Estimation des coûts dans la gestion de projet : comment estimer les coûts d'un projet

Une bonne estimation des coûts est essentielle au succès de la gestion de projet. De nombreux coûts peuvent apparaître au cours du cycle de vie de la gestion de projet, et une méthode d'estimation précise des coûts peut faire la différence entre un plan réussi et un échec. L'estimation des coûts, cependant, est plus facile à dire qu'à faire. Les projets comportent des risques, et les risques entraînent des coûts inattendus et des problèmes de gestion des coûts.

L'estimation des coûts est le processus qui prend en compte les coûts directs, les coûts indirects et d'autres facteurs, et calcule un budget qui répond à l'engagement financier nécessaire à la réussite d'un projet. Les techniques d'estimation des coûts de projet s'appliquent à n'importe quel projet, de la construction d'un pont au développement de cette nouvelle application qui tue. Tout coûte de l'argent, donc plus vous êtes clair sur le montant requis, plus vous aurez de chances d'atteindre votre objectif.

L'estimation des coûts est simplifiée à l'aide d'un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager. Ajoutez des budgets de projet, des coûts planifiés pour des tâches spécifiques et incluez les taux de main-d'œuvre pour votre équipe. Lorsque vous construisez votre plan sur notre diagramme de Gantt, les coûts estimés de votre projet seront calculés automatiquement. De plus, au fur et à mesure du déroulement du projet, vous pouvez suivre vos coûts en temps réel sur notre tableau de bord automatisé. Essayez le gratuitement aujourd'hui.

Qu'est-ce que l'estimation des coûts ?

En gestion de projet, l'estimation des coûts est la somme des éléments de coût individuels, à l'aide de méthodes d'estimation établies et de données valides, pour estimer les coûts futurs d'un projet, sur la base de ce que l'on sait aujourd'hui.

Il définit en outre les caractéristiques de base des estimations de coûts crédibles comme suit :

• Identification claire des tâches
• Large participation à la préparation des estimations
• Disponibilité de données valides
• Structures standardisées pour les estimations
• Provisions pour aléas du programme
• Reconnaissance de l'inflation
• Frais exclus
• Examens indépendants des estimations
• Révision des estimations pour les modifications importantes du programme

Pourquoi l'estimation des coûts est-elle importante ?

L'estimation et la gestion des coûts sont une partie essentielle de la gestion de projet. Le chef de projet est chargé de rendre le budget de projet le plus précis possible en utilisant une structure de répartition du travail (WBS) et des techniques d'estimation des coûts pour visualiser la portée du projet, puis attribuer des coûts à chaque tâche du projet. Connaître la portée du projet aidera non seulement dans la phase de planification, mais tout au long du cycle de vie du projet, en particulier lors de l'exécution, du suivi et du contrôle d'un projet.

Avoir un processus d'estimation des coûts est la façon dont les chefs de projet sont en mesure d'atteindre les buts et objectifs du projet définis par les dirigeants et les parties prenantes du projet. Le budget du projet collectera les coûts indirects et les coûts directs car il estime le coût global de la livraison du projet dans les délais et de la satisfaction des attentes de qualité. Cela signifie que tout ce dont vous aurez besoin pour réussir le projet sera réfléchi au cours du processus d'estimation des coûts.

Techniques d'estimation des coûts

Tous ces facteurs ont une incidence sur l'estimation des coûts du projet, ce qui rend difficile l'établissement d'estimations précises. Heureusement, il existe des techniques d'estimation des coûts qui peuvent aider à développer une estimation plus précise des coûts.

1. Estimation analogue

Demandez l'aide d'experts qui ont de l'expérience dans des projets similaires ou utilisez vos propres données historiques. Si vous avez accès à des données historiques pertinentes, essayez une estimation analogue, qui peut montrer des précédents qui aident à définir quels seront vos coûts futurs dans les premières étapes du projet.

2. Estimation paramétrique

Il existe une modélisation statistique, ou estimation paramétrique, qui utilise également des données historiques sur les principaux facteurs de coût, puis calcule ce que seraient ces coûts si la durée ou une autre du projet était modifiée.

3. Estimation ascendante

Une approche plus granulaire est l'estimation ascendante, qui utilise des estimations de tâches individuelles, puis les additionne pour déterminer le coût global du projet. Cette méthode d'estimation des coûts est encore plus détaillée que l'estimation paramétrique et est utilisée dans des projets complexes avec de nombreuses variables telles que le développement de logiciels ou des projets de construction.

4. Estimation en trois points

Une autre approche est l'estimation en trois points, qui propose trois scénarios : les plages les plus probables, optimistes et pessimistes. Ceux-ci sont ensuite mis dans une équation pour développer une estimation.

