Comment la gouvernance des données peut pérenniser le succès de votre agence

Importance de la gouvernance des données pour les agences

Dans le jeu aux enjeux élevés de la confidentialité des données, les agences de marketing se retrouvent confrontées à des responsabilités pouvant se chiffrer en millions. Il est révolu le temps où une poignée de main et de bonnes intentions suffisaient. Aujourd’hui, les clients exigent que les agences joignent le geste à la parole – certaines entreprises n’envisageant que les agences prêtes à débourser 15 millions de dollars si elles tâtonnent avec la boule de données. Il ne s’agit pas seulement d’éviter les amendes ; c'est un test décisif pour voir si les agences prennent la confidentialité des données aussi au sérieux qu'elles le prétendent.

Pour les agences, cela présente un dilemme. Ils doivent trouver la frontière ténue entre la sécurisation de leur activité et la gestion des risques inhérents associés aux données, en particulier lorsque des tiers sont impliqués.

Alors, que doit faire une agence lorsque ses clients exigent des engagements de responsabilité allant de « simples » 5 millions de dollars à 100 millions de dollars ?

Cela montre clairement une chose : les agences ne peuvent plus se permettre de jouer à la va-vite sur la manière dont elles gèrent les données.

Si vous souhaitez protéger votre agence de la ruine financière et conserver la confiance de vos clients, vous devez prendre au sérieux la confidentialité et la sécurité des données. Et cela commence par une bonne gouvernance des données.

Qu’est-ce que la gouvernance des données ?

La gouvernance des données est tout ce que vous faites pour garantir que les données sont sécurisées, privées, exactes, disponibles et utilisables.

Dans le contexte des agences, la gouvernance des données est l'approche structurée de la gestion des données clients, des indicateurs de campagne, des informations sur l'audience, etc. Cela signifie s'assurer que chaque élément de données, qu'il s'agisse des informations exclusives d'un client, des données démographiques de son audience ou des résultats de campagne, est traité avec la plus grande précision et sécurité.

Alors pourquoi devriez-vous vous en soucier ?

Il existe de nombreuses bonnes raisons de se soucier de la gouvernance des données :

• Vous voulez que les clients vous fassent suffisamment confiance pour pouvoir réellement faire affaire avec vous.
• Vous voulez vous assurer que vous êtes en mesure de conserver la confiance qui vous est accordée.
• Vous souhaitez éviter les lourdes amendes en cas de non-respect du RGPD.
• Vous souhaitez prendre des décisions éthiques concernant la manière dont vous utilisez les données.
• Vous voulez vous assurer que les données dont vous disposez sont exactes et accessibles aux bonnes personnes.

Parce que cela vous permettra d' extraire de meilleures informations , de prendre de meilleures décisions commerciales et d'avoir un meilleur retour sur investissement pour vos clients.

Tout cela semble être des raisons assez convaincantes, à mon avis.

Source : Milieu du voyage. Invite : une image illustrant la gouvernance des données

Premiers pas avec la gouvernance des données

Maintenant, il y a quelques choses auxquelles votre agence doit réfléchir avant de se lancer dans les choses. La gouvernance des données fait certainement partie de ces types de situations où il faut « regarder avant de se lancer ».

Assurez-vous donc de vous arrêter pour poser les questions suivantes :

1. Quels sont vos principaux objectifs pour un cadre de gouvernance des données ?
S’agit-il d’atténuation des risques, d’amélioration de la qualité des données, de conformité réglementaire ou autre ? Comprendre vos principaux facteurs, qu'ils soient réglementaires, opérationnels ou stratégiques, peut aider à définir l'approche de gouvernance.

2. Est-ce que vous, ou un membre de votre équipe, possédez l'expertise appropriée ?
Il est important de reconnaître si vous êtes hors de votre ligue ici. Si vous n'êtes pas sûr exactement, voici un quiz à une question pour savoir où vous en êtes :

Quelle est la différence entre la confidentialité et la sécurité des données ?

(longue pause)

Avez-vous dû chercher les définitions ?

Ou peut-être pensiez-vous qu’ils voulaient dire la même chose ? (Ne vous sentez pas mal, j'étais dans le même bateau il n'y a pas si longtemps.)

Alors au cas où vous ne connaîtriez pas déjà la réponse :

​​La confidentialité des données consiste à garantir une utilisation appropriée et éthique des données personnelles en donnant aux individus le contrôle de la manière dont leurs données sont consultées, utilisées ou partagées. D'autre part, la sécurité des données concerne les méthodes et mécanismes utilisés pour protéger ces données contre tout accès non autorisé ou menace externe.

