Contrôler les étapes du processus dans la gestion d'entreprise

La qualité de vos opérations commerciales dépend de votre capacité à les surveiller et à les contrôler. Par exemple, les équipes de fabrication seraient perdues sans un processus de contrôle leur permettant de mesurer et d'améliorer leur fonction de gestion.

Le processus de contrôle de la gestion est essentiel pour que toute entreprise reste viable. Lorsque vous surveillez avec un logiciel et contrôlez le processus de votre fabrication, vous êtes en mesure de voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Qu'est-ce que le contrôle des processus dans la gestion d'entreprise ?

Le processus de contrôle dans la gestion d'entreprise est lorsque les gestionnaires définissent, mesurent et affinent leurs opérations commerciales et gèrent le contrôle des coûts.

En utilisant un processus de contrôle, une entreprise peut gérer les changements apportés à la chaîne d'approvisionnement, à la demande des clients et à d'autres variables qui ont un impact sur les moyens de subsistance d'une entreprise. C'est une tâche essentielle pour maintenir la solvabilité de toute entreprise.

Grâce au processus de contrôle de gestion, une entreprise peut dire avec précision si les plans évoluent dans la bonne direction et sont entièrement mis en œuvre. Si ces plans ne fonctionnent pas et font dérailler l'entreprise, ils peuvent redresser la barre et maintenir le cap.

Un logiciel de gestion de projet vous aide à mesurer les performances. ProjectManager est un outil basé sur le cloud qui fait cela en temps réel. Vous pouvez voir la différence entre vos efforts planifiés et réels avec le tableau de bord en direct de ProjectManager. Le tableau de bord collecte les données de production, calcule automatiquement les chiffres, puis affiche le résultat sous forme de graphiques et de tableaux faciles à lire. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement !

Contrôler les étapes du processus dans la gestion d'entreprise

Il existe une procédure en cinq étapes pour contrôler les processus qui vous aideront à définir, mesurer et ajuster vos activités commerciales, qu'il s'agisse de la production, de l'emballage, de la livraison ou d'un autre processus commercial.

Si vous n'appliquez pas de processus de contrôle, vous ne gérez pas vraiment vos processus métier. Vous ne pouvez pas diriger votre effectif sans contrôler le processus.

Pour un contrôle organisationnel qui mène à la réalisation des objectifs et des plans stratégiques de votre entreprise, suivez ces cinq étapes :

1. Établissez des normes de performance

Vous avez besoin d'un objectif pour votre entreprise, mais vous avez également besoin de conseils pour que votre équipe continue à travailler vers cet objectif. Sans de telles normes, il est possible qu'ils s'éloignent du plan, que ce soit intentionnellement ou non.

Les normes sont comme des objectifs assignés à un service ou à un membre de l'équipe spécifique. Ils doivent atteindre ces normes grâce à la coopération, au travail d'équipe et à un effort de collaboration. Cependant, pour vous assurer que ces normes sont respectées, vous devez avoir des critères pour les mesurer.

En configurant des règles avec lesquelles vous pouvez mesurer, vous pouvez juger ou évaluer les performances pour maintenir la norme des résultats. Cela aide la direction à comprendre comment la production progresse et si elle est sur la bonne voie ou nécessite un ajustement. Avoir des normes sur lesquelles baser la performance signifie que le travail n'a pas à s'arrêter pour avoir une idée de la façon dont il progresse.

Il existe deux groupes de normes : tangibles (ou spécifiques) et intangibles (ou abstraits). Le premier est mesurable; vous pouvez le voir et le compter. Cette dernière ne se voit ni ne se compte. Une norme tangible serait le temps, le coût, le profit, les dépenses, la production, etc. Les normes intangibles sont la performance d'un gestionnaire, l'attitude d'un travailleur, etc.

2. Mesurer les performances

L'établissement d'une norme permet de mesurer les performances à l'aide d'une fonction de contrôle. Grâce à cette mesure des performances, vous pouvez détecter et corriger rapidement tout écart par rapport au plan avant qu'il ne déraille et ne fasse chuter la production.

Les mesures sont plus faciles lorsqu'il s'agit d'étalons tangibles qui peuvent être vus et comptés. Ceci est naturellement plus difficile avec des normes intangibles. Par définition, la performance immatérielle est difficile à mesurer dans un système d'information, car on ne peut pas la quantifier.

Une façon de combler cette lacune est de regarder la performance d'un manager à travers les yeux de son équipe. Quelle est l'attitude de l'équipe vis-à-vis de son travail ? Le moral est-il au rendez-vous ? Comment se passe la communication entre l'équipe et le manager ? L'équipe est-elle fidèle les unes aux autres, à son manager et à l'entreprise ?

Bien qu'il s'agisse de normes intangibles, elles brossent ensemble un tableau de la performance du gestionnaire. Toutes ces questions parlent de la capacité du manager à gérer avec succès son équipe. Rédigez la norme pour mesurer ce que font les équipes, quelles sont leurs performances attendues, etc. Vous pouvez collecter ces données régulièrement par des rapports, qu'ils soient hebdomadaires, mensuels, trimestriels ou annuels.

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3. Comparez les performances réelles aux normes de performance

Une fois que vous disposez d'une base de référence sur les performances de vos équipes lors de la fabrication, de l'emballage, de la livraison, etc., vous pouvez comparer les performances réelles aux performances prévues et déterminer l'ampleur de l'écart. C'est ce qu'on appelle la variance, ou la différence entre la performance réelle et les objectifs. Les horaires peuvent être extrêmement utiles lorsqu'il s'agit d'analyser la variance.

