Le coût d'être le patron : ce que les propriétaires d'entreprise dépensent au cours de leur première année

De nombreux entrepreneurs démarrent leur entreprise avec un peu plus qu'un rêve et un budget restreint. En fait, certains modèles commerciaux nécessitent très peu de coûts initiaux, et chez Shopify, nous avons personnellement été témoins du succès d'innombrables entrepreneurs aux débuts modestes. Mais parmi les petites entreprises qui démarrent leur activité et ne durent pas, plus d'un tiers citent un manque de liquidités comme raison.

Nous voulions comprendre : combien cela coûte-t-il vraiment de gérer une entreprise ? Et les entrepreneurs ambitieux ont-ils des idées fausses sur ce à quoi ces coûts ressembleront au cours de leur première année d'activité ? En octobre, nous avons interrogé 150 entrepreneurs ambitieux et 300 propriétaires de petites entreprises aux États-Unis pour savoir exactement cela.

Combien coûte la gestion d'une entreprise ?

Selon nos recherches, les propriétaires de petites entreprises dépensent en moyenne 40 000 $ au cours de leur première année complète d'activité.

Ce n'est pas   signifie que vous avez besoin de 40 000 $ en espèces pour démarrer une petite entreprise. En fait, pour de nombreux fondateurs, les coûts de la première année sont engagés dans le processus de création d'entreprise et les revenus sont réinvestis de l'entreprise pour couvrir les dépenses. Sans oublier que les entreprises avec des employés dépensent beaucoup plus que les solopreneurs, ce qui fausse ce chiffre. Mais plus sur tout cela plus tard.

• Produit : matières premières, inventaire, fournisseur, fabrication, brevets, etc.
• Fonctionnement : frais de constitution/frais juridiques, logiciels supplémentaires, comptabilité, etc.
• Boutique en ligne : abonnement site/plateforme, hébergement et nom de domaine, contrat développeur/concepteur, etc.
• Expédition : emballages, étiquettes, etc.
• Hors ligne : frais de stand/table, loyer, essence, etc.
• Équipe/personnel : salaires, avantages sociaux, avantages sociaux, etc.
• Marketing : logo, image de marque, publicités, documents imprimés, etc.

Ce que montrent nos recherches

Au cours de leur première année, les petites entreprises ont dépensé :

• 11% sur les frais de fonctionnement
• 10,3% sur les frais de commercialisation
• 9% sur les frais en ligne
• 31,6 % sur les coûts des produits
• 8,7% sur les frais de port
• 18,8% sur les frais d'équipe
• 10,5 % sur les coûts hors ligne

Il est important de noter que le montant dépensé par les entreprises au cours de leur première année variait considérablement, en fonction de facteurs tels que l'industrie et le modèle commercial ; si l'entreprise était une entreprise à temps plein, à temps partiel ou de loisir ; et si l'entreprise avait des employés. Mais plus là-dessus plus tard.

Sources de financement pour les fondateurs en phase de démarrage

Alors que les nouveaux entrepreneurs comptent souvent sur leurs économies personnelles pour maintenir leur entreprise à flot au début, un tiers des répondants ont déclaré avoir réinvesti les revenus des ventes de leur entreprise pour couvrir leurs coûts commerciaux la première année.

Ce que montrent nos recherches

Principales sources de financement pour les propriétaires d'entreprise :*

• Épargne personnelle (66 %)
• Réinvestissement des revenus des ventes (30 %)
• Soutien financier des amis et de la famille (23 %)
• Prêt personnel (21%)

* Les répondants pouvaient sélectionner plus d'une source de financement

Pourquoi est-ce important

Accepter que votre première année d'activité ne soit pas extrêmement rentable est important pour la planification financière et la préparation mentale. Dans de nombreux cas, les fondateurs sont les derniers à être payés au cours de leur première année, car tous les revenus de l'entreprise sont réinjectés dans l'entreprise. Et c'est parfaitement normal.

Pour les entreprises qui ont du mal à réaliser des ventes au cours de leur première année, la création d'un plan financier complet décrivant le montant dont vous aurez besoin et à quoi vous allez l'utiliser facilitera la tâche lorsque vous postulez pour un prêt bancaire ou lever des fonds. Ne considérez pas cela comme un endettement - les dépenses sont engagées afin de générer des revenus, de sorte que le retour sur investissement sera probablement supérieur aux coûts initiaux.

Le montant que les entreprises dépensent au cours de leur première année dépend de la taille de leur équipe

Sans surprise, le fait d'avoir des employés augmente considérablement les dépenses globales. Si vous choisissez d'emprunter la voie du solopreneur, vous pouvez dépenser moins d'un tiers de ce que dépensent les entreprises avec des employés.

Ce que montrent nos recherches

• Les propriétaires d'entreprise sans employés ont dépensé 18 000 $ la première année.
• Les propriétaires d'entreprise comptant de un à quatre employés ont dépensé 60 000 $ la première année.

Coûts imprévus la première année

Au-delà des coûts fixes, les propriétaires d'entreprise ont également noté les coûts ponctuels courants qui ont surgi au cours de leur première année et ont mis en garde contre les dépenses cachées à surveiller.