Mais quoi qu’il en soit, le fait est que vous devriez probablement travailler avec quelqu’un qui connaît la différence entre les deux termes – idéalement, sans Google.

Donc, si vous pensez que votre agence pourrait faire appel à quelqu'un avec un peu plus d'expertise, vous pouvez envisager de travailler avec une entreprise spécialisée dans la gouvernance des données (oui, apparemment, la gouvernance des données en tant que service, ou DGaaS, est une réalité) .

David Godlewski, PDG d'Intelliverse, affirme que son agence a embauché des analystes de données dédiés à la gestion des données pour aider à sécuriser les données sensibles.

« Notre processus a commencé par une évaluation méticuleuse des vulnérabilités et des exigences en matière de données », explique Godlewski. « Après avoir reconnu le besoin d'expertise dans ce domaine critique, nous avons embauché des analystes de données possédant une formation spécialisée en cybersécurité, en gouvernance des données et en conformité.

« Ces analystes jouent désormais un rôle central dans l'élaboration, la mise en œuvre et le suivi de nos politiques de gestion des données. »

Alternativement, vous pouvez suivre la formation nécessaire pour que votre équipe soit à jour. Mais dans tous les cas, vous devez vous assurer que vous disposez des bonnes personnes pour vous aider à guider votre agence tout au long du processus, car la création d'un cadre de gouvernance des données peut être pour le moins un peu lourde.

Établir un cadre de gouvernance des données pour les agences

Une étape préliminaire supplémentaire est nécessaire avant de commencer à créer votre cadre de gouvernance des données : effectuer un audit des données.

Réaliser un audit des données

En effectuant un audit de données, vous pourrez mieux comprendre votre infrastructure de données telle qu'elle existe actuellement. De cette façon, vous savez exactement où en sont les choses en ce moment, ce qui facilite grandement la détermination des prochaines étapes.

Ce processus d'audit implique de dresser un inventaire méticuleux de tous les actifs de données au sein de votre agence. Commencez par identifier chaque source de données, qu'il s'agisse de dossiers clients, d'informations marketing, de données transactionnelles ou d'autres actifs numériques. Identifiez également où ces données sont hébergées, que ce soit dans le stockage cloud, sur des serveurs sur site ou dans des bases de données externes.

Une fois que vous avez identifié toutes vos sources de données, évaluez la sensibilité des données. Différents types de données ont différents niveaux de sensibilité et doivent être traités en conséquence. Par exemple, les données personnelles des clients exigeraient un niveau de protection plus élevé que les statistiques générales du marché.

Arham Khan est le co-fondateur de l'agence de marketing basée au Royaume-Uni Pixated et, au sein de son agence, la classification des données est une première étape importante du processus de gestion des données.

« Nous organisons nos données en catégories en fonction de leur valeur pour l'entreprise, puis mettons à jour ces classifications au fur et à mesure que les données sont créées, modifiées, traitées ou transmises », explique Khan.

"Nous avons également innové plusieurs politiques pour garantir que ces classifications ne peuvent pas être falsifiées et garantir que seuls les membres privilégiés de l'équipe peuvent accéder aux données pour améliorer ou déclasser la classification d'un ensemble donné."

Comprendre et classer ainsi vos données permettra de préparer le terrain pour les étapes ultérieures du cadre de gouvernance, notamment en matière de protection des données et de contrôle d’accès.

Élaborer des politiques et des procédures de gouvernance des données

L’épine dorsale d’un cadre de gouvernance des données efficace est l’ensemble de politiques et de procédures qui guident la manière dont les données sont gérées, accessibles et protégées. Voici les politiques les plus essentielles qui devraient être incluses dans le cadre de votre stratégie de gouvernance des données :

1. Politique d'accès aux données

Avant tout, établissez des directives claires en matière de contrôle d’accès. Déterminez qui au sein de l’agence peut accéder à des ensembles de données spécifiques, en soulignant l’importance d’un accès basé sur les rôles. Cela garantit que seules les personnes disposant des autorisations nécessaires peuvent afficher ou manipuler les données sensibles. L'intégration d'outils tels que l'authentification multifacteur peut renforcer davantage ces contrôles.

2. Politique de qualité des données

Vous devrez définir des normes en matière d’exactitude, d’exhaustivité, de fiabilité et d’actualité des données. Cela devrait également inclure des procédures pour des choses comme la validation, le nettoyage et la correction des données.

