Qu'est-ce qu'une référence de coût dans la gestion de projet ? Un guide rapide

La plupart des projets ont des parties prenantes qui attendent un retour sur leur investissement. Pour que cela se produise, le projet doit respecter son échéance et respecter le budget. Pour créer un budget de projet, vous devez d'abord créer une ligne de base des coûts afin de pouvoir comparer les dépenses prévues aux dépenses réelles.

C'est avec cette base de coûts que vous pouvez faire des estimations de coûts pour chaque tâche de votre projet et voir si vous êtes sur la cible ou si vous dépassez les dépenses. Prenons un moment pour bien comprendre ce concept de base de la gestion des coûts et comment vous pouvez l'utiliser pour garder votre projet sur la bonne voie.

Qu'est-ce qu'un coût de référence dans la gestion de projet ?

Une ligne de base des coûts est le budget qui a été approuvé pour le projet, décomposé en une liste de salaires, de matériaux, d'équipements et plus encore. Il s'agit de la somme des estimations de coûts pour toutes les tâches du calendrier de votre projet. Une fois que vous avez une ligne de base des coûts, vous devez ajouter une réserve de gestion, qui est une partie du budget du projet utilisée comme réserve pour imprévus pour le contrôle de gestion et les coûts imprévus. Ces deux éléments constituent le budget de votre projet.

La création d'un budget est la première étape du suivi de vos dépenses. Comme toute référence de gestion de projet, une référence de coût est utilisée pour comparer les dépenses réelles aux estimations de coûts.

Idéalement, les estimations de coûts et les coûts réels du projet doivent correspondre ou, mieux encore, les coûts réels doivent être inférieurs aux coûts de référence. Si les coûts réels sont plus élevés, alors vous dépensez trop. Cela lève un drapeau rouge indiquant que votre projet risque d'échouer en raison d'un dépassement du budget.

Vous souhaitez définir la ligne de base entre la phase de planification du projet et le début de l'exécution du projet. Le budget de référence ne doit pas être touché à moins qu'il n'y ait un changement majeur dans la portée du projet, les ressources ou les estimations de coûts ; par exemple, retards, dépassement de budget ou perte de ressources clés. Le budget de référence ne peut être modifié que par le biais d'une demande de modification.

L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet vous aide à suivre les coûts de votre projet. ProjectManager est un logiciel de gestion des coûts primé qui vous permet de définir une référence de projet et de comparer vos coûts réels à vos estimations de coûts. Essayez ProjectManager gratuitement dès aujourd'hui !

Qu'est-ce qui est inclus dans une référence de coût de projet ?

Une ligne de base des coûts est le plan de dépenses autorisé tout au long du cycle de vie du projet. Il comprend toutes les activités de projet, les tâches et les ressources associées qui sont nécessaires pour un projet.

Cela comprend tous les fonds de réserve pour éventualités qui sont mis de côté pour faire face aux problèmes potentiels que vous identifiez dans une analyse des risques. Ces problèmes peuvent retarder le projet, avoir un impact sur la qualité de ses livrables et, bien sûr, vous faire dépasser votre budget.

Pourquoi sont-ils importants ?

Il est important de définir une base de coûts, car il est important de respecter le budget de votre projet. Dépasser le budget est un signe certain que votre projet va dans la mauvaise direction. Si vous ratez la cible avec le budget, vous aurez des parties prenantes mécontentes.

La base de référence des coûts est une question de résultat, mais c'est aussi un moyen d'évaluer la variance des coûts, la performance des coûts et l'effort prévu par rapport à l'effort réel. Sans base de référence, vous n'avez rien pour mesurer vos dépenses et contrôler les coûts. Peu de choses sont plus importantes que la gestion des coûts lors de la gestion d'un projet.

Comment créer une ligne de base des coûts

La création d'une ligne de base des coûts commence par l'estimation des coûts totaux du projet. Cela inclut les tâches et les ressources nécessaires pour les accomplir. La façon la plus simple de le faire est de procéder tâche par tâche. Estimez le coût de la main-d'œuvre, des matériaux, etc., puis additionnez le tout. Il s'agit du budget prévisionnel initial du projet.

