Communication réussie au travail: conseils francs de Loryn Cole de Copyblogger

Depuis ces derniers temps, je m'intéresse aux petits ajustements que nous pouvons tous apporter pour améliorer nos compétences en communication (même si nous sommes déjà fiers d'eux), je voulais parler avec mon collègue Loryn Cole du sujet.

Loryn est l'analyste de données de Copyblogger, et nous partageons un style similaire en matière de communication.

Certains pourraient appeler cela une sur-communication.

Nous appelons cela éviter les problèmes de communication.

Voici ma conversation avec Loryn sur une communication réussie sur le lieu de travail.

Si vous souhaitez obtenir plus de "You rock!" réponses par e-mail de vos collègues, clients ou patrons, vérifiez-le.

Q: Quels éléments composent le type d'e-mails ou de notes de projet que vous aimez lire?

Loryn: J'ai tendance à aimer les courriels et les notes de projet qui ont deux qualités apparemment contradictoires: ils sont clairs et concis, mais aussi complets et variés.

Les bonnes communications de projet utilisent le moins de mots possible pour communiquer ce qui est important, mais elles veillent également à couvrir tous les détails importants.

La rédaction est brève, mais le contenu est approfondi.

J'apprécie également le fait que les gens prennent le temps d'écrire les buts et objectifs du projet. Trop souvent, nous supposons que ceux-ci sont évidents pour les personnes impliquées - et c'est peut-être vrai de temps en temps, mais ce n'est certainement pas vrai tout le temps.

Si vous n'écrivez rien d'autre sur un projet, écrivez vos buts, votre stratégie ou vos objectifs, car si vous avez manqué autre chose, cela aidera vos coéquipiers à combler les lacunes et à s'approprier le projet.

Q: Pouvez-vous décrire les détails que vous écrivez pour vous assurer que les destinataires aimeront lire vos e-mails ou vos notes de projet?

Loryn: Je ne peux pas dire avec certitude si d'autres personnes aiment ou non lire mes e-mails… Mais je peux dire que je fais de mon mieux pour les rendre faciles à lire. Cela signifie utiliser beaucoup de ponctuation et de mise en forme au lieu de phrases complètes, et toujours séparer les paragraphes lorsqu'ils dépassent deux à trois lignes.

Écrire des e-mails me rappelle toujours cette citation de Mark Twain: «Je n'ai pas eu le temps d'écrire une courte lettre, alors j'en ai écrit une longue à la place.»

Nous oublions que rédiger un e-mail ou une description de projet concis et utile demande du travail.

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que votre premier brouillon de notes en désordre ait un sens pour la personne qui doit exécuter le projet.

Ralentissez, prenez votre temps et faites preuve d'empathie avec la personne qui devra réagir à vos propos.

Q: Disposez-vous d'un processus pour revoir votre communication écrite avant de l'envoyer ou de la publier?

Loryn: Pas particulièrement, mais j'essaie de limiter le travail que la prochaine personne devra faire en m'assurant de relier les ressources et documents importants.

Par exemple, si je référence un document, je crée un lien vers celui-ci, ou du moins je leur dis où le trouver.

Et, bien sûr, je révise ce que j'ai écrit pour plus de clarté, de grammaire, de lisibilité et de minutie.

Q: Comment gérez-vous toutes les différentes manières de communiquer au travail (e-mail, Skype, Slack, Trello, etc.)?

Loryn: Chaque plate-forme sert un créneau de communication différent, ce qui signifie que parfois vous devez doubler.

Par exemple, lorsque je termine un rapport sur l'un de nos projets terminés, j'ajoute le rapport à la carte Trello, puis j'envoie également le rapport à l'équipe sur Slack avec un bref résumé.

Je fais cela parce que Slack est généralement un meilleur moyen d'obtenir des interactions plus rapides - idéalement, je veux que les gens lisent le rapport (ou du moins le résumé) et me posent des questions à ce sujet. J'ai trouvé que cela se produit rarement sur des outils de gestion de projet comme Trello.

Mais le rapport doit également être publié sur Trello car c'est une partie importante de la documentation de notre projet. À l'avenir, si quelqu'un revient pour voir ce que nous avons fait sur le projet, je veux qu'il ait le rapport sur la façon dont nos efforts ont été réalisés.

Ainsi, pour gérer vos plates-formes de communication, vous devez être conscient de la façon dont chaque plate-forme est utilisée et du type d'informations que vos coéquipiers s'attendent à trouver dans chacune.

Même si cela signifie que vous partagez occasionnellement des informations en double entre les plates-formes, il vaut mieux le faire que de ne pas avoir les informations là où elles sont nécessaires.

Q: Pourquoi une mauvaise communication au travail est-elle si frustrante?

Loryn: La communication est la pierre angulaire du lieu de travail moderne - et cela est encore plus vrai pour les entreprises éloignées comme la nôtre.

Sans communication (qui inclut la documentation), le travail à distance devient un jeu circulaire de "Où est ce fichier?" et "Quelqu'un sait-il comment faire cela?" et "Quand lançons-nous à nouveau ce nouvel ebook?"