3. Politique de confidentialité des données

Les consommateurs d’aujourd’hui sont plus conscients de leurs droits numériques, et une surveillance de la confidentialité des données pourrait faire la différence entre fidéliser des clients et perdre leur confiance. De plus, les organismes de réglementation qui régissent la confidentialité des données infligent d'énormes amendes aux entreprises qui ne sont pas à la hauteur. Vous ne voulez certainement pas être comme TikTok, qui a été condamné plus tôt cette année à une amende époustouflante de 345 millions d'euros pour non-respect du RGPD.

Cela étant dit, voici ce que vous devez prendre en compte lors de la création de votre politique de confidentialité des données :

1. Visez une rédaction claire et concise. Pas besoin de s’embêter avec un tas de jargon juridique déroutant. Rédigez simplement la politique dans des termes clairs et simples qui la rendent facile à comprendre.
2. Assurez-vous d’être franc en incluant :
   – Le type de données que vous collectez (personnelles, démographiques, comportementales)
   – Pourquoi vous collectez les données (marketing, amélioration de l’expérience utilisateur, partage avec des tiers)
   – Comment vous collectez les données (cookies, formulaires, outils tiers)
   – Comment les données sont stockées
   – Qui a accès aux donnéesIl est également important d’informer les utilisateurs combien de temps vous comptez conserver leurs données et les critères utilisés pour déterminer cette durée. De plus, si vous partagez des données avec des tiers, répertoriez-les. Expliquez également le but de ce partage et assurez-vous que ces tiers maintiennent le même niveau de protection des données.
3. Si vous opérez à l'échelle mondiale, reconnaissez les différentes juridictions et leurs exigences spécifiques telles que le RGPD pour l'Europe, le CCPA pour la Californie, etc. Assurez-vous que votre politique de confidentialité des données est conforme dans toutes les régions dans lesquelles vous opérez.
4. Enfin, vous devez mettre en avant les droits des utilisateurs concernant leurs données. Cela inclut l'accès, la rectification, la suppression et le droit de s'opposer au traitement. Assurez-vous qu’il existe un processus simple permettant aux utilisateurs d’exercer ces droits. Fournissez des canaux clairs permettant aux utilisateurs de poser des questions, des préoccupations ou des demandes liées à leurs données.

La politique de confidentialité d'Agorapulse décrit clairement quelles informations sont collectées ainsi que comment et pourquoi nous les collectons.

« Ne collectez pas uniquement les données des clients pour le plaisir », déclare Draven McConville, PDG de Klipboard. « Ne collectez que les données dont vous avez besoin à des fins spécifiques, comme leur envoyer des messages marketing ciblés ou leur fournir un meilleur service client. Soyez transparent sur la façon dont vous utilisez les données et donnez à vos clients la possibilité de se retirer de la collecte de données.

En fin de compte, le but de votre politique de confidentialité est d'instaurer la confiance avec les clients et les consommateurs, alors gardez cela à l'esprit lorsque vous rédigez, et vous serez sur la bonne voie.

Politique de conservation et de suppression des données

Un aspect souvent négligé de la gouvernance des données est la politique concernant la conservation et la suppression des données. Il ne suffit pas de collecter et de stocker des données : vous devez également déterminer combien de temps elles sont pertinentes et quand elles doivent être supprimées. Établissez des délais clairs, en particulier pour les données sensibles, afin de garantir qu'elles sont supprimées en toute sécurité une fois qu'elles ne sont plus nécessaires.

Remarque : Sachez que certains types de données peuvent avoir des périodes de conservation légalement obligatoires dans votre juridiction, alors assurez-vous d'en tenir compte lors de la création de votre politique.

Politique de protection des données

La protection des données à tout moment, qu'elles soient en transit ou au repos, est primordiale. L’utilisation d’algorithmes de cryptage puissants garantit que même si les données tombent entre de mauvaises mains, elles restent inintelligibles et donc inutiles.

Voici quelques éléments supplémentaires que vous souhaiterez peut-être inclure dans votre politique de protection des données :

Données au repos :
– Assurez-vous que seul le personnel autorisé peut accéder aux données sensibles. Mettez en œuvre des systèmes de contrôle d’accès basés sur les rôles pour limiter l’accès en fonction de la fonction professionnelle.
– Utilisez des techniques de cryptage avancées pour protéger les données stockées. Envisagez des solutions telles que Transparent Data Encryption (TDE) pour les bases de données.
– Planifiez des sauvegardes de routine des données et assurez-vous que ces sauvegardes sont cryptées et stockées en toute sécurité, de préférence à plusieurs endroits.

