Contrat de remboursement des coûts : un guide rapide

Il existe de nombreuses façons de sous-traiter le travail. Mais lorsque l'accord est signé, il est juridiquement contraignant. Les deux parties doivent respecter ses termes et conditions. C'est pourquoi les contrats varient de contrats à prix fixe, dans lesquels le prix proposé est définitif, à d'autres avec plus de flexibilité.

Il existe de nombreux types de contrats, ce qui rend nécessaire la mise en place de procédures d'administration des contrats. Par exemple, un contrat à prix fixe n'est viable pour l'entrepreneur que s'il est en mesure de prévoir très précisément le coût du projet. S'il y a trop de variables et d'inconnues, alors fixer un coût arbitraire pour le travail peut être trop élevé ou trop bas. C'est trop de risques à prendre.

Heureusement, il existe de nombreux autres types d'accords contractuels qui tiennent compte du fait que chaque centime ne peut pas être comptabilisé tant qu'un projet n'est pas terminé. Pour ces types de projets, il existe un contrat de remboursement des coûts. Renseignez-vous sur les différents types de contrats de remboursement des coûts et sur celui qui pourrait convenir à votre prochain projet.

Qu'entend-on par remboursement des coûts sur un projet ?

Les coûts sont tout ce que l'entrepreneur doit payer pour exécuter le projet et atteindre son objectif. Cela comprend la main-d'œuvre, les matériaux, l'équipement, les outils et plus encore.

Le remboursement signifie que tout argent dépensé par l'entrepreneur sera restitué pendant ou après l'achèvement du projet. Par conséquent, le remboursement des coûts est un moyen pour un entrepreneur d'obtenir la main-d'œuvre et les matériaux nécessaires à l'exécution du projet sans avoir à adapter ces ressources à un prix étroitement défini et prédéterminé. Comme on pouvait s'y attendre, le remboursement des coûts d'un projet nécessite un accord entre l'entrepreneur et le client pour éviter les malentendus.

Qu'est-ce qu'un contrat de remboursement des frais ?

Un contrat de remboursement des coûts est un accord entre les parties à un projet de construction qui garantit que le propriétaire rembourse l'entrepreneur pour les coûts encourus pendant qu'il travaille sur le projet. Cependant, le remboursement n'est pas illimité. Il y a un plafond.

L'entrepreneur n'est pas payé uniquement pour les coûts, mais est également assuré d'un paiement supplémentaire. Ce paiement supplémentaire sera le bénéfice de l'entrepreneur. Le contrat comprendra toujours une estimation du coût total du projet.

Contrairement à un contrat à forfait où le prix global du projet est convenu avant le début des travaux et le prix est définitif (et donc, le risque incombe principalement à l'entrepreneur), le contrat de remboursement des coûts place le risque plus carrément sur le propriétaire du projet . Cela ne signifie pas qu'il n'y a pas d'autres risques, tels que la dérive de la portée, où les exigences ne sont pas claires.

Quels sont les quatre types de contrats de remboursement des coûts ?

Il n'existe pas de contrat unique de remboursement des coûts. Il existe en fait quatre catégories distinctes :

Coût majoré des frais fixes (CPFF)

Un CPFF rembourse à l'entrepreneur tous les frais encourus, plus une redevance forfaitaire. Ces frais supplémentaires sont inclus quelle que soit la performance du projet par l'entrepreneur. Le client supporte alors le risque. Ces contrats sont souvent utilisés dans des projets à haut risque où il peut être difficile de mettre les soumissionnaires en concurrence. L'incitation est que l'entrepreneur est protégé contre les risques.

Il existe deux types de contrats CPFF :

• Achèvement, dans lequel un objectif ou un produit que l'entrepreneur doit livrer pour recevoir ses honoraires est identifié
• Terme, où le contrat spécifie une période de temps et le niveau d'effort que l'entrepreneur doit atteindre

Frais d'incitation au coût majoré (CPIF)

Le CPIF rembourse à l'entrepreneur tous les frais encourus, puis ajoute une incitation basée sur la réalisation de certains objectifs de performance convenus, qui sont définis dans le contrat. Les deux parties s'entendront sur une formule pour déterminer quel est le prix incitatif. Le risque dans ce type de contrat est avec le client (mais moins qu'avec un CPFF,) et l'incitation motive l'entrepreneur. Habituellement, l'incitatif est un pourcentage des économies que les deux parties partagent.

Frais d'attribution de coût plus (CPAF)

Le CPAF verse à l'entrepreneur des honoraires d'attribution lorsqu'il atteint certaines mesures de performance décrites dans le contrat. Ce type de contrat diffère du CPIF car l'attribution n'est pas basée sur une formule définie dans le contrat, mais plutôt sur la satisfaction du client. Par conséquent, il s'agit d'une décision subjective et ne peut pas être portée en appel par l'entrepreneur.

