Qu'est-ce qu'un ordre de modification de construction ? Processus et astuces

Les projets de construction sont compliqués. Il n'est pas surprenant qu'il y ait des changements qui ont un impact sur le travail. Pour que ces surprises aient le moins d'impact possible sur le plan de construction, l'industrie utilise ce qu'on appelle un ordre de modification de la construction.

Tous les projets ont des ordres de modification, mais qu'est-ce qu'un ordre de modification de construction et quand devez-vous l'utiliser ? Nous répondrons à ces questions et décrirons le processus de gestion des ordres de modification de construction. Pour vous aider davantage, un modèle d'ordre de modification est inclus et, bien sûr, comment le logiciel de gestion de projet de construction va encore plus loin.

Qu'est-ce qu'un ordre de modification de construction ?

L'ordre de modification de construction est simplement un avenant au contrat entre l'entreprise de construction et son client. C'est un document qui définit un changement dans la portée des travaux. Ceci est entièrement documenté et s'ajoutera souvent au prix convenu du contrat, au calendrier du projet ou aux deux.

Cependant, les ordres de modification de construction ne sont pas simplement exigés mais demandés. L'entrepreneur en construction et le propriétaire doivent tous deux s'entendre sur les conditions de l'ordre de modification de la construction avant qu'il ne soit mis en œuvre dans le projet.

Il existe de nombreuses raisons pour un ordre de modification de construction. Le propriétaire peut demander qu'un mur, une porte ou une fenêtre soit placé ailleurs que là où il a été conçu dans l'agencement afin de mieux fonctionner avec un autre élément de conception. C'est un ordre de changement additif. D'autres ordres de modification de construction suppriment plutôt que d'ajouter, appelés ordres de modification déductifs. Ceux-ci peuvent réduire le prix du contrat.

Quelle que soit la raison de l'ordre de modification de construction, l'entrepreneur doit le mettre en œuvre sans perturber le moins possible le plan de projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projets de construction en ligne qui vous aide à suivre les ordres de modification en temps réel. Utilisez notre vue de projet de tableau kanban pour ajouter l'ordre de modification de la construction et disposez d'un outil visuel pour suivre son flux de travail au fur et à mesure qu'il passe de à faire, à faire et à faire. Vous pouvez joindre des documents et des images, commenter, ajouter des balises, des priorités et bien plus encore. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Quand devriez-vous utiliser un ordre de modification de construction ?

Les ordres de modification de construction peuvent survenir tout au long de l'exécution du plan de projet. Plus de projets de construction qu'autrement auront au moins un au cours du cycle de vie du projet. Par conséquent, il est important que les entrepreneurs en construction en soient conscients et planifient en conséquence.

Les projets utiliseront un ordre de modification de construction pour de nombreuses raisons, dont certaines que nous avons mentionnées ci-dessus. D'autres raisons incluent des erreurs de conception, une portée inadéquate, des conditions météorologiques rendant la construction impossible et des estimations inexactes du calendrier du projet. Tous ces éléments, et bien d'autres, auront des entrepreneurs utilisant des ordres de modification de construction.

Quiconque gère un projet de construction doit être prêt pour un ordre de modification. Plus vous comprenez ce qui peut provoquer ces changements dans la portée du projet et mieux vous les planifiez, plus les changements peuvent avoir lieu rapidement et avec moins d'impact.

Processus de gestion des ordres de modification de construction

Si rien n'est constant autre que le changement, un processus doit être en place afin de gérer les ordres de modification de construction qui se produisent au cours du projet. Voici les étapes de base qui doivent être suivies lors de la gestion du processus d'ordre de modification de construction. Cependant, avant de vous engager dans un processus, assurez-vous que les clients et les sous-traitants y ont adhéré.

Commencez par le contrat

Étant donné qu'un ordre de modification de construction n'est qu'un ajout au contrat entre l'entrepreneur en construction et son client ou propriétaire, le contrat est le point de départ de tous les ordres de modification qui auront une incidence sur la portée des travaux du projet. Avant la signature du contrat, assurez-vous de le lire attentivement. Dans ce cas, vous souhaitez porter une attention particulière à toutes les clauses relatives aux ordres de modification, telles que celles qui concernent le délai, la documentation et qui est autorisé à approuver la modification.