Données en transit :
– Utilisez des protocoles de transmission sécurisés comme TLS (Transport Layer Security) pour garantir que les données sont cryptées lors de leur transmission sur les réseaux.
– Encouragez l’utilisation de réseaux privés virtuels (VPN) lors de l’accès aux données de l’entreprise à partir de réseaux non sécurisés, comme le Wi-Fi public.
– Pour les transferts non essentiels ou pour les utilisateurs qui n'ont pas besoin de données complètes, utilisez le masquage des données ou anonymisez les informations sensibles lorsque cela est possible.

Sécurité physique:
– Si vous gérez des serveurs physiques, assurez-vous qu'ils se trouvent dans un emplacement sécurisé avec un accès limité. Cela inclut les verrous biométriques, la surveillance et les alarmes d’intrusion.
– Assurez-vous que les ordinateurs portables, les disques durs et autres périphériques de stockage portables sont cryptés et disposent de mots de passe sécurisés.

Votre agence aura probablement bien d’autres éléments à inclure dans votre politique de protection des données – mais cela vous donnera au moins un point de départ sur les bases.

Politique de violation de données

Bien que l’objectif soit de prévenir les violations de données, il est essentiel d’avoir un plan détaillé au cas où une telle fuite se produirait. Votre plan d'intervention doit contenir des étapes de confinement, d'évaluation, de notification et de récupération.

Confinement immédiat : Les premiers instants après la détection d’une brèche sont cruciaux. Définissez des actions immédiates pour contenir la violation, comme l'isolement des systèmes compromis ou la fermeture temporaire de certains points d'accès.

Une fois les menaces immédiates gérées, vous devez alors chercher à empêcher tout autre accès non autorisé. Cela peut impliquer de modifier les mots de passe, de corriger des vulnérabilités ou de mettre à jour les pare-feu.

Évaluation : identifiez les données qui ont été consultées, la manière dont elles ont été consultées et la durée de la violation. Des outils tels que les journaux système peuvent être cruciaux ici, ou vous pouvez envisager de vous associer à une entreprise de cybersécurité pour examiner l'investigation des données.

Notification : Déterminez quand et comment informer les parties concernées. Cela inclut les parties prenantes internes, les clients et, si nécessaire, le grand public. Élaborez à l’avance des messages clairs, transparents et rassurants pour éviter les problèmes de communication en cas de crise.

Vous devez également comprendre les obligations de déclaration en vertu de réglementations telles que le RGPD ou le CCPA. Veiller à ce que des procédures soient en place pour signaler en temps opportun aux autorités lorsque cela est nécessaire.

Récupération : après avoir géré la crise immédiate, examinez l'incident en profondeur. Comprenez sa cause profonde, tirez les leçons de tout faux pas et ajustez votre plan d'intervention en conséquence afin que cela ne se reproduise plus.

En créant votre politique et vos procédures en matière de violation de données, vous pouvez être préparé à l'avance avec des mesures proactives pour minimiser les dommages et un plan pour restaurer la confiance en cas de violation.

Formation et éducation

Dans le contexte d’une agence, chaque campagne, chaque stratégie repose sur la collaboration. Il en va de même pour la gouvernance des données. Il est impératif que tout le monde, du responsable de compte au directeur créatif, comprenne et valorise le rôle de la gouvernance des données. Leur approbation collective est la clé d’une transition réussie vers une culture soucieuse des données au sein de votre agence.

Source : Créé à l'aide de Midjourney en utilisant l'invite ci-dessous.
Une main serrant une autre main avec une superposition numérique, signifiant une collaboration dans la gouvernance des données.

Commencez par introduire un programme d'intégration complet pour les nouveaux employés, en vous assurant qu'ils sont informés dès le premier jour des politiques de gouvernance des données de votre agence. Cette compréhension fondamentale donne le ton du niveau de sérieux et d’engagement attendu concernant le traitement des données.

Mais l’intégration n’est que le début. Des sessions de formation régulières doivent être programmées tout au long de l’année. Ces sessions devraient non seulement couvrir les principes de base, mais également aborder les nuances de la gouvernance des données, en particulier la sécurité et la confidentialité des données.

