Analyse coûts-avantages pour les projets : un guide étape par étape

Lors de la gestion d'un projet, il est nécessaire de prendre de nombreuses décisions clés. Les chefs de projet s'efforcent de contrôler les coûts tout en obtenant le meilleur retour sur investissement et d'autres avantages pour leur entreprise ou organisation. Une analyse coûts-avantages (ACA) est exactement ce dont ils ont besoin pour les aider à le faire.

Dans un projet, il y a toujours quelque chose à exécuter, et chaque tâche a un coût et des bénéfices attendus. En raison des enjeux élevés, les bons chefs de projet ne prennent pas seulement des décisions basées sur l'instinct. Ils préfèrent minimiser les risques au mieux de leurs capacités et n'agir que lorsqu'il y a plus de certitude que d'incertitude.

Mais comment pouvez-vous accomplir cela dans un monde avec une myriade de variables et une économie en constante évolution ? La réponse : consultez les données concrètes collectées avec un logiciel de gestion de projet, des outils de création de rapports, des graphiques et des feuilles de calcul. Vous pouvez ensuite utiliser ces données pour évaluer vos décisions avec un processus appelé analyse coûts-avantages (ACA). L'utilisation intelligente de l'analyse coûts-avantages vous aidera à prendre des décisions rentables et à maximiser les gains tant pour votre projet que pour votre organisation.

Avant d'expliquer comment faire une analyse coûts-avantages, définissons brièvement ce que c'est.

Qu'est-ce qu'une analyse coûts-avantages ?

Une analyse coûts-avantages (ACA) est un processus utilisé pour estimer les coûts et les avantages des décisions afin de trouver l'alternative la plus rentable. Une ACB est une méthode polyvalente qui est souvent utilisée pour les décisions commerciales, de projet et de politique publique. Une ACA efficace évalue les coûts et avantages suivants :

Frais

• Coûts directs
• Coûts indirects
• Coûts intangibles
• Coûts d'opportunité
• Coûts des risques potentiels

Avantages

• Direct
• Indirect
• Avantages totaux
• Bénéfices nets

Nous développerons ces coûts et avantages dans notre exemple d'analyse coûts-avantages ci-dessous.

Le suivi de tous ces chiffres est facilité par un logiciel de gestion de projet. Par exemple, ProjectManager a une vue de feuille, qui est exactement comme un Gantt mais sans chronologie visuelle. Vous pouvez basculer entre la vue Gantt et la vue feuille lorsque vous souhaitez simplement consulter vos coûts dans une feuille de calcul. Vous pouvez ajouter autant de colonnes que vous le souhaitez et filtrer la feuille pour ne capturer que les données pertinentes. Garder une trace de vos coûts et avantages est ce qui apporte un projet réussi. Utilisez notre outil pour obtenir le contrôle dont vous avez besoin en prenant cet essai gratuit.

Analyse coûts-avantages en gestion de projet

En gestion de projet, une analyse coûts-avantages est utilisée pour évaluer le coût par rapport aux avantages dans votre proposition de projet et votre analyse de rentabilisation. Cela commence par une liste, comme le font tant de processus.

Il existe une liste de toutes les dépenses du projet et des avantages attendus après l'exécution réussie du projet. À partir de là, vous pouvez calculer le rapport coûts-avantages (CBR), le retour sur investissement (ROI), le taux de rendement interne (IRR), la valeur actualisée nette (VAN) et la période de récupération (PBP).

En relation: Modèle d'analyse coûts-avantages gratuit pour Excel

Que les avantages l'emportent sur les coûts ou non déterminera si une action est justifiée ou non. Dans la plupart des cas, si le coût est de 50 % des avantages et que la période de récupération ne dépasse pas un an, l'action en vaut la peine.

Le but de l'analyse coûts-avantages

Le but de l'analyse coûts-avantages dans la gestion de projet est d'avoir une approche systémique pour déterminer les avantages et les inconvénients des différentes voies d'un projet, y compris les transactions, les tâches, les exigences commerciales et les investissements. L'analyse coûts-avantages vous offre des options et vous propose la meilleure approche pour atteindre votre objectif tout en économisant sur l'investissement.

L'utilisation de l'ACB a deux objectifs principaux :

1. Déterminer si l'analyse de rentabilisation du projet est solide, justifiable et réalisable en déterminant si ses avantages l'emportent sur les coûts.
2. Offrir une base de référence pour comparer les projets en déterminant quels avantages du projet sont supérieurs à ses coûts.

