entreprise de comptabilité appelée Miss Efficiency. Elle aide les petites entreprises à faire face aux difficultés de la comptabilité, et leur intégration est la première étape.

Sara Stein de Miss Efficacité.

Sarah intègre également ActiveCampaign à Typeform, un service qui vous permet de créer des formulaires et des enquêtes pour collecter des informations auprès de vos contacts. Inclure Typeform dans son automatisation de bienvenue lui permet de :

• Capturez des informations importantes sur l'admission des clients
• Demandez pourquoi les nouveaux clients ont choisi Miss Efficiency
• Demander des commentaires et envoyer une enquête de promoteur net
• Demandez des références à d'autres entreprises
• Fournir un endroit pour faire des suggestions

Sarah utilise Typeform et l'automatisation pour envoyer une série d'e-mails. C'est ainsi qu'elle obtient et donne des informations importantes sur les clients. Ses trois premiers sont :

1. Bienvenue. Dans son premier e-mail, Sarah souhaite la bienvenue au nouveau client dans l'entreprise. Pour les clients, cela est soutenu par une carte de remerciement manuscrite
2. Comment nous travaillons. L'introduction de nouveaux contacts dans l'équipe les aide à voir avec qui ils vont travailler et à renforcer la confiance.
3. À quoi s'attendre de nous . Beaucoup de petites entreprises ne comprennent pas vraiment la comptabilité. C'est un sujet qui cause de l'anxiété, alors leur dire exactement à quoi s'attendre est d'une grande aide.

Pour intégrer pleinement ses clients, elle a besoin de beaucoup d'informations sur les clients. Dans son dernier e-mail, elle demande toutes les informations dont elle a besoin pour un processus d'admission client approfondi :

4. Ce que nous attendons de vous. Il y a certains documents auxquels les comptables doivent avoir accès. En mettant tout cela dans une liste de contrôle, Sarah facilite le processus pour que les clients lui donnent les informations dont elle a besoin.

2. Où mettre votre formulaire d'accueil client

Vous avez deux options pour avoir les yeux sur votre formulaire.

1. Affichez-le publiquement sur votre site Web
2. Envoyez-le en privé directement à un client

De nombreuses entreprises placent un formulaire d'admission des clients directement sur leur site Web . Le formulaire se trouve généralement sous un onglet Contactez-nous ou connecté à un appel à l'action de la page de destination - comme "Obtenir plus d'informations" ou "Démarrer un essai gratuit".

• L'avantage : vous obtenez un plus grand nombre de prospects potentiels à partir d'un formulaire d'admission de client public, car tout le monde peut y accéder.
• L'inconvénient : vous passez beaucoup de temps à déterminer ceux qui valent la peine. Si quelqu'un peut remplir le formulaire, il y a de fortes chances que beaucoup d'entre eux ne soient pas le type de client spécifique que vous souhaitez poursuivre. Il peut également sembler moins sécurisé pour un client.

L'envoi privé d'un formulaire d'admission de client par e-mail présente deux avantages cruciaux.

• L'avantage : si vous pouvez envoyer ce formulaire à un client potentiel, vous disposez déjà de ses coordonnées ; vous avez donc plus de chances de conclure l'affaire.
• L'inconvénient : vous avez un bassin de clients potentiellement plus petit

Heather Read, photographe de famille et cliente d'ActiveCampaign, utilise l'automatisation parallèlement à son formulaire de contact pour mieux qualifier les prospects de son formulaire de contact.

Heather Read, photographe et cliente d'ActiveCampaign.

Vous voulez que les prospects affluent afin que vous puissiez les transformer en clients, mais qualifier chaque prospect un par un ne vous laisserait pas le temps de faire du travail. Avec sa propre famille et un emploi à temps plein, Heather savait que cela ne fonctionnerait pas pour elle.

Maintenant, l'automatisation d'ActiveCampaign fait le travail d'admission des clients pour elle.

Heather a eu beaucoup de pistes au début. Mais une analyse de sa journée de travail a révélé que la majeure partie de son temps était engloutie par ce qu'elle appelle des "pistes zombies" - des pistes qui ressemblent à toutes les autres, mais qui ne finiront jamais par se convertir.

Heather avait besoin d'un moyen de récupérer son temps - afin qu'elle puisse arrêter de perdre du temps avec des prospects sans issue et se concentrer sur des prospects qui pourraient devenir des clients.