Ce que montrent nos recherches

Les coûts imprévus les plus cités pour gérer une entreprise étaient :

1. Expédition. 34 % des entreprises ont cité les coûts d'emballage, les articles endommagés ou retournés et les frais d'expédition généraux. Cela a été particulièrement douloureux pour les entreprises dont les volumes d'expédition étaient faibles au début.
2. Légal. 23 % des entreprises ont cité les coûts de démarrage ponctuels tels que l'assurance, les licences et les permis comme étant étonnamment coûteux. Ils ont également été surpris qu'ils aient été chargés de s'incorporer à la fois à l'échelle de l'État et au niveau fédéral aux États-Unis.
3. Inventaire et produit. 21 % des entreprises ont déclaré que les coûts associés à leur inventaire, tels que les tests de produits et la réception et le retour des produits défectueux, ainsi que les stocks excédentaires, pourraient rapidement faire grimper les factures.
4. Impôts et comptabilité. Dans le volet qualitatif de notre étude, les propriétaires d'entreprise ont mentionné à plusieurs reprises les impôts et la comptabilité comme péniblement encombrants et pour lesquels il valait la peine de faire appel à une aide professionnelle.

Pourquoi est-ce important

Plus vous en savez! Les dépenses récurrentes et les coûts fixes ne sont qu'une partie de votre plan financier. Les coûts cachés, les coûts ponctuels et les coûts variables doivent également être planifiés à l'avance. Que se passe-t-il si un événement inattendu, comme le COVID-19, perturbe vos projections ? C'est toujours une bonne idée de faire une planification d'urgence et de mettre de côté une réserve de trésorerie, juste au cas où.

Les entrepreneurs ambitieux ont surestimé les coûts en ligne

Lorsque nous avons demandé à nos entrepreneurs ambitieux combien ils pensaient que leur première année d'activité leur coûterait, ils ont complètement surestimé un domaine : ils s'attendaient à ce que les coûts en ligne soient plus élevés que ce que les propriétaires d'entreprise établis avaient déclaré.

Ce que montrent nos recherches

• Les entrepreneurs ambitieux s'attendaient à dépenser 12 % de leur budget en coûts en ligne au cours de leur première année.
• Les propriétaires d'entreprise ont déclaré n'avoir dépensé que 9 % de leur budget en coûts en ligne au cours de leur première année.

Pourquoi est-ce important

Au-delà d'une budgétisation inefficace, les entrepreneurs qui s'attendent à dépenser plus peuvent finir par payer plus que nécessaire. Le raisonnement est simple : si les entrepreneurs se lancent en affaires en espérant dépenser plus pour un service, ce qu'ils sont prêts à payer pour ce service augmente en conséquence.

Il est important que les entrepreneurs fassent leurs recherches lorsqu'ils choisissent d'embaucher des concepteurs ou des développeurs pour éviter d'être surchargés ou optent pour un fournisseur de commerce électronique qui vérifie et sélectionne des experts pour vous.

Le coût perçu et la complexité du lancement d'une entreprise en ligne continuent d'être un obstacle majeur à l'entrée pour de nombreux entrepreneurs ambitieux. Mais c'est largement infondé. Pour Shopify, notre philosophie fondamentale - ou raison d'être , si vous voulez - est de permettre précisément aux entrepreneurs qui n'ont pas de compétences en codage ou en conception de créer une boutique en ligne. Et de le faire à moindre coût.

Nos recherches le corroborent : sur les 300 propriétaires d'entreprise que nous avons interrogés, nous avons constaté que les clients de Shopify ont dépensé en moyenne 38 000 $ au cours de leur première année, par rapport aux clients non Shopify qui ont dépensé en moyenne 41 000 $ au cours de leur première année.

Habitudes de dépenses des entreprises à revenu élevé

Ce n'est pas parce que les propriétaires d'entreprise ont géré leur budget d'une certaine manière au cours de leur première année que c'était la bonne manière. En effet, la plupart de nos répondants ont admis qu'avec le recul, ils auraient dépensé leur argent différemment la première année.

Afin de fournir de meilleures directives aux entrepreneurs ambitieux, nous avons décidé d'examiner de plus près les données des entreprises qui ont déclaré des revenus plus élevés au cours de leur première année pour voir quelles décisions budgétaires, le cas échéant, ont contribué au succès financier. Voici ce que nous avons trouvé.

Les entreprises à hauts revenus dépensent plus pour les frais d'équipe

Les entreprises qui ont déclaré des revenus plus élevés au cours de leur première année ont dépensé beaucoup plus en frais d'équipe, soit près d'un tiers de leur budget total.

Ce que montrent nos recherches

• Les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 10 000 $ consacrent 8 % de leur budget aux frais d'équipe.
• Les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel se situe entre 10 000 et 100 000 dollars consacrent 23 % de leur budget aux frais d'équipe.
• Les entreprises avec un revenu annuel de 100 000 $ et plus ont dépensé 32 % de leur budget en frais d'équipe.