Comment faire une analyse coûts-avantages

Selon The Economist, l'ABC existe depuis longtemps. En 1772, Benjamin Franklin a écrit sur son utilisation. Mais le concept de CBA tel que nous le connaissons remonte à Jules Dupuit, un ingénieur français, qui a décrit le processus dans un article en 1848.

Depuis lors, le processus de l'ACA a beaucoup évolué. Passons en revue cette liste de contrôle pour apprendre à faire une analyse coûts-avantages :

1. Quels sont les buts et objectifs du projet ?

Créez une analyse de rentabilisation de votre projet et énoncez ses buts et objectifs.

2. Quelles sont les alternatives ?

Avant de savoir si le projet est bon, vous devez le comparer à des projets antérieurs similaires pour voir quelle est la meilleure voie à suivre. Vous pouvez rapidement vérifier leurs mesures de réussite telles que leur retour sur investissement, leur taux de rendement interne, leur période de récupération et leur rapport avantages-coûts.

3. Qui sont les parties prenantes ?

Dressez la liste de toutes les parties prenantes du projet. Ce sont eux qui sont touchés par les coûts et les avantages. Décrivez lesquels d'entre eux sont des décideurs.

4. Comment mesurerez-vous les coûts et les avantages ?

Vous devez décider des mesures que vous utiliserez pour mesurer tous les coûts et avantages. Certains d'entre eux auront une valeur en dollars, tandis que d'autres auront besoin d'autres mesures. De plus, comment allez-vous rendre compte de ces mesures ?

Le processus peut être grandement amélioré avec un logiciel de gestion de projet. ProjectManager propose des rapports en un clic qui vous permettent de créer huit rapports de projet différents. Obtenez des données sur l'état du projet, la variance et plus encore. Les rapports peuvent être facilement partagés au format PDF ou imprimés pour les parties prenantes. Filtrez n'importe quel rapport pour n'afficher que les données dont vous avez besoin à ce moment-là.

5. Quel est le résultat des coûts et avantages ?

Examinez quels sont les coûts et les avantages du projet, attribuez-leur une valeur monétaire et cartographiez-les sur une période de temps pertinente. Il est important de comprendre que l'ACA estime la valeur monétaire des coûts et avantages actuels et futurs.

6. Qu'est-ce que la monnaie commune ?

Comme mentionné dans la dernière étape, vous ne pouvez pas comparer la valeur monétaire actuelle des coûts et des avantages avec les taux futurs. C'est pourquoi vous devrez calculer la valeur temporelle de l'argent, le taux d'actualisation et la valeur actualisée nette des flux de trésorerie.

Cependant, dans certains cas, les avantages d'un projet ne sont pas mesurables en valeur monétaire. Si vous vous trouvez dans cette position, vous devriez faire une analyse coût-efficacité.

7. Qu'est-ce que le taux d'actualisation ?

Le taux d'actualisation est utilisé pour calculer la valeur actualisée des flux de trésorerie futurs entrant ou sortant de votre projet.

8. Quelle est la valeur actualisée nette du projet ?

La valeur actualisée nette d'un projet est une mesure du profit qui est calculée en soustrayant les valeurs actualisées des sorties de trésorerie des valeurs actualisées des entrées de trésorerie sur une période de temps.

9. Qu'est-ce que l'analyse de sensibilité ?

Une analyse de sensibilité est une méthode de probabilité utilisée dans la gestion et les affaires pour déterminer comment l'incertitude affecte vos décisions, vos coûts et vos bénéfices.
Dans une ACA de gestion de projet, l'analyse de sensibilité est utilisée pour déterminer le rapport avantages-coûts des scénarios probables. Vous pouvez utiliser Excel ou un logiciel plus spécialisé pour faire des analyses de sensibilité.

10. Que faites-vous une fois votre CBA terminée ?

La dernière étape après la collecte de toutes ces données consiste à faire le choix recommandé par l'ABC, qui est celui qui présente le rapport avantages-coûts le plus élevé.

Exemple d'analyse coûts-avantages

Mettons maintenant cette théorie en pratique. Pour notre exemple d'analyse coûts-avantages, nous allons faire une évaluation d'un projet qui implique la livraison d'un produit comme objectif principal.

