Contrat Cost-Plus : comment en utiliser un

Les contrats précisent les termes de l'accord entre un employeur et un entrepreneur. Parce que ces accords sont si divers, il existe de nombreux types de contrats différents, chacun avec ses propres avantages. L'un d'eux s'appelle un contrat à prix coûtant majoré.

Imaginez que vous construisez quelque chose de conceptuel, mais vous n'avez qu'une idée générale de la façon de le faire. Vous aurez envie d'embaucher un entrepreneur qui est familier avec ce type de travail et connaît les étapes spécifiques à suivre. Si ce type de projet vous est totalement étranger, vous ne pouvez pas être certain des coûts. Dans ce cas, vous pouvez envisager un contrat à prix coûtant majoré.

Qu'est-ce qu'un contrat Cost Plus ?

Un contrat en régie est un accord entre un propriétaire et un entrepreneur, dans lequel l'entrepreneur couvre les dépenses du projet et est remboursé par le propriétaire à sa conclusion. Cela signifie que le propriétaire n'accepte pas un budget fixe pour des choses comme les matériaux et la main-d'œuvre, mais accepte plutôt de payer tout ce qu'il faut pour faire le travail. De plus, l'entrepreneur se voit garantir un bénéfice fixe sous la forme d'un forfait ou d'un pourcentage.

Au début, cela peut ressembler à une situation d'administration de contrat précaire pour les deux parties. Les employeurs font confiance aux entrepreneurs pour faire preuve de jugement et les entrepreneurs font confiance aux employeurs pour les rembourser. Malgré cela, il existe de nombreuses situations dans lesquelles un contrat à prix coûtant majoré est le mieux adapté. Les projets de construction, par exemple, les utilisent largement parce que les propriétaires embauchent des experts pour construire quelque chose en dehors de leurs capacités.

Quand faut-il en utiliser un ?

Les contrats en régie sont le meilleur choix lorsque la qualité est plus importante que le temps passé ou les coûts. Maintenant, vous pensez peut-être, la qualité n'est-elle pas toujours la clé ? Oui bien sûr. Mais ces contrats sont utilisés lorsque le produit final a la priorité sur la quantité de quelque chose qui peut être fabriquée ou sur la rapidité avec laquelle elle peut être produite.

L'industrie de la construction utilise couramment des contrats en régie pour le processus d'appel d'offres. L'industrie de l'ingénierie arrive en deuxième position. Des experts dans ces domaines sont embauchés pour faire quelque chose que leur employeur n'a pas les compétences pour faire.

Qu'est-ce qui est inclus dans un contrat Cost-Plus ?

Un cost-plus décrit comment les coûts directs et indirects seront couverts et comment ils seront remboursés à l'entrepreneur. Mais ces coûts ne représentent qu'une partie de l'accord. Ce type de contrat comprend également un montant supplémentaire prédéterminé à payer à l'entrepreneur en plus des dépenses.

Ce montant supplémentaire peut être un montant forfaitaire, un taux fixe (déterminé par le coût de la main-d'œuvre, des fournitures, etc.) ou une combinaison des deux. Par exemple, un entrepreneur peut stipuler que l'employeur lui paie un pourcentage des coûts de main-d'œuvre, en plus d'être indemnisé pour le coût de la main-d'œuvre elle-même.

Les contrats à prix coûtant majoré réussissent mieux lorsqu'ils sont spécifiques et qu'il n'y a pas trop de détails. Les contrats les mieux rédigés décrivent également des éléments tels que la manière dont les dépenses doivent être documentées par les entrepreneurs et la manière dont tout désaccord entre l'entrepreneur et l'employeur doit être traité. Ces détails, même s'ils ne sont finalement pas nécessaires, peuvent sauver le projet.

Trois éléments clés d'un contrat Cost-Plus

Quel que soit le type de projet ou les détails spécifiques de l'accord, chaque contrat à prix coûtant majoré doit être composé de trois éléments principaux : les coûts directs, les coûts indirects et des frais. Ces trois éléments constituent les os du contrat.

• Coûts directs : les coûts directs comprennent des éléments tels que la main-d'œuvre, les fournitures, les matériaux et l'équipement. Ce sont des coûts fixes qui vont directement dans le produit final.
• Coûts indirects (frais généraux) : les coûts indirects sont les coûts « invisibles » de l'exécution du travail. Le coût de l'assurance contre les accidents, par exemple, est un coût indirect majeur pour faire des affaires dans l'industrie de la construction.
• Honoraires (bénéfice) : Les honoraires sont essentiellement le prix que les employeurs acceptent de payer aux entrepreneurs pour couvrir les coûts directs et indirects.

Variations d'un contrat Cost-Plus

Un contrat à prix coûtant majoré couvre les coûts des matériaux, de la main-d'œuvre, de l'équipement, etc., plus des frais de base ou un pourcentage des coûts globaux. Mais comment ces frais et tarifs supplémentaires sont-ils déterminés ? Voici quatre des méthodes les plus courantes :

Frais incitatifs Cost-Plus

Une variation des frais incitatifs en régie comprend des frais incitatifs accordés à l'entrepreneur pour un travail bien fait. Les conditions spécifiques de cette incitation doivent être clairement énoncées dans le contrat.

Frais de prime Cost-Plus

Une variation des frais d'attribution du prix de revient majoré comprend des frais intégrés spécifiquement indiqués dans le contrat. Contrairement à un contrat d'honoraires incitatifs à prix coûtant majoré, ces honoraires sont attribués en fonction de critères ou de délais spécifiques. Ces frais peuvent également être facturés aux entrepreneurs ou déduits de leurs revenus.