Gardez à l'esprit que le coût réel de toute tâche peut ne pas être clair lors de la phase de planification du projet. Vous pourriez constater que les coûts des matériaux ont augmenté ou d'autres coûts supplémentaires imprévus. Vous pourriez également avoir besoin de plus de temps pour accomplir votre projet, ce qui a également un impact sur les coûts.

C'est pourquoi il est important d'avoir une réserve pour éventualités réservée dans le budget pour faire face aux risques du projet. Une fois que tout cela est en place, vous voudrez gérer votre projet avec un logiciel de gestion de projet. De cette façon, vous pouvez définir une référence de projet et calculer automatiquement la variance du projet pendant que vous travaillez.

Quelle est la différence entre un budget de projet et un coût de référence ?

La confusion est compréhensible car les deux sont des outils de gestion des coûts, mais une ligne de base des coûts n'est pas la même chose qu'un budget de projet. Au lieu de cela, la ligne de base des coûts est la première étape pour créer un budget de projet. Tout d'abord, vous devez rassembler toutes les estimations de coûts pour chaque tâche du projet et ajouter une réserve de gestion pour les dépenses imprévues. Une fois que vous les avez, vous pouvez créer un budget de projet qui inclut tous les fonds nécessaires à l'exécution de votre projet.

Lorsque votre projet démarre, le budget du projet sera utilisé pour approuver les coûts du projet et suivre les dépenses tandis que la référence des coûts sera utilisée pour comparer les coûts réels du projet aux estimations de coûts qui ont été initialement enregistrées dans la référence des coûts.

La ligne de base des coûts est également utilisée comme métrique pour mesurer la performance des coûts. Votre budget est la meilleure estimation de ce que vous attendez du coût du projet. Par conséquent, vous pouvez appeler la ligne de base des coûts la ligne de base du budget, car il s'agit d'une règle que vous utilisez pour mesurer les performances des coûts.

Une ligne de base des coûts est utilisée pour mesurer le budget tandis que la création du budget lui-même fait partie du processus de planification du projet. La budgétisation a lieu près du début, tandis que les lignes de base des coûts sont un outil de gestion des coûts pour mesurer les progrès pendant l'exécution.

Comment ProjectManager définit votre budget de référence

La création d'une ligne de base des coûts est l'un des moyens les plus efficaces de mesurer la performance des coûts de votre projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui collecte les données de votre projet en temps réel, vous donnant les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées en matière de gestion des coûts et faire en sorte que votre projet fonctionne comme prévu.

Planifier sur les diagrammes de Gantt

Avant de pouvoir définir une base de coûts, vous devez créer un plan de projet. Le diagramme de Gantt en ligne de ProjectManager vous permet de tracer votre travail sur une chronologie visuelle, de relier les dépendances et de définir des jalons. Une fois cela fait, vous pouvez filtrer le chemin critique et définir une base de planification pour mesurer vos progrès. Tout cela peut être vu sur le diagramme de Gantt, qui peut être partagé avec toute l'équipe du projet.

Suivez les progrès en temps réel sur les tableaux de bord

Pour une vue de haut niveau du projet, vous pouvez utiliser le tableau de bord en temps réel de ProjectManager. Le tableau de bord est configuré et prêt à mesurer les coûts du projet, la variance du projet (et bien plus encore !), le tout automatiquement affiché dans des graphiques et des tableaux faciles à lire.

Créez instantanément des rapports sur la variance

Les parties prenantes veulent savoir que vous respectez votre budget. ProjectManager propose des rapports en un clic qui affichent l'état du projet et du portefeuille. Il existe également un rapport sur les écarts de projet. Tous les rapports peuvent être filtrés pour afficher uniquement les informations que vous souhaitez voir.

ProjectManager est un logiciel primé qui organise vos tâches, vos équipes et vos projets afin que vous puissiez respecter votre budget et votre calendrier. La plate-forme collaborative de ProjectManager connecte les équipes et donne aux responsables la transparence dont ils ont besoin pour garder tout le monde sur la bonne voie. Rejoignez des dizaines de milliers d'équipes, de la NASA à Ralph Lauren, qui utilisent ProjectManager pour livrer dans les délais et dans les limites du budget. Essayez ProjectManager gratuitement dès aujourd'hui.