Gestion des contacts pour les petites entreprises

Réveillez-vous. Consultez vos e-mails pour trouver une nouvelle piste brillante. Prenez votre petit-déjeuner tout en parcourant votre emploi du temps pour la journée. Les réunions consécutives avec les clients vous éloignent du bureau jusqu'au déjeuner, mais vous devez quand même vous renseigner auprès d'un fournisseur sur un projet en cours avant midi. Vous devriez aussi probablement retourner cet appel qui est arrivé tard hier. Au déjeuner, votre propriétaire de café préféré mentionne qu'il a besoin de réparations dans la cuisine. Qui était ce type que votre entreprise a embauché l'automne dernier, et avez-vous été satisfait du travail ? Jetez un coup d'œil à votre montre et réalisez qu'il n'est que 13h00

Vos journées sont bien remplies. Il serait impossible de garder une trace de toutes les personnes que vous rencontrez sans aide. C'est là qu'intervient la gestion des contacts.

Pour un propriétaire de petite entreprise, la gestion des contacts est l'un des aspects les plus importants de la gestion de votre entreprise, mais cela peut aussi être intimidant. Voici comment rester au top, que vous travailliez avec un carnet d'adresses numérique ou quelque chose de plus fantaisiste comme un logiciel CRM de génération de leads.

Qu'est-ce que la gestion des contacts ?

La gestion des contacts est l'organisation et la maintenance des données de contact, telles que les adresses, les e-mails et les numéros de téléphone.

Une bonne gestion des contacts est essentielle à la relation client et à l'efficacité opérationnelle. Il permet à n'importe quel membre de votre équipe d'accéder rapidement à des données clients précises et vous permet de distribuer des supports marketing aux clients et prospects.

Qu'est-ce qu'un exemple de gestion des contacts ?

Si vous avez un carnet d'adresses personnel ou des contacts enregistrés sur votre téléphone, vous êtes déjà expérimenté dans la gestion des contacts. En affaires, un entrepreneur peut gérer ses contacts en créant une liste de contacts principale dans un tableur ou en utilisant une plate-forme de marketing par e-mail pour suivre les adresses des clients.

Comment gérer les contacts

La gestion des contacts n'est pas difficile, mais elle exige de la discipline. Voici quelques bonnes pratiques.

Avoir un emplacement central pour les informations de contact

Les informations de contact peuvent être consultées à plusieurs endroits, mais identifiez un emplacement central pour vos contacts. Que vous utilisiez une feuille de calcul ou un logiciel sophistiqué, une seule source d'informations faisant autorité évite toute confusion.

Développer un système de collecte et de stockage des informations

Cela aide à ce que tout se passe bien. Décidez comment vous souhaitez collecter les informations de contact, quel type d'informations vous souhaitez collecter, où vous collecterez ces informations et comment vous souhaitez organiser les contacts.

Rendez ces processus automatiques. De cette façon, lorsque vous sprintez entre les réunions tout en jonglant avec plusieurs tâches, vous n'avez pas à épargner de précieuses ressources intellectuelles pour réfléchir à ce qu'il faut faire des informations client.

Mettez à jour rigoureusement votre base de données

Les gens déménagent, changent de nom, changent d'emploi et d'adresse e-mail et évoluent généralement tout au long de leur vie. Gardez votre base de données à jour.

N'oubliez pas que l'acquisition d'un nouveau client peut coûter cinq à sept fois plus cher que la fidélisation d'un ancien. Restez connecté avec votre clientèle actuelle et établissez des relations durables pour les années à venir.

Sauvegardez-le

Si vous hébergez toutes vos informations de contact sur votre bureau ou dans un ordinateur portable, sauvegardez-les. (Je ne sais pas à quoi cela ressemble pour un cahier. Une photocopie dans un deuxième emplacement ?)

Je connais peu l'univers — sauf que si vous le tentez avec un seul jeu de disques, il les fera disparaître.

Pour faciliter tout ce qui précède, utilisez un logiciel de gestion des contacts.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de contacts ?

Le logiciel de gestion des contacts n'a rien de nouveau. Il existe depuis que les ordinateurs se sont propagés et ont numérisé nos relations. La catégorie comprend toute application spécialement conçue pour organiser et stocker les coordonnées. Dans de nombreux cas, vous obtenez un gestionnaire de contacts dans le cadre d'une suite d'applications.

Par exemple, les contacts Google et les contacts iOS sont des options de gestion des contacts populaires pour votre vie personnelle. Bien que peu de personnes choisissent spécifiquement ces applications, elles optent souvent pour des packages contenant d'autres applications dont elles ont besoin ou qu'elles souhaitent et qui sont livrées avec ces applications de gestion des contacts dans le cadre du package.

