Qu'est-ce qu'une structure de répartition des coûts (CBS) dans la gestion de projet ?

La fabrication d'un produit ou la construction d'un bâtiment est un processus compliqué qui, à son tour, rend la détermination du prix de ce produit tout aussi difficile à discerner. De nombreux facteurs doivent être pris en compte et les chefs de projet utilisent une structure de répartition des coûts pour les aider à déterminer le coût de ce produit.

L'utilisation d'une ventilation des coûts est essentielle pour développer une analyse solide de la ventilation des coûts et vendre ce produit ou réaliser le projet avec un profit. Cela nécessite de comprendre ce qu'est une analyse de répartition des coûts, ce qui est inclus dans une structure de répartition des coûts et comment en créer une.

Qu'est-ce que l'analyse de répartition des coûts ?

L'analyse de la répartition des coûts est le processus d'identification de ce qui déterminera le prix d'un produit, d'un service ou de tout livrable final du projet. Certains l'appellent une analyse des coûts attendus. Quel que soit son nom, le processus trouve tous les éléments qui composent le livrable final et détermine à partir de là ce qu'il devrait coûter.

Cet outil d'économie d'entreprise permet aux organisations d'étiqueter le prix de leur produit ou service en fonction de ses facteurs de coût ou des composants qui composent ce livrable final. Ce processus fait partie d'une stratégie plus large de réduction des coûts et offre aux entreprises la possibilité de rester viables et rentables.

Le prix du produit ou du service est ensuite développé à l'aide d'une analyse de répartition des coûts pour déterminer le coût du produit ou du service, puis ajoute la marge bénéficiaire. Celui-ci est ensuite décomposé en coûts directs et indirects. Les entreprises ne peuvent pas influencer ce dernier mais peuvent avoir une certaine influence sur le premier, qui comprend la main-d'œuvre, les matières premières et la sous-traitance.

Une fois l'analyse de la répartition des coûts terminée, il est important que vous vous en teniez à ce calcul lors de l'exécution de votre projet pour atteindre la rentabilité que vous avez calculée. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé doté de puissants diagrammes de Gantt qui gèrent et suivent vos ressources et vos coûts pour vous aider à respecter votre budget. Une fois que vous avez défini une ligne de base, votre plan est capturé et comparé à vos progrès réels. Cela vous permet de suivre la variance du projet en temps réel. En cas de divergence, vous pouvez réagir rapidement et rester sur la bonne voie. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Qu'est-ce qu'une structure de répartition des coûts ?

Pour effectuer une analyse de répartition des coûts, vous avez besoin d'une structure de répartition des coûts (CBS), qui est une carte hiérarchique des coûts de votre projet. La structure de répartition des coûts fonctionne à partir d'une structure de répartition du travail (WBS), qui est également un tableau hiérarchique, mais elle cartographie les livrables et les tâches du projet, en déterminant les coûts de ces livrables et tâches.

Une structure de répartition des coûts est un outil essentiel lors de la gestion des aspects financiers d'un projet et permet non seulement de créer une estimation de projet, mais également de créer des contrôles de coûts mesurables. Les chefs de projet utilisent cet outil pour les aider à gérer le cycle de vie du projet, en particulier les éléments financiers.

Curieusement, les structures de répartition des coûts ne sont souvent pas incluses dans la gestion et la planification de projet, tandis que le WBS est un élément fondamental de la planification de projet. Mais les deux sont complémentaires et doivent être utilisés ensemble pour identifier tous les livrables et coûts du projet. L'utilisation d'un CBS permet aux chefs de projet de suivre les ordres de modification, les révisions et les transferts, les imprévus, les écarts et plus encore.

Quels coûts peuvent être inclus dans une structure de répartition des coûts ?

En général, il existe quatre types de coûts essentiels à la création d'une structure de répartition des coûts approfondie : la main-d'œuvre, les matériaux, l'équipement et les frais généraux. Explorons chacun et pourquoi ils sont importants pour CBS.

