Comment créer un plan d'exécution de projet (PEP) - Modèle gratuit inclus

Avoir une idée géniale n'est que le début : pour la réaliser, vous avez besoin d'un plan d'exécution de projet (PEP). Un plan d'exécution de projet est un document d'exécution de projets qui vous aide à élaborer une stratégie, à proposer des processus de gestion de projet et à mettre le tout en action.

La création d'un plan d'exécution de projet fait partie de la phase de planification et vous permet de concrétiser votre idée. Lorsqu'une idée peut être ambitieuse, le processus d'exécution du projet est approfondi et pratique, y compris toutes les activités clés. Inutile d'ajouter qu'il s'agit d'un document de gestion de projet essentiel.

Qu'est-ce qu'un plan d'exécution de projet (PEP) ?

Un plan d'exécution de projet est un document utilisé pour définir comment vous exécuterez un projet. Cela devrait être évident d'après le nom, mais il traite également de la planification, du suivi et du contrôle du projet nécessaires pour apporter les livrables du projet.

Le document décrit toutes les parties de l'exécution du projet et montre comment les gérer. Cela doit être conforme aux exigences du projet ou du contrat entre les parties concernées. Le PEP note également les objectifs du projet, ainsi que le calendrier et les ressources nécessaires pour exécuter le projet.

Il est clair que, juste à partir de ces éléments fondamentaux, l'importance du plan d'exécution du projet est. Mais, bien sûr, il y a bien plus que cela.

Une fois que vous avez créé le plan d'exécution du projet, vous devez encore respecter ces jalons, dépendances et affectations. Si vous voulez vraiment respecter les délais, vous voudrez utiliser un logiciel de gestion de projet.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet et de travail basé sur le cloud qui organise les tâches avec des diagrammes de Gantt interactifs pour la planification de l'exécution. Vous pouvez placer des jalons sur la chronologie, lier les dépendances et filtrer le chemin critique. Ensuite, définissez une ligne de base et vous pourrez suivre la variance du projet lors de l'exécution de vos tâches. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd'hui.

Éléments d'un plan d'exécution de projet

Les plans d'exécution de projet combinent les éléments nécessaires pour une feuille de route de mise en œuvre de projet définitive et exploitable. Cela peut inclure la liste des parties prenantes du projet et la définition de toutes les tâches du projet. Voici les six éléments de base d'un plan d'exécution de projet :

1. Portée du projet

La portée du projet est une vue d'ensemble des objectifs et une liste détaillée de tous les éléments impliqués dans le projet. Définissez la portée du projet en identifiant ce qui doit être fait. Faites-le en termes précis. Cela donne aux parties prenantes du projet un résumé de l'objectif du projet et de ses objectifs.

Certains des détails que vous voudrez inclure dans la portée de votre projet sont :

• Un énoncé de travail pour définir les rôles et les responsabilités de l'équipe de projet
• Une liste des limites et limites des ressources disponibles
• Tous les livrables potentiels, pas seulement le dernier
• Une liste de tous les rapports, produits, services ou nouveaux développements logiciels pertinents
• À quelle partie prenante ou client ceux-ci seront-ils livrés ?
• Quelques critères pour mesurer le succès de l'équipe projet

2. Normes de qualité

Vous connaissez les sorties, il est maintenant temps de définir la qualité que vous attendez d'elles. Avoir une compréhension claire des attentes en matière de qualité est la clé d'un projet réussi. Pour commencer, vous voudrez définir ce qu'est la qualité et vous assurer que toute votre équipe est d'accord sur cette définition.

De plus, avoir des objectifs réalisables gardera votre équipe motivée. Si leur travail semble inaccessible, cela érodera probablement le moral. Afin de maintenir l'engagement de l'équipe, demandez fréquemment des commentaires sur ce qu'est un objectif réalisable et appliquez-le à votre PEP.

3. Énoncés d'objectifs

Un énoncé d'objectif décrit ce que l'équipe prévoit de mettre en œuvre et de terminer au cours du projet. Quelques exemples d'énoncé d'objectif pourraient être les livrables attendus, les jalons et le cycle de vie des tâches importantes.

L'énoncé d'objectif peut également réitérer l'objectif du projet. Il peut montrer les avantages que le projet devrait apporter à l'organisation, aux parties prenantes ou aux clients. Il peut également y avoir l'identification des risques et des défis avec des détails sur la façon dont l'équipe y répondra.