Frais

• Coûts directs : Ce sont tous les coûts qui sont directement liés à la fabrication du produit. Tels que les matériaux, l'équipement, la main-d'œuvre, etc.
• Coûts indirects : autres dépenses qui ne sont pas directement liées au produit, telles que le loyer, les services publics ou les frais de transport.
• Coûts intangibles : tous les autres coûts qui ne peuvent pas être quantifiés, tels que les dommages à la marque si le marché ne répond pas positivement au produit.
• Coûts d'opportunité : La perte d'opportunités qui se produit lorsqu'une décision est prise au lieu d'une autre. Par exemple, vous auriez pu choisir de fabriquer un produit qui aurait pu être plus rentable que celui que vous avez choisi de fabriquer.
• Coûts des risques potentiels : Tout projet est sensible à une variété de risques. Vous devez toujours considérer que vous pourriez avoir des coûts inattendus à un moment donné.

Avantages

• Bénéfices directs : Les bénéfices mesurables en valeur monétaire que vous obtenez du projet. Dans ce cas, les revenus, les ventes et les bénéfices obtenus à partir de votre produit.
• Bénéfices indirects : bénéfices que vous pouvez percevoir mais pas nécessairement mesurer, tels qu'une notoriété accrue de la marque.

Maintenant que vous connaissez les coûts et les avantages de votre projet, il est temps de leur attribuer une valeur monétaire. Dans ce cas, nous ne pouvons le faire qu'avec nos coûts directs et indirects et nos bénéfices directs. Cependant, vous devez attribuer d'autres paramètres tels que des indicateurs de performance clés à ceux qui ne peuvent pas être mesurés avec un montant en dollars.

Une fois que vous avez estimé la valeur monétaire de vos coûts et bénéfices à l'aide des données de projets antérieurs, vous devrez les comparer pour voir si les coûts l'emportent sur les bénéfices.

Cependant, pour faire une ACA plus fiable, vous aurez besoin d'une analyse de sensibilité pour évaluer différents scénarios et comment ceux-ci affectent votre rapport coût-bénéfice. Par exemple, essayez différents niveaux de demande sur votre équation de programmation linéaire.

Il est important que vous gardiez à l'esprit qu'en fonction de la durée de votre projet, vous pourriez avoir des flux de trésorerie entrants et sortants à des moments différents. Pour cette raison, vous devrez tenir compte de la valeur temporelle de l'argent, du taux d'actualisation et de la valeur actualisée nette lors de la comparaison des flux de trésorerie coûts-avantages.

Capturez tous les coûts et avantages avec un logiciel de gestion de projet. Mais contrairement à de nombreuses applications avec des listes de tâches inférieures, ProjectManager a une vue de liste dynamique. Il ajoute des balises prioritaires et personnalisées et vous pouvez attribuer aux membres de l'équipe la propriété de chaque élément. Notre outil basé sur le cloud suivra également automatiquement en temps réel le pourcentage achevé pour chaque élément. Toutes les données que vous collectez dans notre vue de liste sont également visibles dans l'ensemble de l'outil. Utilisez la vue de votre choix, elles sont toutes mises à jour en direct et prêtes à l'emploi.

Quelle est la précision de l'analyse coûts-avantages ?

Quelle est la précision de l'ACB ? La réponse courte est que c'est aussi précis que les données que vous mettez dans le processus. Plus vos estimations sont précises, plus vos résultats sont précis.

Certaines inexactitudes sont causées par les éléments suivants :

• S'appuyer trop sur les données collectées lors de projets antérieurs, en particulier lorsque ces projets diffèrent en termes de fonction, de taille, etc., de celui sur lequel vous travaillez
• Utiliser des impressions subjectives lorsque vous faites votre évaluation
• L'utilisation abusive d'heuristiques (résolution de problèmes utilisant une méthode pratique qui n'est pas garantie) pour obtenir le coût des actifs incorporels
• Biais de confirmation ou utilisation uniquement de données qui étayent ce que vous voulez trouver

Y a-t-il des limites à l'analyse coûts-avantages ?

L'analyse coûts-avantages convient mieux aux projets de petite à moyenne envergure dont la réalisation ne prend pas trop de temps. Dans ces cas, l'analyse peut aider les décideurs à optimiser le rapport avantages-coûts de leurs projets.

Cependant, les grands projets qui durent longtemps peuvent être problématiques en termes d'ACA. Il existe des facteurs externes, tels que l'inflation, les taux d'intérêt, etc., qui ont une incidence sur l'exactitude de l'analyse. Dans ces cas, le calcul de la valeur actuelle nette, de la valeur temporelle de l'argent, des taux d'actualisation et d'autres mesures peut être compliqué pour la plupart des chefs de projet.

