Comment faire un plan de gestion des coûts

Vous savez comment ça se passe : vous êtes à quelques mois d'une échéance et votre équipe n'est pas près de terminer le projet. Vous manquez rapidement de budget et de temps, et vous commencez à stresser. Devriez-vous en informer les parties prenantes ou attendre un peu plus longtemps ?

Eh bien, vous n'êtes pas seul au moins, car cette situation se produit dans plus de 45 % de tous les projets informatiques à grande échelle. Pour beaucoup, cela nuit à la fois au calendrier d'un projet et au produit final, 56 % des projets offrant moins de valeur que prévu. Ouais. Comment pouvez-vous empêcher que cela se produise? Un plan de gestion des coûts peut vous aider.

Qu'est-ce qu'un plan de gestion des coûts ?

Un plan de gestion des coûts est une méthode d'élaboration de stratégies pour la planification et l'exécution du budget d'un projet. Bien sûr, cela est fait afin de terminer votre projet dans les délais et dans les limites du budget. Cependant, sans un plan de gestion des coûts approprié en place, ces deux éléments échoueront, ce qui vous coûtera énormément, à vous et à votre organisation.

De plus, le succès d'un projet dépend de la gestion des coûts, car le coût est le principal facteur déterminant du succès ou de l'échec de l'entreprise dans son ensemble.

Parce qu'un plan de gestion des coûts est si important, vous devez utiliser un logiciel de gestion de projet afin de suivre vos coûts. ProjectManager est un logiciel de travail et de projet basé sur le cloud qui peut suivre les coûts de votre projet en temps réel. Construisez votre plan sur notre diagramme de Gantt primé, puis suivez-le avec un tableau de bord en direct qui ne nécessite aucune configuration. Vous saurez toujours si vous respectez le plan de gestion des coûts avec ProjectManager, alors commencez dès aujourd'hui gratuitement !

Comment créer un plan de gestion des coûts

La gestion des coûts est parfois également connue sous ses noms de sous-tâches plus spécifiques, comme la gestion des dépenses, la transparence des coûts et la comptabilité analytique. Il se compose généralement de quatre étapes : planification des ressources, estimation des coûts, budgétisation et contrôle des coûts. Il est fortement recommandé d'utiliser un logiciel de planification de projet pour vous aider dans le processus de création d'un plan de gestion des coûts, car il y aura de nombreuses tâches, coûts et ressources à suivre.

1. Planification des ressources

En commençant par le plan de ressources, les chefs de projet utilisent généralement une structure de répartition du travail pour afficher le projet et ses livrables dans une hiérarchie du plus important au moins important. Cet élément aide les chefs de projet à comprendre où la majeure partie des coûts sera dirigée et quelles composantes du projet nécessiteront le moins de dépenses.

2. Estimation des coûts

La deuxième étape, l'estimation des coûts, est un processus itératif, ce qui signifie qu'il est conçu pour changer à mesure que le projet évolue. Cette étape utilise de nombreuses techniques d'estimation différentes qui sont déterminées par des objectifs conceptuels, des connaissances historiques, un jugement d'expert, des techniques déterminantes ou une base composante par composante.

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Historiquement parlant, les techniques déterminatives se sont avérées les plus précises. Cependant, ce processus n'a de sens qu'une fois que tous les derniers détails du projet ont été cartographiés, y compris la portée et les livrables. Pour les projets qui manquent de petits caractères, des techniques d'estimation des coûts moins précises seront toujours utiles au cours de cette étape.

3. Budgétisation

Maintenant, la phase d'estimation des coûts a peut-être donné l'impression que vous aviez déjà établi votre budget, mais en réalité, vous venez d'établir les plans de votre budget. Votre budget de projet sera un peu plus précis par cette mesure, et permettra au projet de vraiment réussir.

Les budgets sont formés et approuvés après la phase d'estimation, et sont généralement publiés pour le projet en une série de phases en fonction de l'avancement du projet. Cela aidera le projet à atteindre ses jalons dans chaque phase budgétaire, plutôt que d'essayer de correspondre à un budget global de projet.

4. Contrôle des coûts

Le contrôle des coûts est simple : vous mesurerez la valeur monétaire de votre projet par rapport à votre coût total et à votre calendrier. Cela aidera à fournir une référence tout au long du processus de projet.

Tout d'abord, vos besoins sont établis bien en amont, lors de la phase de planification du projet. Ensuite, ils sont utilisés comme méthode pour contester les raisons des changements de coût. Cela aidera à corriger le tir si un coût devait augmenter hors de la fourchette budgétaire et à empêcher le projet de gonfler de manière incontrôlable.