Examiner le plan de projet

L'étape suivante consiste à examiner le plan de construction et les spécifications. Examinez attentivement ces documents afin de voir s'il y a des erreurs, des omissions ou des ambiguïtés dans la portée que le propriétaire et l'architecte doivent corriger avant le début de la construction. La détection de ces problèmes dans le plan et les spécifications empêchera les ordres de modification de construction coûteux et opportuns pendant l'exécution du plan.

Répondez rapidement aux commandes de modification

Que l'entrepreneur ou le propriétaire demande un ordre de modification de construction, il devrait être accéléré le plus tôt possible. Les retards ne feront probablement qu'ajouter aux dépenses de temps passé à répondre à l'ordre de modification. N'attendez pas la dernière minute, aussi tentante soit-elle, pour mettre l'ordre de modification en veilleuse. Il est essentiel d'obtenir rapidement le changement par écrit et d'apporter des ajustements au calendrier et aux coûts. Sinon, vous aurez un arriéré d'ordres de modification de construction qui pourraient faire dérailler le projet ou pire.

Rencontrer toutes les parties impliquées

Non seulement l'entrepreneur et le propriétaire doivent se rencontrer pour discuter du changement avant qu'il ne soit documenté et parvenir à un accord sur le coût et l'impact sur le calendrier, mais ils doivent également rester en communication tout au long du processus. Cela inclut la compréhension de la raison de l'ordre de modification et la manière de le gérer. Sans accord, le changement sera plus perturbateur. Définissez la nouvelle portée des travaux avec le propriétaire ou son agent autorisé. Ne négligez pas les sous-traitants qui devront ajuster leurs horaires. Faites-leur savoir comment le changement affectera leur travail et définissez clairement les flux de travail. Ensuite, tenez tout le monde au courant de l'exécution de l'ordre de travail de construction.

Poursuite des négociations

Les négociations sont la phase finale du processus d'ordre de modification de construction avant que vous ne commenciez à travailler. Toutes les parties pourraient ne pas parvenir à un accord immédiatement. Il peut y avoir des désaccords sur l'impact sur la portée des travaux du projet et sur des questions liées au coût et au calendrier. Tout d'abord, demandez au propriétaire de s'entendre sur le coût du changement, qu'il s'agisse du prix, du temps ou des matériaux, bien qu'il puisse également être négocié sous forme de somme forfaitaire. Parfois, cela est déjà défini dans le contrat, ce qui facilite le processus. Cette étape est un va-et-vient entre l'entrepreneur et le propriétaire qui devrait aboutir à une décision avec laquelle tous sont à l'aise.

Ne négligez pas la documentation

Documenter clairement le processus d'ordre de modification de la construction permet d'éviter les conflits inutiles et de faire avancer les travaux sans retards coûteux. Chaque étape du processus doit être documentée et approuvée. Conservez des enregistrements écrits de toutes les communications entre l'entrepreneur, le propriétaire et les sous-traitants. Une fois que tout le monde est dans l'accord, demandez-leur de signer pour s'assurer qu'ils connaissent tous le coût et l'impact sur le calendrier. Même pendant l'exécution de l'ordre de modification, il est crucial de documenter le travail et de partager ces documents pour tenir tout le monde informé.

Que doit contenir un ordre de modification de construction ?

Un ordre de modification de construction doit saisir les informations pertinentes sur la modification. Pour ce faire, plusieurs domaines sont essentiels. Bien que les ordres de modification de construction individuels puissent différer, ils doivent tous inclure les détails suivants.

• Informations interbureaux : Le nom du projet de construction facilitera sa recherche, surtout si vous travaillez sur plusieurs projets à la fois. Incluez le numéro de commande pour différencier cette commande des autres commandes de modification de construction dans le projet. Notez si le changement est interne ou externe. Ajoutez également la date de l'ordre de modification.
• Définir la modification : notez le type d'ordre de modification. Il existe quatre ordres de modification de construction : temps et matériel (le coût ne peut pas être établi), montant forfaitaire (étendue des travaux quantifiables), coût nul (ne modifie pas le prix contractuel) et coût unitaire (basé sur les valeurs unitaires du calendrier des coûts). Expliquez ensuite la raison du changement et si une opportunité y est associée.
• Décrivez le changement : Rédigez une description détaillée de ce qui est demandé afin que tout le monde sache le travail qui doit être fait pour clôturer l'ordre de changement de construction. Inclure les matériaux et la main-d'œuvre et estimer la durée des travaux. Les prix doivent également être prévus ici.
• Signer et dater l'ordre de modification : La dernière étape consiste pour toutes les parties impliquées à signer l'ordre de modification de construction et à ajouter une date à leur signature. Cela garantira que chacun est au courant de ce qui a été convenu et respectera sa part du contrat.