Il existe d'autres méthodes qui complètent l'ACA dans l'évaluation de grands projets, telles que la VAN et le TRI. Dans l'ensemble, cependant, l'utilisation de l'ACA est une étape cruciale pour déterminer si un projet vaut la peine d'être poursuivi.

Modèles pour vous aider dans votre analyse coûts-avantages

Pendant que vous travaillez pour calculer l'analyse coûts-avantages de votre projet, vous pouvez obtenir de l'aide à partir de certains des modèles de gestion de projet gratuits que nous proposons sur notre site. Nous avons des dizaines de modèles gratuits qui assistent chaque phase du cycle de vie du projet. Pour l'analyse coûts-avantages, utilisez ces trois éléments.

Matrice RACI

L'une des étapes lors de l'exécution d'une analyse coûts-avantages (telle que détaillée ci-dessus) consiste à identifier les parties prenantes de votre projet. Vous devez répertorier ces parties prenantes, mais notre modèle de matrice RACI gratuit va encore plus loin en décrivant qui doit savoir quoi. RACI est l'acronyme de responsable, redevable, consulté et informé. En remplissant ce modèle, vous organiserez votre équipe et vos parties prenantes et garderez tout le monde sur la même longueur d'onde.

Budget du projet

Vous ne pouvez pas faire une analyse coûts-avantages sans d'abord décrire toutes vos dépenses. C'est là qu'intervient notre modèle de budget de projet gratuit. Il vous aide à saisir toutes les dépenses liées à votre projet, à savoir les coûts de main-d'œuvre, les honoraires des consultants, le prix des matières premières, les licences logicielles et les déplacements. Il y a même de la place pour capturer d'autres éléments de ligne, tels que les frais de téléphone, la location d'espace, l'équipement pour le bureau, l'administration et même l'assurance. Un budget détaillé permet une analyse des coûts plus précise.

Registre des risques du projet

Vous avez vos parties prenantes identifiées et votre budget défini, mais il y a toujours l'inconnu à affronter. Vous ne pouvez pas laisser cela au hasard : vous devez gérer les risques, c'est pourquoi notre registre gratuit des risques de projet est si essentiel. Utilisez-le pour décrire les risques inhérents au projet. Il y a des endroits pour énumérer la description du risque, son impact, le niveau de risque et qui en est responsable. En maintenant un bon registre des risques, vous pouvez contrôler les variables de votre projet et faire une meilleure analyse coûts-avantages.

Rendre n'importe quel projet rentable avec ProjectManager

Peu importe l'ampleur de votre retour sur investissement sur papier, une grande partie de cette valeur peut s'évaporer avec une mauvaise exécution de votre projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui dispose des outils dont vous avez besoin pour réaliser le potentiel de votre projet. Tout d'abord, vous avez besoin d'un plan hermétique.

Planification

Nos diagrammes de Gantt en ligne ont des fonctionnalités pour planifier vos projets et organiser vos tâches, afin qu'ils mènent à un livrable final réussi. Si les choses changent, et elles le feront, le Gantt est facile à modifier, ce qui vous permet de pivoter rapidement.

La gestion des ressources

Un autre hic qui peut entraver un projet est vos ressources. ProjectManager dispose d'outils de gestion des ressources qui suivent vos matériaux, vos fournitures et votre ressource la plus précieuse : l'équipe de projet. S'ils sont surmenés, le moral s'érode et la production en souffre.

La page de charge de travail sur ProjectManager est codée par couleur pour montrer qui travaille sur quoi et vous donne les outils à réaffecter pour maintenir l'équilibre de la charge de travail et la productivité de l'équipe.

Suivi des coûts en temps réel

Le moyen le plus sûr de tuer n'importe quel projet est qu'il saigne de l'argent. ProjectManager vous permet de définir un budget pour votre projet dès le départ. Ce chiffre est ensuite reflété dans les rapports et dans les tableaux et graphiques du tableau de bord en temps réel, de sorte que vous êtes toujours au courant de l'impact des coûts sur votre projet. ProjectManager possède les fonctionnalités dont vous avez besoin pour mener votre projet à la rentabilité.

L'analyse coûts-avantages est un processus axé sur les données et nécessite un logiciel de gestion de projet suffisamment robuste pour digérer et distribuer les informations. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud avec des outils, tels qu'un tableau de bord en temps réel, qui peuvent collecter, filtrer et partager vos résultats dans des graphiques et des tableaux faciles à comprendre. Essayez-le aujourd'hui avec cet essai gratuit de 30 jours.