Nous avons tendance à considérer une mauvaise communication au travail comme un cas de malentendu, où deux parties pensent différemment à une tâche et finissent par créer des objectifs finaux complètement disparates.

Et cela peut arriver parfois. Mais le plus souvent, ce que j'ai vu, c'est qu'une mauvaise communication chronique (et une sous-communication) prend souvent la forme de confusion et de désorganisation. Et avec le temps, cette désorganisation minera le sens de l'action de vos collègues.

Au début, les gens demanderont des choses qu'ils ne peuvent pas trouver ou comprendre par eux-mêmes. Mais avec le temps, il devient épuisant de se demander continuellement où en sont les choses ou comment effectuer des tâches de base, d'autant plus que les choses changent, et les équipes se sentent disjointes et aliénées.

Avec une mauvaise communication, votre entreprise fonctionne comme des amis essayant de préparer un dîner dans une maison du lac louée. Au final, une ou deux personnes finissent par tout faire, tandis que les autres commencent une partie de Cards Against Humanity.

Pour que vos employés puissent faire de leur mieux, votre bureau doit fonctionner davantage comme une cuisine professionnelle, où chacun sait quel est son rôle et où trouver tout ce dont il a besoin.

Q: À quel moment, le cas échéant, la sur-communication devient-elle un fardeau pour toutes les personnes impliquées?

Loryn: La sur-communication peut devenir un fardeau lorsque les coéquipiers ne sont pas sur la même longueur d'onde sur la façon d'utiliser leurs outils de communication.

Par exemple, si un coéquipier ne communique que des informations importantes dans Slack et utilise «@channel» dans chaque message, cela devient rapidement ennuyeux et inutile, puis quelqu'un d'autre doit les traduire dans l'outil de gestion de projet.

Les équipes doivent avoir des directives claires sur la façon d'utiliser leurs outils et quelles informations appartiennent à quel endroit.

Mais la sur-communication sur le mauvais type d'informations peut également devenir un problème.

Trop de communication sur les faits («Quand allons-nous lancer ceci?» «Quelle page de destination utilisons-nous?») Est déroutant et frustrant pour tout le monde. Ce type de communication excessive devrait être résolu avec de meilleurs processus et une meilleure documentation, plutôt que des questions de va-et-vient.

Q: Comment une meilleure communication est-elle liée à une productivité accrue?

Loryn: La réponse facile à cette question est que de bons processus et une bonne documentation font gagner du temps - si tout le monde sait où sont les choses, les gens peuvent faire leur travail plus rapidement, comme l'analogie de la cuisine professionnelle que j'ai mentionnée plus tôt.

Mais plus important encore, lorsque tout le monde sait où trouver les informations dont il a besoin et comment communiquer, les coéquipiers se sentent plus concernés par leur travail et la conversation passe de «Où puis-je trouver des choses?» à "Comment pouvons-nous faire mieux?"

La productivité ne consiste pas seulement à faire avancer les choses; il s'agit de faire les bonnes choses et de progresser vers vos objectifs.

Si votre entreprise a une mauvaise communication, vous et vos coéquipiers vous sentirez probablement dépassés et occupés. Avec une meilleure communication, vous pourriez vous sentir moins occupé et vous pourrez vous concentrer sur des projets, des initiatives et des questions qui améliorent votre travail et votre entreprise.

Q: Existe-t-il une astuce pour éviter les échanges excessifs de messages?

Loryn: D'après mon expérience, les types de messages de va-et-vient qui sont les plus irritants et qui font perdre du temps concernent soit des faits («Où puis-je trouver ceci?»), Soit des approbations («Est-ce que je peux faire cela?» ).

Pour les réduire, vous devez faire deux choses:

1. Documentez clairement les informations importantes et assurez-vous que tout le monde sait où les trouver.
2. Donnez à vos coéquipiers les moyens de s'approprier leurs responsabilités au sein des projets.

Un employé qui ne se sent pas sûr de son rôle dans l'entreprise demandera l'approbation d'un «supérieur» pour chaque petite tâche, ce qui est une perte de temps pour les deux parties.

Créer une culture de bonne communication peut aider, comme je l'ai déjà mentionné. Mais vous devez également vous assurer que les employés savent que vous leur faites confiance pour faire leur travail.

Q: Que peuvent faire les gens, à partir d'aujourd'hui, pour communiquer plus efficacement avec leurs collègues, clients ou patrons?

Loryn: La prochaine fois que vous rédigerez un e-mail ou la portée d'un projet, mettez-vous à la place de votre lecteur.

• Que doivent-ils savoir pour agir?
• Que pouvez-vous faire pour rendre les informations aussi claires et faciles à lire que possible?
• Quelles hypothèses faites-vous qui devraient être explicitement énoncées?

En faisant cela, vous rédigerez non seulement de meilleurs e-mails, propositions, documentation ou demandes, mais vous construirez également des relations meilleures et plus solides avec les personnes avec lesquelles vous travaillez.

À vous…

Quels sont vos meilleurs conseils pour communiquer plus efficacement avec vos collègues, clients ou patrons?

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