En fin de compte, votre plan de gestion des coûts vous aidera à la fois à planifier le coût du projet et à gérer le coût de votre projet tout au long du cycle de vie du projet. Au fur et à mesure que votre projet est en cours, vos dépenses de projet seront soigneusement documentées tout au long du projet afin que votre projet puisse respecter le budget.

Termes et formules du plan de gestion des coûts, définis

Lors de l'élaboration de votre plan de gestion des coûts, vous devrez effectuer de nombreux calculs différents, pratiquer de nombreuses formules et vérifier vos calculs une fois que vous aurez terminé. Mais cela étant dit, ces actions portent de nombreux noms spécifiques. Définissons-les.

• Structure de répartition du travail : de style similaire à la méthode en cascade ou à un simple organigramme hiérarchique, il s'agit d'une présentation orientée produit du travail, des tâches et des activités à effectuer par les membres de l'équipe.
• Coût de base : il est créé en estimant vos coûts par rapport à la période de temps générale pendant laquelle votre projet aura lieu. Votre coût de base est finalement ce que vous utiliserez pour comparer vos performances, généralement illustré sur une courbe en S.
• Seuil de contrôle : tout comme vous définissez votre référence, votre seuil de coût est la dépense la plus élevée ou la plus faible que votre projet est autorisé à effectuer. Tout ce qui est au-dessus ou en dessous est jugé inacceptable en termes de gestion des coûts.
• Niveau de précision : cette unité de mesure indiquera à quel point vos estimations de coûts seront arrondies vers le bas ou vers le haut. Votre niveau de précision sera en outre défini par la portée et la taille totale de votre projet.
• Mesure de la valeur acquise : L'équation de la valeur acquise aide les chefs de projet à mieux mesurer la quantité de travail qui a déjà été effectuée sur ledit projet aussi précisément que possible.
• Estimation en trois points : En utilisant cette formule, vous obtiendrez trois chiffres. Le premier serait votre meilleure estimation (BG) sur la quantité de travail qu'une activité prendrait si elle était effectuée 100 fois. La seconde serait votre estimation pessimiste (P) , qui correspond à la durée du projet et à son coût si tous les risques négatifs se produisaient. Et votre troisième est votre estimation optimiste (O) si tous les risques positifs se sont produits.
• Estimation ascendante : cette formule consiste à utiliser les plus petites estimations de votre projet, puis à les agréger en une somme totale pour déterminer le coût global de votre projet.
• Estimation analogue : cette estimation est calculée en comparant toutes les estimations de coûts de projets antérieurs et en les mesurant par rapport au temps et au coût de votre projet actuel. Cela se fait généralement lorsqu'il y a peu de détails de projet disponibles.
• Estimation paramétrique : cette estimation est calculée en liant un coût à chaque tâche et en mappant ce coût par rapport au calendrier du projet. Cependant, de nombreuses tâches vous aideront à trouver votre estimation du coût total. Cela peut être fait dans ProjectManager en utilisant notre diagramme de Gantt en ligne. Ici, vous pouvez attribuer un coût à chaque tâche, et lorsque le projet est terminé, le coût total est automatiquement calculé et comparé au budget.

Comment suivre les résultats de votre plan de gestion des coûts

La moitié de votre plan de gestion des coûts consiste à gérer vos coûts tout au long du cycle de vie du projet.

Lorsque vous surveillez le coût de votre projet, utilisez vos repères, car ils seront la clé pour décoder si votre projet est sur la bonne voie, en retard ou au-dessus du budget. Pour cette raison, vous voudrez pouvoir voir vos progrès planifiés par rapport à vos progrès réalisés pour vous assurer que vous êtes toujours sur la bonne voie. De nombreuses personnes utilisent leur flux de travail de gestion de projet (que ce soit via la méthodologie en cascade, un diagramme de Gantt ou un outil kanban) pour évaluer cette métrique.

3 choses à éviter lors de l'élaboration d'un plan de gestion des coûts

Savoir ce qu'il ne faut pas faire est aussi important que savoir ce qu'il ne faut pas faire lors de l'élaboration d'un plan de gestion des coûts. Un plan de gestion des coûts est compliqué et des erreurs peuvent être commises. Plus vous êtes conscient de ce que sont ces faux pas, moins vous aurez de chances de les commettre. En voici quelques-uns à surveiller.