5. Analyse des réserves

L'analyse des réserves détermine le montant de la réserve pour éventualités qui doit être alloué. Cette approche tente de lutter contre l'incertitude.

6. Coût de la qualité

Le coût de la qualité utilise l'argent dépensé pendant le projet pour éviter les échecs et l'argent appliqué après le projet pour remédier aux échecs. Cela peut aider à affiner l'estimation du coût global de votre projet. Et comparer les offres des fournisseurs peut également aider à déterminer les coûts.

7. Outils dynamiques

Chaque fois que vous estimez les coûts, il est utile d'utiliser un logiciel en ligne pour collecter toutes les informations sur votre projet. Logiciel de gestion de projet qui peut être utilisé en congrès avec bon nombre de ces techniques pour faciliter le processus. Utilisez un logiciel en ligne pour définir vos équipes de projet, vos tâches et vos objectifs. Gérez même vos fournisseurs et suivez les coûts au fur et à mesure que le projet se déroule. Nous allons vous montrer comment.

Comment estimer les coûts en 10 étapes

Le gouvernement américain a identifié un processus en 12 étapes qui aboutit à des estimations de coûts fiables et valides pour la gestion de projet. Ces douze étapes sont décrites ci-dessous.

1. Définir l'objectif de l'estimation des coûts

Déterminer l'objectif de l'estimation des coûts, le niveau de détail requis, qui reçoit l'estimation et la portée globale de l'estimation.

2. Élaborer un plan d'estimation

Constituez une équipe d'estimation des coûts et décrivez leurs techniques d'estimation. Élaborez un calendrier et déterminez qui fera l'estimation indépendante des coûts. Enfin, créez le calendrier de l'équipe.

3. Définir les caractéristiques

Créer une description de base de l'objectif, du système et des caractéristiques de performance. Cela inclut toutes les implications technologiques, les configurations de système, les calendriers, les stratégies et les relations avec les systèmes existants. N'oubliez pas l'assistance, la sécurité, les éléments à risque, les tests et la production, le déploiement et la maintenance, et tout système hérité similaire.

4. Déterminer les techniques d'estimation des coûts

Définissez une structure de répartition du travail (WBS) et choisissez une méthode d'estimation la mieux adaptée à chaque élément de la WBS. Vérifiez par recoupement les facteurs de coût et de calendrier ; puis créez une liste de contrôle.

5. Identifier la règle, les hypothèses et obtenir des données

Définissez clairement ce qui est inclus et exclu de l'estimation, et identifiez des hypothèses spécifiques.

6. Développer une estimation ponctuelle

Développez un modèle de coût en estimant chaque élément WBS.

7. Effectuer une analyse de sensibilité

Testez la sensibilité des coûts aux changements dans l'estimation des valeurs d'entrée et des hypothèses clés, et déterminez les principaux facteurs de coût.

8. Effectuer une analyse des risques et des incertitudes

Déterminez le coût, le calendrier et les risques techniques inhérents à chaque élément du WBS et comment les gérer.

9. Documenter l'estimation et la présenter à la direction

Ayez une documentation pour chaque étape du processus d'estimation des coûts afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde avec l'estimation des coûts. Ensuite, vous pouvez informer les parties prenantes du projet sur les estimations de coûts pour obtenir leur approbation.

10. Mettre à jour l'estimation des coûts

Toute modification de l'estimation des coûts doit être mise à jour et signalée. Effectuez également une autopsie où vous pourrez documenter les leçons apprises.

Modèle d'estimation des coûts gratuit

ProjectManager propose des modèles gratuits pour chaque aspect de la gestion d'un projet, y compris un modèle d'estimation des coûts gratuit pour Excel. Il peut être utilisé pour n'importe quel projet en remplaçant simplement les éléments de la colonne de description par les éléments pertinents pour votre projet.

Ce modèle d'estimation des coûts gratuit contient tous les champs que vous devez remplir lors de l'estimation des coûts du projet. Par exemple, il y a la colonne de description, suivie de la colonne du fournisseur ou du sous-traitant, puis il y a des colonnes pour saisir les coûts de main-d'œuvre et de matières premières. Ceux-ci peuvent être additionnés par ligne, puis un coût total du projet peut être calculé par le modèle.

Naturellement, un modèle d'estimation des coûts est un document statique. C'est pratique pour collecter tous les coûts de votre projet et même les suivre tout au long du cycle de vie du projet. Cependant, toutes ces données doivent être ajoutées manuellement, ce qui prend du temps et des efforts, deux choses que vous n'avez pas en abondance lors de la gestion d'un projet. Une fois que vous serez prêt à rationaliser le processus d'estimation des coûts, vous constaterez qu'il existe de nombreuses solutions logicielles de gestion de projet qui peuvent établir des budgets et les suivre en temps réel pour vous éviter des dépenses excessives.