Heather a mis les zombies au repos et a récupéré une tonne de son temps avec une automatisation pour qualifier les futurs clients.

Pour résoudre son manque de temps, Heather avait besoin de :

• Un moyen automatisé de collecter des prospects
• Un moyen automatisé de suivre les prospects
• Un moyen automatisé d'identifier les prospects de son formulaire de contact qui convertiraient

Avec ces trois processus automatisés en place, Heather a pu éliminer près de 30 % de son travail, libérant ainsi un temps considérable et éliminant la frustration et la déception liées au temps perdu.

3. De quoi d'autre avez-vous besoin sur un formulaire d'admission de client en plus des questions ?

Vous pensiez que vous aviez terminé après avoir choisi vos champs de formulaire, n'est-ce pas ?

Pas assez. Mais tu es si proche.

Il y a quelques autres choses à considérer sur votre formulaire d'admission de client.

1. Vos coordonnées professionnelles : C'est une évidence. Vous devez toujours rendre vos coordonnées facilement accessibles et faciles à trouver, en particulier pour un client potentiel.
2. Logo d'entreprise : Cela peut sembler petit, mais un logo rend votre entreprise mémorable. Cela vous donne le sentiment d'être une entreprise établie et digne de confiance.
3. Instructions : Croyez-le ou non, les instructions sur la façon de remplir le formulaire sont utiles à beaucoup de gens. Incluez des informations telles que les ressources dont ils ont besoin pour remplir le formulaire, des liens vers une page FAQ et les prochaines étapes.

4. Outils pour créer un formulaire d'accueil client

Sans formulaire d'admission client, de nombreuses entreprises se perdent dans une traînée d'e-mails, ce qui rend l'intégration d'un client dans un client beaucoup plus difficile. Heureusement, des outils existent dans le seul but de créer des formulaires comme ceux-ci.

Wufoo , un générateur de formulaires gratuit, vous permet de créer des formulaires simples que vous pouvez télécharger sur votre site Web ou partager en privé. Si vous voulez plus que les fonctionnalités gratuites de base, vous pouvez passer à une version payante. Bonus : vous pouvez obtenir des analyses sur vos formulaires.

Un exemple de modèle de formulaire Wufoo. (Source : Wufoo)

Lexicata est un outil de conception de formulaires d'admission des clients destiné aux cabinets d'avocats (mais vous pouvez toujours l'utiliser pour d'autres types d'entreprises). L'un des progiciels d'admission les plus détaillés du marché, il vous offre une variété de fonctionnalités, telles que les signatures électroniques et les modèles en marque blanche. Il s'intègre également à d'autres programmes.

Décidez quel type de formulaire vous voulez, du choix multiple au menu déroulant. (Source : Lexicata)

Formstack est l'un des moyens les plus simples de créer des formulaires personnalisés qui vous permettent de collecter des données à votre guise.
Vous pouvez concevoir des formulaires en ligne avec une interface glisser-déposer facile - aucune compétence technique n'est requise.

Créez votre formulaire d'admission client idéal en quelques clics rapides. (Source : Formstack)

Votre fournisseur de services de messagerie (ou ESP) peut proposer des fonctionnalités telles qu'un générateur de formulaires. ActiveCampaign vous permet de créer facilement des formulaires avec un générateur de formulaires par glisser-déposer. Vous pouvez ajouter des champs personnalisés et ajouter des formulaires à votre site Web ou à vos e-mails.

Ajoutez tous les champs personnalisés à un formulaire dont vous avez besoin.

Pour une aide supplémentaire pour créer des formulaires dans ActiveCampaign, consultez ces guides utiles :

• Comment créer un formulaire
• Comment ajouter un formulaire à un e-mail ?
• Guide des formulaires

Vous disposez d'un formulaire d'accueil client dûment rempli. Qu'est ce que tu fais après?

Une fois le formulaire d'admission du client rempli, examinez-le et faites un suivi rapidement ! Créez un énoncé de travail basé sur les informations que vous avez recueillies.

Les énoncés de travail (SOW) sont différents selon les services que vous fournissez. Ils peuvent aller d'une simple date de rendez-vous (comme dans les cabinets médicaux) à un document plus détaillé, ligne par ligne, qui comprend les délais, les coûts et les livrables.

Tout commence par un formulaire d'admission du client.