1. Mauvaise communication avec les parties prenantes : les rapports sont le principal moyen par lequel les chefs de projet communiquent les statistiques vitales sur les coûts aux parties prenantes du projet. Les parties prenantes ont un intérêt direct dans le succès du projet et sont donc très intéressées par la façon dont il progresse.
2. Ne pas utiliser une structure de répartition du travail : Ne pas cartographier chaque étape nécessaire pour atteindre le livrable final de votre projet aura un impact sur votre budget et, ce faisant, sur votre plan de gestion des coûts.
3. Utiliser uniquement des feuilles de calcul : les feuilles de calcul sont puissantes et fonctionnent très bien. Mais ce n'est pas ce que vous voulez pour gérer un plan de gestion des coûts. Il est facile de faire des erreurs dans la saisie des données, elles peuvent rapidement devenir trop complexes et les capacités de création de rapports et visuelles sont limitées.

Modèles gratuits pour aider à la planification de la gestion des coûts

Il est plus productif de gérer votre plan de gestion des coûts avec un logiciel de gestion de projet, mais si vous n'êtes pas prêt à investir dans des outils numériques, il existe des modèles qui peuvent servir de solution de contournement. ProjectManager propose des dizaines de modèles gratuits, dont beaucoup sont parfaits pour la gestion des coûts. Nous avons sélectionné trois des meilleurs modèles gratuits liés à la planification de la gestion des coûts que vous pouvez télécharger ci-dessous.

Modèle de budget de projet

Un plan de gestion des coûts commence par un budget de projet qui prévoit tous les coûts associés à votre projet et vous aide à surveiller ces coûts pendant que vous exécutez le projet. Notre modèle de budget de projet gratuit pour Excel vous guide tout au long du processus budgétaire, de la saisie des coûts de main-d'œuvre et des matériaux à d'autres éléments de ligne, tels que les déplacements, l'équipement et les éléments fixes. Il y a même un endroit pour suivre vos coûts budgétaires prévus par rapport aux coûts réels.

Modèle de tableau de bord de projet

Le suivi de votre plan de gestion des coûts au fur et à mesure de sa mise en œuvre est la façon dont vous vous en tenez à ce plan. Alors que le logiciel en temps réel est plus précis et implique moins de travail, vous pouvez saisir des données dans notre modèle de tableau de bord de projet gratuit pour Excel et voir comment vos coûts sont avec des graphiques et des tableaux faciles à lire. De cette façon, vous pouvez détecter lorsque les coûts dépassent vos coûts prévus et vous ajuster en conséquence pour rester dans votre budget.

Modèle de plan d'action

Afin d'exécuter votre plan de gestion des coûts, vous aurez besoin d'avoir un ensemble de tâches assignées aux membres de l'équipe. Notre modèle de plan d'action gratuit pour Excel décrit ces étapes pour transformer votre stratégie en réalité. Vous trouverez un espace pour lister vos tâches et dans quelle phase du projet vous les exécuterez, leur priorité, qui est affecté, la durée, les dates de début et d'échéance, les ressources nécessaires et même l'état du travail en cours.

Comment ProjectManager aide avec les plans de gestion des coûts

Que votre prochain projet soit grand ou petit, vous devrez vous assurer que votre estimation des coûts est aussi précise que possible et facile à gérer à long terme.

Avec ProjectManager, vous aurez le pouvoir de personnaliser vos rapports de projet pour obtenir uniquement les données dont vous avez besoin, et vous pourrez voir l'avancement réel du projet sur les membres de l'équipe et leurs tâches.

Et que vous utilisiez des techniques déterminatives, des données historiques, une estimation analogue ou une estimation en trois points pour évaluer les estimations de coûts de votre projet, vous disposerez d'un outil capable de brancher les données de votre projet et de calculer vos estimations pour vous. De plus, grâce à nos tableaux de bord en temps réel, vous pourrez obtenir un visuel sur les références estimées de votre projet, afin que vous puissiez voir si vous êtes en avance ou en retard sur le calendrier en un clic.

Estimer vos coûts et obtenir une lecture précise avant le lancement du projet est l'un des éléments les plus importants pour assurer le succès du projet. C'est pourquoi ProjectManager s'engage à fournir aux équipes le logiciel dont elles ont besoin pour planifier des estimations de coûts, utiliser un plan de gestion et collaborer efficacement, où qu'elles se trouvent. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour un essai gratuit de 30 jours de ProjectManager.