Comment créer une fiche de projet (exemple inclus)

Les projets ne se font pas tout seul. Il y a beaucoup de travail avant qu'ils ne soient approuvés, et une fois qu'ils ont reçu le feu vert, il y a encore plus de planification et de programmation nécessaires ! Comment communiquez-vous ces informations aux parties prenantes et à l'équipe afin qu'elles comprennent le projet ?

Vous utilisez un résumé de projet, un document important qui décrit en quoi consiste le projet, pour faire exactement cela. Une fiche de projet vous permet de transmettre les principaux objectifs du projet afin que chacun comprenne ce qu'il va faire.

Lisez la suite pour en savoir plus à leur sujet et comment en créer un pour vous-même.

Qu'est-ce qu'une fiche de projet ?

Un résumé de projet communique la raison et l'approche d'un projet et les processus qui seront utilisés pour le gérer. Ce n'est pas aussi détaillé qu'un plan de projet, même s'il est très important.

Les parties prenantes et l'équipe du projet ont besoin d'un pitch court et concis pour expliquer le projet. La fiche de projet est un moyen de fournir ces informations dans un résumé qui décrira les objectifs du projet, sa portée, les principaux livrables, les jalons et le calendrier.

Prendre le temps de créer un résumé de projet approfondi aide à rassembler tout le monde pour mieux remplir le mandat du projet. Cela préparera également le terrain pour un meilleur plan et un meilleur calendrier de projet. Plus votre dossier de projet est bon, mieux vous atteindrez les buts et les objectifs du projet.

Quel est le but d'une fiche de projet ?

La fiche de projet fait plus que cadrer le projet, elle agit également comme un outil de communication efficace. Un dossier de projet solide aide les parties prenantes, les équipes, les concepteurs et toute personne impliquée dans le projet à comprendre ses exigences et son objectif. C'est un document clé à l'initiation d'un projet, dans la mesure où il fédère tout le monde au service d'un objectif commun.

Il n'est pas exagéré de dire que la fiche de projet est le document le plus crucial pour mener à bien un projet réussi. C'est ici que vous définissez la portée du projet et ouvrez la porte à une conversation entre toutes les parties impliquées pour atteindre l'objectif le plus efficacement possible.

Concrètement, le descriptif de projet indiquera clairement quels sont les objectifs de votre client, quel est le public ou le marché cible du produit ou du service, et même les principaux concurrents dans cet espace.

Qui crée une fiche de projet ?

Parce qu'il s'agit d'un document fondamental dans tout projet, la fiche de projet est créée par le chef de projet. Le chef de projet est responsable de la création du plan et du calendrier du projet, ainsi que de la gestion des ressources, il est donc naturel qu'il soit impliqué dans la création du descriptif du projet car il guidera toutes les autres composantes du projet.

Cependant, un chef de projet ne sort pas de son chapeau les informations contenues dans le briefing du projet. Comme pour la production du plan et du calendrier du projet, il existe des ressources qu'un chef de projet utilisera pour s'assurer que le document capture avec précision la mission du projet.

Naturellement, les premières et parmi les principales personnes à qui parler sont le client et les parties prenantes du projet. Ce sont eux pour qui le projet existe et qui peuvent définir ses buts et ses objectifs.

Une fois que la vision est claire, les chefs de projet peuvent se référer à des projets plus anciens pour obtenir des données historiques qui peuvent aider à guider la direction de ce nouveau projet. Une autre ressource est d'autres chefs de projet qui ont mené des projets similaires et, bien sûr, l'équipe, qui est constituée pour ses compétences et son expérience.

Bien que la responsabilité s'arrête au chef de projet, de nombreux cuisiniers sont dans cette cuisine. Plus la recherche et la préparation sont faites avant que le crayon ne touche le papier, meilleurs seront les résultats, ce qui donnera le ton à l'ensemble du projet qui suit.

Que doit contenir une fiche de projet ?