Que fait un gestionnaire de contacts ?

Idéalement, vous voulez que tous les membres de votre équipe puissent trouver les informations dont ils ont besoin quand ils en ont besoin. Certaines entreprises optent pour des systèmes de gestion des contacts d'application de bureau. Si vous traitez des informations client particulièrement sensibles, vous préférerez peut-être la sécurité supplémentaire d'héberger tous les détails sur place.

Pour d'autres, la gestion des contacts basée sur le cloud offre une flexibilité indispensable. Avec lui, vous pouvez mettre à jour ou rechercher vos contacts à partir de différents appareils et emplacements.

De nombreux gestionnaires de contacts vous permettent également d'importer des informations, ce qui vous fait gagner du temps lors de la saisie manuelle.

Quelle est la différence entre le CRM et la gestion des contacts ?

Tout d'abord, CRM signifie gestion de la relation client. Ces mots - "contact" contre "gestion des relations" - sont la clé.

Les outils de gestion des contacts vous aident à rester en contact avec les gens. Ils fournissent un endroit pour collecter et stocker les coordonnées, telles que les anniversaires, les comptes de médias sociaux et les historiques d'achat, et même ajouter des notes personnelles. Et le plus souvent, vous pouvez intégrer les informations de vos contacts à votre calendrier afin de pouvoir récupérer des détails cruciaux si nécessaire.

Les solutions CRM ont évolué à partir de la gestion des contacts. Ils contiennent les mêmes informations que les outils de gestion de contacts mais vont plus loin en collectant plus de données sur vos clients et en vous donnant des outils pour gérer ces relations. Ils offrent plus d'intégrations, d'analyses et d'accès aux données en temps réel.

Une solution CRM de génération de leads vous permettra de chorégraphier les interactions sur une carte complète du parcours client. Suivez tout, des campagnes publicitaires aux e-mails en passant par les conversions, et maintenez l'engagement à l'avenir.

La gestion des contacts capture les informations sur vos clients, tandis que le CRM vous offre également des fonctionnalités qui vous permettent de mieux engager vos clients et de rationaliser vos opérations.

Contacter les responsables+

C'est là que ça devient délicat. Il y a une troisième catégorie… que je viens d'inventer. Les gestionnaires de contacts simples sont des bases de données qui vous permettent de stocker et d'organiser des informations. Cependant, les gestionnaires de contacts peuvent également être associés à d'autres services, sans être des CRM complets.

Par exemple, les services de messagerie professionnels sont livrés avec un outil de gestion des contacts intégré à leur plateforme.

Avantages d'un logiciel de base de données de contacts

Avoir le bon logiciel de base de données de contacts est essentiel pour suivre vos clients. Vous en avez besoin pour les opérations quotidiennes, le marketing et les informations qui vous permettent de planifier l'avenir. Une bonne application vous apporte de multiples avantages.

Amélioration de l'organisation et de l'accessibilité des données

Un logiciel de gestion des contacts professionnels facilite la gestion et l'accès aux données. Vous pouvez organiser les informations sur les clients avec divers dossiers et balises, rechercher par nom ou d'autres attributs et filtrer pour vous concentrer sur des segments de votre clientèle.

De plus, une base de données de gestion des contacts basée sur le cloud facilite la collaboration, en particulier lorsque le travail à distance est devenu plus courant.

Amélioration des résultats commerciaux et marketing

Grâce à la gestion des contacts commerciaux, vous pouvez optimiser la communication avec vos clients. Capturez les coordonnées des prospects potentiels, stockez les données client pertinentes et contactez les personnes en fonction des interactions précédentes. Façonnez votre stratégie d'engagement en fonction d'informations telles que :

• Date de leur dernier achat
• Produits achetés
• Source de référence
• Intérêts indiqués

Une bonne organisation vous permet également de raccourcir votre temps de réponse au fur et à mesure que les demandes et les opportunités se présentent. Près de la moitié des clients actuels s'attendent à ce que les entreprises répondent en moins de quatre heures. (Douze pour cent d'entre eux s'attendent à ce que vous leur répondiez dans les 15 minutes, mais je pense que ces personnes devraient boire moins de caféine.)

Vous renforcerez également votre marketing. Créez des listes de contacts pour les campagnes par e-mail ou SMS, affinez votre message en fonction des données démographiques des clients et découvrez où concentrer vos efforts sur les réseaux sociaux.

Meilleure compréhension du comportement des clients

De solides solutions de gestion des contacts vous permettent de mieux comprendre le comportement de chaque client, vous aidant ainsi à optimiser vos campagnes marketing.

