Gestion des contrats : comprendre le cycle de vie des contrats

La gestion d'un projet est complexe. Les chefs de projet sont formés pour planifier les calendriers et allouer des ressources pour respecter les délais et respecter les budgets. Mais une fois que vous avez conclu un contrat avec des personnes extérieures à votre organisation, les problèmes juridiques et logistiques peuvent être accablants.

Les entreprises emploient des gestionnaires de contrats pour gérer ce processus contractuel souvent compliqué. Bien que toutes les organisations n'aient pas de gestionnaire de contrat, tous ceux qui dirigent un projet qui emploie des fournisseurs et des sous-traitants doivent avoir une compréhension de la gestion des contrats.

Qu'est-ce que la gestion des contrats ?

La gestion des contrats est le processus de gestion des contrats. Cela comprend les livrables, les délais et les termes et conditions du contrat. Cependant, il ne s'agit pas simplement de faciliter le processus contractuel; mais aussi gérer les clients et leur satisfaction.

Souvent, les gens ne pensent qu'à la préparation du contrat en cours de signature, ce que l'on appelle l'administration du contrat. Bien que cette période de négociation soit importante, c'est une erreur de négliger ce qui se passe après l'attribution du contrat. C'est alors que commence la véritable gestion du contrat.

La gestion des contrats est utilisée dans les organisations des secteurs public et privé pour gérer efficacement les contrats après leur signature afin de créer une meilleure performance opérationnelle et financière. Cela contribue également à réduire le risque financier pour l'organisation. Bien que chronophage, un bon processus de gestion des contrats réduit les coûts et améliore les performances.

Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?

La gestion du cycle de vie des contrats est différente de la gestion des contrats. Ce dernier concerne davantage la gestion des contrats avec e-mail, feuilles de calcul et stockage de fichiers. La gestion du cycle de vie des contrats est une approche stratégique de la gestion des contrats qui optimise l'efficacité de l'activité en combinant les personnes, les processus et la technologie.

La gestion du cycle de vie des contrats ou CLM consiste à automatiser et à rationaliser les processus impliqués dans les différentes étapes de la gestion des contrats, telles que l'initiation, la rédaction, le processus et le flux de travail, la négociation et l'approbation, l'exécution, la gestion continue et la conformité, et le renouvellement. L'objectif final est de gagner du temps et de l'argent tout en réduisant les erreurs.

Cela se fait en utilisant le logiciel CLM, qui donne aux utilisateurs une plus grande visibilité sur les dépenses d'une entreprise et rationalise le processus de contrat pour plus d'efficacité, ce qui réduit les coûts administratifs. Ceci est accompli grâce à la gestion des contrats d'approvisionnement et de vente, l'automatisation, la normalisation et plus encore pour créer des contrats rapidement et facilement.

Qui est impliqué dans la gestion des contrats ?

Certaines organisations auront une personne dédiée à la gestion des contrats connue sous le nom de gestionnaire de contrat. Ils dirigent et supervisent les contrats tout au long de leur cycle de vie. Dans un sens, ce sont les intermédiaires qui fonctionnent comme un pont reliant les entreprises, les employés, les clients, les fournisseurs et les entrepreneurs.

Un gestionnaire de contrat facilitera les négociations, les recommandations et toute la tenue de dossiers associée au processus contractuel. Ils recherchent toutes les questions juridiques liées au contrat et aident à négocier les termes et conditions avec le client et le tiers.

Certaines des tâches d'un gestionnaire de contrats comprennent la préparation d'offres commerciales, l'élaboration et la présentation de propositions de projets, la rencontre avec des clients, l'estimation de budgets, la négociation de conditions contractuelles, etc. Leurs compétences incluent une connaissance du droit des contrats et une aptitude à la gestion des relations.

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Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?

Les contrats sont importants. Ce sont des documents juridiquement contraignants entre un employé et des entrepreneurs ou des fournisseurs qui effectueront des travaux. Par conséquent, la gestion des contrats est tout aussi importante car elle permet de s'assurer que le travail contractuel est effectué efficacement. Cela fonctionne pour les deux parties impliquées en termes de stratégies et de procédures commerciales.

Étant donné qu'une grande partie de la stratégie commerciale d'une organisation dépend de la réussite de la négociation d'un contrat, le processus peut prendre beaucoup de temps. L'utilisation de la gestion des contrats permet de consacrer juste la bonne quantité de ressources nécessaires.

Mais une fois le contrat signé, la nécessité de surveiller et de superviser sa mise en œuvre est essentielle pour respecter les obligations du contrat. L'absence d'un processus de gestion des contrats en place peut coûter de l'argent et du temps à l'organisation en raison d'amendes et de litiges, sans parler de l'érosion d'importantes relations commerciales.

La gestion des contrats continue d'être un avantage même après la finalisation du contrat et l'acquisition des services. Sans surveillance, cela peut entraîner le non-respect de toutes les obligations contractuelles. Tout cela érode la valeur du projet et peut même conduire à l'échec de la réalisation de ses objectifs.

Quelles sont les étapes du processus de gestion des contrats

La gestion des contrats, comme tout type de gestion, a un processus. Cela permet de contrôler la gestion des contrats et de s'assurer que rien d'important n'est jamais négligé. Cette série d'actions peut être décomposée en sept étapes :

1. Planification

Cette étape correspond à l'identification des besoins de l'organisation, à la définition des objectifs et à la définition des risques. N'oubliez pas que le contrat est juridiquement contraignant, la diligence raisonnable est donc importante. Connaître le type de contrat, les accords types qui peuvent être utilisés, déterminer qui est responsable de quoi et les ressources nécessaires pour mettre en œuvre le contrat.