4. Allocation des ressources pour le plan d'exécution du projet

Vous aurez également besoin d'une liste de toutes les ressources dont vous avez besoin pour mener à bien le projet. Les ressources, contrairement à la portée, aux spécifications de qualité et aux objectifs, sont ce dont votre équipe a besoin pour mettre le plan en action. C'est également ici que vous définirez le budget du projet, car les ressources sont coûteuses.

Une ressource dans un projet peut être un capital, des personnes ou des matériaux. En fait, c'est tout ce qui est nécessaire pour exécuter les tâches de votre plan d'exécution de projet. Avoir des ressources en place pour répondre à la capacité de votre équipe est nécessaire pour terminer votre projet dans les délais et dans les limites de la qualité.

5. Calendrier du projet

Bien que vous ayez déjà créé un calendrier et des jalons, un calendrier complet est requis dans le PEP. Cela signifie utiliser une structure de répartition du travail pour répertorier, hiérarchiser et créer des échéances pour vos tâches. Vous pouvez ensuite attribuer ces tâches aux membres de l'équipe.

Les changements dans l'approvisionnement en matières premières nécessaires peuvent avoir un impact sur un calendrier, et par conséquent, les attentes de retards doivent être gérées avec les parties prenantes et les équipes. Le chef de projet peut avoir à faire des ajustements à la triple contrainte de temps, de coût et de portée pour répondre aux changements d'approvisionnement afin de respecter le calendrier.

6. Composantes organisationnelles

Enfin, le PEP doit considérer les aspects opérationnels du projet. Cela signifie répertorier le personnel clé et leurs rôles et responsabilités, puis distribuer cette liste afin que chacun sache qui est responsable de quoi.

Dans ce sens, vous devrez identifier qui a le pouvoir de prendre quelles décisions. Cela aidera l'équipe à mieux travailler ensemble, car elle saura à qui s'adresser lorsqu'une décision doit être prise. Ces figures d'autorité seront également disponibles pour les questions et les préoccupations.

Vous devez décrire toutes les méthodes utilisées dans le projet pour les rapports et les communications dans le PEP. Cela inclut la façon dont vous allez surveiller et suivre l'avancement et les performances de votre projet. En outre, comment votre équipe travaille ensemble et avec d'autres équipes si elles interagissent avec d'autres départements.

Comment créer un plan d'exécution de projet

1. Réunion de lancement

Une réunion de lancement vous permet de communiquer la stratégie, le processus et les actions à l'équipe et aux parties prenantes. Vous pouvez répondre à toutes les questions et vous assurer que tout le monde comprend le projet et adhère. Ce n'est pas une réunion quotidienne, c'est un aperçu complet de la mise en œuvre du projet. Vous devez partager le plan de projet à ce moment-là afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Un logiciel de planification de projet peut faciliter cette étape en intégrant tout le monde et en partageant rapidement le plan et en répartissant les tâches.

2. Surveiller et contrôler le plan d'exécution du projet

Le projet se déroulera normalement à travers les étapes d'exécution, de suivi et de contrôle. Ici, un logiciel de gestion de projet peut vous aider à maintenir le calendrier, le budget et la portée de votre projet. Vous voudrez également garder un œil sur les risques dans votre plan de gestion des risques et équilibrer la charge de travail de votre équipe. Les parties prenantes peuvent vous aider à identifier les risques avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Ensuite, vous voudrez analyser vos données pour vous assurer que vous respectez les progrès, les indicateurs de performance clés (KPI) et les jalons de performance.

3. Données en temps réel

Vous aurez besoin d'un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud pour savoir si vous êtes à l'heure et si vous ne dépensez pas trop. Avoir un outil en temps réel est essentiel pour suivre un projet, mais c'est aussi formidable pour faciliter la collaboration. Les responsables peuvent gérer et les équipes peuvent communiquer, qu'elles travaillent côte à côte ou qu'elles soient réparties dans le monde entier. L'utilisation d'un logiciel en temps réel signifie que tout le monde travaille sur les données les plus récentes et que les responsables peuvent prendre des décisions plus éclairées.