ProjectManager dispose de diagrammes de Gantt en ligne qui vous permettent de définir des jalons concrets et des phases de projet, afin que vous puissiez voir en un coup d'œil si vous êtes en avance ou en retard sur le calendrier. De plus, le Gantt est mis à jour en temps réel au fur et à mesure que votre équipe termine son travail. Faites un essai gratuit et établissez un emploi du temps en quelques minutes.

Le gestionnaire doit examiner ces données et accepter ou rejeter le résultat. Cela dépend de l'écart et de l'impact sur l'entreprise. Si tout se passe comme prévu, c'est très bien, mais il est plus probable qu'il y aura un écart quelconque. C'est au gestionnaire de déterminer si cet écart en est un qui peut être ignoré ou traité.

4. Analyser les écarts

Cela nous amène à l'étape suivante : où vous analysez les données en utilisant les limites acceptables. Si les normes ne sont pas respectées, le gestionnaire doit alors déterminer si un contrôle supplémentaire est nécessaire ou si peut-être, la norme elle-même doit être modifiée.

S'il existe un écart entre les performances prévues et réelles, l'étape suivante consiste à déterminer ce qui en est la cause et son ampleur. Ensuite, vous devez déterminer l'impact de cet écart sur l'entreprise. Si la différence n'est qu'infime, il est probablement normal de l'ignorer. Mais si l'écart reflète des gains, la nomination de travailleurs, le changement ou la réparation d'équipement et d'autres problèmes critiques, il doit être résolu. Un modèle d'analyse des lacunes peut aider dans ce processus de prise de décision.

5. Prendre des mesures correctives

Une fois que vous avez analysé l'écart et déterminé sa cause, le gestionnaire devra mettre en place un plan dans lequel des mesures correctives, un contrôle des points critiques et d'autres moyens sont utilisés pour résoudre le problème. Il s'agit de réduire l'écart et de s'assurer que la norme est respectée. Cela peut impliquer des modifications des processus et/ou des comportements.

Certaines des situations découvertes dans un processus de contrôle peuvent nécessiter des mesures correctives pour sauver l'entreprise, tandis que d'autres peuvent simplement être une performance inférieure à la norme qui doit être corrigée pour améliorer les processus et ramener la production dans les délais. Par conséquent, des actions pourraient être nécessaires immédiatement en raison de l'urgence.

Les actions correctives comprennent une variété d'activités. Par exemple, vous pouvez modifier la façon dont certaines opérations commerciales sont effectuées. Cependant, certaines opérations et performances peuvent ne pas pouvoir changer et peuvent nécessiter plus de ressources. Par exemple, embaucher plus de membres d'équipe pourrait être la solution pour corriger l'écart que vous avez découvert.

Il est important que les responsables surveillent et contrôlent le processus du début à la fin. Cela inclut non seulement le processus de contrôle, mais toutes les actions prévues pour résoudre l'écart ou réinitialiser les normes. Une compréhension du processus de contrôle montre si les plans sont atteints et, si ce n'est pas le cas, quelles actions doivent avoir lieu pour qu'ils soient atteints.

Comment ProjectManager aide avec les étapes du processus de contrôle

ProjectManager est un logiciel de gestion du travail basé sur le cloud qui gère les plans et surveille les performances en temps réel pour aider les responsables à prendre des décisions plus éclairées. Plusieurs vues de projet permettent aux équipes hybrides d'utiliser facilement l'outil comme elles le souhaitent, peu importe où elles se trouvent, ce qu'elles font ou leur niveau d'expertise.

Suivre les progrès sur les diagrammes de Gantt

La définition des normes de performance peut être effectuée sur les diagrammes de Gantt interactifs de ProjectManager. Des jalons peuvent être définis, des tâches attribuées et des priorités et d'autres balises ajoutées pour mieux organiser les normes. Une base de référence est définie pour capturer le plan, qui peut ensuite être utilisé ultérieurement pour comparer les performances réelles avec les normes et les objectifs définis. Ensuite, le responsable peut partager le Gantt avec l'équipe et les parties prenantes.

Mesurer les performances sur les tableaux de bord

La mesure des performances réelles est plus précise avec le logiciel de création de rapports basé sur le cloud de ProjectManager. Il collecte des données en temps réel et les affiche sur le tableau de bord en direct, qui peut également être partagé avec les parties prenantes. Les rapports sont un moyen d'approfondir les données. Les équipes peuvent fournir des rapports d'état pour mettre à jour leurs performances au fur et à mesure qu'elles exécutent leurs tâches, et les responsables peuvent générer des rapports sur les écarts, la charge de travail, les feuilles de temps, etc.

Gérer la charge de travail et réaffecter les ressources

Les outils de gestion des ressources vous aident à analyser et à prendre des mesures correctives. La charge de travail est l'une des normes qui peuvent ralentir la production si trop peu de membres de l'équipe sont chargés d'un trop grand nombre de tâches. Le graphique à code couleur de ProjectManager vous indique qui est surutilisé, puis vous pouvez réaffecter les ressources directement à partir du graphique de la charge de travail. Une fois la charge de travail équilibrée, la production augmentera ainsi que le moral de l'équipe.

ProjectManager est un logiciel primé qui aide à contrôler les processus. Il dispose de fonctionnalités pour vous aider à planifier, surveiller et générer des rapports sur les performances. Plusieurs vues de projet le rendent accessible à tous, de la direction aux membres de l'équipe. Il est parfait pour les équipes hybrides qui cherchent à améliorer leur gestion du travail. Essayez ProjectManager dès aujourd'hui !