Pourquoi est-ce important

La relation entre les revenus et les coûts de l'équipe peut sembler évidente - en d'autres termes, si vous gagnez plus d'argent, vous pouvez vous permettre de vous payer et d'embaucher des employés. Mais la relation va dans les deux sens : l'ajout de membres à votre équipe peut stimuler la croissance des revenus.

Et s'il est judicieux de faire cavalier seul au début, il convient de noter qu'il y a un plafond avec cette approche. Lorsque vous êtes un solopreneur, vos ressources sont limitées : elles commencent et finissent avec vous. Vous êtes limité aux compétences que vous possédez et aux compétences que vous êtes prêt à acquérir.

De nombreux propriétaires d'entreprise atteignent une étape importante dans leur carrière où ils doivent peser les coûts financiers de l'embauche d'aide avec les coûts de temps de tout faire par eux-mêmes.

Il est important que les entrepreneurs sachent quels signaux d'alarme signaler qu'il est temps d'embaucher de l'aide. Certains signaux d'alarme incluent le refus de travailler parce que vous ne pouvez pas suivre, voir la qualité de votre produit ou service souffrir, ou voir la qualité de votre sommeil ou votre santé mentale souffrir. Ne vous mettez pas dans une position où vous êtes si dispersé que vous ne pouvez pas gérer votre entreprise de manière durable.

Les entreprises qui ont gagné moins la première année ont dépensé plus en marketing

Lorsque nous avons demandé aux propriétaires d'entreprise : "Combien le marketing représentait-il en pourcentage de votre budget global ?" nous avons trouvé une relation significative entre les dépenses de marketing et les revenus.

Moins une entreprise gagnait d'argent, plus elle dépensait en marketing. Et l'inverse était également vrai : plus une entreprise gagnait globalement, moins elle dépensait en marketing.

Ce que montrent nos recherches

• Les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 10 000 $ consacrent 13 % de leur budget au marketing.
• Les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel se situe entre 10 000 et 100 000 dollars consacrent 7 % de leur budget au marketing.
• Les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est supérieur à 100 000 $ consacrent 7 % de leur budget au marketing.

Pourquoi est-ce important

Si les entreprises dépensent trop en marketing sans retour sur investissement clair, cela pourrait être le signe avant-coureur de problèmes plus importants, comme un site Web qui ne se convertit pas ou, pire encore, une faible adéquation produit-marché. Il est donc impératif que les propriétaires d'entreprise suivent, signalent et revoient régulièrement leurs efforts de marketing de manière obsessionnelle.

Pourtant, le marketing est plus un art qu'une science, et il est difficile d'obtenir le bon budget au début. Dépensez trop peu et vous ne faites pas connaître votre nom, dépensez trop et vous ne voyez pas un retour rentable.

Nos conclusions, ainsi que celles d'experts de la US Small Business Administration, suggèrent que le budget marketing idéal pour une entreprise B2C en démarrage se situe entre 7 et 8 % du chiffre d'affaires.

Nos recommandations budgétaires

Nous l'avons dit plus tôt, mais il est important de le répéter : les coûts de démarrage d'une entreprise varient considérablement et dépendent de nombreux facteurs différents, comme le secteur dans lequel vous opérez, votre modèle d'entreprise, la taille de votre équipe, le coût de vos marchandises et bientôt. En fin de compte, il n'y a pas de bonne ou de mauvaise somme d'argent à dépenser la première année, il s'agit de la façon dont vous dépensez ce que vous avez.

Pourtant, après avoir analysé les tendances parmi les entreprises à hauts revenus et les consultants en démarrage, il semble y avoir une fourchette générale qu'il est conseillé de dépenser dans chaque catégorie de coût au cours de votre première année :

• Opérations : 10 % à 15 %
• Produit : 28 % à 36 %
• Expédition : 8 % à 12 %
• En ligne : 9 % à 10 %
• Commercialisation : 7 % à 12 %
• Équipe : 14 % à 30 %

Rappelez-vous : démarrer une entreprise prospère est un marathon, pas un sprint. Il est donc essentiel que vous ne mesuriez pas le succès de votre entreprise par la rentabilité de votre première année. Donnez-vous une piste de 18 à 24 mois pour que votre entreprise décolle. Passez votre première année à tester, réitérer et réinvestir vos ventes dans votre entreprise en utilisant les directives budgétaires ci-dessus.

Être entrepreneur nécessite un certain goût du risque. Mais avec les bonnes informations et une idée claire de vos objectifs financiers, vous pouvez éviter de nombreux faux pas financiers communs aux nouveaux entrepreneurs. Et avec la bonne plateforme de commerce électronique, la gestion de toutes les autres pièces mobiles est également beaucoup plus facile.

*Tous les coûts de démarrage d'une entreprise de Shopify en 2020 sont basés sur des données d'enquête recueillies en octobre 2020 auprès de 300 propriétaires de petites entreprises et de 150 entrepreneurs ambitieux aux États-Unis. Toutes les valeurs sont des moyennes arrondies. Toutes les données sont non auditées et sujettes à ajustement. Sauf indication contraire, tous les chiffres financiers sont en USD.

Illustration par Isabelle Fassler

Visualisation des données par Datalands