Le dossier du projet est un peu un oxymore. Il doit décrire l'ensemble du projet en détail tout en n'offrant qu'un résumé. Ce n'est pas si différent d'un résumé exécutif, en ce sens qu'il agit quelque part entre un argumentaire éclair et l'aperçu d'un ordre du jour.

Bien que les résumés de projet puissent varier dans leur format, la plupart aborderont ces sujets.

• Titre
• Client (coordonnées, type d'entreprise et clientèle)
• Définition du projet (contexte, résultats, portée)
• Approche projet (processus et procédures)
• Objectif du projet
• Détails du projet (public cible, objectifs, calendrier, phase, révision, etc.)

Exemple de résumé de projet

Jetons un coup d'œil à un résumé de projet et voyons-en un dans lequel rassembler tous ces éléments sur une page. ProjectManager propose de nombreux modèles gratuits pour chaque aspect de la gestion de projet, y compris un modèle de résumé de projet gratuit. Vous pouvez voir que tout est présenté clairement et proprement. Le nom du projet est en haut, tout comme la date de création de la fiche de projet, des informations sur le client et un aperçu du projet lui-même.

Les objectifs et les objets sont décrits, les contraintes et les hypothèses sont données et la portée du projet est détaillée. Vous pouvez également ajouter le public cible et qui est autorisé à considérer le projet comme un succès et selon quels critères.

Après cela, vous trouverez plus de détails sur l'exécution du projet, tels que le budget, le calendrier, la durée et les jalons.

Comment créer une fiche de projet

Lorsque vous écrivez un résumé de projet, vous devez incorporer le contexte, les objectifs du projet et ce qui déterminera s'il est un succès. Il doit y avoir un aperçu du calendrier du projet et du public cible.

Dans sa forme la plus simple, un résumé de projet peut répondre à ces questions et servir son objectif. Vous pouvez répertorier les sections sous forme de puces sur un document d'une page ou s'il s'agit d'un lien numérique vers une documentation complémentaire. Il n'y a pas qu'une seule façon de créer un résumé de projet, mais ce qui suit est un guide général sur la façon de commencer :

Aperçu du projet

Commencez par collecter les informations de contact. C'est un bon début facile. Notez le client, son contrat, un résumé de son entreprise et de sa clientèle. Avoir une solide expérience informera le reste de votre dossier d'affaires.

Objectifs du projet

Connaître les objectifs de votre projet vous permet de mieux comprendre le projet dans son ensemble. Regardez quels livrables vous avez, en particulier le dernier. C'est également ainsi que vous commencez à définir à quoi ressemble un projet réussi. Utilisez la méthode SMART, comme étant spécifique, mesurable, réalisable, réaliste et limité dans le temps.

Chronologie du projet

Vous avez défini ce que vous devez livrer, vous devez maintenant déterminer le délai dans lequel vous devez réaliser ces livrables. Cela signifie savoir quand vous allez commencer et quel est le calendrier du projet. Ce que vous entreprenez ici est le T dans SMART, la partie limitée dans le temps. Pour affiner davantage le calendrier, examinez les jalons (dates importantes, comme la fin d'une phase et le début d'une autre).

Quel est le public cible ?

Le descriptif de projet ne se limite pas à ce que vous faites et lorsque vous le faites, vous devez indiquer pour qui vous le faites. Sans public cible, vous ne pouvez pas définir si votre projet est un succès ou non. Vous pouvez tout faire à temps et dans les limites du budget et échouer quand même parce que vous n'avez pas répondu aux attentes de qualité de votre public cible. Cela signifie des données démographiques et d'autres profils pour vous assurer que vous répondez aux besoins de ce public.