Exemple d'estimation des coûts du projet

Prenons un moment pour créer un projet hypothétique et parcourons un exemple général d'estimation des coûts pour voir comment ce processus fonctionne. L'estimation des coûts de construction est simple, nous allons donc utiliser un exemple d'estimation de construction. Ce projet de construction se concentrera sur les exigences générales pour l'estimation des coûts dans la gestion de projet.

Tout d'abord, vous voudrez avoir une liste décrivant les différents éléments nécessaires à la construction de votre projet de construction. Rassemblez tous vos documents de gestion de projet de construction tels que les plans, les conceptions et devis, les bleus et les permis pour connaître les données sur les coûts. Dans vos documents, vous trouverez les frais administratifs, les frais de financement, les frais de location, les frais d'ingénierie, les assurances et autres éléments de coût.

Il est maintenant temps d'utiliser une structure de répartition du travail (WBS) pour identifier toutes les activités de votre projet de construction. Identifiez les coûts de main-d'œuvre, les coûts directs et les coûts indirects associés à chaque activité de votre calendrier de projet. Il existe diverses techniques d'estimation des coûts, telles que l'estimation ascendante, qui permettent aux entrepreneurs d'estimer les coûts de chaque activité de construction afin de créer des propositions précises pour le processus d'appel d'offres de construction.

Ces coûts sont ensuite additionnés pour un total de ligne. Tous ces totaux de ligne sont ensuite additionnés et vous obtenez le coût total de votre projet. Avoir un modèle d'estimation des coûts est un bon outil pour collecter et suivre ces informations.

Comment ProjectManager peut aider à l'estimation des coûts

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet doté de fonctionnalités permettant de créer une estimation plus précise des coûts du projet. Notre diagramme de Gantt en ligne peut être utilisé pour vous aider à suivre les coûts et les dépenses des projets et des tâches.

Estimer les coûts de tâches spécifiques

Lors de l'estimation des tâches individuelles, les coûts peuvent également être collectés et suivis sur notre diagramme de Gantt en ligne. Ici, vous pouvez ajouter une colonne pour les coûts estimés, le coût de référence et les coûts réels pour vous aider à respecter le budget du projet une fois qu'il a été exécuté.

Notre diagramme de Gantt en ligne peut non seulement suivre les tâches, mais vous pouvez également le configurer pour suivre les matériaux et les coûts fixes associés à chaque tâche de projet, et surveiller la différence entre le budget et les coûts réels, comme vous le pouvez pour chaque tâche. Toutes ces données sont rassemblées sur une seule page.

Commencez par créer un projet, puis accédez à la vue Gantt sur ProjectManager. Si vous avez déjà des données, vous pouvez les importer en cliquant sur le bouton d'importation en haut à droite de la page. Ou vous pouvez utiliser ce diagramme de Gantt en ligne pour collecter les données. Il peut être facilement partagé avec les membres de l'équipe et les parties prenantes lorsque vous êtes prêt à obtenir des commentaires ou une approbation.

Estimer le coût des ressources

La fonctionnalité de gestion des ressources sur ProjectManager est un autre outil qui peut vous aider à obtenir une estimation plus précise des coûts du projet. Il offre un moyen d'examiner vos coûts à travers la charge de travail des tâches et des projets.

Lors de la planification d'un projet avec notre outil de gestion des ressources, vous pouvez tenir compte des horaires des employés, de la location d'équipement, des vacances et de l'espace de bureau, entre autres facteurs qui auront un impact sur votre budget. La répartition des ressources du projet est un moyen d'équilibrer un budget.

Créez un plan de ressources en planifiant les dates des ressources planifiées, la durée pendant laquelle vous en aurez besoin et les personnes qui seront impliquées. Cela inclut tout équipement ou location de site. Décomposez également cela en quantité de ressources nécessaires pour chaque activité au quotidien. Créez ensuite un calendrier avec des ressources détaillées, y compris la durée et les coûts estimés.

Lors de l'estimation des coûts d'un projet, vous souhaitez disposer des meilleurs outils pour vous aider à calculer un budget plus précis. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud avec des diagrammes de Gantt en ligne et des fonctionnalités de gestion des ressources qui vous permettent de contrôler les coûts de votre projet. Découvrez comment ProjectManager peut vous aider à estimer le coût de votre projet en prenant cet essai gratuit de 30 jours dès aujourd'hui.