Les coûts de main-d'œuvre

Les coûts de main-d'œuvre sont l'argent dépensé pour les personnes qui exécuteront le projet. Ce sont des coûts directs en ce sens qu'ils peuvent être directement liés à la production d'un produit ou d'un service. Les coûts de main-d'œuvre sont ventilés en catégories telles que les services ou la fabrication. Un taux est ensuite attribué à chaque catégorie de travail ainsi qu'aux heures travaillées. Les coûts de main-d'œuvre sont faciles à identifier et, par conséquent, le premier objectif de réduction des coûts.

Coût des matériaux

Tous les matériaux achetés par l'entreprise relèvent des coûts des matériaux. Quelques exemples de coûts matériels comprennent les matières premières, les pièces et composants et les fournitures de fabrication. Mais ce ne sont pas seulement les éléments tangibles qui relèvent des coûts matériels ; sont également inclus les frais d'assurance et de transport. Lors de la comptabilité, séparez les coûts matériels directs des coûts indirects en pensant que les matériaux directs ont un objectif de coût, tandis que les matériaux indirects ont plusieurs objectifs de coût.

Coûts d'équipement

Bien que certains coûts d'équipement soient intégrés aux coûts des matériaux, il est préférable de les séparer en tant que poste distinct lorsque vous travaillez sur votre structure de répartition des coûts. Oui, les pièces et les composants sont considérés comme des coûts matériels, mais l'équipement réel que vous utilisez relève de cette catégorie de coût. Si vous préférez, vous pouvez extraire les pièces et composants directement liés à l'équipement et les répertorier ici, en laissant les pièces et composants utilisés dans la fabrication de vos produits sous les matériaux.

Frais généraux

Les frais généraux sont considérés comme des coûts cachés car ce sont des dépenses courantes qui ne sont pas directement affectées à un coût spécifique. Même s'ils ne contribuent pas aux bénéfices, ils font partie des activités plus vastes du projet. Les frais généraux sont les coûts qui font partie du fonctionnement de l'entreprise ou de l'organisation, tels que les locaux à bureaux, les services publics, les avantages sociaux, les taxes, etc.

Structure de répartition des coûts vs structure de répartition du travail

Nous avons déjà abordé la différence entre une structure de répartition des coûts et une structure de répartition du travail, mais c'est une distinction importante qui nécessite plus de détails. De toute évidence, la structure de répartition des coûts représente les coûts de toutes les parties de la structure de répartition du travail.

La structure de répartition du travail définit les livrables du projet et décompose ainsi le travail qui doit être réalisé par l'équipe de projet. La structure de répartition du travail est réalisée par l'équipe de projet, mais la structure de répartition des coûts est du ressort du service financier ou commercial d'une organisation.

La structure de répartition des coûts et la structure de répartition du travail sont utilisées ensemble, comme indiqué, mais la structure de répartition du travail est spécifique au projet et une structure de répartition des coûts peut être utilisée dans un portefeuille de projets.

Structure de répartition des coûts vs structure de répartition des ressources

Nous avons expliqué une structure de répartition des coûts, mais comment se compare-t-elle à une structure de répartition des ressources (RBS) ? D'une part, une structure de répartition des ressources est une liste de ressources, pas de coûts. Il identifie toutes les ressources qui seront nécessaires pour exécuter le projet.

Une structure de répartition des ressources définit chaque ressource par sa fonction et ses types. Cela inclut les personnes qui exécuteront le projet. En fait, les ressources ont tendance à être tout ce qui coûte de l'argent dans un projet.

Par conséquent, il existe un lien commun entre la structure de répartition des coûts et la structure de répartition des ressources dans la mesure où le RBS collecte des ressources telles que les personnes (main-d'œuvre), les outils de gestion (équipement), les matériaux, etc.

Comment faire une structure de répartition des coûts

Il doit être clair qu'une structure de répartition des coûts est une partie importante de votre processus de planification et d'ordonnancement de projet. Le travail n'est pas trop difficile et vous en faites déjà une grande partie avec d'autres structures de répartition qui font partie des techniques normales de gestion de projet. Suivez ces étapes pour créer une structure de répartition des coûts.

1. Créer une structure de répartition du travail (WBS)

Comme indiqué, la structure de répartition du travail fait partie de la création d'une structure de répartition des coûts. Vous en faites probablement déjà un pour identifier vos livrables et les tâches nécessaires pour les réaliser. Utilisez la structure de répartition du travail pour voir l'ensemble du projet sur un seul graphique. Tout ce que vous avez à faire est décrit, alors déterminez lesquelles de ces pièces vont contribuer au coût du projet.