Modifier le modèle de commande

La standardisation du processus d'ordre de modification de construction crée de la cohérence et signifie que vous ne perdez pas de temps à créer de nouveaux documents chaque fois qu'une modification est introduite dans le projet. Une façon de le faire est d'utiliser un modèle. ProjectManger propose des dizaines de modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word qui peuvent être téléchargés à partir de notre site. Notre modèle de formulaire d'ordre de modification gratuit pour Excel peut être utilisé pour les ordres de modification de construction ou toute industrie qui a des ordres de modification. Utilisez ce modèle de gestion de projet gratuit chaque fois que vous devez capturer un changement, définir le changement et vous assurer que tout le monde est d'accord sur le travail qui sera effectué.

ProjectManager vous aide à gérer les ordres de modification de construction

Notre modèle d'ordre de modification gratuit est un excellent outil pour mettre tout le monde sur la même longueur d'onde, mais vous devez ensuite faire le travail. C'est là qu'intervient la gestion de projet de construction. Vous avez déjà vu comment le logiciel basé sur le cloud de ProjectManager dispose de tableaux kanban pour suivre l'ordre de modification en temps réel. Ce n'est qu'une des nombreuses vues de projet de notre outil. Les sous-traitants peuvent utiliser la liste des tâches s'ils le préfèrent. Toutes les données sont mises à jour instantanément et remplissent toutes les vues du projet. Ainsi, quelle que soit la vue que vous utilisez, vous voyez des informations plus récentes.

Gérez la charge de travail de votre équipe

Les ordres de modification de construction peuvent avoir un impact sur vos coûts et votre calendrier. Nous avons des fonctionnalités de gestion des ressources qui vous aident à atténuer l'impact sur votre projet. Une fois que vous avez intégré l'équipe et les sous-traitants, leur disponibilité est dans le système, ce qui facilite leur attribution de tâches. Ensuite, regardez le tableau de la charge de travail, qui est codé par couleur afin que vous puissiez voir qui se voit attribuer trop ou trop peu de tâches. Vous pouvez ensuite les affecter directement à partir du tableau et équilibrer la charge de travail de chacun pour les maintenir productifs et ne pas suraffecter qui que ce soit et nuire au moral.

Obtenez une vue d'ensemble des progrès

Vos ressources ne sont pas la seule mesure que vous devez suivre. Notre logiciel dispose d'un tableau de bord intégré qui ne nécessite aucune configuration fastidieuse comme avec d'autres outils légers. Il est prêt à l'emploi lorsque vous l'êtes, capturant des données en direct et les affichant dans des graphiques et des tableaux faciles à lire. Vous pouvez suivre les coûts, le temps et bien plus encore, le tout en temps réel. Lorsque vous souhaitez obtenir plus de détails, utilisez les rapports personnalisables pour les feuilles de temps, le statut et d'autres mesures du projet. Ils peuvent également être facilement partagés pour tenir le client, le propriétaire ou les parties prenantes informés.

Il existe d'autres fonctionnalités qui vous aident à gérer les ordres de modification de construction, telles que des feuilles de temps sécurisées qui non seulement rationalisent le processus de paie, mais vous montrent combien d'heures chaque membre de l'équipe a consacré à ses tâches. Des diagrammes de Gantt au calendrier et même aux fonctionnalités de gestion de portefeuille pour gérer plus d'un projet, notre logiciel vous donne les outils dont vous avez besoin pour apporter des modifications au projet et respecter le calendrier.

ProjectManager est un logiciel primé qui permet aux équipes de planifier, gérer et suivre des projets en temps réel. Notre plateforme collaborative connecte tout le monde du bureau au chantier. Ils peuvent partager des fichiers, commenter et travailler ensemble de manière plus productive. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

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