Comment rédiger des newsletters par e-mail d'entreprise que les gens liront

Le courrier électronique est la principale source de communication au travail. Nous correspondons quotidiennement avec des collègues, la direction, des clients et des clients mais c'est parfois une activité qui peut vous faire perdre beaucoup de temps. Voici quelques conseils pour créer de meilleurs e-mails d'entreprise qui accéléreront ce processus d'écriture et de réponse.

L'e-mail est la principale source de communication au travail et les e-mails d'entreprise sont toujours une partie importante du marketing par e-mail, même si nous accordons généralement plus d'attention aux newsletters et aux e-mails promotionnels. Nous correspondons quotidiennement avec des collègues, la direction, des clients et des clients. Parfois, les destinataires ne parviennent pas à s'entendre ou passent trop de temps sur les lettres. Nous avons compilé 12 règles qui vous aideront, vous et votre client, à gagner du temps et à résoudre les problèmes de travail plus rapidement.

Écrivez une ligne d'objet claire et précise

La ligne d'objet fonctionne de la même manière qu'un titre, vous permettant de localiser facilement la correspondance que vous recherchez dans votre boîte de réception. Assurez-vous de l'inclure pour simplifier le travail avec les e-mails. La formulation du sujet doit être informative. Ce ne sera pas clair pour le destinataire ce qui est offert si la lettre est intitulée « Collaboration », « Photos », « Il ». Il y a une ligne d'objet, mais c'est inutile. Ajoutez des précisions : « Nous proposons un placement dans notre magazine » ou « Photos pour la section voyage ».

Si le sujet a changé au cours de la correspondance, ne le changez pas dans la lettre. Supposons que vous ayez entamé une conversation sur la création d'un site Web pour un cabinet dentaire, mais en cours de route, vous avez reçu une nouvelle commande : un site Web pour un centre pour enfants. Ne mélangez pas les projets dans un seul e-mail et ne changez pas de sujet lorsque vous recevez une nouvelle question. Commencez une nouvelle chaîne de lettres pour cette conversation. Les rédacteurs de contenu d'Essay Map recommandent toujours de suivre une règle : pour chaque grande question, il doit y avoir une correspondance distincte.

Personnaliser

Si vous connaissez le nom du destinataire, utilisez son prénom lorsque vous vous adressez à lui . En dehors de cela, on ne sait pas à qui la lettre est adressée, et cela semble impoli. S'il y a plusieurs destinataires, listez par nom tous ceux dont vous attendez une réponse ou une action. Une personne peut penser qu'une lettre ne s'applique pas à elle si elle s'adresse à tout le monde. En adressant par nom, nous supprimons ce problème.

Parlez au point

La lettre de travail est un genre court. Considérez combien de temps il faudrait au destinataire pour aller au cœur de la lettre en parcourant de longs arguments et de vagues apartés. Il n'est pas nécessaire d'écrire ce qui peut être, et ce qui calmera le cœur si cela n'affecte pas la solution de la question. Ne perdez pas votre temps et celui des autres – allez droit au but.

Indiquez la date exacte de la date limite.

Dans la ligne d'objet ou le corps du message, évitez d'utiliser le mot « urgent » . Ce concept est extensible : pour une personne cela peut être une heure, pour une autre – une semaine. Soyez précis sur l'heure et la date à laquelle vous attendez une réponse ou un résultat.

Formater le texte

Le texte non formaté est difficile à lire, alors divisez-le en petits paragraphes, en respectant les principales règles de formatage pour une lisibilité meilleure et plus facile. Après chaque paragraphe, indentez un espace, puis deux espaces après le message d'accueil et avant la signature. Expliquez chaque lien que vous mettez dans votre e-mail : vers quel document il mène et pourquoi le destinataire doit cliquer dessus. Essayez de ne pas abuser du gras, de l'italique et de la couleur. Laissez le texte paraître calme.

Écrivez de manière neutre et délicate

Il est facile d'évoquer des émotions négatives avec une lettre. Étant donné que le destinataire peut interpréter le texte différemment, écrivez aussi neutre que possible pour éviter toute confusion. Soyez toujours poli et respectueux. Si vous ne vous connaissez pas bien, ne posez pas de questions personnelles, ne perturbez pas l'espace de quelqu'un d'autre, ne faites pas de blagues ou n'abordez pas de sujets non liés au travail.