Attachez-le aux parties prenantes et à l'équipe

Enfin, vous voulez lier toutes les pièces aux parties prenantes et à l'équipe, qui sont le public cible de la fiche de projet. Cela signifie, le rendre pertinent pour eux en incluant des ressources pour le projet, en décrivant le budget, voire un plan de communication et en définissant les rôles et responsabilités. C'est à vous de décider combien vous voulez ajouter, mais cela devrait trouver un bon équilibre entre ce qui est important et ce qui est trop dans les mauvaises herbes. N'oubliez pas que vous ne voulez pas masquer votre message.

Choses à éviter lors de la rédaction d'un briefing de projet

Il y a des erreurs courantes que les gens commettent lors de la rédaction de leur dossier de projet ; jetons un coup d'œil à ces erreurs ci-dessous.

Mordre plus que vous ne pouvez mâcher

Soyez à l'affût des pièges tels que définir trop d'objectifs. Le briefing du projet doit être bref et trop d'objectifs le rendront non seulement plus long mais plus difficile à comprendre.

Communication déroutante

La clarté est la clé d'un briefing de projet réussi. Si vous n'êtes pas clair lors de la définition de votre public cible, alors les vues du projet seront éteintes dès le début. Même si l'objectif n'est qu'un peu éloigné, au cours du projet, l'effet sera cumulatif et votre livrable final sera bien à côté de la plaque.

Manque de précision

Une autre chose à éviter est les généralisations. Une bonne écriture est spécifique, et un dossier de projet bien écrit partage la même précision. Évitez le jargon et tout remplissage dénué de sens. Dites ce que vous voulez, ce sont quelques mots bien ciblés qui décrivent ce dont vous parlez, en le mettant au point.

Téléphoner

Enfin, ne soyez pas paresseux. Mettez-vous au travail. Faites toutes les recherches, parlez à toutes les personnes dont vous avez besoin afin de fournir un dossier de projet solide. C'est un document fondamental qui mène au plan de projet, mais c'est aussi un outil de communication. Si vous n'avez pas d'énoncé de projet clair, le reste du projet en souffrira.

Comment ProjectManager permet des projets réussis

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui transforme un brief en un projet réussi. Avec des fonctionnalités qui peuvent planifier, surveiller et rendre compte des progrès et des performances, vous n'aurez besoin que d'un seul logiciel pour gérer tous les aspects de votre projet.

Toutes les tâches qui conduisent à des livrables dans le descriptif de projet doivent être réalisées dans les délais et le budget que vous avez estimés. Pour contrôler tous ces éléments, nous disposons d'une vue de projet de diagramme de Gantt en ligne. Il organise vos tâches et sous-tâches, vos ressources et vos coûts.

Listes de tâches pour une exécution facile

Vous avez maintenant défini vos tâches, mais les tâches ont besoin de personnes pour les exécuter et faire avancer votre projet. Vous pouvez demander à votre équipe d'utiliser nos listes de tâches, qui répertorient vos descriptions de tâches et vos pièces jointes. Ensuite, ils peuvent travailler ensemble, en commentant au niveau des tâches avec d'autres membres de l'équipe, qui sont avertis par e-mail.

Suivre les projets avec des tableaux de bord automatisés

Vous pouvez suivre leur progression grâce à d'excellentes fonctionnalités de surveillance, telles qu'un tableau de bord en temps réel qui affiche l'état des tâches, les coûts et d'autres vues de haut niveau du projet. Notre logiciel calcule les mises à jour des tâches et les affiche dans des tableaux et des graphiques à code couleur, parfaits pour les partager lors des réunions des parties prenantes afin de les tenir au courant.

ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui organise les tâches, les équipes et les projets. Il vous aide à transformer votre brief de projet en plan de projet, en planifiant les tâches sur un diagramme de Gantt et en donnant aux équipes des tableaux kanban pour visualiser leur charge de travail. Des tableaux de bord en temps réel et des rapports en un clic vous permettent de rester sur la bonne voie et d'informer les parties prenantes. Voyez par vous-même en prenant cet essai gratuit de 30 jours.