Ils vous fournissent également les données dont vous avez besoin pour tirer parti de vos analyses. Il y a eu beaucoup de buzz ces derniers temps sur les mégadonnées pour les petites entreprises - les façons dont les petites entreprises peuvent tirer parti de pools de données plus importants.

Mais les meilleures données sont vos données, les informations qui proviennent de votre clientèle réelle. Identifiez les tendances parmi les clients et affinez vos offres ou votre portée en fonction de ces commentaires concrets.

Vous pouvez même surveiller la satisfaction des clients - et ajouter des commentaires qualitatifs au mélange - en distribuant des enquêtes ou des sondages à vos contacts.

Tendances des logiciels de gestion de contacts

Deux des plus grandes tendances dans les systèmes de gestion des contacts sont l'automatisation et la personnalisation. Chacun est utile individuellement, mais ils brillent vraiment lorsqu'ils travaillent ensemble.

Automatisation

L'automatisation permet aux entreprises de rationaliser leurs processus et de gagner du temps en automatisant les tâches répétitives telles que la saisie de données. Certaines applications importeront automatiquement de nouveaux contacts ou mettront à jour d'anciennes informations. Par exemple, lorsque vous recevez un e-mail d'un nouveau prospect, votre logiciel peut stocker instantanément son nom et son adresse e-mail.

Vous pouvez également utiliser l'automatisation du marketing dans les plates-formes "gestionnaires de contacts +" qui combinent la gestion des contacts avec un autre service, comme le marketing par e-mail ou SMS. Automatisez les réponses à certains déclencheurs, comme une inscription à une liste particulière, ou demandez à votre plateforme de les ajouter à un nouveau segment lorsqu'ils atteignent un jalon donné.

Personnalisation et expérience client

La personnalisation est l'art de créer une expérience unique pour chaque client en fonction de ses besoins et de ses préférences. Un logiciel de gestion des contacts qui permet des champs personnalisés et des listes segmentées vous permet de personnaliser les messages que vous envoyez à votre public.

Les messages personnalisés fidélisent les clients car les gens apprennent à vous faire confiance pour ne leur envoyer que des offres qui correspondent à leurs intérêts. En ciblant le public le plus susceptible d'acheter un produit ou un service, vous augmentez également les ventes.

Comment recueillez-vous ces informations ? Utilisez le profilage progressif, la pratique consistant à collecter progressivement plus d'informations sur un individu tout au long de ses interactions avec votre marque. Vous aiguiserez votre image de chaque client sans les submerger avec un seul déluge de questions.

L'automatisation et la personnalisation vont mieux ensemble

Lorsque vous combinez automatisation et personnalisation, vous pouvez concevoir des interactions encore meilleures entre votre marque et son public. Par exemple, vous pouvez envoyer automatiquement un message à vos contacts le jour de leur anniversaire, inclure leurs noms dans des e-mails ou les informer du retour en stock de leurs produits préférés.

Personne n'aime faire partie de la foule. Alors démarquez-vous de vos concurrents en traitant les gens comme des individus.

Avez-vous besoin d'une gestion des contacts ou d'un CRM pour votre entreprise ?

La façon de savoir si vous avez besoin d'un logiciel de gestion des contacts ou d'un CRM est de vous demander ce que vous voulez que votre logiciel fasse :

• Quel type de relation client dois-je gérer ?
• Quelles informations est-ce que je souhaite collecter ?
• Comment est-ce que je veux organiser mes contacts ?
• Quelles fonctionnalités ou outils est-ce que je veux dans mon système ?
• Combien est-ce que je veux payer ?

La gestion des contacts CRM coûtera plus cher et offrira plus. Êtes-vous configuré pour tirer parti de ces fonctionnalités ? N'achetez pas une Bugatti si votre style de conduite et vos besoins sont mieux adaptés par une Toyota. Là encore, n'achetez pas une épave qui tombera en panne sur le chemin du magasin si vous pouvez vous permettre la Toyota.

Organisez-vous avec la gestion des contacts

Voilà, l'importance d'une bonne gestion des contacts, ses meilleures pratiques et la différence entre celle-ci et un logiciel CRM de premier plan.

Il ne vous reste plus qu'à choisir la meilleure solution pour votre entreprise. Lorsque vous comparez des pommes avec des pommes (en supposant que les pommes sont des logiciels de gestion des contacts), tenez compte des points suivants :

• Le système est-il convivial et facile à utiliser ?
• Le système s'intègre-t-il avec d'autres outils que j'utilise dans mon entreprise ?
• Combien ça coûte?
• Offre-t-il un support client si je rencontre des problèmes ?

Choisissez-en un bon, puis vous pourrez reprendre votre vie trépidante sans vous soucier de perdre ce bout de papier sur lequel est griffonné l'adresse e-mail d'un prospect chaud.

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