4. Approbation

La remise des livrables à temps et dans les limites du budget peut sembler être la fin d'un projet, mais ce n'est pas le cas. Il reste encore des papiers à remplir. Ce n'est pas un travail fastidieux, c'est un élément clé du cycle de vie du projet. Vous devez obtenir les approbations de vos parties prenantes pour vous assurer que le produit ou le service a répondu à leurs attentes en matière de qualité. Vous devez payer tous les fournisseurs ou sous-traitants, puis libérer votre équipe. Et n'oubliez pas de faire la fête ! C'est non seulement amusant et mérité, mais cela maintient le moral de vos équipes.

Modèle de plan d'exécution de projet gratuit

ProjectManager propose un modèle de plan de mise en œuvre gratuit pour Excel qui peut vous aider à mener à bien votre projet. Ce modèle de mise en œuvre gratuit vous aide à faire passer votre idée par une stratégie, un processus et une action sans rien manquer de crucial. C'est un exemple utile de plan d'exécution de projet.

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Chaque action est une tâche et les tâches sont organisées sur une chronologie. Ici, ils ont des dates pour un début prévu et une fin prévue pour chacun. La chronologie a également une place pour les heures planifiées. Il y a aussi une colonne où vous pouvez noter si la tâche est en avance ou en retard, ce qui vous aidera à suivre vos progrès.

La dernière partie du modèle concerne les ressources. Les chefs de projet peuvent indiquer quel service s'occupe de quoi et les matériaux dont ils auront besoin pour exécuter leurs tâches. Il y a aussi un endroit pour estimer le coût de la tâche. Tout cela combiné constitue une feuille de route pour l'exécution de votre projet. Maintenant, c'est à vous de le surveiller et de le contrôler.

Utilisez ProjectManager pour créer votre plan d'exécution de projet

Un modèle est un excellent outil, mais c'est un outil statique. Si vous trouvez que les modèles vous ralentissent et ne sont pas assez précis, vous voudrez passer à ProjectManager, qui automatise une grande partie du travail et vous offre une transparence en temps réel pour mieux gérer votre projet jusqu'à une fin réussie.

Plusieurs vues de projet pour chaque équipe

Que vous travailliez dans le marketing, l'informatique, les services professionnels ou n'importe quel secteur, de nombreuses équipes différentes travailleront ensemble. ProjectManager dispose de plusieurs vues de projet pour donner à chacun les outils dont il a besoin. Par exemple, le tableau kanban est une fonctionnalité de flux de travail visuel qui permet aux équipes de gérer leur backlog et de planifier des sprints ensemble. Cela donne également aux responsables une visibilité sur leur travail afin qu'ils puissent allouer les ressources nécessaires pour éviter les obstacles et maintenir les équipes à pleine capacité.

Gérez facilement les ressources de votre équipe

Vous devez vous assurer que votre équipe travaille à pleine capacité. Bien que vous puissiez afficher leurs tâches sur l'une des multiples vues de projet, telles que la vue de liste, la feuille ou le calendrier, ProjectManager dispose d'outils de gestion des ressources pour équilibrer leur charge de travail rapidement et facilement. Le tableau de charge de travail est codé par couleur afin que vous puissiez voir la charge de travail en un coup d'œil, puis réaffecter le travail directement à partir de cette page.

Suivre les modifications sur les tableaux de bord en direct

La gestion du changement signifie savoir quand les changements se produisent. Cela signifie une surveillance en temps réel avec le tableau de bord en direct de ProjectManager. Il collecte automatiquement les données du projet et calcule les chiffres pour afficher vos métriques sur le temps, le coût et plus encore dans des graphiques et des tableaux faciles à lire. Pour plus de détails, utilisez des rapports en un clic sur l'état du projet, l'état du portefeuille, la variance du projet, les feuilles de temps et bien plus encore. Ces rapports peuvent être filtrés pour afficher ce que vous voulez et facilement partagés pour mettre à jour les parties prenantes.

ProjectManager peut réaliser votre plan d'exécution, le partager avec l'équipe projet et le suivre et le contrôler tout au long du cycle de vie de votre projet. Recevez des notifications par e-mail et des alertes dans l'application en temps réel pour rester toujours au courant des progrès et collaborer avec votre équipe.

ProjectManager est un logiciel de gestion du travail primé pour les équipes hybrides, peu importe où elles travaillent, dans quel département elles se trouvent ou leurs compétences. Rejoignez les plus de 35 000 professionnels qui utilisent déjà notre outil pour mener à bien leurs projets. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès maintenant.