Comment gérer un budget de projet avec un logiciel de budgétisation de projet

Que vous aimiez les chiffres ou non, en tant que chef de projet, la responsabilité d'un budget est généralement un élément clé de vos responsabilités professionnelles. La création et la gestion d'un budget de projet peuvent être une tâche ardue, mais cela peut être facile si vous utilisez le bon logiciel de budgétisation de projet.

Les projets peuvent avoir plusieurs types de coûts différents qui doivent tous être suivis afin de s'assurer que tout est inférieur au budget. Toutes ces pièces mobiles et ces coûts fluctuants peuvent être mieux suivis avec un logiciel de gestion de projet en ligne comme ProjectManager.

Nous vous proposons des outils qui simplifient la budgétisation des projets et la gestion des coûts, vous permettant de définir une base de référence, de suivre les taux de main-d'œuvre et d'ajouter de nouveaux coûts au niveau des tâches. Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez simplement mettre à jour et ajouter des éléments au fur et à mesure qu'ils surviennent tout au long du projet.

ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui vous permet de planifier et de suivre les coûts du projet en temps réel. Vous disposez des outils nécessaires pour établir un budget précis et définir une base de référence pour surveiller les coûts du projet et les taux de ressources grâce à notre tableau de bord en temps réel. Obtenez plus de contrôle, de données et de visibilité pour votre projet et votre budget. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement. Maintenant, avant d'apprendre à utiliser un logiciel de budgétisation de projet, définissons un budget de projet.

Qu'est-ce qu'un budget de projet ?

Un budget de projet est la façon dont les chefs de projet estiment le coût de réalisation d'un projet. Cela inclut chaque phase du projet et chacune des nombreuses tâches qui composent ces phases de projet. L'exactitude des prévisions budgétaires est essentielle pour assurer le succès et s'assurer que votre projet est approuvé et financé en cas de besoin.

Un autre aspect du budget du projet est le suivi des coûts au fur et à mesure que vous exécutez vos tâches. Sans une fenêtre claire sur vos dépenses, il est facile que les coûts deviennent incontrôlables. Il s'agit d'un processus compliqué, mais qui s'améliore avec l'utilisation d'un logiciel de budgétisation de projet.

Cet outil doit afficher des données en temps réel, cependant, afin de suivre les coûts au fur et à mesure qu'ils se produisent pour donner aux chefs de projet le temps de faire les ajustements nécessaires pour respecter votre budget. Prenons un moment pour examiner l'importance d'utiliser un logiciel de budgétisation de projet.

Pourquoi devriez-vous utiliser un logiciel de budgétisation de projet ?

Le logiciel de budgétisation de projet est un outil essentiel pour créer un budget précis, puis suivre les coûts tout au long du cycle de vie du projet. Il vous permet de planifier des budgets et de les contrôler en suivant les dépenses. Par conséquent, ils assistent les chefs de projet tout au long du processus de budgétisation.

De plus, l'utilisation d'un logiciel de budgétisation de projet permet aux parties prenantes, aux cadres et aux responsables d'accéder au budget et à la manière dont il est dépensé tout au long du projet. Vous pouvez budgétiser votre projet avec des feuilles de calcul, mais ce sont des documents encombrants et statiques difficiles à mettre à jour.

La plupart des logiciels de budgétisation de projet sont en ligne et se mettent à jour au fur et à mesure que votre équipe met à jour ses statuts. Cela fournit aux responsables des données en temps réel qui leur permettent de prendre des décisions plus éclairées lorsqu'ils gèrent le budget du projet. Lorsque vous établissez et gérez un budget de projet, vous vivez et mourrez par l'exactitude de vos chiffres. Le logiciel de budget de projet vous permet de rester au courant de ce que vous dépensez pour réaliser votre projet sans dépasser le budget.

Comment créer un budget de projet en 3 étapes

La clé de la création d'un budget de projet est de rendre tous les éléments de ligne faciles à suivre. Si vous pouvez appliquer un processus simple aux dépenses du projet, vous pouvez surveiller les dépenses d'un projet avec précision et en temps opportun.

Suivez ces étapes simples pour établir un budget de projet qui vous préparera au succès.

Identifier les dépenses

La première étape dans la création d'un budget consiste à identifier les dépenses. Vous devez énumérer tout ce qui est nécessaire pour mener à bien un projet. Cela comprend les salaires de la main-d'œuvre, de l'équipement, des matériaux et plus encore. Vous aurez envie d'examiner soigneusement votre plan de projet et d'identifier les dépenses par vous-même pour commencer.

Ensuite, les membres de votre équipe pourront peut-être vous aider à reconnaître certaines dépenses que vous n'avez pas reconnues immédiatement, alors assurez-vous de leur demander de consulter votre liste de dépenses lors de la création d'un budget. Il est impératif que vous répertoriez absolument toutes les dépenses. Plus vous en identifierez, moins vous serez surpris par des dépenses imprévues plus tard dans le projet.

Estimer tous les coûts

Estimez maintenant chaque élément de votre liste. Si votre liste est dans ProjectManager, vous pouvez ajouter votre estimation à l'élément de ligne immédiatement. Il existe un certain nombre de stratégies que vous pouvez utiliser pour faire vos estimations. Les techniques d'estimation les plus courantes sont :

Estimation ascendante : commencez par les composants de chaque tâche, puis additionnez-les
Jugement d'expert : demandez à des experts de votre équipe de calculer le coût d'une tâche
Estimation analogue : utilisez l'expérience passée pour évaluer le coût des tâches du projet cette fois-ci.

Additionnez toutes les estimations. Cela vous donne le budget total prévu pour le projet couvrant le coût de chaque tâche. Notre modèle d'estimation peut vous aider à le faire.