Enregistrez votre historique de discussion

Dans le texte, gardez toute la chaîne de messages précédente . Il est facile de perdre la trace de ce que vous aviez à faire avec l'expéditeur dans une mer d'informations ; l'historique de la correspondance vous aidera à vous en souvenir. Cela est particulièrement vrai pour les travailleurs qui reçoivent un grand nombre de courriels contenant des problèmes et des demandes de renseignements.

Lettres de signe

Votre courrier de correspondance professionnelle doit avoir un nom neutre, tel que nomnom@employeur. Indiquez le nom, le prénom, le titre du poste et le nom de l'entreprise dans la signature. Ajoutez des informations complémentaires : contact téléphonique, messageries, réseaux sociaux – et un lien vers le site de l'entreprise dans votre pied de page . Utilisez des « Regards » ou « Meilleurs vœux » neutres. N'écrivez pas de mots de gratitude sur une demi-page dans la signature automatique, placez des publicités, placez des liens pour collecter des signatures et des projets similaires.

Ajouter tous les liens et fichiers à la fois

Il arrive que ce n'est qu'après l'envoi d'un e-mail que l'on découvre qu'un fichier important n'est pas joint ou que le bon lien n'est pas spécifié. De nombreuses personnes envoient des pièces jointes et des suppléments dans une lettre séparée – « voici le document que j'ai oublié d'envoyer ». Et la correspondance est divisée : dans une histoire – la discussion, dans l'autre – les documents nécessaires. On ne sait pas à quelle lettre le destinataire répondra, probablement celle sans historique de correspondance. Il est donc préférable de dupliquer le précédent et d'y ajouter un fichier. Dans le message, vous devez demander au destinataire de supprimer la lettre sans le fichier pour éviter toute confusion.

Envoyez également toutes les pièces jointes ensemble. Ou s'il y en a trop, envoyez un lien vers le service d'hébergement de fichiers

Réponds vite

Les expéditeurs ne s'attendent pas à une réponse immédiate aux e-mails, mais près de la moitié des 2 millions de personnes interrogées répondent aux e-mails dans l'heure. Réécrivez dès que possible. Si cela fait partie de vos responsabilités directes – par exemple, vous travaillez en support ou en tant que coordinateur de projet – essayez de répondre dans les 15 à 30 minutes.

Si votre travail principal ne vous oblige pas à gérer le courrier électronique, réservez deux fois dans la journée pour trier le courrier et y répondre. Par exemple, à 11h et en fin de journée, à 17h. De cette façon, vous ne manquerez pas de messages importants et garderez votre boîte aux lettres en ordre. Ne vous inquiétez pas : si vous avez une question urgente, vous serez contacté d'une autre manière – via Messenger ou par téléphone.

Envoyer des lettres pendant les heures de travail

Trois raisons de suivre cette règle :

1. Une notification sonore peut réveiller le destinataire.
2. Certaines personnes trouvent inacceptable de correspondre après les heures de travail, y compris le week-end.
3. Votre lettre risque de se perdre parmi d'autres.

Configurez l'envoi différé . Par exemple, Gmail a la fonction "Planifier l'envoi". Si vous écrivez une lettre le samedi matin, programmez la lettre pour le lundi à 10 h . De cette façon, il est plus probable que le destinataire ne le manquera pas. Si l'e-mail n'est plus pertinent à ce stade, accédez à Envoyé et annulez l'envoi.

N'envoyez pas les mots « Merci » et « De rien » dans un e-mail séparé

Il faut du temps pour ouvrir et lire une lettre. Envoyer simplement « Merci », « De rien » et des messages similaires ne font que distraire la personne à qui vous parlez. Mieux vaut remercier la prochaine fois que vous envoyez des documents supplémentaires ou répondez à de nouvelles questions. De cette façon, il y aurait à la fois avantage et gratitude dans une seule lettre.

Surveillez toujours votre ton et vos expressions. N'écrivez pas de choses qui pourraient offenser une autre personne ou nuire à l'image de l'employeur.

Il y a beaucoup de règles, mais vous n'êtes pas obligé de toutes les mémoriser. L'essentiel est de respecter votre adversaire, son opinion et son temps, et d'être heureux pour les affaires communes.