11 outils de communication corporate pour booster la performance des équipes

Les outils de communication sont décisifs pour les entreprises modernes

Parce que chaque échéance manquée, chaque goulot d'étranglement et chaque incompréhension mineure se répercute sur la productivité de votre équipe.

Mais plus votre entreprise est grande, plus vite ces problèmes ont tendance à devenir incontrôlables.

C'est pourquoi les outils de communication d'entreprise dédiés sont devenus un incontournable des équipes en personne, à distance et hybrides.

Le problème? Les logiciels ne manquent pas. Ajoutez à cela le fait que l'intégration de votre équipe à de nouveaux outils n'est pas une mince affaire. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises.

Si vous ne savez pas par où commencer, nous avons ce qu'il vous faut dans notre guide complet des communications d'entreprise.

Quelles sont les communications d'entreprise, de toute façon?

Les communications d'entreprise font référence à la manière dont les parties prenantes de l'entreprise interagissent avec leurs collègues (internes) et leurs clients (externes). Des mises à jour et des attentes aux messages et aux résultats, les entreprises donnent la priorité aux communications dans un souci d'organisation, de productivité et de responsabilité.

Ainsi, les outils de communication d'entreprise représentent les logiciels et les applications que les parties prenantes utilisent pour gérer les interactions ci-dessus.

Ces outils peuvent être classés en deux catégories en fonction de leurs publics respectifs : interne et externe.

Outils de communication d'entreprise internes vs externes

Les communications internes couvrent les interactions qui se produisent entre les parties prenantes au sein d'une organisation. Cela inclut les employés, les personnes au niveau C et d'autres collaborateurs internes (pensez aux indépendants ou aux sous-traitants).

Pour gérer ces relations et tenir les parties prenantes informées, les entreprises peuvent utiliser :

• Outils de gestion de projet
• Outils de chat d'équipe
• Outils de visioconférence
• Outils intranet ou wiki de l'entreprise

D'un autre côté, les outils de communication externes sont utilisés pour délivrer des messages clés aux clients, abonnés ou partenaires. Ces outils peuvent inclure :

• Outils de marketing (pensez : réseaux sociaux, CRM, e-mail)
• Outils de communication avec les clients (pensez : chat en direct ou logiciel d'assistance)
• Outils RP et médias

Il n'existe pas d'approche unique pour l'adoption d'outils de communication. Cela dit, une combinaison d'outils internes et externes est essentielle pour tenir au courant toutes les personnes impliquées dans votre entreprise.

Pourquoi les outils de communication d'entreprise sont si importants

Investir dans des communications numériques dédiées devrait être une question de « quand » et non de « si » pour les entreprises de toutes formes et tailles.

Entreprise. PME. Solo. Vous le nommez.

Considérez les avantages bien documentés d'une communication simplifiée ci-dessous :

• Encouragez une collaboration significative au sein de votre équipe. Lorsque les tâches et les objectifs des équipes sont alignés, ils créent de meilleurs résultats commerciaux. Il y a une raison pour laquelle une communication efficace et des taux plus élevés d'engagement des employés vont de pair.
• Donner aux gens les moyens d'être plus productifs. Une étude récente de Teamwork note que les gens sont jusqu'à 25 % plus productifs lorsqu'ils ont un accès rapide aux livrables, aux exigences et à d'autres informations critiques sur le projet. Avec les bons outils de communication d'entreprise, vous pouvez regrouper tout ce qui précède en un seul endroit.
• Créer une culture d'entreprise plus connectée . Matière à réflexion : seulement 7 % des travailleurs estiment que la communication est « précise, ouverte et opportune » au travail. Cela signale la nécessité pour les entreprises de vraiment mettre leurs communications d'entreprise sous le microscope, non seulement pour la productivité, mais aussi pour le bien-être de leurs travailleurs.

N'oubliez pas non plus que l'efficacité des communications internes a un impact direct sur la façon dont vous communiquez avec les clients.

Par exemple, réfléchissez à la façon dont les messages marketing et les créations pour les campagnes nécessitent plusieurs étapes, parties prenantes et approbations.

Lorsqu'un département est sur la même longueur d'onde et capable de communiquer efficacement, ses messages aux parties prenantes externes sont plus susceptibles de résonner.

11 outils de communication d'entreprise à essayer

Vous trouverez ci-dessous notre liste des meilleurs outils de communication, tous éprouvés pour rassembler les entreprises et aider les travailleurs à mieux communiquer.

Bien sûr, aucune entreprise n'a nécessairement besoin de tout sur cette liste. Cela dit, les outils internes et externes ici peuvent mettre en évidence les domaines dans lesquels les communications de votre entreprise pourraient nécessiter une mise au point.

Outils de communication interne

Construire une stratégie de communication interne est un must, en particulier pour les équipes distantes et distribuées. Commençons par examiner les outils pour aider votre équipe en interne.

1. Asanas

Compte tenu notamment de l'essor des équipes distantes, les outils de gestion de projet sont indispensables pour les entreprises, grandes et petites.