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2. Identifier les coûts pour chaque tâche du projet

Une fois que vous avez décrit les activités du projet, vous devez estimer leur coût. Vous pouvez décomposer ces coûts en coûts de main-d'œuvre ou coûts directs, ainsi qu'en matériaux, équipements, frais généraux, etc. Pour obtenir l'estimation la plus précise possible, vous souhaiterez utiliser des techniques d'estimation des coûts. Une fois que vous avez estimé avec précision les coûts de tous ces éléments, vous aurez le coût final de votre projet.

3. Définir une marge pour imprévus

Peu importe à quel point vous êtes prudent, les estimations ne sont que cela, des estimations. Vous devez prévoir un coussin si vos estimations sont fausses et prendre en compte les changements qui pourraient avoir un impact sur les coûts du projet. C'est ce qu'on appelle une marge pour imprévus. Tenez compte de vos frais généraux, de vos coûts directs et indirects et de vos frais administratifs et prévoyez suffisamment de marge de manœuvre pour mener à bien le projet sans nuire à votre budget.

Exemple de structure de répartition des coûts

Examinons une structure de répartition des coûts plus concrète en l'appliquant à un exemple. Supposons que nous fabriquions une niche pour un ami qui a dit qu'il nous paierait pour le travail. La première chose à faire est de créer une structure de répartition des travaux avec la niche finie sur le dessus et l'assemblage du bois, l'utilisation de clous, de marteaux, de colle et d'autres matériaux.

Une fois ces éléments répertoriés, nous pouvons commencer à estimer les coûts. Nous estimons que le bois coûte 20 $, les clous et la colle 5 $ de plus, et l'équipement que nous avons, donc cela sera intégré à notre travail. Cela devrait nous prendre deux heures à partir de la réception des matériaux pour terminer le projet. Notre travail est de 25 $ de l'heure. Nous ajouterons un supplément de 5 $ pour notre marge pour imprévus. Cela nous donne un total de 80 $, plus un bénéfice de 20 $ pour un grand total de 100 $.

ProjectManager aide au suivi des coûts

Naturellement, vos projets seront très différents et plus compliqués que l'exemple de répartition des coûts ci-dessus. C'est pourquoi vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui vous aide à gérer et à suivre les coûts de votre projet en temps réel. Nos diagrammes de Gantt robustes vous aident à planifier et à planifier vos ressources avec une structure de répartition du travail qui s'ajuste automatiquement lorsque vous créez des tâches et des tâches récapitulatives.

Obtenez une vue d'ensemble des coûts du projet

Une fois que vous avez fait tout le travail avec une structure de répartition des coûts, vous voulez vous assurer que ces coûts respectent le plan. La seule façon d'y parvenir est de surveiller et de contrôler votre projet. Vous pouvez basculer vers notre tableau de bord en temps réel à tout moment pour obtenir une vue d'ensemble de l'avancement et des performances du projet. Notre logiciel collecte les données automatiquement et affiche des mesures telles que le coût, la charge de travail et plus encore dans des graphiques et des tableaux faciles à lire. Contrairement aux logiciels légers, il n'y a pas de configuration fastidieuse. Il est prêt quand vous en avez besoin.

Générez des rapports personnalisables pour plus de détails

Lorsque vous avez besoin de plus d'informations que vous ne pouvez obtenir à partir du tableau de bord en direct, utilisez nos fonctionnalités de création de rapports. Vous pouvez créer un rapport avec une frappe sur l'état du projet ou l'état du portefeuille si vous gérez plus d'un projet. Il existe également des rapports sur les feuilles de temps, les tâches et plus encore. Tous les rapports peuvent être filtrés pour afficher uniquement les données que vous souhaitez voir. Ensuite, ils peuvent être facilement partagés dans une variété de formats avec les parties prenantes pour les tenir à jour.

Plus qu'un simple suivi de vos coûts, vous pouvez également les gérer. Notre logiciel vous offre des fonctionnalités de gestion des tâches, des ressources et des risques qui vous aident à contrôler vos coûts pour mener à bien un projet.

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