Taux fixe Cost-Plus

Les contrats en régie couvrent à la fois les coûts directs et indirects. L'un de ces coûts directs est la main-d'œuvre. Une redevance forfaitaire majorée fixe un taux fixe pour la main-d'œuvre. Cette variation est souvent observée lorsque les entrepreneurs sont embauchés pour une tâche très spécialisée et peuvent estimer avec précision les coûts de main-d'œuvre.

Frais fixes Cost-Plus

Une variation du prix de revient majoré des frais fixes tient également compte des coûts directs et indirects, mais elle inclut également un prix forfaitaire qui est déterminé avant la finalisation du contrat.

Quels sont les avantages?

Les contrats à prix coûtant majoré sont les préférés des entrepreneurs, mais ils sont tout aussi avantageux pour les employeurs. Le vieil adage est vrai : pas de risque, pas de récompense. Et les récompenses d'en utiliser un peuvent être grandes.

• Ils déplacent l'accent de la quantité vers la qualité : étant donné que les entrepreneurs ne sont pas limités à un budget fixe avec un contrat à prix coûtant majoré, ils sont beaucoup moins susceptibles de prendre des raccourcis pour faire le travail. Les entrepreneurs savent que leurs dépenses seront couvertes et sont beaucoup plus susceptibles de choisir les meilleurs matériaux et les meilleures personnes pour le travail.
• Ils signifient que les dépenses diminuent avec les prix : bien qu'un contrat à prix coûtant majoré puisse sembler être un gros risque (les employeurs acceptant de couvrir toutes les dépenses), cet accord garantit que les employeurs seront facturés équitablement. Si le prix d'un certain matériau baisse, ils paieront le nouveau montant inférieur. Les prix changent tout le temps, et de cette façon, il n'y a aucun risque de payer plus que ce que vaut quelque chose.
• Ils sont plus flexibles que d'autres types de contrats : étant donné que les contrats à prix coûtant majoré signifient que les employeurs s'engagent à payer les entrepreneurs pour les dépenses directes et indirectes, les entrepreneurs ont plus de liberté pour embaucher des experts, choisir les meilleurs matériaux et prendre suffisamment de temps pour faire le travail correctement. . Ceci est particulièrement important dans les projets de construction, où couper les coins ronds peut nuire à la longévité du produit fini.

Quels sont les inconvénients ?

Pour autant d'avantages qu'il y a à utiliser un contrat à prix coûtant majoré, il y a quelques inconvénients. Lorsque nous sommes conscients de ces « zones dangereuses », elles sont plus faciles à éviter.

• Ils exigent un haut niveau de confiance : les contrats à prix coûtant majoré exigent un haut degré de confiance tant de la part de l'employeur que de l'entrepreneur. Les employeurs font confiance aux entrepreneurs pour prendre des décisions de dépenses judicieuses et choisir des options à des prix équitables. De l'autre côté de la médaille, les entrepreneurs font confiance aux employeurs pour leur rembourser ces dépenses. Les contrats à prix coûtant majoré sont une option populaire lorsque les employeurs et les entrepreneurs ont une histoire positive ensemble et/ou que l'entrepreneur a travaillé avec succès avec d'autres employeurs dans le cadre de ce type de contrat.
• Ils rendent les estimations budgétaires difficiles : les contrats en régie sont plus adaptés aux projets avec des budgets flexibles. Comme vous pouvez l'imaginer, le coût des fournitures et des matériaux fluctue constamment. Cela signifie que les entrepreneurs pourraient devoir payer plus pour quelque chose qu'ils ne l'avaient initialement prévu afin de bien faire le travail. Cela ne veut pas dire que les projets ne peuvent avoir aucun type de budget, mais il devrait y avoir une certaine « marge de manœuvre ».
• Ils exigent une documentation complète : Sans la documentation appropriée des coûts et des dépenses, il est impossible pour les employeurs de rembourser les entrepreneurs avec précision. Cela peut créer de la méfiance et des conflits sur la route, sans parler de la confusion. Si les enregistrements sont conservés et organisés correctement, ce n'est pas un problème, mais c'est un écueil courant dont il faut être conscient.

Exemple de contrat Cost-Plus

La NASA est un exemple populaire d'organisation qui choisit généralement d'utiliser des contrats à prix coûtant majoré. Comme vous pouvez l'imaginer, la qualité du travail est littéralement la vie ou la mort pour cette organisation, ils sont donc prêts à laisser les experts décider exactement quels matériaux doivent être achetés, combien de temps les choses doivent prendre, etc.

Un exemple récent était entre la NASA (National Aeronautics Space Administration) et Boeing en 2019. Dans ce cas, Boeing a été embauché pour construire des fusées pour la NASA et il est devenu la responsabilité de Boeing de concevoir et de construire les navires avec les matériaux qu'ils jugeaient les meilleurs.

Comment ProjectManager aide avec les contrats à coût majoré

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Si vous avez besoin de signaler certains détails du contrat aux membres de l'équipe, marquez-les simplement dans un commentaire et poursuivez la conversation. Plus besoin d'envoyer des documents par e-mail et de retracer vos pas à travers des chaînes d'e-mails désordonnées. Maintenant, vos discussions sur des documents comme les contrats sont attachées aux documents eux-mêmes.

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