2. Rédaction

S'il y a un avocat ou un avocat interne avec lequel votre organisation travaille, c'est le point de les consulter. Ils pourraient même avoir un modèle sur lequel travailler lors de la rédaction du contrat. Cela aidera à s'assurer que toutes les clauses et conditions requises sont incluses. Tenez également compte des lois des États ou des pays qui pourraient avoir une incidence sur le contrat. Prenez le temps et assurez-vous que tout est correct.

3. Approbation

La prochaine étape consiste à obtenir l'approbation d'un responsable ou d'un cadre pour examiner le projet de contrat et voir s'il a des commentaires ou des corrections avant de finaliser le document. Cette phase du processus dépend du fonctionnement de votre organisation et de la présence ou non de procédures d'audit ou d'autres politiques concernant des achats spécifiques. À ce stade, mettez en place un système pour informer les parties approbatrices afin qu'elles puissent visualiser, modifier et commenter le contrat en temps réel.

4. Négocier

L'étape de négociation consistera à rechercher les besoins de l'autre partie avant de s'asseoir à la table de négociation. Lorsque tout le monde apporte des modifications au contrat, il est utile de partager ce document et de collaborer en temps réel. Le va-et-vient entre les différentes versions du contrat par e-mail via des documents physiques augmente la probabilité d'erreurs et d'augmentation des coûts.

5. Signature

Une fois que les deux parties sont d'accord sur le contrat, il est signé par elles, ce qui en fait un document juridiquement contraignant. Bien que nous imaginions souvent des signatures de contrat en personne, ce n'est tout simplement pas toujours le cas. Avec les réunions virtuelles et une économie mondiale, obtenir des signatures peut être plus difficile. De plus en plus d'entreprises utilisent des signatures électroniques pour faciliter cette étape.

6. Réviser

Il est courant qu'un contrat signé soit modifié ou révisé. Le suivi de ces changements est important et souligne l'importance d'un processus fiable de gestion des contrats. Les contrats doivent être partagés, faciles à modifier et à ajouter au besoin.

7. Renouvellement

Enfin, il y a la gestion qui suit la signature, qui peut être l'audit, le renouvellement des contrats et autres obligations. Le contrat doit être audité régulièrement pour s'assurer que les obligations qu'il contient sont respectées. Cela inclut le renouvellement du contrat si nécessaire. Manquer un renouvellement est une occasion perdue et peut nuire à la relation entre le propriétaire et l'entrepreneur.

Meilleures pratiques pour la gestion du cycle de vie des contrats

Lors de l'application de la gestion du cycle de vie des contrats, il y a des choses à faire pour aider le processus à fonctionner plus efficacement. D'une part, la numérisation et l'automatisation du processus sont toujours conseillées. C'est d'autant plus vrai lorsqu'il s'agit de gérer un portefeuille de contrats ou de traiter avec des sous-traitants et des fournisseurs géographiquement dispersés.

Automatisation

Automatiser les notifications pour savoir quand les contrats doivent être renouvelés ou les obligations qui y sont liées sont remplies. L'erreur humaine peut être coûteuse, mais lorsque des rappels sont définis sur le logiciel, vous êtes toujours au courant des échéances à venir.

Rapports

Avoir des fonctionnalités de reporting sur un outil logiciel est important pour un budget qui évolue constamment au cours d'un projet. Un budget est prévu et est décrit sur le contrat, mais le projet réel pourrait vous amener à dépenser trop. Vous avez besoin d'un outil pour vérifier ce que vous avez prévu de dépenser et ce que vous dépensez réellement.

Utiliser un logiciel de gestion de projet

La plupart de ces meilleures pratiques dépendent d'un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud et qui fournit donc des données en temps réel. L'utilisation d'un outil en ligne favorise une plus grande transparence dans votre processus de gestion des contrats.

Comment ProjectManager vous aide à organiser vos contrats

ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui organise tout ce qui concerne votre projet, des tâches aux équipes et aux contrats conclus avec les fournisseurs et les sous-traitants. Il aide votre organisation à respecter ses obligations, à éviter les problèmes de communication et à ne jamais manquer un renouvellement.

Planifier

Utilisez notre logiciel pour planifier, programmer, surveiller et rendre compte des projets, tout en faisant de notre outil une plaque tournante centrale pour toute la documentation du projet. Parce que nous avons un stockage de fichiers illimité, tous les contrats sont collectés en un seul endroit. Cela facilite leur recherche en cas de besoin, sans avoir à rechercher des e-mails ou des disques durs externes.

Collaborer

Pendant que vous négociez et même après avoir conclu un contrat avec des fournisseurs et des sous-traitants, tenez-les informés grâce à notre plateforme collaborative. Il est facile de les intégrer à l'outil, tandis que la configuration de la sécurité ne leur donne accès qu'aux parties du logiciel que vous souhaitez qu'ils voient. Partagez des documents et créez des tâches qui permettent à toutes les parties de commenter et de dialoguer en temps réel.

Pister

Bien sûr, il y a plus. Des tableaux de bord en temps réel donneront une vue d'ensemble du projet, de son avancement et de ses performances pour s'assurer que les travailleurs contractuels respectent les termes et conditions des contrats. Les rapports élargissent cet objectif pour les données en direct plus en détail. Améliorez la gestion des contrats et la gestion des projets de construction dans un seul outil.

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