Ajoutez les extras

Suppléments? Quels extras ? Eh bien, le coût de chaque tâche individuelle ne suffira malheureusement pas. Vous voudrez peut-être encore ajouter :

• Réserves de gestion : Il s'agit d'un pot d'argent à utiliser à la discrétion de la direction.
• Contingence : les coûts pour imprévus sont utiles pour couvrir les coûts imprévus dus à une mauvaise estimation. Il est courant d'ajouter une réserve de 10 % au cas où les estimations s'avéreraient inexactes.
• Budget de réponse aux risques : si votre entreprise est mature dans la gestion des risques de projet, vous pourrez peut-être intégrer le budget de réponse aux risques séparément de votre budget principal. Le budget de réponse aux risques comprend le financement de la mise en œuvre de toute mesure d'atténuation des risques.

Comment gérer un budget de projet avec ProjectManager

Maintenant que vous avez établi un budget de projet et identifié les dépenses, vous pouvez saisir ces informations dans ProjectManager, si vous ne l'avez pas déjà fait. Pour entrer le budget de votre projet, cliquez simplement sur l'onglet "Info" et entrez un chiffre dans la case.

ProjectManager offre différentes possibilités pour ajouter des dépenses de projet. Tout d'abord, vous pouvez accéder à l'onglet Dépenses et ajouter des dépenses fixes qui n'ont pas de taux horaires ni de fluctuations. Par exemple, vous pouvez entrer le coût du matériel nécessaire à votre projet. Vous pouvez choisir de l'ajouter en tant que coût prévu dans un premier temps, puis vous pouvez entrer plus tard et ajouter une autre dépense en tant que "coût réel". Cela vous aidera à suivre les coûts prévus par rapport aux coûts réels dans votre tableau de bord au fur et à mesure du déroulement du projet.

Une autre façon d'entrer des dépenses dans le projet est via nos outils de gestion des ressources. Attribuez vos ressources ou votre main-d'œuvre, des taux horaires, puis attribuez-leur des tâches, et au fur et à mesure qu'ils travaillent, leur coût de main-d'œuvre sera automatiquement ajouté au projet. Vous pouvez également ajouter des dépenses au niveau de la tâche. Disons qu'une tâche inattendue se présente qui n'était pas dans votre plan initial. Ce n'est pas grave, car vous pouvez utiliser votre argent de prévoyance pour le couvrir. Ajoutez simplement un montant de coût à votre nouvelle tâche dans votre plan de projet, et ce nouveau coût sera reflété dans votre tableau de bord et vos rapports.

Surveiller les dépenses sur l'ensemble du projet

Une fois que vous avez identifié et enregistré les dépenses, vous devez surveiller les dépenses réelles par rapport aux estimations. Cela signifie que vous devez constamment mettre à jour les dépenses de votre projet avec les montants que vous dépensez réellement pour les tâches.

Puisque vous avez entré toutes vos dépenses prévues dans le système, vous pouvez utiliser nos tableaux de bord en temps réel pour suivre les coûts réels par rapport aux coûts prévus. Nos tableaux de bord de projet offrent une fenêtre claire sur les coûts en cours du projet et comportent des graphiques à barres colorés et faciles à lire pour une analyse rapide de l'état de votre budget. Cette vue instantanée peut être vitale lors de la gestion d'un budget de projet, en particulier s'il est serré.

Rapport sur les dépenses jusqu'au niveau de la tâche

Sans les bons outils, le reporting de projet peut s'avérer fastidieux. Et au moment où vous produisez enfin le rapport, les chiffres ont changé et votre rapport est déjà obsolète. ProjectManager peut vous aider. Notre logiciel peut créer des rapports instantanés et détaillés que vous pouvez partager avec les personnes concernées de l'organisation dans le format qu'elles préfèrent.

Il existe un certain nombre de rapports que vous pouvez faire, mais le rapport de dépenses sera le plus crucial pour la gestion de votre budget. Avec un rapport de dépenses, vous pouvez obtenir une analyse approfondie du budget total, des dépenses réelles et des dépenses prévues, jusqu'au niveau des tâches.

Révisez vos estimations initiales

Enfin, vous voudrez revenir à ces rapports et vous assurer qu'ils sont conformes au calendrier de votre projet. S'ils ne correspondent pas à votre calendrier, vous devez revoir vos dépenses et vérifier que vous avez tout inclus et que vous n'avez rien omis.

Cela nous amène à notre dernière étape : réviser. Vous devrez peut-être réviser les estimations que vous avez faites précédemment. Ne restez pas coincé à les conserver si le projet dicte autre chose. En révisant en temps réel, vous vous assurez que le budget n'est pas seulement des chiffres sur une feuille de calcul, mais une prévision précise des dépenses pour le projet.

ProjectManager a tout ce dont vous avez besoin pour la gestion budgétaire

Lorsque vous considérez que vous pouvez suivre votre budget avec des tableaux de bord en temps réel, saisir des dépenses récurrentes telles que les coûts de main-d'œuvre et créer des rapports sur chaque aspect du projet, il est clair que ProjectManager a ce dont vous avez besoin pour créer et gérer les dépenses d'un projet. Réalisez votre prochain projet en respectant votre budget avec cet essai gratuit de 30 jours de notre logiciel PM.

ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet primé qui planifie, surveille et rend compte des projets. Obtenez des données en temps réel pour mieux gérer les budgets. Partagez des rapports avec les parties prenantes pour les tenir informées et gérer leurs attentes. Rejoignez les équipes de la NASA, de Siemens et de Nestles qui gèrent déjà avec succès leurs budgets de projets avec notre outil. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd'hui.