Voici pourquoi une réunion d'entreprise entrave probablement votre productivité

Publié: 2023-07-15

De nombreuses réunions d’entreprise font perdre du temps. Il y a de fortes chances que vous ayez participé à une ou plusieurs réunions qui vous ont laissé autant de questions qu'au départ.

Mais il n’est pas nécessaire qu’ils soient tous ainsi. Rester concentré et respecter l'agenda sont deux éléments cruciaux pour organiser et participer à des réunions productives.

Dans cet article, nous discuterons de l'importance de rester concentrés et intentionnels lors de vos réunions en vous proposant des stratégies pratiques pour optimiser votre productivité lors d'une réunion d'entreprise.

Yaniv Masjedi

Directeur marketing, Nextiva

Leur expertise a aidé Nextiva à développer sa marque et son activité globale.

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La valeur d’organiser des réunions marketing efficaces

Organiser une réunion d'entreprise productive joue un rôle essentiel dans la maximisation des performances de l'équipe. Mais il y a certainement un moment où vous pouvez atteindre une masse critique et où le temps passé en réunion produira des rendements décroissants.

Pour les équipes marketing, favoriser la collaboration et l’échange d’idées est particulièrement essentiel. Mais chaque réunion à laquelle vous participez doit avoir des objectifs très clairs et vous laisser, ainsi qu'à toutes les personnes impliquées, des actions explicites liées au contenu de la réunion.

À moins qu’il ne s’agisse d’une séance de brainstorming libre, les réunions doivent s’efforcer d’être courtes et précises.

Entrez. Contribuez judicieusement. Et sors de. Vous et vos coéquipiers devez recommencer à mener à bien la discussion que vous avez présentée lors de la réunion.

Une réunion d'entreprise qui aurait dû être un e-mail

Nous n'aborderons pas tous les points de données dans cet article, mais vous pouvez voir ici un tas d'observations valables sur la façon dont les réunions peuvent vous faire perdre du temps :

L’une des questions les plus économiques et les plus rapides que vous puissiez vous poser est de savoir si une réunion proposée est même nécessaire ou non au départ.

Posez-vous la question : "Ce que nous essayons de communiquer et de résoudre peut-il être suffisamment traité au moyen d'une chaîne de courrier électronique ?"

Si vous pouvez résumer l'essentiel d'une réunion entière en quelques centaines de mots dans un e-mail, vous pourrez peut-être économiser, à vous et à votre équipe, une grande partie du temps qui aurait été consacré à une réunion.

Consultez cet organigramme pratique pour vous guider dans le processus de décision quant à savoir si votre prochaine réunion doit avoir lieu ou non :

Se préparer à une réunion marketing productive

Préparer une réunion marketing productive nécessite une préparation minutieuse et approfondie. Il ne suffit pas de simplement rassembler un groupe d’individus dans une pièce et d’espérer que tout ira pour le mieux.

Pour vraiment tirer le meilleur parti de ces sessions collaboratives, vous devez établir un cercle rigide de limites. Cela signifie partager avec tous les participants bien à l’avance :

les objectifs de la réunion
donnée pertinente
problèmes à résoudre
solutions potentielles

Lorsque les participants ont l’opportunité d’approfondir le matériel fourni, ils peuvent venir à la réunion armés d’informations précieuses et de nouvelles perspectives. Cette préparation avancée élimine le besoin d’explications fastidieuses et permet à la réunion d’entrer directement dans le vif du sujet.

Encourager les participants à réfléchir aux meilleures approches et à considérer les obstacles potentiels avant la réunion favorise également un sentiment d'appropriation et de responsabilité. Chaque personne devient un participant actif en façonnant la discussion et en contribuant au processus collectif de résolution de problèmes. Leurs pensées et leurs idées ont du poids et de la signification, car ils ont eu le temps de réfléchir attentivement aux questions en question.

Lorsque les individus ont le temps de réfléchir aux matériaux et aux solutions potentielles, leur esprit peut établir des liens inattendus et générer des idées innovantes.

Structurer les réunions pour réussir

La structure de vos réunions joue un rôle central dans leur réussite.

