Collaboration inter-équipes : meilleures pratiques, défis et avantages

La collaboration est déjà assez difficile. Imaginez maintenant collaborer avec des collègues qui ne sont pas dans le même service que le vôtre. Ou peut-être même un endroit différent ! Eh bien, les gens le font tous les jours et c'est ce qu'on appelle la collaboration inter-équipes.

Alors que ces équipes hybrides deviennent de plus en plus courantes, la collaboration inter-équipes est la clé pour connecter ces différents groupes et augmenter leur productivité.

Qu'est-ce que la collaboration inter-équipes ou la collaboration interfonctionnelle ?

La collaboration inter-temps, également connue sous le nom de collaboration interfonctionnelle, consiste à faire en sorte que différents départements travaillent mieux ensemble. Ces différents départements, tels que les concepteurs, les développeurs, les spécialistes du marketing et les ventes, sont tous chargés d'un objectif commun, mais chacun est responsable d'une étape différente de ce projet.

Faire en sorte que ces différentes équipes, qui ont probablement des méthodes de travail uniques et des outils préférés pour faire ce travail, agissent comme un seul groupe peut être difficile. La collaboration inter-équipes est le pont que vous pouvez construire pour connecter tout le monde. C'est la force de la collaboration inter-équipes. Il prend les forces de chacun et les combine pour un meilleur livrable.

Si vous avez besoin de mettre en place une collaboration interfonctionnelle dans votre organisation, équipez votre équipe d'un outil de gestion du travail qui permet à chacun de travailler comme il le souhaite. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet et de travail avec cinq vues différentes, afin que chaque département puisse être productif et travailler au mieux. De plus, vous pouvez suivre les progrès en cours de route avec des tableaux de bord et des rapports. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd'hui.

Avantages de la collaboration interfonctionnelle

L'avantage de la collaboration interfonctionnelle est qu'elle crée de la synergie et de l'efficacité dans un projet interfonctionnel. Un chef de projet voudra que ses équipes travaillent ensemble sur le même projet, même s'ils y viennent tous sous des angles différents.

Lorsque vous avez des équipes qui sont unies dans la livraison d'un projet, mais qui travaillent toutes en vase clos, vous cherchez des ennuis. Les équipes ont besoin de communiquer, même si elles sont dans des départements différents. Tout le travail est lié. La collaboration entre les équipes hybrides garantit que tout le monde travaille vers le même objectif.

La collaboration interfonctionnelle accélère la progression du projet et garantit que rien n'est négligé. Plus vous avez de départements qui travaillent ensemble, plus les regards sont tournés vers le projet pour détecter tout ce qui aurait pu être négligé par erreur. Ils proposent également de meilleures idées, car ils peuvent les faire rebondir sur les autres et déterminer ce qui convient le mieux au projet.

L'entreprise bénéficie également d'équipes qui se sentent plus connectées à l'entreprise. De plus, les équipes bénéficieront de travailler avec un plus grand bassin de talents dont elles pourront apprendre. Les parties prenantes sont investies dans le projet et les résultats de l'équipe ne peuvent que les rendre plus heureux à mesure que le projet réussit.

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Défis de la collaboration inter-équipes

Oui, la collaboration inter-équipes présente de nombreux avantages. Mais cela ne veut pas dire que tout sera facile. Il y a plusieurs obstacles sur la route que vous devrez aplanir avant de pouvoir récolter les fruits de la collaboration en équipe.

La première chose que vous devez construire est la confiance. Le manque de confiance est un tueur de collaboration. Mais même si vous avez une entreprise où chaque département se fait entièrement confiance, il peut y avoir un problème de communication. Les départements peuvent fonctionner en silos, ce qui signifie qu'aucune communication ne sort ou n'entre. Les chefs de projet doivent s'efforcer de créer des canaux de communication qui circulent librement.

Il a été souligné plus tôt qu'avoir une vision commune est essentiel pour établir une collaboration d'équipe interfonctionnelle. Par conséquent, le chef de projet doit s'assurer que ces objectifs et priorités sont alignés dans tous les départements. Les buts et objectifs doivent être clairement énoncés, communiqués et partagés dans toute l'entreprise.

Ensuite, il y a les équipes elles-mêmes. Les ingénieurs ont tendance à utiliser le langage différemment des vendeurs. Et tout le monde a des personnalités différentes, certaines qui ne s'accordent pas facilement avec les autres. Même les équipes distantes peuvent souffrir car la communication en ligne est facile à mal interpréter. Les outils de collaboration peuvent aider, mais il s'agit principalement d'une compétence non technique que les chefs de projet doivent maîtriser pour amener les individus à agir en groupe.