Des outils comme Asana offrent aux entreprises un lieu unifié pour planifier et suivre l'avancement d'un projet donné. Des tâches et des listes de tâches aux calendriers de projet complets et aux calendriers de service, Asana facilite le suivi avec :

• Plusieurs vues de projet (y compris des tableaux Kanban, des listes et des calendriers) qui fournissent une impulsion constante sur l'avancement d'une tâche
• La possibilité d'attribuer des rôles et des autorisations aux collaborateurs (y compris les employés débutants, les sous-traitants et le niveau C) pour garder les flux de travail structurés
• Mises à jour et notifications automatisées pour garder une impulsion constante sur l'avancement des tâches

2. Mou

Il est difficile de trouver une équipe qui n'utilise pas Slack (ou un outil de chat d'équipe similaire) pour rester en contact.

Avec Slack, vous pouvez organiser les communications de votre équipe en canaux à l'échelle de l'entreprise, spécifiques à un service ou à un rôle. Cela permet une communication immédiate et opportune qui n'interrompt pas totalement les travailleurs ou ne provoque pas de réunions inutiles. Le principal argument de vente de Slack est sans doute sa facilité d'utilisation et ses intégrations infinies (y compris de nombreux outils de cette liste).

3. Travail d'équipe

Solution de gestion de projet qui est presque un hybride des deux outils ci-dessus, Teamwork se distingue par sa capacité à suivre les données de projet granulaires en plus des mises à jour et de la messagerie. Par exemple, vous pouvez suivre les contributions individuelles à une tâche donnée ainsi que le temps passé à l'échelle de l'équipe sur les tâches.

Le travail d'équipe répond à « ce qui a été fait, ce qui doit être fait et ce qu'il y a à faire » en un seul endroit. Les fonctionnalités de suivi de projet de la plateforme représentent un énorme gain de temps et réduisent les allers-retours entre les collaborateurs.

4. Confluence

Des documents et politiques internes aux pages de référence et aux wikis, Confluence représente une sorte de «base d'accueil» à laquelle les équipes peuvent se référer.

La plateforme sert d'outil de gestion de projet à part entière, mais fournit également aux équipes un tableau blanc numérique pour réfléchir et prendre des notes au besoin. Les fonctionnalités de Confluence sont un autre exemple de la façon dont vous pouvez consolider les communications d'entreprise plutôt que de sauter entre plusieurs applications, boîtes de réception ou disques internes.

5. Bambou de Sprout

La défense des employés fait fureur en ce moment. Bambu permet à vos coéquipiers en interne de gagner un maximum sur les messages marketing externes.

Par exemple, Bambu facilite la promotion des plus grandes annonces de votre marque et des derniers articles de blog. Plutôt que de créer des mises à jour ou des légendes individuelles, la plate-forme fournit des modèles, de l'inspiration et des options créatives pour dynamiser vos messages sur les réseaux sociaux de la manière la plus engageante possible.

6. Pavé numérique

Dialpad représente une solution tout-en-un de visioconférence, de chat et de téléphone idéale pour les équipes distribuées.

Peut-être la plus "entreprise" de nos communications d'entreprise en raison de sa clientèle d'entreprise, Dialpad propose un certain nombre de fonctionnalités pour améliorer les communications d'équipe. Cela inclut des outils d'intelligence artificielle tels que l'analyse des sentiments d'appel, des notes automatisées pour répondre aux objections de vente et des transcriptions automatiques d'appels.

Outils de communication externe

Pour la seconde moitié de notre analyse, nous examinerons les outils externes que vous pourriez envisager dans le cadre de votre pile de technologies marketing.

7. Sprout social

Pas de surprises ici ! Sprout Social est un puissant outil tout-en-un pour rationaliser les communications internes et externes liées aux médias sociaux.

Comment? Pour commencer, nous permettons aux équipes de regrouper tous leurs messages sociaux et notifications en un seul endroit. Non seulement cela signifie moins de sauts entre les plates-formes, mais cela permet également aux équipes de répondre plus rapidement à plus de messages via des fonctionnalités collaboratives. La possibilité de combiner vos boîtes de réception est un énorme gain de temps et vous donne également une vue plus complète de vos communications avec les clients.

Au-delà de cela, Sprout sert également de base pour tout votre contenu social externe.

Mises à jour et annonces. Vidéos et images. Histoires, Reels et tout le reste.

Avec Sprout, vous pouvez planifier et optimiser votre contenu sur plusieurs réseaux sociaux à la fois. Avoir tous vos actifs et mises à jour de médias sociaux sur une seule plateforme vous permet de maximiser votre portée et de faire passer votre message aux publics appropriés plus rapidement.

Et nous ne nous arrêtons pas là !

Vous trouverez ci-dessous quelques autres façons d'utiliser Sprout comme outil de communication d'entreprise :

• Élaboration et déploiement de votre plan de crise sur les réseaux sociaux
• Écouter les conversations sociales cruciales et les cris pour découvrir les opportunités d'intervenir ou de répondre aux questions des clients
• Encourager la collaboration inter-équipes et les communications unifiées entre l'ensemble de votre service marketing (y compris le marketing social, de conception et de contenu)

8. SendinBlue

Alors que les tendances du marketing vont et viennent, le courrier électronique reste un incontournable des communications externes.