Si vous essayez d'appliquer les directives suivantes, vous serez plus susceptible de créer un environnement ciblé et productif :

Synopsis d'une page : demandez aux participants de documenter leurs idées, leurs problèmes et les solutions proposées dans un format concis d'une page. Cette approche permet de rationaliser les discussions en garantissant que tous les aspects pertinents sont abordés de manière succincte. Cela permet également à chacun de se familiariser à l’avance avec les points clés, facilitant ainsi une conversation plus efficace et constructive pendant la réunion.
Objectifs clairs : définissez un objectif spécifique pour chaque réunion afin d’éviter des discussions sans but. Sans objectif clair, les réunions peuvent facilement dérailler, ce qui fait perdre un temps précieux. Des objectifs clairement définis servent de balises, permettant aux participants d’aligner leurs contributions et de travailler en collaboration vers un objectif commun.
Identification et résolution des problèmes : encouragez un dialogue ouvert sur les défis et les problèmes rencontrés par l'équipe. Créez un environnement dans lequel les participants se sentent à l'aise pour exprimer leurs préoccupations et fournir des informations précieuses. L’objectif est d’identifier collectivement des solutions potentielles et d’élaborer un plan d’action. N'oubliez pas que le but ultime de ces réunions est de générer des résultats tangibles et de favoriser les progrès.
Outils pour l’efficacité des réunions
Avouons-le. Les gens sont des êtres sociaux et ils peuvent souvent laisser les réunions devenir davantage un vaisseau social qu'un véritable moyen de trouver des réponses et de définir la marche à suivre. Cela dit, il existe de nombreux outils formidables qui peuvent améliorer considérablement l’efficience et l’efficacité de vos réunions marketing.

Pensez à utiliser des plateformes d’enregistrement et de feedback des réunions telles que Gong ou Chorus :
Ces outils permettent aux membres absents de l'équipe de suivre les discussions et d'apporter une contribution précieuse, même s'ils ne peuvent pas assister à la réunion en personne.
Des outils tels que Rev peuvent transcrire le dialogue enregistré lors d'une réunion et le présenter sous un format écrit, ce qui simplifie la révision de la réunion pour les personnes qui préfèrent lire :
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Contrôler les coûts et le temps des réunions
Même si les réunions sont sans aucun doute utiles, il est essentiel de gérer efficacement leurs coûts et leur durée. Des réunions excessives et improductives peuvent drainer un temps et des ressources précieux, laissant peu de place au travail réel.
Il est important d'analyser le temps passé en réunion et de calculer les coûts associés. Efforcez-vous de minimiser les réunions inutiles et assurez-vous que chacune d’entre elles est axée sur les objectifs et les résultats.
Soyez strict en matière de présence, en invitant uniquement ceux qui ont vraiment besoin d'être présents. Cette approche garantit que les réunions deviennent des rassemblements utiles qui stimulent le progrès plutôt qu'un obstacle à la productivité.

Explorer les stratégies à fort effet de levier : trois vers le haut, trois vers le bas
Une chose que vous pouvez essayer est la méthode « Trois en haut, trois en bas ». Cette technique implique que chaque membre de l'équipe partage trois réalisations positives et trois défis auxquels il a été confronté au cours de la semaine. Au cours d'une réunion concise de 30 minutes, ces questions sont discutées et les responsabilités pour les résoudre sont attribuées.
La mise en œuvre de cette stratégie peut contribuer à créer une culture de réunion plus ciblée et plus productive au sein de votre organisation, où les réalisations sont célébrées, les défis sont abordés et les progrès sont réalisés.

Dernier mot sur les réunions d'entreprise
La dernière chose que vous souhaitez, c'est qu'une réunion d'entreprise soit une perte de temps, un gaspillage de ressources et crée plus de confusion que d'aide. Nous savons que cela semble être un objectif évident pour toute réunion, mais vous seriez surpris de voir à quel point il est facile de consacrer des centaines ou des milliers d'heures par an à ce qui aurait pu être accompli via un simple fil de discussion par courrier électronique.
Adoptez des objectifs clairs, une préparation minutieuse et une utilisation efficace des outils technologiques pour optimiser les performances de votre équipe.

Avec un engagement envers l’amélioration continue et l’adoption de pratiques de réunion efficaces, vous pouvez cultiver un environnement où la productivité prospère et où le respect du temps de l’entreprise devient la norme.
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Réutilisé à partir de notre podcast Marketing School .