Bonnes pratiques de collaboration inter-équipes

Il existe des bonnes pratiques à appliquer lorsque l'on travaille avec des équipes interfonctionnelles sur un projet interfonctionnel :

• Bien qu'il y ait un chef de projet responsable de la coordination du travail entre tous les départements, il est utile que les chefs d'équipe assument la responsabilité de diriger leurs départements individuels.
• Une charte d'équipe aidera à la collaboration et à la communication d'équipe. Nous avons mentionné que tout le monde était sur la même longueur d'onde, partageant les buts et objectifs du projet, mais comment cela se fait-il exactement ? Plusieurs façons. L'un des meilleurs est d'avoir une charte d'équipe à laquelle chacun peut se référer pour comprendre quels sont les indicateurs de performance clés du projet.
• La charte d'équipe comprendra l'énoncé de mission et les buts et objectifs du projet. Il définira les rôles de l'équipe, qui fait partie de quelle équipe et de quoi ils sont responsables. Les attentes seront également décrites dans la charte de l'équipe. Il est préférable de livrer cette charte d'équipe lors d'une réunion avec la participation de tous les départements où vous pouvez expliquer la charte d'équipe et la distribuer.
• En parlant de réunions, il devrait y en avoir régulièrement tout au long du projet. Il y aura des réunions de service, bien sûr, mais il doit aussi y avoir des réunions inter-services qui permettent à toute l'équipe projet de se réunir, de faire le point, de poser des questions sur le terrain et d'obtenir des retours. La transparence aide à la collaboration. Les réunions peuvent être un rebut pour beaucoup, alors gardez-les ciblées avec un ordre du jour serré.
• Amener les membres des départements à coacher ou à encadrer les autres est une autre façon de connecter les équipes d'une manière puissante qui échange des compétences, renforce le moral et la confiance. Les chefs de projet peuvent définir les objectifs de ces activités de coaching ou de mentorat. Ces objectifs d'équipe partagés connecteront différents départements et faciliteront leur collaboration.

Conseils pour améliorer la collaboration inter-équipes

L'une des choses les plus importantes à faire lorsque vous travaillez avec une collaboration interfonctionnelle est d'obtenir l'adhésion. Vous ne pouvez pas lancer l'idée sur l'entreprise et vous attendre à ce qu'ils prennent le ballon et courent avec. Cette adhésion n'est pas seulement pour l'équipe, mais pour toute l'entreprise. S'il n'y a pas de soutien exécutif pour la collaboration entre équipes, cela ne réussira pas.

Une autre astuce pour une meilleure collaboration entre équipes est d'avoir une source centrale de vérité. Il s'agit d'un canal central où toutes les équipes peuvent communiquer et partager des fichiers, où qu'elles se trouvent ou dans quel service elles se trouvent. La communication interfonctionnelle est essentielle pour que les projets interfonctionnels atteignent les objectifs de l'entreprise. Ces informations doivent être mises à jour dans tous les départements en temps réel afin que personne ne travaille avec d'anciennes données.

Enfin, utilisez des outils de gestion de projet, en particulier ceux qui sont basés sur le cloud et vous fournissent des données en temps réel pour une meilleure collaboration et une communication interfonctionnelle. Le type de logiciel de collaboration que vous souhaitez favorisera la communication, quel que soit l'endroit ou le moment où le membre de l'équipe travaille, et donnera aux chefs de projet la transparence nécessaire pour surveiller et suivre sans gêner leurs équipes.

Comment ProjectManager aide à la collaboration interfonctionnelle

ProjectManager est un logiciel de gestion du travail pour les équipes distribuées. Les données en temps réel permettent aux équipes interfonctionnelles de collaborer, peu importe où elles travaillent ou comment elles travaillent. Plusieurs vues de projet permettent à chaque département de travailler comme il le souhaite tandis que les chefs de projet peuvent obtenir des rapports détaillés sur leur progression et leurs performances.

Travailler dans plusieurs vues de projet

Plusieurs vues de projet signifient que les responsables qui travaillent de manière plus planifiée peuvent utiliser des diagrammes de Gantt, qui organisent les tâches de manière structurée et séquentielle, liant les dépendances, hiérarchisant et ajoutant des jalons. Ils peuvent ensuite définir une ligne de base pour capturer le plan du projet, afin qu'une fois celui-ci exécuté, ils puissent surveiller la variance du projet et rester sur la bonne voie.

Gérer la production sur les tableaux Kanban

La vue kanban est davantage destinée au travailleur agile de votre projet. Cet outil visuel a les mêmes données que ce qui était prévu sur le Gantt mais des cartes décomposées qui sont des tâches placées dans des colonnes qui définissent où se situe le cycle de production. Les membres de l'équipe peuvent gérer leur backlog et planifier des sprints. Les chefs de projet obtiennent une visibilité sur leur travail et peuvent réaffecter les ressources selon les besoins pour qu'ils continuent à travailler à pleine capacité.

Suivre la progression des équipes sur les tâches

Savoir qui travaille sur quoi donne aux managers un meilleur aperçu des missions. Ils peuvent consulter la section de l'équipe de ProjectManager pour obtenir des détails sur les tâches de chacun, puis utiliser des outils de gestion des ressources, tels que notre tableau de charge de travail à code couleur pour équilibrer le travail et garder tout le monde heureux et productif. Il existe également un tableau de bord en temps réel qui suit les progrès au fur et à mesure.

Les équipes peuvent commenter et joindre des fichiers aux tâches, ce qui déclenche automatiquement des notifications par e-mail et dans l'application pour tenir tout le monde au courant des modifications et des mises à jour. Peu importe où vous êtes ou quand vous travaillez, tout le monde est sur la même longueur d'onde.

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