Coût majoré du pourcentage des coûts (CPPC)

Le CPPC accorde à l'entrepreneur tous les coûts du projet et un pourcentage de ces coûts. Ce n'est pas un choix populaire auprès des maîtres d'ouvrage à moins qu'ils ne fassent confiance à l'entrepreneur, car cela transfère le risque au propriétaire. Il existe un risque d'augmentation artificielle des coûts au profit de l'entrepreneur. Ces contrats sont donc soumis à des réglementations plus strictes pour éviter de tels risques.

Qu'est-ce qui est généralement inclus dans un contrat de remboursement des coûts ?

Les contrats sont des documents juridiquement contraignants entre deux parties décrivant les termes et conditions de la relation de travail entre eux, généralement attribués après un processus d'appel d'offres de construction. Par conséquent, un contrat est un contrat, et une grande partie du passe-partout suit le même chemin de l'un à l'autre, malgré les différences de types.

Tous les contrats feront l'objet d'une offre et d'une acceptation valables entre les parties et d'un prix, tout en respectant les normes légales. Il y aura des descriptions détaillées du service à rendre et quelles sont les attentes des deux parties. La plupart des contrats sont les mêmes à cet égard.

La différence avec un contrat de remboursement des coûts est qu'il rembourse en fonction du coût au lieu de la livraison. Par conséquent, ce qui est considéré comme des coûts admissibles doit être défini. Étant donné que les coûts peuvent s'accumuler si un projet est retardé pour quelque raison que ce soit, un contrat de remboursement des coûts aura souvent un plafond que les remboursements ne peuvent pas dépasser, qui est également défini dans le contrat.

Avantages et inconvénients d'un contrat de remboursement des coûts

Un contrat de remboursement des coûts est préférable pour les projets dont la portée est incertaine et le risque élevé, car le risque est assumé par le client qui paie tous les coûts. Mais un contrat de remboursement des frais n'est pas toujours le meilleur type de voie juridique à suivre entre les parties.

Voici quelques-uns des avantages et des inconvénients de l'utilisation d'un contrat de remboursement des frais :

Avantages

• Les entrepreneurs sont peu incités à prendre des raccourcis
• Idéal lorsque la qualité prime sur les coûts est l'objectif
• Les coûts finaux sont généralement inférieurs car il n'est pas nécessaire de gonfler les prix pour couvrir le risque de l'entrepreneur

Les inconvénients

• Les coûts finaux ne sont pas certains
• Nécessite une surveillance pour s'assurer que seuls les coûts convenus sont payés
• Une surveillance supplémentaire est nécessaire pour rendre équitable toute récompense ou prime incitative
• Moins incitatif à l'efficacité

Il y a des raisons d'utiliser un contrat de remboursement des coûts plutôt qu'un contrat à prix fixe, mais tous les contrats ont leurs avantages et leurs inconvénients. Il est préférable de comprendre l'étendue et le risque du travail afin de déterminer quel contrat est le meilleur.

Comment ProjectManager vous aide avec les projets de remboursement des coûts

ProjectManager est un logiciel primé qui vous permet de créer un budget, de suivre les coûts et de générer des rapports sur ces coûts. Si vous utilisez un contrat de remboursement des frais, vous devez avoir une idée de ce que vous dépensez. Moins vous aurez besoin de remboursement, plus vous aurez de chances de recevoir la prime incitative et d'éviter de dépasser le prix plafond fixé dans le contrat.

Créer des budgets

Vous pouvez créer un budget à tout moment du projet, bien qu'il soit plus probable que cela soit fait lorsque vous en serez aux étapes de planification. Votre budget peut cependant être modifié à tout moment tout au long du cycle de vie du projet. Une fois défini, le projet sera affiché sur votre tableau de bord en temps réel et accessible dans des rapports pour suivre vos coûts.

Gérer et suivre les coûts

Gérez les deux types de coûts dans notre outil, à la fois les ressources et les frais généraux. Les coûts des ressources sont automatiquement calculés au fur et à mesure que votre équipe enregistre des heures sur leurs tâches lorsque vous définissez leur taux horaire. Tout cela est affiché sur la vue Gantt et feuille, où vous pouvez organiser toutes vos tâches et créer un calendrier en voyant l'ensemble du projet présenté sur une chronologie visuelle.

Créer des rapports instantanés

Les rapports en un clic vous donnent encore plus de données sur vos coûts et votre budget. Vous pouvez obtenir ces informations à partir de rapports tels que l'état du portefeuille, qui est codé par couleur pour voir facilement si vous êtes au-dessus ou en dessous du budget. L'état du projet, le plan de projet et le rapport de tâches vous donnent également des chiffres sur les coûts. Tous les rapports peuvent être filtrés pour se concentrer uniquement sur ce que vous voulez voir, puis partagés pour tenir les parties prenantes informées.

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