Tristan Harris, responsable de la génération de la demande chez Thrive Marketing Agency, affirme que la création d'un solide programme de formation interne a aidé son agence à mettre en œuvre une stratégie efficace de gouvernance des données.

« Nous avons formé chaque membre de l'équipe aux pratiques de gestion des données, créant ainsi une compréhension globale de cet aspect critique au sein de notre agence plutôt que de le confiner à un groupe sélectionné d'analystes de données », explique Harris.

« La formation s'étend au-delà de la manipulation de base des données pour inclure les concepts de confidentialité des données, de sécurité des données et d'utilisation éthique des données. Ce processus rigoureux garantit une sécurité optimale des données et une gestion de la confidentialité.

La création d'un programme de formation approfondie pour les employés de l'agence peut également les aider à comprendre l'importance de leur rôle dans le cadre de sécurité plus large et encourager une culture soucieuse de la sécurité. De cette façon, les employés se sentiront habilités à exprimer leurs préoccupations et à rester vigilants face aux menaces potentielles.

En faisant de la sécurité des données une responsabilité collective, votre agence renforcera non seulement sa défense contre les violations, mais créera également un sentiment d'appropriation et, à terme, un programme de gouvernance des données plus efficace.

Gestion des fournisseurs

Il est probable que votre agence s'appuie sur des fournisseurs tiers pour divers services, ce qui signifie que la chaîne de gouvernance des données s'étend au-delà des murs de votre agence. Lors d’un partenariat avec de nouveaux fournisseurs, il est important de bien comprendre leurs pratiques de gestion des données et de sécurité avant de conclure un accord contractuel.

Prenez le temps d’évaluer leurs politiques de sécurité des données. Est-ce qu'ils correspondent aux vôtres ? Sont-ils suffisamment robustes pour garantir que les données que vous pourriez partager avec eux seront protégées selon les mêmes normes que vous respectez ?

Vous souhaiterez également examiner vos accords juridiques avec chaque fournisseur. Assurez-vous que chaque contrat avec un fournisseur comporte des clauses de protection des données clairement définies. Ces clauses doivent articuler les responsabilités du fournisseur en termes de traitement, de stockage et de protection des données. Ils devraient également définir les conséquences en cas de manquement ou de non-respect.

Un bon exemple en est le Google Cloud Trust Center. Il contient tout ce que vous devez savoir dans un format simple et facile d'accès, et contient les réponses à toutes les questions ou préoccupations que vous pourriez avoir concernant leurs pratiques en matière de sécurité et de confidentialité des données.

Être transparent et franc de cette manière contribue à établir la confiance et facilitera en fin de compte la collaboration avec d’autres fournisseurs.

De plus, ayez toujours un plan pour la transition des données. Dans les scénarios où une relation avec un fournisseur prend fin ou où un service est transféré à une autre partie, il doit y avoir des procédures claires sur la manière dont les données sont transférées, stockées ou supprimées, garantissant qu'aucune lacune ne survienne dans la chaîne de gouvernance des données pendant la transition.

Surveiller, examiner et ajuster

La mise en place d’un cadre de gouvernance des données n’est pas un événement ponctuel mais un processus vivant qui nécessite une attention continue. Cela signifie que vous devez procéder à des audits réguliers pour vous aider à identifier les lacunes ou les inefficacités de votre cadre de gouvernance des données.

La boucle de rétroaction est tout aussi importante ; Chaque membre de l’équipe, des cadres supérieurs aux employés débutants, doit disposer de canaux pour signaler les risques potentiels, fournir des informations ou suggérer des améliorations.

Il est particulièrement crucial de revoir votre stratégie de gouvernance des données à la lumière des nouvelles lois, des meilleures pratiques du secteur et des avancées technologiques. Cela entraînera probablement des ajustements occasionnels dans votre approche, mais garantira en fin de compte que votre cadre est conforme et efficace.

Faire de la gouvernance des données une priorité absolue

Les données sont un atout précieux et leur protection devrait être une priorité absolue pour les agences qui cherchent à rester en phase avec ce que les consommateurs et les clients attendent des entreprises avec lesquelles ils interagissent. En établissant un cadre complet de gouvernance des données, non seulement les agences protègent leur réputation et respectent la conformité réglementaire, mais elles garantissent également une prise de décision plus efficace et plus éclairée. Et le temps investi dans la mise en place de cette structure vaudra bien la tranquillité d’esprit et la confiance qu’elle instaurera auprès de vos clients.

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