Bulletins. Messages de bienvenue. Campagnes de reconquête. La liste continue.

Des plates-formes comme SendinBlue sont évolutives et facilitent la configuration de flux de travail automatisés pour toutes les campagnes auxquelles vous pouvez penser. La possibilité d'évaluer les mesures d'engagement et d'affiner vos campagnes au fil du temps signifie que vous pouvez maximiser les yeux sur vos messages marketing.

9. HubSpot

La suite d'outils de communication d'entreprise de HubSpot comprend un CRM robuste, une plateforme de marketing par e-mail et un CMS réunis en un seul.

Avoir tout ce qui précède sur une seule plate-forme donne aux spécialistes du marketing la possibilité d'avoir une compréhension plus complète de leurs clients et de leurs besoins.

Par exemple, avec quel contenu nos prospects interagissent-ils le plus ? Quelle est notre objection commerciale la plus courante ? Laquelle de nos campagnes génère le revenu le plus direct ?

Avec HubSpot, vous avez une vue globale de vos canaux marketing et de ce qui motive vos clients.

10. Rack de fumier

Les relations publiques et les relations avec les blogueurs, les journalistes et les médias sont essentielles pour les entreprises qui cherchent à gagner une exposition indispensable.

Des outils comme Muck Rack permettent de trouver des cibles de sensibilisation pertinentes et de les présenter plus rapidement. Offrant un accès instantané à des milliers de journalistes, la plateforme vous permet de suivre l'avancement de vos campagnes de pitch et d'automatiser le processus de suivi au besoin.

11. Sténographie

Shorthand est un outil autoproclamé de "scrollytelling" qui permet aux utilisateurs de créer des expériences numériques (telles que des sites Web et des pages de destination) à partager avec les clients. L'outil propose une variété de fonctionnalités de collaboration d'équipe qui permettent aux rédacteurs, concepteurs et autres spécialistes du marketing de se réunir facilement pour créer les histoires les plus convaincantes possibles.

Voici un aperçu du fonctionnement de la plateforme :

Comment choisir vos outils de communication d'entreprise

Nous comprenons : le choix entre les outils peut être difficile.

Cela est particulièrement vrai si vous êtes à la recherche d'une solution d'entreprise.

Pour conclure, passons en revue quelques détails clés qui vous aideront à prendre une décision plus rapidement.

Soyez attentif à votre budget

Pas de prise de tête, non ? La plupart des outils SaaS nécessitent une tarification négociée pour les grandes équipes. Quoi qu'il en soit, essayez de choisir des solutions dont l'évolution est raisonnable et qui n'impliquent pas de tarification basée sur l'utilisation.

L'intégration devrait être un jeu d'enfant

Idéalement, vous devriez être en mesure d'adopter et de déployer des outils de communication d'entreprise au sein de votre équipe dès que possible. De nombreux outils se donnent beaucoup de mal pour éduquer et responsabiliser les équipes en matière d'intégration. Certains vous tiendront essentiellement la main tout au long du processus pour le rendre moins intimidant.

Par exemple, Asana propose une tonne de ressources, de guides et de vidéos pour aider les équipes à démarrer.

Ne doutez pas de la sécurité

La sécurité est importante pour n'importe quel logiciel et vos outils de communication d'entreprise ne sont pas différents. Les violations potentielles ou la perte de données ne sont pas une option lorsque vous traitez avec des documents sensibles de l'entreprise.

Par exemple, de nombreuses entreprises ont utilisé Zoom par défaut pendant la pandémie. Cependant, les préoccupations persistantes en matière de confidentialité soulignent à quel point le choix d'un outil avant de magasiner peut entraîner des maux de tête plus tard.

Vérifiez les intégrations avec votre logiciel actuel

Comme indiqué précédemment, tout ce que vous pouvez faire pour consolider les outils et les communications est un plus. La plupart des principaux outils de communication se connectent les uns aux autres pour augmenter la productivité et réduire les spams de notification.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de deux des intégrations les plus populaires de Sprout pour les communications internes et externes.

Assurez-vous que vos outils de communication ont fait leurs preuves

En cas de doute, lisez les avis ! Bien qu'il n'y ait rien de mal à tester de nouveaux outils, nous vous recommandons de vous en tenir à une plate-forme de communication plus « éprouvée ».

Les sites d'examen comme G2 peuvent mettre en évidence les applications qui ont des utilisateurs à long terme et les clients les plus satisfaits. Les informations des acheteurs peuvent également décomposer des fonctionnalités ou des préoccupations spécifiques qui pourraient être pertinentes pour votre équipe.

Quels outils de communication corporate utilisez-vous ?

Si vous souhaitez que vos équipes communiquent plus efficacement, commencez par votre pile technologique.

Toute combinaison des outils ci-dessus est un point de départ solide pour créer une entreprise plus connectée et alignée. Cela facilite non seulement la vie de vos employés, mais permet également à votre équipe d'envoyer le bon message à vos clients.

Si vous ne l'avez pas déjà fait, assurez-vous de consulter ou de vous guider pour améliorer vos compétences en communication d'entreprise pour faire exactement cela.